Mondriaan

Mondriaan: lessenroostersoftware zoals u die wenst

Mondriaan is een grafisch multifunctioneel platform voor planning, roosterontwerp en roosterwijziging binnen één softwarepakket. Het is uiterst performante software van een nieuwe generatie, gestoeld op technieken van artificiële intelligentie.

Iedereen die met planningssoftware geconfronteerd wordt, kent het gevoel: waarom is het zo moeilijk om hiermee te werken? Planningssoftware wordt vaak vanuit een technische logica opgebouwd, met te weinig aandacht voor de gebruiksvriendelijkheid. time-tech zag hier – met het programma Mondriaan – een mogelijkheid om te innoveren en ontwikkelde een laagdrempelig, eigentijds, gebruiksvriendelijk pakket. Het is een combinatorische probleemoplosser van een nieuwe generatie. Zoals in vele scholen allicht, is het gebruik van diverse softwarepakketten (lesrooster, opdrachten, administratie, enz.) onderwerp van uitgebreid onderzoek en overleg, om te komen tot een zo efficiënt mogelijke combinatie van pakketten. time-tech doet dit binnen één omgeving. Daarbij is de zorg om bepaalde gegevens slechts éénmalig te moeten invoeren cruciaal. time-tech staat hiervoor borg. Je gaat naadloos van opdrachtverdeling naar een didactisch verantwoord lessenrooster. time-tech ondersteunt tevens de uitvoer naar digitale platformen, zoals o.a. Smartschool.

In de meeste scholen is het vaak onmogelijk om de opdrachtenverdeling helemaal afgerond te hebben vóór het lesroosterwerk begint. Om allerlei redenen kunnen er nog wijzigingen gebeuren tot in de laatste dagen van augustus (fouten, aanwervingen van nieuwe leerkrachten, bijkomende klassen, enz …). Om de koppeling tussen opdrachtverdeling en het eigenlijk lessenrooster efficiënt te laten verlopen, zorgt time-tech ervoor dat wijzigingen in de opdrachten meteen gerapporteerd worden op het moment van de beschikbare deelrooster(s). Als die er niet is, blijft men immers verplicht om het al geleverde roosterwerk opnieuw te doorlopen.

We merken tevens dat op scholenniveau een steeds groeiend planningsprobleem aan de oppervlakte komt door schaalvergroting. Van campusrooster naar deelroosters of vice versa is opgelost door Mondriaan.

Ondertussen roosteren we ook hogescholen met 14.000 lesuren in een semestersysteem van 20 weken.

Van verdeling lesopdrachten naar basisrooster

Schooldirecties passen elk schooljaar opnieuw de opdrachtverdeling aan, binnen de grenzen van de gesubsidieerde uren, om hun lerarenkorps optimaal in te plannen en om zo goed mogelijk aan de vraag van de schoolorganisatie te voldoen. Hierbij dienen ze rekening te houden met de bekwaamheidsbewijzen van de leerkrachten en hun administratieve toestand, alsook met de inschrijvingen van de leerlingen die vaak pas op het einde van de vakantie gekend zijn. Ze moeten bepalen hoeveel klassen van welke richtingen worden ingericht, waar en hoe klassen voor bepaalde vakken worden samengezet, enz. Deze planningspuzzel – binnen de grenzen van de beschikbare gesubsidieerde uren – is een eerste stap naar een lessenrooster voor het nieuwe jaar. Directies maken hiervoor meestal gebruik van zelfgemaakte Excel toepassingen of werken het uit op papier. De directie moet de resultaten van deze stap overmaken aan het departement onderwijs, zonder aan beschikbare infrastructurele en logistieke beperkingen te denken, zonder aan de didactische vereisten te denken en zeker al niet aan de tijdsbeperkingen en tijdswensen van het lerarenkorps. Zonder controle op de roosterbaarheid blijft het gissen of de opdrachtverdeling een valabel vertrekpunt is voor een lessenrooster.

Vaak zien we dat directies inderdaad eisen stellen die tegenstrijdig zijn. Pas als het roosterteam aan de slag gaat, worden deze problemen zichtbaar en dat is vaak erg laat in het roosterproces. Het gevolg is dat de lesopdrachten moeten herbekeken worden in functie van de roosterbaarheid van het geheel. En dit leidt vaak tot aanpassingen die zowel voor de leerlingen als de leerkrachten impact hebben, wat door het tijdig signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden, kan vermeden worden. Mondriaan biedt hiertoe een enorme krachtig instrument aan. Mondriaan is op dit vlak anticiperend: elke ingevoerde opdracht kan onmiddellijk worden gecontroleerd op de roosterbaarheid en verenigbaarheid ervan met de bestaande lesopdrachten. De invoer kan, naar keuze van de gebruiker, in tabelvorm of grafisch gebeuren. Indien de opdrachtenverdeling rond is, is er ook gelijktijdig een basisrooster beschikbaar!

Het definitief rooster

Het roosterteam bouwt verder vanuit het basisrooster en gaat gradueel didactische eisen, de beschikbaarheid van de leerkrachten, de beschikbare materiële bronnen invoeren (vaklokalen, apparatuur, enz). Infrastructuur, materieel, lesgevers, leerlingen worden op die manier op de meest efficiënte manier aan elkaar gekoppeld in een optimaal lessenrooster vanuit elk van deze dimensies. Vooral het hele aspect rond het inplannen van lesuren volgens de tijdsbeperkingen van leraars, lokalen, materiaal, leerlingen, lespakketten, klasgroepen is vandaag een enorm tijdrovend gebeuren, met suboptimale oplossingen tot gevolg. Dynamische roostering (planningen in de loop van het schooljaar aanpassen in functie van bepaalde onverwachte veranderingen) is in veel gevallen onbegonnen werk en leidt tot knutsel- en plakwerk om echter veelal een suboptimale oplossing te vinden. Mondriaan biedt als geïntegreerd pakket dé oplossing voor al deze problemen.

Samengevat

Mondriaan is een multidisciplinair softwarepakket waarmee zowel directies als roosterteams werken, elk vanuit hun invalshoek, maar met dezelfde gegevens. In deze opzet vervaagt het budgettair plannen en het maken van het rooster. Directies kunnen onmiddellijk nagaan of de puzzel die ze vooropstellen ook oplosbaar is. Als ze deze zekerheid hebben dan kan gerapporteerd worden naar de overheid en kan het roosterteam het verhaal afmaken door alle nodige didactische en logistieke eisen toe te voegen aan de oplossing om zo te komen tot een lessenrooster.

Resultaat

Mondriaan combineert de opdrachtverdeling enerzijds met anderzijds het pedagogisch project (leerlingen) met een vertaling naar het lessenrooster. Door deze tweevoudige invalshoek wordt zowel voor de leerling als voor de leraar de best mogelijke oplossing berekend, rekening houdend met alle externe beperkingen (lokalen, deeltijdse opdrachten,…)

Samengevat zijn de voordelen van dit nieuwe pakket de volgende in één grafische omgeving:

Voor schooldirecties

• ze worden volledig ondersteund in het opstellen van hun budgettaire planningspuzzel: de verdeling van de lesopdrachten
• het pakket kent de rapporteringsnoden van het departement onderwijs, berekent de leerkrachtbezetting op exact dezelfde manier, en houdt rekening met de bekwaamheidsbewijzen en de administratieve toestand van elke leerkracht
• het pakket controleert permanent de oplosbaarheid van hun puzzel binnen de grenzen die de directie stelt
• directies kunnen zich meer concentreren op hun kerntaken ipv hun hoofd te breken over de roosterbaarheid van hun basisgegevens
• het pakket laat toe om naadloos te communiceren met het roosterteam voor het vervolgtraject
• planning op campusniveau of via deelscholen, met mogelijkheid van samenvoegen van deelroosters
• uitgebreide rapporteringsmogelijkheden

Voor het roosterteam

• ze ontvangen van de directie een planningspuzzel die in de basis al opgelost is
• ze vertrekken van deze basisoplossing om verdere eisen aan toe te voegen teneinde een didactisch lessenrooster te bekomen. Hierbij wordt dus de dimensie “leerlingen” geoptimaliseerd
• ze kunnen op eender welk moment in het jaar wijzigingen in het rooster aanbrengen, aanpassingen in het lerarenkorps (o.a. verlofstelsels), wijzigingen van opdrachten tijdens het schooljaar, examenperiodes. Hierbij wordt dus de dimensie “lesgevers” geoptimaliseerd
• klassieke lessenroosters naast roulatiesystemen

Multifunctioneel gebruik

• opstellen van een voorlopig en definitief lessenrooster
• didactische examenrooster, gebaseerd op de informatie uit het planningsdeel via extra mogelijkheden (dupliceren van weken, verschillende startdata proefwerken van de klassen, …)
• aanpassen dagrooster voor afwezige klassen en/of leraren (ziektemelding, schooluitstappen)
• optimale planning oudercontacten
• klassenraden
• inplanning stages
• extra toezichten: speelplaats, schoolpoort, refter, …

Voor het secretariaat

• digitaal snel raadplegen van lessenroosters (stagiairs bv)
• uitvoer van gegevens mogelijk naar digitale leerplatformen e.a. pakketten (b.v. Smartschool)
• vervangingen bij afwezigheden, excursies
• invoeren antwoordstrookjes voor oudercontacten

Voor de school

• de kracht van het algoritme samen met de inventiviteit van het roosterteam zorgen voor een optimaal gebruik van de infrastructuur (lokalen, beamers, licenties, …). Dit heeft onmiddellijk impact op de kosten voor de school
• communicatie met andere pakketten, bv Smartschool, automatische aanmaak van bv digitale agenda

Voor het lerarenkorps

• de kracht van het optimalisatiealgoritme laat toe om zoveel mogelijk aan de wensen van de leerkrachten te voldoen, zowel hun didactische wensen als hun tijdswensen

Voor de leerlingen

• de leerlingen krijgen een optimaal lessenrooster, in die zin dat hun lessenpakket optimaal is gespreid over de lesweek, rekening houdend met zowel de spreiding en/of combinatie algemene vakken , technische en praktijkvakken binnen één opleidingsonderdeel

Performantie

• 100% plaatsing van de opdrachten, tegenstrijdigheden worden gedetecteerd!
• de software is zo krachtig dat een initiële oplossing (basisrooster) reeds binnen enkele seconden/minuten kan gegenereerd worden

Over time-tech

• opgericht in 1998
• meer dan 40 jaar onderwijservaring en betrokkenheid bij het opstellen en optimaliseren van lessenroosters
• gespecialiseerd in combinatorische problemen opgelost met artificiële intelligentie technieken (vennoten hebben doorgedreven praktijkervaring naast de nodige academische vorming)
• bekroond door het Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT) van de Vlaamse overheid voor de innovatie op het vlak van roostering
• constant onderzoek en ontwikkeling ivm de nieuwste hardware en software mogelijkheden