Thema Taken Naast Normale Lessen – time-tech

Klassenraden

Peter — Sun, 19 Mar 2023 12:50:54 +0000

Klassenraden en Deliberaties organiseren

Klassenraden zijn periodieke vergaderingen die georganiseerd worden op het einde van elk trimester en eventueel ook tussentijds. Op dergelijke raden worden de studieresultaten van de leerlingen geëvalueerd met als doel tijdig te kunnen bijsturen. Op het einde van het schooljaar zijn dit de Deliberaties die uiteindelijk beslissen over de studie-attesten. Tijdens klassenraden en deliberaties zijn de leerlingen waarover het gaat normaal niet op school. Sommige tussentijdse klassenraden gebeuren na de lesuren (korte klassenraad) of tijdens de lesuren, de leerlingen hebben dan vrijaf. In een klassenraad is het de bedoeling om zoveel mogelijk leerkrachten van de besproken klas te betrekken. Zeker voor de hoofdvakken van de klas is het cruciaal dat die leerkrachten ervan aanwezig zijn.

Het plannen van klassenraden of deliberaties (afgekort tot KR vanaf nu) is een roosterprobleem om volgende redenen:

Je wenst in een zo beperkt mogelijke tijdspanne zoveel mogelijk betrokken leerkrachten samen te brengen om voor elke leerling van de te bespreken klas een objectieve evaluatie te kunnen maken.
Indien klassen een zekere onderlinge affiniteit hebben (bijvoorbeeld parallelklassen of graadklassen) kan het nuttig zijn hun KR achter elkaar te plannen.
Je wenst van leerkrachten te kunnen bepalen of ze verplicht dan wel optioneel in een bepaalde KR aanwezig zijn. Een titularis of hulptitularis zullen dat zeker zijn. Bepaalde leerkrachten die hoofdvakken geven zullen dat ook zijn. Anderen zullen, indien hun rooster het toelaat, aanbevolen worden om te komen maar zonder verplichting.
Indien een leerkracht op een bepaald moment niet verplicht aanwezig (VA) is in een KR dan wil je hem maximaal de kans geven om in andere klassenraden te participeren waar hij dan ook optioneel ingepland zal zijn. Die leerkracht heeft dan de mogelijkheid om zelf te bepalen welke KR hij bezoekt.
Een leerkracht kan verplicht aanwezig zijn in verschillende KR. Dat betekent dat alle KR waar die leerkracht moet zijn niet gelijktijdig kunnen doorgaan.

Een KR is dus in essentie een meeting over de leerlingen in één klas waarin verschillende leerkrachten participeren maar je weet op voorhand niet, buiten de verplicht aanwezige, wie dat allemaal gaan zijn en wanneer die meeting zal doorgaan. Je wenst KR te organiseren voor meerdere (of alle) klassen en je weet dat je voor elke KR verplichte en optionele leerkrachten zal nodig hebben. Elke KR heeft een bepaalde duurtijd nodig en je wenst al die KR binnen een bepaald tijdsbestek af te werken. Je kan hier verschillende dagen voor uittrekken en binnen een dag kan je verschillende KR organiseren.

Vertrekkende van een regulier lessenrooster (het basisrooster, niet het dagrooster) in Mondriaan kan al heel wat informatie gevonden worden wat nodig is voor de organisatie van KR voor een deel van, of voor alle klassen:

We kennen de klassen waarvoor KR georganiseerd moet worden.
Van elke klas kennen we de titularis en eventueel hulptitularis.
Van elke klas weten we welke vakken er gevolgd worden en over hoeveel uur het gaat per vak. Nuttig om het gewicht van het vak in de klas te bepalen.
Van elk vak in de klas kennen we de leerkracht die uitvoerder is van de lessen.
Van elke klas weten we hoeveel leerlingen er zijn. Kan eventueel de duurtijd van een KR bepalen.
Van elke leerkracht kennen we de tijdsbeperkingen. Kan al dan niet rekening mee gehouden worden.
Van elke leerkracht kennen we de lessen die hij/zij geeft in klassen die buiten de KR vallen (bv KR periode voor eerste graad terwijl de tweede graad nog les heeft). Ook met deze info kan rekening gehouden worden.

Organiseert men KR via Mondriaan dan is al die informatie beschikbaar en kan Mondriaan daar gebruik van maken om quasi automatisch opdrachten en beperkingen aan te maken om KR te plannen. Een beperkt aantal keuzes/parameters moeten door de gebruiker gemaakt worden.

Inhoud

Keuze van de roosterstructuur voor het plannen van Klassenraden
Klassenraden met vaste tijdsblokken
Klassenraden met variabele tijdsblokken
Verschillen tussen beide methodes

Keuze van de roosterstructuur voor het plannen van Klassenraden

De eerste keuzes die men moet maken zijn:

hoe de tijdsduur van elke KR bepaald wordt: een vaste of variabele tijdsduur.
het aantal dagen dat men wenst uit te trekken voor het plannen van de KR.

Bepalen van de tijdsduur voor elke klassenraad

Als school kan men beslissen om binnen een dag een vast aantal tijdsblokken te voorzien waarbinnen een KR kan plaatsvinden. Men kiest bijvoorbeeld voor 6 tijdsblokken per dag.

De bedoeling is dat elke KR dan binnen een van die 6 tijdsblokken kan vallen.
Men gaat er dan bijvoorbeeld van uit dat elk tijdsblok 45 minuten duurt.
Als een KR in een tijdsblok gepland wordt dan kan het dus ook maximaal 45 minuten duren.
Meestal zullen die KR minder lang duren en er perfect inpassen. Langer duren kan in principe niet.
De voorziene duurtijd van een KR is hier dus niet afhankelijk van de klas waarover het gaat. Het is een standaard duurtijd voor elke KR.
Men gaat voor dergelijke vaste tijdsblokken ook vaste beginpunten bepalen in het rooster.

Als school kan men er anderzijds ook voor kiezen om fijnmaziger te gaan werken door de duurtijd van een KR te laten afhangen van het aantal leerlingen in de betrokken klas. Het lijkt logisch dat het bespreken van een klas van 10 leerlingen minder tijd gaat nemen dan voor een klas van 25 leerlingen. Kiest men voor deze optie dan moet men bepalen hoeveel minuten men per leerling gemiddeld wenst uit te trekken.

De lengte van een KR gaat in dit geval variabel zijn en afhangen van het aantal leerlingen van de klas en het aantal minuten per leerling.
Omdat de duurtijd variabel wordt per klas is het ook niet mogelijk om vaste beginpunten voor elke KR te bepalen. Dus ook de startmomenten in het rooster zullen variabel worden.
Omdat de startmomenten en de duurtijd variabel zijn is het nodig om bij aanvang de lengte van de dagen in minuten te kennen. Dit bepaalt men door de begin- en eindmomenten van de dagen op te geven. We beginnen elke dag bijvoorbeeld om 8h30 en eindigen om 16h30 (8 uur = 480 minuten).

Bepalen van het aantal dagen waarop de klassenraden gepland moeten worden

Onafhankelijk van hoe men de tijdsduur van een KR bepaalt (vast of variabel) moet men ook vastleggen op hoeveel dagen er gepland mag worden. Mondriaan zal alle KR dan trachten te plannen op het opgegeven aantal dagen, rekening houdend met alle opgegeven beperkingen.

Het plannen van KR is een roosterprobleem dat opgelost wordt door Mondriaan gebruik makende van allerhande technieken die eigen zijn aan de toolbox van Mondriaan. Vanwege de specifieke KR problematiek wordt er ook een specifieke roosterstructuur gebruikt die toelaat om de KR efficiënt te plannen. De exacte roosterstructuur hangt vooral af van de optie die men voor de tijdsblokken gekozen heeft en het aantal roosterdagen dat voorzien is.

Kiest men voor 1 roosterdag dan zal de roosterstructuur die men ziet in Mondriaan het uitzicht hebben van een enkelvoudige roosterweek. Een roosterweek stelt in dit geval 1 KR roosterdag voor.

Kiest men voor meerdere KR roosterdagen dan zal Mondriaan hiervoor een multiweekrooster hanteren. Elke roosterweek in de gekende multiweekopzet stelt hier 1 KR roosterdag voor.

Roosterstructuur bij vaste tijdsblokken

In dit voorbeeld gaan we uit van een KR rooster voor 1 dag waarbij we 8 tijdsblokken voorzien. Deze 8 tijdsblokken hebben een vaste grootte van bijvoorbeeld 45 minuten. De grootte op zich is niet van belang, van belang is dat we 8 tijdsblokken voorzien waarbinnen KR gepland mag worden. Speciaal aan de KR roosters is dat de kolommen geen dagen maar tijdblokken binnen 1 dag voorstellen. Het hele rooster dat men hier ziet beslaat 1 dag (1 KR roosterdag voorgesteld in een klassieke roosterweek).

Het rooster voor de KR van klas 2STf zou er dan als volgt kunnen uitzien (resultaat na planning):

Wat betekenen de rijen in dit rooster? In dit geval (vaste tijdsblokken) dienen de rijen enkel en alleen om er leerkrachten in onder te brengen. Men ziet hier 13 rijen onder U04 en in elke rij staat de naam van een leerkracht die er ofwel verplicht aanwezig moet zijn ofwel optioneel. Verplicht aanwezig wordt hier aangeduid met de echte Acro van de leerkracht die onderlijnd vetgedrukt in het rooster zal staan (bv. BRIO).

De rijen hebben hier dus NIET de betekenis van een tijdsaanduiding, enige bedoeling is om leerkrachten onder een kolom te kunnen roosteren zodat ze opgenomen kunnen worden als aparte opdrachten onder een bepaald KR.

Kijken we naar de rooster van de leerkracht BOON dan zien we dat BOON hier in 5 verschillende KR gepland werd. Merk opnieuw op dat de rijen niets betekenen. Het enige wat we uit dat rooster van BOON kunnen afleiden is dat hij in KR verwacht wordt in de tijdsblokken U01, U02 (VA), U03, U04, U06.

Mondriaan gaat zelf bepalen hoeveel rijen er in dit rooster opgenomen moeten worden. Dit wordt bepaald door het maximaal aantal leerkrachten te tellen dat maximaal in 1 KR aanwezig moet of kan zijn. In dit voorbeeld gaat het over 28 leerkrachten. De KR die hier dit maximum bepaalt is blijkbaar de KR voor klas 1MTWd.

Wat ook kan (zie later) is dat we de KR van verschillende klassen in opeenvolgende tijdsblokken laten plaatsvinden.

Elk blokje onder een kolom stelt dus een leerkracht voor die deelneemt aan de KR. Voor 1MTWa en 1MTWb telkens 25 leerkrachten, voor 1MTWc 27 en 1MTWd 28 leerkrachten.

De basistechniek die achter de schermen gebruikt wordt om dergelijke roosters te maken is de volgende:

Per KR wordt er een venster gemaakt (Ven_klas).
De lengte van dat venster is steeds gelijk aan het aantal leerkrachten van de grootste KR (28 in dit geval).
Elk venster moet beginnen op het eerste roosterpunt van elk tijdsblok.
Voor elke leerkracht die in een KR moet/mag zijn wordt een opdracht gemaakt van 1 roosterpunt samen met het venster van de klas (Ven_klas).

Werkt men met een systeem van vaste tijdsblokken zoals hier dan volgt er na het roosteren van de KR nog een stap waarbij de resultaten getransponeerd worden naar een rooster met effectieve tijdsaanduiding (zie verder).

Aanduiding VA in de roosters: Om nog eens duidelijk te maken hoe VA aangegeven wordt hier een screenshot van de roosters van DEBO en 2STb:

Enkel leerkrachten die VA zijn volgens de opgegeven regels zijn vet onderlijnd weergegeven.

Roosterstructuur bij variabele tijdsblokken

Bij variabele tijdsblokken is het de bedoeling dat we elke KR onmiddellijk een duurtijd geven die afhangt van het aantal leerlingen in de klas en het aantal minuten per leerling die uitgetrokken wordt. Bekijken we een voorbeeld waarbij we 8 uren per dag voorzien (echte uren) en waarbij er met 3 minuten per leerling gerekend wordt. Elk uur wordt dan in 20 blokjes van 3 minuten verdeeld. Kijken we naar een opgelost voorbeeld in dit systeem voor de leerkracht BOON dan zien we dat hij in 4 KR aanwezig is (1STg, 2STe, 2STf, 1STf). De tijdblokken beginnen op specifieke momenten en hebben een tijdsduur die afhangt van het aantal leerlingen per klas.

Bekijkt men in dit systeem een klas dan ziet dat er als volgt uit voor 2STf. We bekijken enkel de kolommen Uur10 en Uur11 omdat daar KR doorgaat.

Leerkracht BOON die deelneemt aan een KR voor klas 2STf wordt hier gepland als een partitie-element 2STf:BOON. Men ziet hier 13 leerkrachten die deelnemen aan de KR en deze begint op de 54ste minuut van Uur 10 en eindigt na de 54ste minuut op Uur11.

De basistechniek die achter de schermen gebruikt wordt om dergelijke roosters te maken is de volgende:

Voor elke klas waarvoor een KR doorgaat wordt er voor elke leerkracht die moet/mag deelnemen een partitie-element gemaakt (bv. 2STf:BOON).
Als een leerkracht BOON in een KR voor 2STf moet/mag deelnemen wordt er een opdracht voor BOON gemaakt samen met het partitie-element 2STf:BOON. Die opdracht kan eender waar beginnen en heeft een specifieke lengte die gelijk is aan het (aantal leerlingen * aantal minuten per leerling) voor die klas.
De reden dat we de leerkrachten met een partitie-element plannen in plaats van met de klas zelf is omdat we verschillende leerkrachten met diezelfde klas parallel (gelijktijdig) willen kunnen leggen.
Omdat partitie-elementen van eenzelfde klas niet noodzakelijk samen geroosterd moeten worden hebben we nog een extra beperking nodig die ervoor zorgt dat ze wel op hetzelfde moment vallen. Tenslotte is het de bedoeling dat het geheel 1 KR vormt waarbij elke leerkracht samen met de andere leerkrachten uit dezelfde KR samenvallen. Dit doen we door eenvoudig vulopdrachten (Fillers) in het rooster van de klas zelf te plaatsen. Mondriaan bepaalt hoeveel van dergelijk fillers er geplaatst moeten worden opdat het rooster perfect gevuld wordt en vervolgens de opdrachten met partitie-elementen niet anders kunnen dan samen te vallen. Merk op dat dit in dit geval veel moeilijker is met vensters. In de versie die beschikbaar gesteld zal worden aan de gebruikers van Mondriaan zullen deze Fillers niet langer zichtbaar zijn. Weet echter dat ze er achter de schermen wel zijn om te kunnen roosteren.

Omdat we bij deze techniek reeds een volledige tijdsaanduiding hebben per KR is het in tegenstelling tot bij de vaste tijdsblokken niet nodig om het rooster nog te transponeren naar een andere vorm om rapporten e.d. te kunnen maken.

Verplicht aanwezig: VA wordt ook hier aangeduid op dezelfde manier: vet onderlijnd.

Klassenraden met vaste tijdsblokken

We vertrekken met een valide lessenrooster. Via “Start | Validatie | Valideer rooster” kan men zich er steeds van vergewissen dat het rooster geen fouten bevat. Om een KR planning te beginnen drukt men op de knop “Tools | Klassenraad | Klassenraad“. We kiezen de optie “Klassenraad per tijdsblok“.

Druk op “Volgende >”.

Parameters voor de optie met vaste tijdsblokken

Betekenis van de velden:

Aantal dagen: aantal dagen waarop we de KR plannen. Meestal 1 maar kan ook meer. Indien > 1 dan wordt het KR rooster in een multiweekstructuur opgelost.
Aantal tijdsblokken: aantal tijdsblokken op één dag. Meestal 8. De grootte in tijd van een tijdsblok wordt hier niet bepaald.
Klastitularis aanwezig: indien aangevinkt moet die aanwezig zijn. Zijn te vinden in “Elementen | Klassen”.
Hulpklastitularis aanwezig: indien aangevinkt moet die aanwezig zijn. Zijn te vinden in “Elementen | Klassen”.
Klassen: De klassen die deel uitmaken van de KR, in dit geval de klassen in GRAAD1.
Beperkingen: indien aangevinkt wordt er rekening gehouden met de gekende tijdsbeperkingen van de leerkrachten.
Lessen: indien aangevinkt wordt er rekening gehouden met de lessen die nog doorgaan in de klassen die NIET geselecteerd werden op het moment dat de KR gehouden wordt. Is er bijvoorbeeld op maandag een KR voor GRAAD1 dan zijn de klassen van GRAAD1 niet op school (of hebben geen les). Echter, de klassen van GRAAD2 zijn er dan bijvoorbeeld wel. Als je een leerkracht ELS hebt die op de KR verwacht wordt maar ook lesgeeft in GRAAD2 dan moet je bij de planning van de KR rekening houden met die lessen. Je moet de aanwezigheid van ELS op de KR dan plannen op een moment dat ze geen les geeft.

Druk op “Volgende >”.

Koppelen van uren aan vaste tijdsblokken

Van zodra je de optie Beperkingen of Lessen aangevinkt hebt is het belangrijk dat je de juiste dagen/momenten aanduidt waarop de KR doorgaat. Je moet dan tenslotte weten welke leerkrachtbeperkingen er specifiek op die dag bestaan of welke lessen er nog doorgaan. Via dit scherm kan je elk Uur (=uurblok) koppelen met gekende uren uit het lessenrooster.

In dit eenvoudige voorbeeld zien we dat we al rekening houden met urenstroken buiten het rooster (die al dan niet gemapt worden). We nemen hier de echte lessenroosteruren om te mappen.

Indien de tijdsblokken 1 op 1 overeenkomen met de uren in het lessenrooster dan volstaat het om enkel het eerste uur te mappen.
Indien de tijdsblokken niet overeenkomen dan moet de gebruiker ze allemaal mappen.

Indien men meer KR tijdsblokken (bv 16) heeft dan dat er roosteruren in het lessenrooster dan moet men goed uitkijken hoe men mapt. Stel dat men in tijdsblokken van 30 minuten werkt dan is het logisch van enkel de oneven tijdsblokken te mappen naar de 8 roosteruren. Men kan de dan ook 2 aan 2 mappen naar hetzelfde roosteruur.

Men kan ook minder tijdsblokken hebben. Van zodra die overeenkomen met roosteruren is dat geen probleem. Bijvoorbeeld enkel de eerste 4 lesuren van de dag. Heeft men echter een meer complexe opzet dan wordt het moeilijk. Stel dat men met tijdsblokken van 75 minuten werkt terwijl het lessenrooster met lesuren van 50 minuten werkt. In dat geval maakt men best een schema om te zien met welke uren uit het lessenrooster dat een uurblok overeenkomt. Men kan dan perfect een uurblok mappen op verschillende uren uit het lessenrooster. Het uurblok van 75 in kan dan gekoppeld worden aan 2 lessenroosteruren van 50 min zodat we zeker zijn dat alle beperkingen van die 2 lesuren overgenomen worden voor dat ene tijdsblok.

Druk op “Volgende >”.

Bepalen van de verplichte aanwezigheden

In dit scherm gaat men voor elke klas die in de selectie opgenomen is (GRAAD1 in het voorbeeld), een aantal parameters opgeven die:

de verplichte aanwezigheid van leerkrachten regelen (via aantal lesuren per leerkracht en/of op basis van vakken)
de KR van verschillende klassen kunnen linken (om ze gelijktijdig in één tijdsblok te plannen)
het aantal tijdsblokken bepalen dat men wenst uit te trekken per KR (standaard 1)

De kolommen die men hier ziet betekenen:

Klas: de klas van de KR. De lijst is hier niet editeerbaar (komt van de selectie).
Aantal Blokken: aantal tijdsblokken voor de KR van de klas. Is normaal 1 tijdsblok. Onderaan de som over alle klassen.
Aantal Uur VA: het aantal uur dat een leerkracht les geeft in de klas opdat de leerkracht (uitvoerder) verplicht aanwezig moet zijn. Hier hebben we 3 uur gekozen. Merk op dat een leerkracht die in totaal 3 uur lesgeeft voor 3 vakken samen ook VA zal zijn omdat het effectief gaat om het aantal uur dat de leerkracht voor de klas staat.
Vakken VA: los van het aantal uur leerkracht kan men ook gewoon expliciet vakken opgeven waarvoor de uitvoerder verplicht aanwezig moet zijn.
Link: wenst men KR aan elkaar te linken (om ze in éénzelfde tijdsblok te leggen) dan kan dat via de rechtermuisklik. Men selecteert eerst de lijnen die men wenst te linken om vervolgens Link te kiezen uit het menu.

Voor KR die gelinkt worden zal Mondriaan ervoor zorgen dat ze samen in hetzelfde tijdsblok gepland worden. Binnen één tijdsblok heeft volgorde geen betekenis in deze methode.

Afdwingen van opeenvolging en volgorde tussen KR: nadat Mondriaan het KR bestand gegenereerd heeft kan de gebruiker zelf nog beperkingen toevoegen indien nodig. Een voorbeeld is het vastleggen van een volgorde tussen de KR die zich in verschillende tijdsblokken bevinden. Bijvoorbeeld 3 klassen 1KTa, 1KTb, 1KTc elk in hun tijdsblok maar wel aansluitend en eventueel in een bepaalde volgorde. Om dat achteraf in te voeren kan de gebruiker zelf nog bepaalde vensters definiëren en volgordespreidingen opleggen.

Druk op “Volgende >”.

Bepalen van het aantal aliassen per leerkracht

Het roosteren van de verplicht aanwezige (VA) leerkrachten gebeurt in een KR rooster met de leerkracht zelf (bv ADRI). Naast verplicht aanwezig zijn, gaan leerkrachten ook optioneel ingepland worden in meerdere KR (gelijktijdig) indien ze daar gewenst aanwezig zijn maar (niet verplicht). Typisch kan een resource zoals ADRI nooit dubbel gepland worden. Indien we ook de optionele KR met ADRI zouden plannen heeft dat als resultaat dat alle KR waar ARDI verplicht of optioneel aanwezig moet zijn op andere momenten moeten vallen. Dat is niet houdbaar. Om toch toe te laten dat de optionele KR voor ADRI gelijktijdig vallen met elkaar en ook met de VA KR gaan we met aliassen werken voor ADRI. Als we voor ADRI willen toelaten dat er maximaal 3 KR samenvallen waar hij aanwezig kan zijn dan verzekeren we dat door 3 aliassen voor ADRI te maken (ADRI, ADRI*, ADRI**). De verplichte KR gaan we steeds met ADRI plannen, de optionele KR gaan we via een keuze aan aliassen plannen (GRP_ADRI = ADRI, ADRI*, ADRI**).

Beslissen hoeveel aliassen er nodig zijn doen we best via de vakken die aan de leerkrachten gekoppeld zijn. Vakken die veel gegeven worden gaan eerder aanleiding geven tot KR conflicten dan vakken die weinig gegeven worden. We laten dit aan de gebruiker om dat te bepalen per vak. Een eenvoudige standaardinstelling is 2 aliassen voor alle VAKKEN. In het voorbeeld is dat aangepast naar 3 aliassen voor alle VAKKEN en dus voor alle leerkrachten.

Als je voor een vak geen aliassen maakt dan zijn er standaard 2 aliassen (bv GRP_ADRI = ADRI, ADRI*). De enige manier om ervoor te zorgen dat een leerkracht maar 1 alias heeft is door voor een vak expliciet het aantal op 1 te zetten. In dat geval gaat de leerkracht per definitie in elke KR waar hij verplicht of optioneel aanwezig is zal kunnen zijn. De planning kan hierdoor wel moeilijk worden omdat alle KR waar ADRI dan voorkomt op andere momenten moeten vallen.

Indien via de info in dit scherm een leerkracht via verschillende vakken verschillende aantallen krijgt (bv via WIS 4 en via FYS 2) dan wordt het grootste aantal weerhouden (4).

Druk op “Converteren”.

Converteren naar een nieuw klassenraad Mondriaan bestand

Omdat het plannen van KR iets specifieks is voor Mondriaan wordt er ook een apart Mondriaan bestand aangemaakt en zal Mondriaan zich ook een specifieke KR modus bevinden (men zal dit zien aan de hoofding “Klassenraad” in het scherm). Alvorens we de effectieve conversie doen vraagt Mondriaan eerst nog of het originele lessenroosterbestand bewaard moet worden. Na conversie komt Mondriaan in de Klassenraad modus en werd alle info nodig om de KR te plannen uit het lessenrooster overgenomen. Mondriaan gaan dan ook onmiddellijk vragen om een bestandsnaam op te geven zodat het KR bestand meteen bewaard kan worden.

In het gegenereerde bestand is er maar 1 vak: KR.

De gegenereerde rooster-dag-definitie ziet er als volgt uit:

8 kolommen omdat we 8 tijdsblokken ingesteld hebben
28 rijen. Dit heeft Mondriaan bepaald en komt overeen met het maximaal aantal leerkrachten die in een KR tegelijk kunnen samenzitten. Elke slot (rij) onder een kolom dient om een leerkracht in te kunnen plaatsen.

Merk op dat wat in een gewoon lessenrooster een weekroosterdefinitie is, nu een dag-roosterdefinitie is. Indien we over alle roosterpunten spreken dan doen we dat met d1 ipv met w1.

Uurlijst Eerste: Voor elke kolom (tijdsblok) de eerste cel. Deze uurlijst wordt gebruikt om de klasvensters op te plannen (zie verder).

Uurlijst ElkUur: Elke kolom is een tijdsblok en bevat alle rijen van deze kolom. De uurlijst ElkUur is een of-lijst van deze kolommen.

In de tab leerkrachten zien we de leerkrachten en hun aliassen. Merk op dat ze de tijdsbeperkingen tonen die afkomstig zijn uit het lessenrooster op basis van de mappingen die voor de tijdsblokken naar effectieve dagen en uren gemaakt werden. Zowel de tijdsbeperkingen van de leerkrachten uit het lessenrooster als de beperkingen die ontstaan door gewone lessen die nog doorgaan zitten vervat in de beperkingen die men hier ziet. In de meeste gevallen plant men dergelijke KR zonder beperkingen.

In de tab Groepen Leerkrachten zien we dat ook GRP_leerkracht aangemaakt werden. De beperkingen op de leerkracht werden hier neergezet op de groep zodat ze meteen gelden voor elke alias.

Ook de klassen waarvoor de KR gegenereerd worden staan in de tab van de Klassen.

KR worden in dit systeem in vensters gepland. Per klas is er een venster: Ven_klas. Elk venster heeft een grootte van 28 (in dit voorbeeld) en wordt op Eerste gepland. Binnen deze klasvensters worden de leerkrachten die VA en niet VA moeten zijn.

In het Opdrachten tabblad zien we de opdrachten die leerkrachten in de KRs plaatsen. Een leerkracht die VA is zal zonder zijn groep (GRP_) gepland worden. Een leerkracht die optioneel is wordt uit zijn GRP_ keuzegroep gepland in de KR. Merk op dat de klas en het klasvenster in elke opdracht staan.

In het tabblad “Opdrachten | Leerkrachten” is een extra kolom “VA” zichtbaar. VA is in eerste instantie afgeleid via de opgegeven parameters die bepalen of een leerkracht al dan niet verplicht aanwezig moet zijn. Dit vinkje kan enkel aangevinkt zijn indien rechtstreeks met de leerkracht gepland werd en niet via de GRP_leerkracht groep. Het kan ook zijn dat er rechtstreeks met de leerkracht gepland wordt zonder dat hij VA is. Kan bijvoorbeeld indien er maar 1 alias is. Indien er geen keuze is dan kan men het vinkje VA hier ook nog aanvinken. Als het aangevinkt is kan men het ook nog uitvinken. Enige effect van dit vinkje is dat op de rapporten duidelijk wordt wie er VA is in een KR.

Een extra spreiding voor LEERKRACHTEN zorgt ervoor dat een leerkracht maximaal 1 keer gepland wordt in elk tijdsblok. Het feit dat verschillende aliassen van dezelfde leerkracht in hetzelfde tijdsblok staan is geen probleem.

Plannen van de klassenraad

Een eerst check die men kan doen na de generatie van het KR bestand is “Valideer invoer”. Bij de validatie zal al snel blijken of er onmogelijke zaken gevraagd worden. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat de beperkingen op een leerkracht te groot zijn zodat onmogelijk aan een VA voldaan kan worden. Dit moet men dan eerst zien op te lossen.

Om de KR te plannen volstaat het meestal om de standaardopties te gebruiken voor de MBE (“Opties | Engine” en “Opties | Roosteren”). Bij de conversie worden die standaardopties goed gezet.

Druk op de klassieke “Plan” knop om het KR te roosteren. In dit voorbeeld werden alle gegenereerde opdrachten en vensters 100% gepland:

Bekijkt men het klasvenster Ven_1MTWa in de Rooster visualisatie dan ziet men in dit geval 25 gevulde cellen en dat zijn dan alle verplicht en niet verplicht aanwezige leerkrachten.

Een nuttige tip voor het plannen:

men kan ook eerst enkel de VA leerkrachten plannen door in “Opties | Roosteren | Opdrachtelementen al dan niet mee te nemen tijdens het roosteren | Keuzeleerkrachten meeroosteren” uit te vinden.
Men plant dan volgens de standaardopties.
Als dat gelukt is kan men via incrementeel roosteren de keuzeleerkrachten erbij roosteren. Eerst vinkt men in de opties “Keuzeleerkrachten meeroosteren” weer aan. In “Opties | Engine” kiest men dan voor “Geen kennis vergaren” en “Gebruik huidig rooster als hint, geplaatste opdrachten blijven in het rooster (incrementeel bijroosteren)”.
Vervolgens plant men weer.

Toevoegen van extra beperkingen

Bij de generatie van het KR bestand maakt Mondriaan de basisbeperkingen aan via opdrachten/vensters/spreidingsregels/uurlijsten. Echter, niets belet de gebruiker om ook zelf nog beperkingen toe te voegen aan het rooster.

Een voorbeeld van een beperking:

We willen de KR voor de klassen 1KTa, 1KTb, 1KTc, 1KTe (=1KT) in aansluitende tijdsblokken en ook in deze opgegeven volgorde.
We willen de KR voor de klassen 1MTWa, 1MTWb, 1MTWc, 1MTWd (=1MT) in aansluitende tijdsblokken en ook in deze opgegeven volgorde.

Om de 4 KR van 1KT aansluitend te maken kunnen we alles in 1 venster plaatsen dat net groot genoeg is om 4 tijdsblokken van 28 cellen te bevatten (4*28=112). Voor 1MT doen we hetzelfde.

We maken die vensters zelf aan in “Elementen | Vensters” en laten ze op Eerst beginnen.

Deze vensters moeten we nu zelf toevoegen aan de opdrachten van de klassen. Voorbeeld voor klas 1KTa:

Om verder binnen die vensters van 4 tijdsblokken ook nog eens een volgorde af te dwingen kunnen we eenvoudige volgordespreidingen toevoegen:

“d1” verwijst hier naar alle roosterpunten binnen onze KR dag van 8 tijdsblokken van elk 28 cellen. Alle KR opdrachten van 1KTa moeten binnen d1 voor de KR opdrachten van 1KTb staan. Andere volgordespreidingsregels zelfde patroon.

Roosteren we verder met deze extra beperkingen dan kunnen we het resultaat hiervan duidelijk zien in de roosters van de 2 extra vensters die we aangemaakt hebben.

De KR van de 4 klassen binnen 1KT staan mooi achter elkaar in de gevraagde volgorde.

Toevoegen van lokalen aan de klassenraden

Wenst men ook een lokaal toe te voegen aan een KR dan kan dat. Eén aandachtspunt zijn de KR die gelinkt zijn. Bij een link eist men dat de KR samen doorgaan, dit wil zeggen dat ze ook in eenzelfde lokaal zullen zitten. Men kan niet hetzelfde lokaal in de opdrachten van gelinkte KR opdrachten zetten omdat die opdrachten onafhankelijk geroosterd worden en dat lokaal dan een conflict zal geven. De oplossing is dan om het lokaal maar in 1 van de gelinkte klassen op te nemen.

Er is ook een andere manier om lokalen toe te kennen en dat is ze toekennen nadat het KR rooster getransponeerd is (als men dat nodig acht). Zie verder.

Beschikbare klassenraadrapporten

Er zijn 2 rapporten beschikbaar:

Rapport met klassenraden per leerkracht
Aanwezigheidslijsten voor klassenraden per klas

Rapport over klassenraden per leerkracht

Klikt men op Rapport dan men een KR rapport maken voor elke leerkracht. Dit gaat via het klassieke optiescherm voor rapporten:

Per leerkracht ziet men in welke KR hij al dan niet VA is. Vet onderlijnd is VA:

Merk op dat de Van/Tot uren hier enkel betekenis hebben voor wat het Uxx gedeelte betreft. Men kan hieruit afleiden in welk tijdsblok ze verwacht worden. Dit zijn de aanduidingen die Mondriaan standaard aanmaakt. Men kan deze uiteraard zelf naar wens aanpassen. Voorbeeld voor het eerste tijdsblok: we geven als Begin/Eind steeds 9:00 tot 10:00 op. Het gaat tenslotte over 1 tijdsblok zonder opdeling binnen het tijdsblok.

Op deze manier kan men echte uren in dit Rapport tonen:

Men kan het KR rooster ook eerst transponeren en dan de uurnamen aanpassen om de juiste rapporten aan te maken. Zie verder.

Aanwezigheidslijsten voor klassenraden

Druk men op “Tools | Klassenraad | Aanwezigheidslijst” dan krijgt men weer het gekende optiescherm voor rapporten en kan men de aanwezigheidslijsten aanmaken per klas. Ook hier geldt de regel dat vet onderlijnd VA betekent.

Transponeren van het klassenraadrooster naar een klassiek rooster

Van zodra de KR gepland is biedt Mondriaan de mogelijkheid aan om de roosters te transponeren naar een klassiek rooster. Meestal worden KR op één dag gepland en bestaat een klassiek rooster dan uit 1 kolom voor die dag met dan een aantal rijen die de uren voorstellen. Een voorbeeld van een getransponeerd rooster voor leerkracht BOSE zou er dan als volgt kunnen uitzien:

Cellen gekleurd op Klas. Men ziet dat BOSE in alle 8 de klassen aanwezig is (al dan niet VA). Mocht BOSE op uur 5, 7, of 8 eerder klaar zijn kan hij er nog voor kiezen om een van de optionele KR bij te wonen. Men ziet dat in de cellen van een KR nu de klas en alle leerkrachten die samen moeten zitten opgenomen zijn.

Transponeren doet men door op de knop “Tools | Klassenraad | Transponeren” te klikken. Het opgeloste KR rooster wordt dan omgezet in weer een ander Mondriaanbestand. Mondriaan vraagt bij het omzetten dan ook een nieuwe naam voor het bestand.

We bekijken enkele aspecten in dit nieuwe bestand.

Het eerste wat opvalt is dat Mondriaan nog steeds in een Klassenraad modus staat. In “Tools | Klassenraad” zien we nog steeds de rapportknoppen staan maar de knop om een KR te transponeren is er niet langer. Dat komt omdat je een getransponeerd bestand niet nog eens kan transponeren.

De roosterstructuur is er veel eenvoudiger op geworden. Mondriaan weet dat er in ons voorbeeld maar één roosterdag was dus in onze klassieke roosterweekdefinitie betekent dit dan ook maar 1 kolom. Onze origineel KR rooster had 8 kolommen, dat worden nu 8 rijen, voor elk roosterblok 1 rij:

De klassen, leerkrachten en ook de lokalen die we in het originele KR bestand hadden worden ook overgenomen. De groepen vervallen, de vensters en spreidingsregels vervallen ook.

Vervolgens zijn er de nieuwe opdrachten. Per KR wordt de klas en alle aanwezige leerkrachten samengenomen en in één opdracht geplaatst:

De opdrachten bevatten dus alle resources en zijn ook meteen geplaatst op het uur zoals in het originele KR bestand gepland.

In het tablad “Opdrachten | Leerkrachten” ziet men voor de geselecteerde opdracht de lijst van leerkrachten in de opdracht. Een nieuwe kolom “VA” (Verplicht Aanwezig) werd afgeleid van de oorspronkelijke opdrachten uit het niet getransponeerde bestand en daar was het al gekend vanaf het moment dat het KR roosterbestand aangemaakt werd. Als de leerkracht daar via zijn keuzegroep (GRP_lkr) in een opdracht geplaatst werd dan is hij per definitie optioneel. VA is de leerkracht enkel op basis van de parameters die gebruikt werden voor de aanmaak van het KR bestand. Deze VA vlag kan ook al aan/uit gezet zijn in de niet getransponeerde file. Geen enkele * of ** kan VA zijn. In lijn 1 staat VCLE als VA. Op de 3de lijn staat HELP en die is niet VA. Dat komt omdat HELP via een keuzegroep gekozen werd. Het zijn deze VA vinkjes die de vet onderlijnde aanwezigheden op de rapporten zijn.

In dit getransponeerde model laten we ook toe om die VA vinkjes zelf te zetten. Merk op dat dit niets wijzigt aan het KR rooster. Enige effect is dat je leerkrachten al dan niet VA (vet onderlijnd) op de rapporten kan zetten. Het is hier aan de gebruiker om dan zelf te garanderen dat een leerkracht toch niet dubbel bevraagd wordt.

Kijken we in dit bestand naar de 1KT roosters dan zien we die op deze manier verschijnen in de klasroosters: netjes na elkaar zoals we ze eerder gepland hebben.

In het planbord voor de klassen zien we het volgende:

Lokalen en extra beperkingen toevoegen in getransponeerd rooster

Het getransponeerde rooster bevat normaal al een opgelost rooster zoals het in het originele KR bestand gepland was. Wil men echter nog wijzigingen aanbrengen in het getransponeerde rooster dan moet men opletten om de eerder opgelegde extra beperkingen niet te verliezen.

In ons voorbeeld ging het om 2 extra vensters voor 1KT en 1MT om telkens 4 klassen naast elkaar te leggen en 6 extra volgordespreidingsregels om de klassen binnen die vensters ook nog in een bepaalde volgorde te zetten.

We hernemen die beperkingen hier omdat we nog extra lokalen wensen bij te plannen.

De vensters: We maken 2 vensters aan met telkens een grootte van 4 uur (eerder was dat 112).

De spreidingsregels: de 6 volgordespreidingsregels maar nu terug op de uurlijst w1.

We voorzien ook een keuzegroep van een aantal geschikte lokalen om de KR in te organiseren. We passen vervolgens de opdrachten aan met die extra vensters voor de 8 klassen waarvoor ze nodig zijn en overal voegen we de keuzegroep voor de lokalen toe:

Als we dit rooster nu opnieuw plannen dan zou elke KR een lokaal moeten hebben en zou aan de eerste beperkingen voldaan moeten zijn.

Na planning (met standaardopties) zien we 4 lokalen in gebruik voor de KR:

En ook de extra beperkingen blijven voldaan:

Rapport met klassenraden per leerkracht in getransponeerd rooster

Het KR rapport per leerkracht kunnen we nu ook vanuit het getransponeerde rooster aanmaken. Om de juiste dag en tijdsindicatie op het rapport te krijgen passen we in de Roosterweek nog een aantal zaken aan zoals aangegeven:

Aanmaken van het KR rapport per leerkracht via de knop “Tools | Klassenraad | Rapport”:

Dezelfde regels gelden als voordien: vet onderlijnd is VA voor de leerkracht. De uren en de lokalen staan er nu ook goed op.

Aanwezigheidslijsten voor klassenraden in getransponeerd rooster

Er is geen verschil in de aanwezigheidslijst tussen het originele KR bestand en het getransponeerde.

Klassenraden met variabele tijdsblokken

Indien men veel variatie heeft in grootte van klassen en of vele kleine klassen is het efficiënter om via variabele tijdsblokken te werken. Bij vaste tijdblokken dwingt men elke klassenraad in één tijdsblok en omdat alle tijdblokken even groot zijn gaat dat voor de kleinere klassen niet efficiënt werken. Bij variabele tijdsblokken gaat men de grootte van het tijdsblok afstemmen op de grootte van de klas die besproken moet worden. Dit doet men door rekening te houden met het aantal leerlingen in de klas en een parameter die bepaalt hoeveel minuten men per leerling wenst uit te trekken.

Druk op “Volgende >”.

Parameters voor de optie met variabele tijdsblokken

Betekenis van de velden:

Aantal dagen: aantal dagen waarop we de KR plannen. Meestal 1 maar kan ook meer. Indien > 1 dan wordt het KR rooster en in multiweekstructuur opgelost.
Beginuur/Einduur: Omdat we hier met echte tijdslots gaan werken is het van belang om te weten waar de dag begint en eindigt.
# minuten per lln: de tijdduur van de KR wordt bepaald door het aantal leerlingen te vermenigvuldigen met het aantal minuten dat men wenst uit te trekken per leerling. In dit geval 3 minuten per leerling (gemiddeld). Het aantal leerlingen kan men vinden in “Elementen | Klassen”. Het is hiermee waar Mondriaan rekening zal houden om de grootte van het variabele tijdblok te bepalen.
Klastitularis aanwezig: indien aangevinkt moet die aanwezig zijn. Zijn te vinden in “Elementen | Klassen”.
Hulpklastitularis aanwezig: indien aangevinkt moet die aanwezig zijn. Zijn te vinden in “Elementen | Klassen”.
Klassen: De klassen die deel uitmaken van de KR, in dit geval de klassen in GRAAD1.
Beperkingen: indien aangevinkt wordt er rekening gehouden met de gekende tijdsbeperkingen van de leerkrachten.
Lessen: indien aangevinkt wordt er rekening gehouden met de lessen die nog doorgaan in de klassen die NIET geselecteerd werden op het moment dat de KR gehouden wordt. Is er bijvoorbeeld op maandag een KR voor GRAAD1 dan zijn de klassen van GRAAD1 niet op school (of hebben geen les). Echter, de klassen van GRAAD2 zijn er dan bijvoorbeeld wel. Als je een leerkracht ELS hebt die op de KR verwacht wordt maar ook lesgeeft in GRAAD2 dan moet je bij de planning van de KR rekening houden met die lessen. Je moet de aanwezigheid van ELS op de KR dan plannen op een moment dat ze geen les geeft.

Druk op “Volgende >”.

Koppelen van echte dagen aan de KR dagen

In het vorige scherm heeft men een aantal KR-dagen bepaald (1 in het voorbeeld). In dit scherm gaan we effectieve dagen aan de KR dagen koppelen. Merk opnieuw op dat dit enkel nodig is indien men “Beperkingen” en/of “Lessen” heeft aangevinkt in het vorige scherm. Om rekening te kunnen houden met deze beperkingen en/of lessen moet men opgeven op welke dagen de KR doorgaat.

Druk op “Volgende >”.

Voorwaarde: bij variabele tijdsblokken hoeft men geen uren te mappen zoals bij vaste tijdsblokken. Omdat bij variabele tijdsblokken we met minuten werken, en we ook weten wat de start en eindmomenten zijn van de dag, kan Mondriaan zelf bepalen wat de mapping is. Een voorwaarde voor deze automatische mapping is dat de echte tijdsmomenten in het reguliere rooster ook gekend zijn:

Bepalen van de verplichte aanwezigheden

In dit scherm gaat men voor elke klas die in de selectie opgenomen is (GRAAD1 in het voorbeeld), een aantal parameters opgeven die:

de verplichte aanwezigheid van leerkrachten regelen (via aantal lesuren per leerkracht en/of op basis van vakken)
de KR van verschillende klassen kunnen linken (om ze aansluitend te plannen)
het aantal minuten dat men wenst uit te trekken per KR (standaard = aantal leerlingen * aantal minuten per lln). Kan men hier aanpassen indien men het door Mondriaan berekende getal niet goed vindt.

De kolommen die men hier ziet betekenen:

Klas: de klas van de KR. De lijst is hier niet editeerbaar (komt van de selectie).
Aantal Leerlingen: aantal leerlingen door Mondriaan opgehaald uit “Elementen | Klassen”. Onderaan kan men de som vinden over alle klassen in de lijst.
Tijd: door Mondriaan berekend als aantal leerlingen * aantal minuten per leerling. Kan men hier aanpassen. Onderaan kan men de som vinden over alle klassen in de lijst.
Aantal Uur VA: het aantal uur dat een leerkracht les geeft in de klas opdat de leerkracht (uitvoerder) verplicht aanwezig moet zijn. Hier hebben we 3 uur gekozen. Merk op dat een leerkracht die in totaal 3 uur lesgeeft voor 3 vakken samen ook VA zal zijn omdat het effectief gaat om het aantal uur dat de leerkracht voor de klas staat.
Vakken VA: los van het aantal uur leerkracht kan men ook gewoon expliciet vakken opgeven waarvoor de uitvoerder verplicht aanwezig moet zijn.
Link: wenst men KR aan elkaar te linken (om ze in aansluitend te plannen) dan kan dat via de rechtermuisklik. Men selecteert eerst de lijnen die men wenst te linken om vervolgens Link te kiezen uit het menu.

Voor KR die gelinkt worden zal Mondriaan ervoor zorgen dat ze aansluitend gepland worden. De volgorde wordt hier echter niet mee bepaald. Wil men er ook een volgorde in dan kan dat via extra beperkingen (spreidingsregels) die man zelf kan toevoegen. (zie verder).

Waarschuwing ivm aanpassing Tijd: Wanneer je de tijdsduur per klas aanpast en de totalen hebben geen gemene deler dan maakt Mondriaan 60 roosterpunten per uur aan. Hiervoor zal een waarschuwing gegeven worden. Wanneer er 60 roosterpunten per uur zijn, lukt het roosteren vaak niet. We zouden zelfs de tip willen meegeven om de duurtijd per klas af te ronden op een veelvoud van 5. Dit maakt het KR-bestand veel overzichtelijker.

Druk op “Volgende >”.

Bepalen van het aantal aliassen per leerkracht

Hier is er geen verschil met de optie vaste tijdsblokken. Voor de uitleg zie: Bepalen aantal aliassen.

Converteren naar een nieuw klassenraad Mondriaan bestand

In deze sectie bespreken we alle elementen die Mondriaan genereert in dit Klassenraad bestand. De enige reden voor deze uitgebreide uitleg is geïnteresseerde gebruikers te laten begrijpen hoe Mondriaan zijn eigen toolbox gebruikt om een Mondriaanbestand aan te maken waarin alle elementen aanwezig zijn om een KR te kunnen plannen. De samenhang begrijpen van rooster-week-definitie, beperkingen, resources, vakken, opdrachten en spreidingsregels is erg nuttig om KR planning te begrijpen maar ook om inspiratie op te doen voor eigen roosterproblemen.

In het gegenereerde bestand, in het tabblad “Vakken” is er één vak per KR voorzien. De Acro voor het vak is KR_klas. Een algemeen vak “KR” is ook voorzien.

De gegenereerde rooster-dag-definitie ziet er als volgt uit:

8 kolommen omdat Mondriaan weet dat we 8 uur nodig hebben (opgegeven beginuur/einduur).
Per uur heeft Mondriaan de opdeling gedaan in blokjes van 3 minuten zoals opgegeven.

We hebben opgegeven dat de KR dag loopt van 8h30 to 16h00. Omdat de kolommen hier echte beginmomenten van uren zijn begint de dag om 8h00 en niet om 8h30. Het eerste half uur zal dan wel geblokkeerd worden om op te roosteren (zie verder uurlijst “Block” verder).

Merk op dat kolom “Uur8” de blokjes van 08:00 tot 08:57 bevat als rijen.

Merk op dat kolom “Uur15” de blokjes van 15:00 tot 15:57 bevat als rijen. De Acro’s van de roosterpunten duiden hier meteen op het effectieve moment waarop het doorgaat. U15_18 is de 18de minuut van de 15de uur.

Dit is de dag-rooster-definitie waarop de KR gepland zullen worden. In tegenstelling tot de roosterdefinitie bij vaste blokken spreken we hier meteen van een echt rooster waarop gepland wordt. De rijen hebben hier ook een tijdsbetekenis. Vandaar dat er ook geen reden meer zal zijn om het rooster later te transponeren.

Merk op dat wat in een gewoon lessenrooster een weekroosterdefinitie is, nu een dag-rooster-definitie is. Indien we over alle roosterpunten spreken dan doen we dat met d1 ipv met w1.

In het tabblad “Uurlijsten” vindt men de door Mondriaan gegenereerde uurlijsten:

Block: bevat de roosterpunten waarop geen KR gepland mag worden. In dit geval het eerste half uur (van 8h00 tot 8h30). Deze uurlijst zal in groepen klassen gebruikt worden.
Dx-yyyy-zzzz: Voor KR dag x van uur yyyy tot uur zzzz: dit zijn uurlijsten die Mondriaan bepaald heeft voor het afdekken van de beperkingen en lessen die nog doorgaan. Ze zullen gebruikt worden bij groepen leerkrachten om te beletten dat de aliassen van een leerkracht dubbel geboekt zouden worden.

In de tab “Leerkrachten” ziet men elke leerkracht met aliassen. In de kolom Uurlijst ziet men de beperkingen die Mondriaan heeft kunnen achterhalen op basis van de effectieve tijdsbeperkingen van de leerkracht en de lessen die eventueel nog doorgaan. Beperking wordt gelegd op de groep.

In de tab “Groepen | Leerkrachten” ziet men de “GRP_leerkracht” groepen. Indien beperkingen van toepassing zijn op een leerkracht wordt die hier op groepniveau gelegd.

In het tabblad “Klassen” kan men alle klassen terugvinden en de kolom Uurlijst toont waar klassen en dus KR geroosterd kan worden. Het rode blokje komt overeen met de Block uurlijst. Zie groepen klassen.

In het tabblad “Klassen | Partities” zien we dat de klas opgedeeld wordt volgens partitie KR. De partitie-elementen stellen hier de leerkrachten voor die in de KR aanwezig moeten of kunnen zijn. Mondriaan maakt gebruikt van zijn uitgebreide toolbox om zaken geroosterd te krijgen. In dit geval gebruiken we partitie-elementen zodat we elke leerkracht individueel kunnen plannen met de klas en dat op hetzelfde moment. Weet dat partitie-elementen van eenzelfde partitie op hetzelfde moment geroosterd kunnen worden. Dat hebben we hier nodig voor deze vorm van KR planning.

Elke leerkracht die in een KR moet of mag aanwezig zijn zal een opdracht krijgen met het voorziene partitie-element. De opdracht zal een blokgrootte hebben gelijk aan het aantal leerlingen * aantal minuten per leerling. Om ervoor te zorgen dat al die individuele opdrachten per KR partitie-elementen van dezelfde klas ook op hetzelfde moment vallen wordt er met filler-opdrachten gewerkt achter de schermen. Dit is eerder al ter sprake gekomen. Deze filler-opdrachten ziet de gebruiker niet maar ze zijn er wel (als er links gebruikt worden zijn ze wel zichtbaar). Mondriaan berekent op hoeveel roosterpunten de klas niet mag staan en maakt filler-opdrachten met de klas voor dit aantal. Door het rooster vol te zetten met dergelijke filler-opdrachten worden de echte opdrachten, met partitie-elementen voor de KR, samen gedreven en vormen ze één mooi blok. Met vensters was dit niet mogelijk (een venster resource kan maar één keer op een roosterpunt staan).

In het tabblad “Groepen | Klassen” heeft Mondriaan bij de read-only groep KLASSEN de uurlijst Block gezet. Dit zijn de uren waarop geen KR gepland kan worden.

Links tussen klassen leggen is een optie die we in ons voorbeeld 3 keer gebruikt hebben. De bedoeling is om de klassen die in één link zitten aansluitend op elkaar te plannen. Een volgorde wordt niet bepaald, wel het feit dat ze aansluitend moeten zijn. Om deze beperking te kunnen uitdrukken genereert Mondriaan de nodige elementen die in de Mondriaan toolbox aanwezig zijn. Hiervoor gebruikt Mondriaan varia en volgordespreidingen.

In het tabblad “Varia” vinden we voor elke link een varia.

In het tabblad “[Groepen] | [Varia]” vinden we de read-only groep VARIA waar ook de uurlijst Block aan gekoppeld is om de uren waarop varia mag staan te beperken.

Van zodra een aantal klassen gelinkt worden, bijvoorbeeld Link2 voor 1STg en 1STf, wordt er een opening voorzien waar de KR voor die 2 klassen aansluitend kunnen gepland worden. Alles wat buiten die opening valt voor die 2 klassen moet gevuld worden met filler-opdrachten. Omdat alles wat buiten die opening valt toch voor beide klassen filler-opdrachten zijn worden de fillers gecombineerd.

Een voorbeeld van een geplande Link2 met de filler-opdrachten die 1STg en 1STf op hun plaats houden. Men ziet hier een groot blok met grootte 39 waarbij enkel Link2 gepland wordt (willekeurig startpunt). Binnen die 39 roosterpunten past de KR van de 2 klassen perfect naast elkaar. Buiten dit blok wordt de combinatie van de 2 klassen met Link2 gepland om het rooster te vullen en ervoor te zorgen dat de KR-opdrachten voor de 2 klassen binnen het blok van 39 moeten vallen.

Dit is dan bijvoorbeeld het resultaat voor 1STf waarbij alle leerkrachten samen met hun respectievelijke partitie-element samen in de opening gepland worden.

Om er ook voor te zorgen dat binnen deze opening van 39 geen verschuivingen kunnen optreden waarbij niet alle KR opdrachten van 1STf samen liggen worden er binnen de opening nog extra filler-opdrachten voorzien voor zowel 1STf als 1STg. Deze ziet men hier niet omdat ze als normale filler-opdracht niet getoond worden. Merk op dat men de normale filler-opdrachten ook niet in het opdrachtentabblad ziet staan. Deze worden achter de schermen aangemaakt en ook niet getoond. Enkel deze speciale in relatie met links worden getoond.

Om binnen de opening ook nog te garanderen dat er geen overlap is tussen 1STg en 1STf, en ze dus na elkaar komen worden er ook nog volgordespreidingen gegenereerd door Mondriaan.

In het tabblad “Extra spreidingen | Volgordespreidingen” ziet men de spreidingen die ervoor zorgen dat gelinkte klassen in hun voorziene opening netjes na elkaar geplaatst worden en dat er dus geen overlap is.

In het tabblad “Opdrachten” kan men alle opdrachten vinden die Mondriaan gegenereerd heeft. Voorbeeld toont de opdrachten voor KR 1STf en de opdrachten die te maken hebben met Link2 waarin de klas samen met 1STg gekoppeld is.

Enkele zaken die opvallen bij deze opdrachten:

Als een leerkracht VA is dan staat hij expliciet in de opdracht. Indien hij optioneel is dan wordt de keuzegroep met aliassen gebruikt.
Het partitie-element van de klas komt steeds overeen met de leerkracht in de opdracht (VA of optioneel maakt niet uit).
De blokgrootte is steeds dezelfde voor opdrachten voor dezelfde KR. In dit geval 20 (20 leerlingen in 1STf, 19 leerlingen in 1STg.)
De filler-opdrachten voor Link2 met klassen 1STf en 1STg samen zijn er 111 in totaal in blokjes van 1. Dit is alles wat buiten het blok van 39 valt.
De varia opdracht met enkel Link2 is het blok van 39 dat de opening maakt waarbinnen de KR opdrachten van beide klassen naast elkaar kunnen liggen.
De KR opdrachten hebben als vakken het algemene KR-vak en ook een klas specifiek KR van (KR_klas). Het is dat laatste vak dat in de volgordespreiding gebruikt wordt.

Net zoals bij de vaste tijdsblokken hebben we hier de mogelijkheid om het VA vinkje in “Opdrachten | Leerkrachten” te manipuleren. Dit kan enkel voor de opdrachten waarbij geen keuzegroep voor de leerkracht gebruikt werd.

Plannen van de klassenraad

Om de KR te plannen volstaat het meestal om de standaardopties te gebruiken voor de MBE (“Opties | Engine” en “Opties | Roosteren”). Bij de conversie worden die standaardopties goed gezet.

Druk op de klassieke “Plan” knop om het KR te roosteren. In dit voorbeeld werden alle gegenereerde opdrachten en vensters 100% gepland:

Bekijken we het voorbeeld van 1STg en 1STf in de visualisatie voor roosters:

We zien dat de KR voor 1STf begint om 10h30 en klaar is om 11h30. Dat is juist 1 uur (20 * 3 min). De KR voor 1STf begint daarna om 11h30 en is afgelopen om 12h27 (19 * 3 min).

Ook de filler-opdrachten zijn zichtbaar omdat het over een Link gaat.

Een nuttige tip voor het plannen:

men kan ook eerst enkel de VA leerkrachten plannen door in “Opties | Roosteren | Opdrachtelementen al dan niet mee te nemen tijdens het roosteren | Keuzeleerkrachten meeroosteren” uit te vinden.
Men plant dan volgens de standaardopties.
Als dat gelukt is kan men via incrementeel roosteren de keuzeleerkrachten erbij roosteren. Eerst vinkt men in de opties “Keuzeleerkrachten meeroosteren” weer aan. In “Opties | Engine” kiest men dan voor “Geen kennis vergaren” en “Gebruik huidig rooster als hint, geplaatste opdrachten blijven in het rooster (incrementeel bijroosteren)”.
Vervolgens plant men weer.

Toevoegen van extra beperkingen

Bij de generatie van het KR bestand maakt Mondriaan de basisbeperkingen aan via opdrachten/varia/spreidingsregels/uurlijsten. Echter, niets belet de gebruiker om ook zelf nog beperkingen toe te voegen aan het rooster. Omdat de optie met variabele blokken heel anders werkt dan met vaste blokken gaat ook het toevoegen van extra beperkingen op een andere manier moeten.

Hernemen we het voorbeeld van de gelinkte klassen waarbij Mondriaan er nu voor zorgt dat de klassen binnen een link naast elkaar vallen. Als extra beperking willen we nu een expliciete volgorde afdwingen. We kunnen dat doen door de “Geen overlap” in deze spreidingsregels te vervangen door “Voor”.

Andere beperkingen zijn mogelijk.

Toevoegen van lokalen aan de klassenraden

Toevoegen van lokalen aan KR is minder eenvoudig bij deze optie dan bij de optie met vaste tijdsblokken (na transponeren). Het probleem hier is dat we geen getransponeerde versie hebben en dat één KR uit verschillende opdrachten bestaat. Per leerkracht in de KR hebben we één opdracht. We kunnen onmogelijk aan al die individuele opdrachten lokalen toevoegen want dat gaat conflicten geven. Wat we bijvoorbeeld wel kunnen doen is een lokaal toekennen aan telkens één van de opdrachten voor één KR. Voorbeeld voor 1STa:

Het voordeel is dat lokalen op deze manier gepland kunnen worden. Het nadeel is dat dit lokaal enkel te zien zal zijn in het rapport van de leerkracht waaraan het gekoppeld is.

Hier zal later nog een andere oplossing voor voorzien worden.

Beschikbare klassenraadrapporten

Er zijn 3 rapporten beschikbaar:

Rapport met klassenraden per leerkracht
Rapport per klas waar en wanneer met wie de klassenraad doorgaat
Aanwezigheidslijsten voor klassenraden per klas

Rapport over klassenraden per leerkracht

Zelfde rapport als voor de optie met vaste tijdsblokken.

Men ziet meteen de tijdsaanduiding en die is inderdaad in minuten. De verplichte aanwezigheid wordt aangeduid als vet onderlijnd.

Lokalen zal men enkel zien als men die zelf heeft toegevoegd.

Rapport per klas waar en wanneer met wie de klassenraad doorgaat

Per klas een overzicht van van waar en wanneer met wie kan men krijgen via “Tools | Klassenraad | Rapport Klas”

Resultaat:

Aanwezigheidslijsten voor klassenraden

Zie aanwezigheidslijsten bij vaste tijdsblokken.

Verschillen tussen beide methodes

Om de keuze te kunnen maken tussen beide methodes sommen we hier nog eens de verschillen op tussen beide methodes.

	Vaste Tijdsblokken	Variabele Tijdsblokken
Duurtijd KR	Op voorhand bepaald en voor elke KR even lang (bv 45 min).	Hangt af van het aantal leerlingen in de klas en het opgeven aantal minuten per leerling. Fijnmaziger.
Startmoment KR	Elke KR start op een vooraf bepaald startmoment. Hangt samen met de vaste blokgrootte.	Verschillende KR kunnen elkaar gewoon opvolgen. Elk roosterpunt kan in principe een startmoment zijn.
Kolommen in het KR rooster	Elke kolom staat voor een vast tijdsblok. De cellen onder de kolom hebben verder geen tijdsbetekenis en dienen enkel om leerkrachten in de KR te roosteren.	Elke kolom stelt een uur voor. De cellen onder de kolom zijn verdere onderverdelingen van het uur in blokjes van enkele minuten. Ze hebben hier dus wel een tijdsbetekenis.
Link: koppelen KR	Dit legt de gelinkte KR in hetzelfde tijdsblok. Linkt men 3 klassen dan gaat men 3 klassen in 1 tijdsblok behandelen en wordt dat één KR waarin de 3 klassen aan bod komen. Volgorde is hier niet aan de orde.	Dit legt de gelinkte KR aansluitend aan elkaar. De onderlinge volgorde wordt niet bepaald, wel dat ze opvolgend zijn. Heeft dus een heel andere betekenis dan bij vaste tijdsblokken.
Aansluitend maken van KR	Via vensters die de gebruiker zelf aanmaakt kunnen verschillende KR in aansluitende tijdsblokken vallen.	Via Links.
Volgorde KR	Via volgordespreidingen die de gebruiker zelf aanmaakt kunnen KR in een bepaalde volgorde gezet worden.	Ook hier via volgordespreidingen. Dit kan voor zowel gelinkte KR als voor niet gelinkte KR.
Toekennen lokalen aan KR	Eenvoudigste manier is om deze toe te voegen nadat het KR getransponeerd is. Elke KR is dan een individuele opdracht met de klas en alle leerkrachten.	Voorlopig is de enige manier om ze toe te kennen aan één van individuele opdrachten (één partitie-element/lkr) per klas.
Transponeren KR	De KR dag die voorgesteld wordt als tijdsblokken in kolommen met cellen zonder tijdsbetekenis wordt omgezet naar een klassieke roosterstructuur met 1 dag (kolom) waarbij de cellen terug tijdsbetekenis hebben. Opdrachten zullen hier alle leerkrachten samen bevatten. Nuttig om achteraf bijvoorbeeld lokalen bij te roosteren. Men kan ook uren toekennen aan de tijdsblokken.	Niet nodig omdat de rijen (cellen) reeds tijdsaanduidingen zijn. (Kan in de toekomst eventueel ook bekeken worden in de context van lokalen toevoegen.)
KR Rapport per leerkracht	Kan zowel in het niet getransponeerd als in het getransponeerd KR rooster. Voordeel bij getransponeerd rooster is de concrete toevoeging van de uren.	Onmiddellijk beschikbaar met uur-aanduidingen.
Onderliggende Techniek	KR worden in vensters gepland. Per leerkracht en KR wordt een opdracht voorzien. Links via parallelle vensters.	Klassen krijgen een partitie KR en een element per leerkracht die er aan mag/moet deelnemen. Via Filler-opdrachten worden partitie-elementen samengedreven. Links via volgordespreidingen.

Extra taken buiten het kader van de lesuren

Peter — Sun, 04 Feb 2018 15:03:23 +0000

Extra taken buiten het kader van de lesuren

Een van de planningsproblemen die een school moet oplossen is het plannen van dagelijkse taken die buiten de normale lesuren vallen. Voorbeelden van deze taken zijn:

Bewaking van de speelplaats tijdens de pauzes/speeltijden.
Toezicht in de kantine/refter tijdens de middagpauze.
Toezicht en begeleiding van overzetten (zebrapad) aan de ingang van de school.
etc

Deze taken worden meestal gewoon op een billijke manier verdeeld onder het lerarenkorps. Bij het plannen van die taken komen volgende problemen kijken:

Bepalen van alle extra taken die gedurende de ganse roosterweek moeten uitgevoerd worden en door hoeveel personen. Dit moet op voorhand gebeuren.
Bepalen van de leerkrachten die qua taakbelasting in aanmerking komen om deze extra taken uit te voeren. Dit moet op voorhand gebeuren.
Het normale lesrooster in Mondriaan bevat geen roosterpunten waarop deze extra taken gepland kunnen worden. Het rooster moet hiervoor worden uitgebreid met extra uurstroken.
Indien extra taken gepland worden voor de leerkrachten, dan is het niet meer dan logisch dat die extra taken nauw aansluiten bij hun normale lesopdrachten en/of andere taken die ze uitvoeren binnen de context van de normale lesuren.

Extra taken nauw laten aansluiten bij de normale lesuren van een leerkracht werd al uitvoerig besproken op de pagina “Extra taken binnen het kader van de lesuren“. Op die pagina hebben we 2 technieken besproken om dit te realiseren. In dit hoofdstuk zal de tweede techniek ook aan bod komen (plannen van opdrachten op “rand- en springuren” waarbij Mondriaan zelf, op het moment van de planning, de uurlijsten gaat aanmaken zodat de extra taken inderdaad op rand en springuren terecht komen).

Inhoud

Algemeen te volgen strategie
STAP 1: Vertrekken van een opgelost rooster
Voorbereiden extra taken buiten de lesuren
STAP 2: Opgelost rooster uitbreiden met extra uurstroken
STAP 3: Opgelost rooster samenvoegen met bestand met de extra taken
Roosteren van de extra taken in het STAP 3 bestand
Roosterrapporten tonen met en zonder de extra taken

Algemeen te volgen strategie

Een goede strategie om vervangingen te plannen is de volgende:

Men zorgt eerst voor een rooster dat didactisch in orde is en dat eventueel geoptimaliseerd is voor de leerkrachten.
Vervolgens plant men, indien van toepassing, de extra taken binnen het kader van de normale lesuren (bv. vervangingen).
Dit rooster is de vertrekbasis voor het plannen van de extra taken buiten de normale lesuren. Het is verstandig om een kopie van dit rooster, met een betekenisvolle naam, te maken vooraleer men verder gaat met het plannen van de extra taken. Noem dit vertrekbestand “STAP1 – Oplossing rooster“.
Men kan de extra taken best voorbereiden in een leeg Mondriaanbestand waarin exact dezelfde roosterweekstructuur gebruikt wordt als in STAP1. Omdat de extra taken niet op de gebruikelijke roosterpunten moeten vallen maar op roosterpunten buiten de normale lesuren moeten we het rooster uitbreiden met deze extra uren (als extra uurstroken). Een voorbeeld is de middagpauze die voor alle dagen als extra uurstrook wordt toegevoegd. Noem het resulterende bestand bijvoorbeeld “Voorbereiding extra taken“. Dit zal typisch een bestand zijn dat elk jaar opnieuw gebruikt kan worden omdat extra taken niet veel verschillen van jaar tot jaar. Dit bestand bevat alle uurlijsten, resources, vakken, etc die men nodig heeft voor het definiëren van de extra opdrachten. Die extra opdrachten zet men ook klaar in dit bestand en geeft men de indicatie “Rand Spring UL”.
Vertrekkende van STAP1 maken we een tweede bestand aan (kopie) waarin we extra uurstroken toevoegen aan het bestaande rooster. Dit moeten dezelfde uurstroken zijn als diegene die we in “Voorbereiding extra taken” bijgemaakt hebben. We bewaren het bestand bijvoorbeeld onder de naam “STAP2 – Oplossing rooster met extra uurstroken“. Alle opdrachten in dit rooster gaan we de indicatie “Vast” geven. Het is inderdaad de bedoeling dat de extra taken rond de reeds gepland lesopdrachten, wensen (en eventueel vervangopdrachten) gepland worden zonder dat deze nog van plaats zouden wisselen.
Tenslotte worden volgende bestanden samengevoegd (“samensmelten”) tot één Mondriaan bestand dat we bijvoorbeeld “STAP3 – Oplossing rooster met extra taken” noemen:
- STAP2 – Oplossing rooster met extra uurstroken
- Voorbereiding extra taken
Het is dit laatste bestand, STAP3, waar Mondriaan dan vervolgens de planning in gaat verzorgen van de extra taken. De extra taken gaan we opnieuw plannen op rand- en springuren volgens “techniek 2”. Deze techniek wordt als volgt toegepast:
- De reeds geplande opdrachten werden allemaal vastgezet (vlagje “Vast”).
- De extra taken hebben de indicatie dat ze op rand- en springuren moeten vallen (vlagje “Rand Spring UL”).
- De extra taken hebben normaal een keuzelijst van leerkrachten (die in aanmerking komen voor de extra taak) en ook werd er een uurlijst vastgelegd waarop die extra taak mag/moet vallen.
- De extra taken worden bijgeroosterd waarbij de optie “Opties | Roosteren | Update RandEnSpringUurlijsten (op basis van vaste uren) bij plannen” aangevinkt wordt. Deze optie zorgt ervoor dat de bestaande uurlijsten van de extra opdrachten per leerkracht beperkt worden tot de rand- en springuren van die leerkracht.
- De MBE zal dan de extra taken rond de vaste opdrachten plannen en voor elke taak een leerkracht (of leerkrachten) kiezen waarbij de plaatsing van de opdracht steeds op een rand- of springuur valt.

Volgt men deze stappen dan kan men ook steeds teruggrijpen naar een eerdere stap indien er wat mis mocht gaan of indien men dezelfde extra taken nogmaals wenst te plannen in een gewijzigd lesrooster.

Op deze pagina zullen we een concreet voorbeeld uitwerken waarbij we de vermelde stappen respecteren.

Bestanden gebruikt in de uitwerking van het voorbeeld (zip file met 4 bestanden):

Bestanden Extra Taken buiten rooster

STAP 1: Vertrekken van een opgelost rooster

We vertrekken van een opgelost rooster (voorbeeld: “STAP1 – Oplossing rooster.zttxml”) met een roosterweek van 5 dagen met telkens 8 uur per dag. De roosterweek kan men terugvinden onder “Uren/Week | Roosterweek”.

In dit opgelost rooster hebben we bijvoorbeeld volgende 2 leerkrachten men hun lesopdrachten, wensen, en extra taken binnen het kader van de normale lessen. Dit rooster is eventueel ook geoptimaliseerd voor de leerkrachten. We tonen deze 2 willekeurige leerkrachten om op te volgen hoe hun rooster er tijdens het plannen van de extra taken buiten het rooster zal evolueren.

Voorbereiden extra taken buiten de lesuren

We maken een nieuw bestand waarin we de extra taken voorbereiden (voorbeeld: “Voorbereiding extra taken.zttxml“). We kunnen dit bestand bijvoorbeeld maken door een kopie van STAP1 te nemen en daar alle bestaande opdrachten/wensen/optimalisatieopdrachten uit te verwijderen. Op die manier behouden we alle resources die we eventueel nodig hebben om de opdrachten voor de extra taken aan te maken. Wat belangrijk is, is dat we vertrekken van dezelfde roosterstructuur en dat we de resources ter beschikking hebben.

Weekstructuur uitbreiden met extra uurstroken voor de extra taken

Als eerste stap in dit bijna lege bestand (zonder opdrachten) breiden we de weekstructuur uit door extra uurstroken toe te voegen waarop de extra taken moeten vallen. Op het tabblad “Uren/Week | Roosterweek” kan men via de knop “Roosterweekdefinitie aanpassen” de uurstroken toevoegen.

De uurstroken die we wensen toe te voegen geven we voor dit voorbeeld volgende namen:

SP0: Op elke dag moeten er voor de lessen beginnen extra taken gepland worden voor speelplaatsbewaking of begeleiding van overzetten aan de schoolpoort, etc.
SP1: Op elke dag is er na het tweede lesuur speeltijd. Hier is bewaking nodig.
SP2: Op elke dag (behalve woensdag) is er na het zesde lesuur speeltijd. Hier is bewaking nodig.
MID1: Op maandag, dinsdag, donderdag, en vrijdag zijn er 2 middagpauzemomenten waar bewaking nodig is.
MID2: Op maandag, dinsdag, donderdag, en vrijdag zijn er 2 middagpauzemomenten waar bewaking nodig is.
OVERZET: Op het einde van elke dag verlaten de studenten de school en is er weer begeleiding nodig bij het overzetten aan de schoolpoort.

In dit voorbeeld tonen we hoe dat voor maandag en woensdag gebeurd is.

Merk op dat we de uren die buiten de normale lesuren vallen ook aangeduid hebben als “Buiten rooster”. Dit is van belang voor de rapporten.

Meer informatie over het opzetten van een roosterweek en het toevoegen van extra uurstroken kan men vinden op de pagina “Definiëren van de roosterweek“.

Het resultaat van de roosterweek ziet er dan uit als volgt. We hebben de extra toegevoegde uurstroken rood omkaderd.

Merk op dat we in STAP2 exact dezelfde uurstroken zullen toevoegen in het bestand dat de normale lesopdrachten bevat. Zie verder.

Opdrachten aanmaken voor de extra taken

Voor volgende extra taken hebben we telkens één leerkracht nodig:

4 keer MID1 (middagpauze eerste moment)
4 keer MID2 (middagpauze tweede moment)
5 keer OVERZET (na de lessen, eind van de dag)
5 keer SP0 (voor de lessen beginnen, begin van de dag)
5 keer SP1 (speeltijd in de voormiddag)
4 keer SP2 (speeltijd in de namiddag)

Dat maakt samen 27 uur.

We maken volgende vakken aan om die taken voor te stellen. We koppelen ook aan elk van de vakken de uurlijsten die aangeven op welke momenten deze vakken mogen vallen. Merk op dat dit perfect overeenkomt met de definities die we aan de uurstroken gegeven hebben in de roosterweek. Het gebruik van deze vakken is niet verplicht, men zou het ook zonder vakken kunnen doen maar het is handig.

Omdat we niet willen dat bepaalde taken dubbel gepland worden, bijvoorbeeld twee keer MID1 op hetzelfde moment, moeten we een manier hebben om dat uit te sluiten. In dit voorbeeld lossen we dat op door aan elke taak een resource te koppelen. Dat kan eender welke type resource zijn maar hier is gekozen om er fictieve lokalen voor te gebruiken. Het hadden ook variatypes kunnen zijn. Indien er geen enkele taak, over alle taken heen, ooit zou kunnen samenvallen met een andere taak dan zou men met één resource voldoende hebben. Hier hebben we er toch, voor de duidelijkheid, voor gekozen om voor elk type taak een apart fictief lokaal aan te maken.

Voor de uitvoering van de taken moet men nog beslissen welke leerkrachten ervoor in aanmerking komen. In principe zou men per taak een aantal leerkrachten kunnen voorzien maar in dit voorbeeld is elke taak invulbaar door elke leerkracht. Dus, elke taak mag uit dezelfde pool aan leerkrachten kiezen. Om dit te doen maken we in het tabblad “[Groepen] | [Leerkrachten]” een groep “KEUZE_LKR” aan waarin we alle leerkrachten zetten waaruit gekozen kan worden.

In het “Opdrachten | Opdrachten” tabblad maken we de 27 opdrachten aan met de juiste vaknamen en fictieve lokalen. In elke opdracht hebben we hier dezelfde keuzelijst voor de leerkrachten vermeld. Merk op dat we ook het vlagje “Rand Spring UL” aangevinkt hebben.

Spreidingsregels gebruiken om billijke verdeling tussen leerkrachten af te dwingen

In het tabblad “Extra spreidingen | Waardespreidingen” kunnen we spreidingsregels definiëren om ervoor te zorgen dat de verdeling van de taken billijk gebeurt. Het is aan de school om dergelijke regels af te spreken.

De regels die in dit voorbeeld afgedwongen worden zijn de volgende:

ID 1 tot/met 6: elke leerkracht mag maximaal 1 keer dezelfde taak uitvoeren over gans de week. Merk op dat er hier uurlijsten gebruikt worden die specifiek zijn voor elke taak. Strikt gezien was dat niet nodig. Men had evengoed als uurlijst gans de week kunnen opgeven.
ID 9 tot/met 12: om de leerkrachten in staat te stellen, zelf een middagpauze te kunnen nemen, moeten we op elke dag eisen dat ze maximum 1 keer middagpauzebewaking doen.
ID 7: elke leerkracht moet over de ganse week maximaal 2 keer een extra taak uitvoeren. Hierbij laten we de middagpauze ook dubbel tellen omdat de middagpauze voor de leerkrachten zelf een ideaal moment is om wat anders te doen. Merk op dat hier ook weer een speciale uurlijst gebruikt werd maar dat had evengoed de ganse week kunnen zijn.
ID 8: elke leerkracht mag maximaal 1 keer per dag een extra taak uitvoeren.

Roosterbaarheid extra taken in isolatie

Om te zien of de opdrachten voor de extra taken, met hun beperkingen, roosterbaar zijn buiten de context van het reeds geplande lessenrooster kunnen we deze opdrachten bij wijze van test eens plannen met de standaard rooster en MBE opties. Op deze manier testen we de roosterbaarheid van de extra taken in isolatie.

Er zijn verschillende manieren om naar het resultaat te kijken. We tonen er hier enkele in de Visualizers. Om niet teveel resources in beeld te krijgen op het “Planbord” is het steeds handig om “Uitgebreid zoeken” te gebruiken met de filter op alle vakken die bij extra taken betrokken zijn: SP0, SP1, …, OVERZET.

Planbord: Lokalen vs Uur

Hier zien we in één oogopslag dat alle taken ingevuld werden. We zien niet de dagen waarop ze plaatsvinden maar wel de uren.

Planbord: Lokalen vs Roosterpunten

In deze view zien we ook de juiste dagen waar de taken uitgevoerd worden. Deze view geeft meer detail, minder overzicht dan de vorige view.

Roosters: Lokalen

Bekijken we de lokalen individueel in de roosters dan krijgen we dit beeld. Hier werden maar 2 lokalen getoond. We zien dat DIEA al minstens één overzet doet en een toezicht op SP2.

Planbord: Leerkrachten vs Uur

Hier zien we de leerkrachten en het uur van de dag waarop ze extra taken uitvoeren, los van de dag waarop. Op dit beeld zie je duidelijk dat volgende beperkingen worden gerespecteerd:

nooit meer dan één keer dezelfde soort taak.
maximaal 2 taken per week.
indien MID1 of MID2, dan geen andere taken meer.

Roosters: Leerkrachten

Per leerkracht kan men de extra taken in het rooster bekijken. Hier zien we de 2 leerkrachten die we ook in het lesrooster bekeken hebben. Omdat we hier bij het plannen in isolatie géén rekening kunnen houden met de normale lessen vallen de extra taken hier ook op compleet verkeerde plaatsen. Dat wordt in volgende stappen rechtgezet.

Planbord: Lokalen vs Leerkrachten

In deze view kan men snel zien welke taken door welke leerkrachten vervuld worden.

Voorbereiding opdrachten voor extra taken klaar

Het bestand “Voorbereiding extra taken.zttxml” is nu klaar om samen te voegen met het lessenrooster. Zaken waar we zeker op moeten letten voor de samensmelting gebeurt:

Roosterweekstructuur moet exact gelijk zijn.
Resources en vakken die in zowel de extra taken als het normale lessenrooster gebruikt worden, moeten exact dezelfde acroniemen hebben.
Groepen die op beide plaatsen gebruikt worden moeten dezelfde definities hebben.
Uurlijsten die op beide plaatsen gebruikt worden moeten dezelfde definities hebben.
De extra opdrachten worden best gemarkeerd als NIET geplaatst (alles selecteren, rechtermuisklik “Verwijder > Uit Planning”). De plaatsing moet toch opnieuw gebeuren in de context van de geplaatste lesopdrachten.

Dus, als men resources, uurlijsten, vakken, lokalen, groepen, etc. specifiek wenst aan te maken voor de extra taken, dan moet men zich ervan vergewissen dat ze een uniek acroniem hebben zodat er geen verwarring kan ontstaan.

Als we dit bestand vervolgens gaan samensmelten met het normale lessenroosterbestand, dan komen de extra opdrachten, extra spreidingen, extra resources, uurlijsten, groepen, vakken, etc tevoorschijn in het samengesmolten bestand. Op dat moment kunnen we de extra taken echt inplannen binnen de beperkingen die het reguliere lessenrooster oplegt.

Dit bestand is niet voor eenmalig gebruik. We kunnen dit elke keer opnieuw gebruiken om samen te smelten met het opgelost rooster. Meestal verschillen de extra taken niet veel van jaar tot jaar. Wat men eventueel wel up-to-date moet brengen zijn de leerkrachten waaruit gekozen mag/kan worden.

STAP 2: Opgelost rooster uitbreiden met extra uurstroken

We nemen een kopie van “STAP1 – Oplossing rooster.zttxml” en bewaren het als “STAP2 – Oplossing rooster met extra uurstroken.zttxml“. Dit bestand openen we en passen de roosterweek aan met extra uurstroken op exact dezelfde manier als we gedaan hebben in het bestand waarin de extra taken voorbereid werden (“Voorbereiding extra taken.zttxml”). Ook gaan we alle lesopdrachten en wensen vastzetten door het vlagje “Vast” aan te vinken.

Bekijken we het resultaat in het STAP2 bestand voor de 2 leerkrachten die we eerder bekeken in het STAP1 bestand, dan zien we dat alles vastgezet is, dat de lesopdrachten, extra taken binnen de lesuren, en de wensen op de reguliere uren staan en dat er lege uurstroken te zien zijn waar voorlopig nog niets op gepland werd. Het is pas als we dit bestand gaan samenvoegen met de extra opdrachten dat deze uurstroken mogelijk bezet gaan worden.

STAP 3: Opgelost rooster samenvoegen met bestand met de extra taken

We hebben nu 2 bestanden die we moeten samenvoegen tot één nieuw bestand “STAP3 – Oplossing rooster met extra taken.zttxml“. De 2 bestanden om samen te voegen zijn:

“STAP2 – Oplossing rooster met extra uurstroken.zttxml”
“Voorbereiding extra taken.zttxml”

We doen dit door eerst het bestand “STAP2 – Oplossing rooster met extra uurstroken.zttxml” te openen en dan samen te voegen met het andere bestand.

Na openen STAP 2 drukt men op de knop “Start | Samenvoegen”. Druk op “Ja”.

Men ziet een dialoogbox waarin men het bestand kan kiezen met de voorbereide extra taken. Men kiest “Voorbereiding toezichten.zttxml”.

Mondriaan voegt de bestanden samen en vraagt om het resulterende bestand te bewaren.

Het bestand slaat men op als “STAP3 – Oplossing rooster met extra taken.zttxml”.

Dit is nu het bestand dat geroosterd moet worden. Alle lesopdrachten, wensen, etc staan vast, het enige wat nog bijgeroosterd moet worden zijn de extra taken.

Roosteren van de extra taken in het STAP 3 bestand

Zoals uitgelegd in “Oplossing – techniek 2” gebruiken we volgende opties voor het bijroosteren van extra taken via techniek 2.

Voor het plannen zien we in het opdrachten tabblad dat er 2 types opdrachten staan:

Opdrachten die komen uit STAP 2, allemaal 100% geroosterd zijn, “vast” staan, en “Rand Spring UL” uitgevinkt hebben.
Opdrachten die komen uit de voorbereiding van de extra opdrachten, die allemaal 0% geroosterd zijn, en “Rand Spring UL” aangevinkt hebben.

We drukken vervolgens op de knop “Plan” en bekijken het resultaat weer in de roosters van de 2 leerkrachten AERR en DIEA:

AERR heeft een overzet op vrijdag na het laatste lesuur. Merk op dat zijn overzet mooi aansluit op zijn lesopdrachten.
DIEA heeft een middagpauzetoezicht op maandag, heeft zelf ook nog tijd om te gaan eten, en zijn toezicht sluit ook mooi aan bij zijn lesopdrachten.

Bekijken we nog enkele views uit de visualizers om het uiteindelijke resultaat te kunnen beoordelen. Om niet teveel resources in beeld te krijgen op het “Planbord” is het steeds handig om “Uitgebreid zoeken” te gebruiken met de filter op alle vakken die bij extra taken betrokken zijn: SP0, SP1, …, OVERZET.

Planbord: Lokalen vs Roosterpunten

In deze view zien we de juiste dagen/uren waar de taken uitgevoerd worden.

Planbord: Leerkrachten vs Uur

Hier zien we de leerkrachten en op welk uur van de dag ze extra taken uitvoeren, los van de dag waarop. Op dit beeld zie je duidelijk dat volgende beperkingen gerespecteerd worden:

nooit meer dan een keer dezelfde soort taak.
maximaal 2 taken per week.
indien MID1 of MID2 dan geen andere taken meer.

Planbord: Lokalen vs Leerkrachten

In deze view ziet men welke taken door welke leerkrachten vervuld worden.

Roosterrapporten tonen met en zonder de extra taken

Alle details over het maken van roosterrapporten kan men vinden op de pagina “Roosterrapporten“. Hier bekijken we even hoe we roosterrapporten met en zonder de extra taken kunnen maken voor de betrokken leerkrachten.

In het tabblad “Elementen | Leerkrachten” selecteert men één of meerdere leerkrachten en kiest via de rechtermuisklik “Toon roosterrapport”.

Kiest men in de opties voor “Roosters” gewoon “Rooster” dan ziet men enkel die taken die binnen het rooster vallen.

Dit resulteert in het gewone lesrooster:

Men kan ook voor “Beide” kiezen en dan ziet men zowel de uren binnen de normale lestijden als de uren er buiten:

Dat resulteert dan in volgend uitgebreid rooster.

Merk op dat de nummering van de uren schijnbaar niet klopt in de linkerkolom. De reden hiervoor is dat een uur buiten het rooster hier enkel als écht buiten het rooster bekeken wordt als dat voor elke dan van de week geldt. Dus, wil men de nummering links ook sluitend hebben dan moet men in de roosterweekdefinitie ook voor woensdag, na de overzet, een extra uur buiten het rooster zetten.

Men kan er ook voor kiezen om enkel de extra taken te bekijken:

In het resultaat zien we nu enkel de 5 uurstroken met de extra taken die buiten het rooster vallen.

Merk op dat het de roosterdefinitie is waar we bepalen wat binnen en buiten het rooster valt.

Extra taken binnen het kader van de lesuren

Peter — Sun, 04 Feb 2018 15:01:52 +0000

Extra taken binnen het kader van de lesuren

Een van de planningsproblemen die een school moet oplossen is het plannen van “Vervangingsopdrachten”, ook gekend als “Permanenties”, “Wachtbeurten” of “TBS”.

Voorbeeld van een “Vervangingsprobleem” dat opgelost moet worden: voor elk uur dat in de school wordt lesgegeven, moeten minstens 2 leerkrachten op school aanwezig zijn zonder dat ze een taak hebben. Dit om in te kunnen springen indien een leerkracht plots afwezig is. De vraag is dan welke leerkrachten en wanneer elk van die leerkrachten standby moet zijn.

In het voorbeeld dat we hier zullen gebruiken gaat het om een school die een lesweek heeft van 32 uur en waarbij men op elk van deze lesuren 2 leerkrachten standby wenst te hebben. Er moeten dus 32 * 2 = 64 uur ingeregeld worden.

Er zijn technisch gezien 2 varianten waar we onderscheid in willen maken door ze ook elk op een aparte pagina te behandelen:

Extra taken binnen het kader van de lesuren: dit maakt het onderwerp uit van deze pagina en gaat over opdrachten die gepland worden op de normale roostermomenten waarop ook lesgegeven wordt. Heeft men een rooster van 5 dagen met telkens 8 roosterpunten waarop het normale rooster gepland wordt, dan worden ook de “vervangopdrachten” op dit rooster gepland. We noemen het hier vervangopdrachten maar op zich is dat maar een voorbeeld.
Extra taken buiten het kader van de lesuren: deze taken moeten gepland worden op momenten die niet binnen het normale rooster vallen. Heeft men een rooster van 5 dagen van telkens 8 roosterpunten waarop het normale rooster gepland wordt, dan worden de “extra” opdrachten niet op deze punten gepland. In dit geval wordt eerst het rooster uitgebreid door uurstroken toe te voegen en het is op die extra roosterpunten dat de “extra” opdrachten gepland moeten worden. Dit zullen typisch opdrachten zijn zoals permanentie op de speelplaats, de kantine, de schoolpoort, etc. Zie pagina “Extra taken buiten het kader van de lesuren“.

In beide gevallen worden gelijkaardige technieken gebruikt. Echter, in het tweede geval komt er de complexiteit van de roosteruitbreiding bij. Vandaar dat we dat aspect op een tweede pagina zullen behandelen.

Inhoud

Algemeen te volgen strategie
Technieken om startuurlijsten op Rand en Springuren door Mondriaan te laten bepalen
Uitgewerkt voorbeeld – Permanenties

Algemeen te volgen strategie

Een goede strategie om vervangingen te plannen is de volgende:

Men zorgt eerst voor een rooster dat didactisch in orde is en dat eventueel geoptimaliseerd is voor de leerkrachten. In dergelijk rooster hebben leerkrachten vrije halve/hele dagen en zullen er ook nog springuren zijn, of vrije momenten voor en na de lessen waarvoor ze al ingepland zijn.
Men beslist hoeveel vervangingsuren er in totaal gepland moeten worden. In een lesrooster van 32 lesuren willen we bijvoorbeeld 64 uur vervangingen inplannen. Zo hebben we voor elk van de 32 uren 2 leerkrachten in standby staan voor vervangingen.
Men beslist welke leerkrachten in aanmerking komen om in te plannen voor vervangingen. Wie er in aanmerking komt kan afhangen van andere geplande taken buiten de lesuren zoals toezicht houden in de kantine, de speelplaats, of overzetten regelen aan de schoolpoort, etc.
Men maakt de vervangopdrachten aan voor alle leerkrachten die in aanmerking komen. Men beslist voor elke leerkracht hoeveel van dergelijke vervanguren hij moet opnemen.
Dan vraagt men aan Mondriaan om voor elk van deze vervangopdrachten een startuurlijst te bepalen. Deze startuurlijsten worden bepaald zodat typisch de springuren en andere vrije uren voor en na de lessen worden gebruikt. Uren waar leerkrachten eerder vrijgeroosterd werden mogen niet gebruikt worden.
Vervolgens roostert men de vervangopdrachten in het bestaande rooster, liefst zonder nog iets aan het bestaande rooster te wijzigen.

Van zodra alle taken binnen het kader van de normale lessen geroosterd zijn kan men eventueel overgaan tot de laatste stap. Dat is het roosteren van taken buiten de normale lesuren beschreven op pagina “Extra taken buiten het kader van de normale lesuren“.

Tip: Telkens men stappen neemt zoals:

Starten met optimalisatie van leerkrachtroosters
Starten met plannen van extra taken binnen het kader van de normale lesuren
Starten met plannen van extra taken buiten het kader van de normale lesuren

is het verstandig om een kopie van het Mondriaan bestand te bewaren met een betekenisvolle naam. Op die manier kan men steeds teruggrijpen naar die vorige situatie. Dit kan nuttig zijn indien er iets misgaat maar ook in normale omstandigheden. Wenst men bijvoorbeeld een grondige aanpassing te doen aan het didactisch rooster kan men steeds naar die versie teruggrijpen waar nog geen optimalisaties gebeurd zijn om vervolgens, na de didactische aanpassingen, weer hetzelfde traject te volgen van optimaliseren en toevoegen van extra taken.

Technieken om startuurlijsten op Rand en Springuren door Mondriaan te laten bepalen

Speciaal aan de extra taken binnen en buiten de de normale lesuren, is dat men ze voor de betrokken leerkracht(en) graag aansluitend plant aan hun bestaande lesopdrachten. Het heeft geen zin om voor een leerkracht een vervangopdracht te plannen op bijvoorbeeld een vrije halve of hele dag. Liefst plant men dergelijk taken op momenten waar de leerkracht(en) een springuur hebben of op de randuren van hun rooster. Stel dat een leerkracht normaal les begint te geven om 9h30 maar dat de schooldag begint om 8h30, dan is het perfect om voor deze leerkracht een vervangopdracht te plannen tussen 8h30 en 9h30. Dat noemen we een randuur. Vrije uren tussen bestaande lesopdrachten noemen we springuren. Mondriaan laat toe om te roosteren op een lijst van leerkracht specifiek springuren of een lijst van specifieke spring- en randuren. Alleen op springuren roosteren zal vaak niet voldoende zijn om alles geplaatst te krijgen maar dit kan in eerste instantie wel gebruikt worden om leerkrachten met voor springuren eerst te roosteren. Algemeen verstaan we onder het bepalen van rand- en springuren als startuurlijst het volgende:

Bij de bepaling van deze starturen gaan we uit van ofwel alle reeds geplaatste lesopdrachten ofwel enkel van de als “vast” gemarkeerde en geplaatste lesopdrachten. Deze keuze hangt af van welke techniek we gaan gebruiken. In volgende puntjes spreken we voor beide gevallen van “lesuren”.
Een randuur is een uur dat voor de leerkracht ofwel vlak voor zijn eerste lesuur, ofwel vlak na zijn laatste lesuur valt.
Een springuur is een uur dat tussen 2 lesuren valt voor de leerkracht. Er kunnen meerdere springuren tussen 2 lesuren vallen.
Een randuur dat op een vrije halve dag valt zal niet weerhouden worden. Een vrije halve dag is ofwel toevallig vrij geroosterd of vrij geroosterd via een optimalisatieopdracht die al dan niet in het rooster staat.
Standaardbepaling van randuren: Indien de dag uit een even aantal roosterpunten bestaat (bv 8) dan wordt onder een halve dagen de eerste 4 en laatste 4 verstaan. Indien de dag uit een oneven aantal roosterpunten bestaat (bv 9) dan wordt onder halve dagen de eerste 5 en de laatste 5 verstaan (het 5de uur van de dag wordt dan aanzien als behorende tot beide halve dagen). In het tabblad “Uren/Week | Roosterweek | Roosterweekdefinitie aanpassen” kan men afwijken van deze standaardbepaling van de randuren door de RU (Randuur) vlagjes anders te zetten.

Er bestaan 3 technieken om startuurlijsten met rand- en springuren automatisch door Mondriaan te laten maken. Onafhankelijk van de techniek moet men wel eerst aan Mondriaan laten weten voor welke opdrachten dit moet gebeuren. Hiervoor is er in het “Opdrachten” tabblad het vlagje “Rand Spring UL” voorzien. Deze kolom is niet standaard zichtbaar maar kan men via de veldkiezer op het tabblad zetten.

Alle opdrachten die dit vlagje aangevinkt hebben zijn voor Mondriaan gemarkeerd als opdrachten waarvoor de startuurlijsten volgens de rand- en springuren moeten bepaald worden. Deze markering geldt voor de 3 technieken voor het aanmaken van startuurlijsten.

De 3 technieken die bestaan kunnen we als volgt omschrijven:

Men bepaalt zelf wanneer ALLE gemarkeerde opdrachtuurlijsten aangemaakt worden en voor de bepaling wordt er rond alle geplaatste lesopdrachten gewerkt.
De gebruiker drukt hiervoor zelf op een van volgende knoppen
- Tools | Update rand- springuurlijsten | Spring: enkel de springuren komen in de uurlijsten.
- Tools | Update rand- springuurlijsten | Rand en spring: zowel de spring- als randuren komen in de uurlijsten.
Men kan hetzelfde doen maar dan voor individueel geselecteerde opdrachten waarvoor “Rand Spring UL” aangevinkt is via een rechtermuisklikactie in het opdrachtentabblad:
- Update rand- springuurlijsten > Enkel springuren: enkel de springuren komen in de uurlijsten van de geselecteerde opdrachten.
- Update rand- springuurlijsten > Rand- en springuren: enkel de springuren komen in de uurlijsten van de geselecteerde opdrachten.
Men geeft aan dat de uurlijsten telkens aangepast moeten worden als de MBE start met plannen en er wordt enkel rond alle vaste geplaatste lesopdrachten gewerkt. De gebruiker moet hiervoor de roosteroptie “Opties | Roosteren | Update RandEnSpringUurlijsten (op basis van vaste uren) bij plannen” aanvinken. Hier gaat het steeds om het updaten van de uurlijsten met zowel rand- als springuren.

Aandachtspunten

Wat met Wensopdrachten leerkrachten?

De enige opdrachten die kunnen bepalen waar startmomenten liggen zijn de lesuren. Er wordt NIET rond wensen gewerkt, enkel rond lesuren. Het enige effect van geplaatste wensen in het rooster is dat sommige van de eerder bepaalde startmomenten geschrapt kunnen worden. In de eerste techniek (knop) gaat het gewoon om geplaatste wensen; in de tweede techniek (optie) gaat het om vaste gemarkeerde geplaatste wensen. In beide gevallen is het enige effect het schrappen van een aantal startmomenten. Wensen worden dus zeker niet aanzien als lesuren.

Wat met Optimalisatieopdrachten voor leerkrachten?

Optimalisatieopdrachten hebben geen enkel effect op de bepaling van de startuurlijsten.

Wat met vervangopdrachten met blokgrootte > 1?

Het is inderdaad ook mogelijk om een blokgrootte groter dan 1 te gebruiken voor deze opdrachten. De startuurlijsten worden dan op een gelijkaardige manier bepaald zodat nog steeds rand en springuren gebruikt worden. Dit is zo voor de 3 technieken.

Wat met overbruguurlijsten?

Overbruguurlijsten kunnen ook toegevoegd worden aan deze opdrachten. Er is echter een groot verschil tussen beide technieken:

Techniek 1 of 2: Via de knop “Spring” of “Rand en Spring” in Tools wordt steeds de volledige uurlijst vervangen van alle opdrachten of via rechtermuisklikacties op geselecteerde opdrachten. Omdat overbruguurlijsten integraal deel uitmaken van de uurlijsten zullen ze ook hier verdwijnen.
Techniek 3: Via de optie “Update RandEnSpringUurlijsten (op basis van vaste uren) bij plannen” worden de bestaande uurlijsten gerespecteerd wat wil zeggen dat de overbruguurlijsten ook behouden blijven. De uurlijsten worden enkel verder beperkt zoals verder besproken zal worden.

Update rand- en springuurlijsten

In volgend voorbeeld zien we in het eerste plaatje een lijst van opdrachten waarvoor we het vlagje “Rand Spring UL” aangevinkt hebben. Dit zijn opdrachten om permanenties te plannen voor leerkrachten. De startuurlijsten zijn momenteel leeg wat betekent dat er geen expliciete beperkingen zijn.

Drukt men op de knop “Rand en spring“, dan ziet men in de kolom “Startuurlijsten” dat elk van de gemarkeerde opdrachten een startuurlijst krijgt, bepaald volgens de eerder beschreven regels. Ook in “Mogelijkheden” ziet men de mogelijke momenten waar de permanenties kunnen vallen per leerkracht. Merk op dat telkens men op deze knop drukt, alle startuurlijsten volledig overschreven worden door de nieuw bepaalde. Als de gebruiker er aanpassingen in had gemaakt, zullen deze aanpassingen verdwijnen. Merk op dat voor opdrachten die verschillende deelopdrachten hebben de uurlijsten niet hier maar in het subtabblad “Deelopdrachten” zichtbaar zullen zijn.

We bekijken in detail het rooster van de eerste leerkracht “BOGN” met daarnaast de uurlijst die automatisch gegenereerd werd om vervangingen te plannen. De groene blokjes liggen perfect op de rand- en springuren van deze leerkracht. Merk ook op dat de halve vrije dagen gerespecteerd blijven (vrijdag voormiddag in dit voorbeeld).

(Voor dit voorbeeld namen we een erg slecht uitziend rooster waar geen optimalisatie op toegepast werd. Als voorbeeld is dat goed omdat er veel rand- en springuren zijn.)

Roosteren met deze startuurlijsten

Omdat deze uurlijsten gewoon bepaald worden op basis van hoe de lesopdrachten nu in het rooster staan, hebben die uurlijsten ook enkel zin als die lesopdrachten effectief op hun plaats blijven staan bij het bijroosteren van deze vervangopdrachten. Van zodra de lesopdrachten op andere roosterpunten staan, of van zodra leerkrachten in lesopdrachten vervangen worden door andere, hebben de startuurlijsten geen betekenis meer.

Men kan hier op 2 manieren mee omgaan:

Ofwel zet men alle geplaatste opdrachten zelf vast op de plaats waar ze staan. Dan kan men op eender welke manier de vervangopdrachten bijroosteren.
Ofwel werkt men men de juiste MBE opties om ervoor te zorgen dat de reeds geplaatste opdrachten vast blijven staan tijdens het bijroosteren van de vervangopdrachten.

in “Opties | Engine” kan men bijvoorbeeld deze optie kiezen voor de planning:

De keuze is aan de gebruiker om hier de voor hem handigste manier te kiezen.

Update RandEnSpringUurlijsten (op basis van vaste uren) bij plannen

De tweede techniek gaat niet uit van een actie van de gebruiker om de startuurlijsten te bepalen maar wel van een optie. Indien men de hier aangeduide optie aanvinkt, dan zal Mondriaan op het moment dat de planning start, de startuurlijsten voor de vervangopdrachten bepalen (opnieuw de opdrachten met het vlagje “Rand Spring UL” aangevinkt).

De manier waarop Mondriaan de startuurlijsten bepaalt, verschilt van de eerste techniek op deze punten:

Men ziet het resultaat van de berekende startuurlijsten niet in Mondriaan bij de opdrachten staan.
De berekeningen gebeuren op basis van lesuren die vast staan.
De uurlijsten die in de vervangopdrachten staan worden als vertrekbasis gebruikt. Mondriaan gaat enkel uren toelaten die ook volgens de bestaande uurlijsten toegelaten zijn. De startuurlijsten die de MBE krijgt voor de vervangopdrachten zijn dus de in Mondriaan gedefinieerde uurlijsten die verder beperkt worden door de automatische bepaling van de mogelijke startuurlijsten.
In dit geval zijn het ook steeds rand- en springuren en niet enkel springuren.

Roosteren met deze startuurlijsten

Omdat de uurlijsten telkens opnieuw bepaald (beperkt) worden als de MBE start, en we weten dat het de “vaste” opdrachten zijn die bepalend zijn, is het niet nodig om met speciale engine opties te werken. Men moet er uiteraard dan wel voor zorgen dat de lesopdrachten “vast” staan.

Uitgewerkt voorbeeld – Permanenties

Probleemstelling

We hebben een school met een klassiek rooster van 32 uur les per week. Voor elk uur wensen we 2 permanenties in te plannen. Op elk moment moeten er dus 2 leerkrachten aanwezig zijn in de school om in te springen mocht dat nodig zijn. We willen deze permanenties inplannen op de rand- en springuren van de leerkrachten. We moeten dus 32 x 2 = 64 uur permanentie inplannen.

Eerst moeten we beslissen welke leerkrachten, en voor hoeveel uur, in aanmerking komen op basis van hun taakbelasting. In totaal hebben we 64 permanenties nodig, verdeeld over het geselecteerde korps. Sommige van deze leerkrachten doen 1 uur, andere 2 of uitzonderlijk 3.

Oplossing – techniek 1/2

Voor elke leerkracht die in aanmerking komt maakt men een opdracht aan. Het vlagje “Rand Spring UL” wordt aangevinkt. Het aantal blokken en blokgrootte wordt ingevuld. Een startuurlijst geven we niet in.

Omdat er op elk lesuur maximaal 2 permanenties mogen doorgaan, moeten we een manier bedenken om er ook maar 2 toe te laten. Een eenvoudige manier om dat te doen is om 2 dummy resources te gebruiken die elk 32 uur per week bezet kunnen worden. We gebruiken hiervoor 2 varia types P1 en P2 en we zetten die in elke opdracht in een OF-constructie. Elke opdracht kan dus individueel kiezen tussen P1 of P2.

Onderaan in de balk zien we dat de som van het aantal uur 64 is. Om dat te kunnen zien hebben we via uitgebreide selectie op “permanentie” geselecteerd. Dat is de naam van het vak dat we voor deze opdrachten gebruikt hebben.

Merk op dat we ook “Ontdubbelen” aangevinkt hebben. Indien een leerkracht 2 permanenties moet doen maakt het uiteraard niet uit dat voor elk uur hetzelfde variatype gebruikt wordt. Die eis zou het de MBE alleen maar lastiger maken om tot een oplossing te komen.

Alle gewone lesopdrachten zijn geplaatst in het rooster en eventueel is er een optimalisatie gebeurd.

We gaan eerst via de eerste techniek werken en de startuurlijsten aanmaken via de knop. In dit geval meteen rand- en springuren:

Resultaat in Startuurlijsten:

We kiezen de juiste MBE opties zodat de lesopdrachten op hun plaatst blijven staan:

Zorg er ook voor dat “Varia meeroosteren” ook aangevinkt is bij “Opties | Roosteren”.

Vervolgens drukken we op “Plan” om de permanenties bij te roosteren.

Na het plannen zien we dat voor elke permanentie een variatype gekozen werd en een uur in het rooster. Om de permanenties te bekijken, tonen we in de visualizer de roosters van de varia types P1 en P2:

Bekijken we het rooster van een leerkracht die bijvoorbeeld 3 uur permanentie heeft. Zoals bedoeld, liggen de 3 uur perfect binnen de rand en springuren.

Oplossing – techniek 3

Omdat we met de optie werken i.p.v. met de knop worden de startuurlijsten nu bepaald rond de vastgezette lesopdrachten. In de veronderstelling dat alle lesopdrachten geplaatst zijn en eventueel de leerkrachtroosters geoptimaliseerd, zetten we nu alles vast wat geplaatst is.

We selecteren alle lesopdrachten die geplaatst zijn en via rechtermuisklik zetten we alles vast.

Na deze actie staat kolom “Vast” aangevinkt en kunnen de opdrachten niet meer verplaatst worden door de MBE.

De vervangopdrachten worden op dezelfde manier aangemaakt als bij techniek 1.

We zetten de juiste opties voor het genereren van de startuurlijsten en het plannen.

Engine: standaardopties. De “vaste” opdrachten worden toch niet meer geraakt. We roosteren hierdoor alle andere opdrachten zonder rekening te houden met hun eerdere toestand. In dit geval zullen het enkel de vervangopdrachten zijn die dan bijgeroosterd gaan worden.

Volgende optie is noodzakelijk om voor de startuurlijsten te zorgen.

Drukken we vervolgens op “Plan” dan worden de vervangopdrachten bijgeroosterd. We zien dat startuurlijsten leeg gebleven is. Toch zijn de vervangopdrachten geplaatst op de rand en springuren.

Bekijken we de roosters van P1 en P2 dan zien we opnieuw de volldige plaatsing van de 64 uur:

Het rooster van COVT met 3 permanenties. Ook deze keer vallen de uren perfect binnen de rand en springuren. Men ziet hier ook duidelijk dat alle lesopdrachten vastgezet zijn.

Oudercontacten

Peter — Sun, 04 Feb 2018 14:56:40 +0000

Oudercontacten

Oudercontacten regelen houdt in dat er een planning gemaakt wordt waarin elk gewenst contactmoment wordt gepland tussen de leerkracht (titularis of vakleerkracht) en de ouders. De contactmomenten worden meestal gepland op minimale tijdslots van bijvoorbeeld 10 minuten. Meestal worden de oudercontacten op één dag en/of avond voorzien in de school. Mondriaan is perfect geschikt voor het maken van een volledige oudercontactplanning van zodra alle desiderata gekend zijn. Mondriaan biedt geen ondersteuning voor het effectief maken van de afspraken. De school regelt dit zelf via haar digitaal platform of manueel. Mondriaan wordt pas gebruikt van zodra alle gegevens verzameld zijn.

Mondriaan biedt voor Oudercontacten het volgende:

Import mogelijkheid van alle gegevens die nodig zijn om een oudercontact te plannen. Hierbij kan vertrokken worden van een blanco Mondriaan waarin alle gegevens geladen worden. Die gegevens moeten door de school in een door time-tech gedefinieerde MS Excel workbook voorbereid en nadien ingeladen worden.
Import mogelijkheid om incrementeel meer gegevens over de oudercontacten te laden.
Ook zonder import van data kan men oudercontacten plannen met Mondriaan. Men geeft dan gewoon alle data manueel in. De importmogelijkheid is echter wel een grote troef.
Het effectief plannen van de oudercontacten.
Het optimaliseren van de roosters voor de ouders indien ze verschillende contactmomenten hebben.
Het optimaliseren van de roosters voor de leerkrachten indien nodig. Meestal zijn de leerkrachten ter beschikking van de school tijdens de volledige duur van het oudercontact.
Rapporteringsmogelijkheden.

Inhoud

Activeren van Oudercontacten
- Menubalk
- Leerlingen
- Ouders
- Klassen
- Opdrachten
De aspecten van een Oudercontact planning
Plannen van Oudercontacten
Optimalisaties met Oudercontact (OC) vensters
Plannen van Oudercontacten met Oudercontact vensters
Rapporten voor Oudercontacten
Laden en Updaten van Oudercontact data via MS Excel

Activeren van Oudercontacten

In het optietabblad onder “Opties | Andere | Geavanceerd” vindt men de checkbox “Oudercontact”. Van zodra die aangevinkt is zullen er over verschillende plaatsen in Mondriaan uitbreidingen te zien zijn die nuttig zijn voor Oudercontacten. Als “Oudercontact” aangevinkt is zal men zien dat automatisch ook “Varia” aangevinkt wordt en dat men dit niet kan uitschakelen. Varia worden ook gebruikt voor oudercontacten waarover later meer.

Men kan het manueel aanvinken, maar dit gebeurt ook automatisch als men gebruik maakt van de importmodule om de gegevens van de te plannen oudercontacten op te laden.

We bespreken eerst de uitbreidingen die ten gevolge van Oudercontacten in Mondriaan verschijnen.

Menubalk

Er verschijnt een extra menu “Tools | Oudercontact”.

Volgende acties zijn mogelijk via dit menu:

Update oudercontactvensters: optimalisatie van de roosters voor de ouders en/of leerkrachten gebeurt via vensters. Deze vensters kunnen aangemaakt worden via deze actie. Dit wordt verder uitgelegd.
Update oudercontacten: via deze knop kan men bepaalde data voor oudercontacten bijladen via een oudercontact MS Excel werkboek. Dit dient dus niet om van een blanco Mondriaan te beginnen, maar wel indien men al data heeft en die verder wenst aan te vullen. Die verschillen worden ook verder uitgelegd.

Leerlingen

Er komt een extra tabblad “Elementen | Leerlingen” tevoorschijn. Dit tabblad bevat alle leerlingen die men ook kan zien onder “Elementen | Klassen | Leerlingen”. In dit nieuwe tabblad heeft men een overzicht van alle leerlingen in de school. Men kan via dit tabblad geen leerlingen toevoegen. Het enige wat men extra kan doen, is een link tussen leerlingen leggen om aan te duiden dat ze familie van elkaar zijn. Deze info zal nuttig blijken voor het optimaliseren van de roosters voor de ouders.

Het principe voor het leggen van links tussen leerlingen werkt op dezelfde manier als bijvoorbeeld ZR-Links in het opdrachten tabblad. Men selecteert de leerlingen waartussen men een link wenst te leggen en via rechtermuisklik kan men ze dan linken:

Koppel link
Verwijder link

In feite is het leggen van een link een eenvoudige manier om aan Mondriaan duidelijk te maken dat ze bij elkaar horen en dat de oudercontacten van deze gelinkte leerlingen best niet te ver uit elkaar liggen. In plaats van met deze links te werken, kan men ook expliciet de ouders gaan linken aan de leerlingen en de ouders plannen. Er zijn dus verschillende mogelijkheden.

Ouders

Er komt een extra tabblad “Elementen | Ouders” tevoorschijn. Dit is een tabblad waarin men de ouders van leerlingen kan definiëren. Het is een nieuw soort element van het type “Varia”, maar voor de duidelijkheid wel ondergebracht in een apart tabblad.

Men kan nieuwe ouders aanmaken en de rechtermuisklikacties in dit tabblad komen volledig overeen met wat men ook in het tabblad “Elementen | Varia” kan vinden. Maakt men bijvoorbeeld een groep aan van een aantal ouders, dan wordt dat een varia groep die men kan terugvinden onder “Elementen | [Groepen] | [Varia]”.

Merk op dat we hier geen link leggen tussen leerlingen en ouders. Voor de planning hebben we dat niet nodig. Die link zal te vinden zijn in de opdrachten (contactmomenten).

Klassen

In het tabblad “Elementen | Klassen” is een extra kolom “Klastitularis” bijgekomen. Deze is louter informatief.

Opdrachten

In het tabblad “Opdrachten | Opdrachten” is er een extra kolom “Initiatief van” bijgekomen. Hier kan men voor de contactmomenten (dit zijn dus opdrachten) aangeven wie de initiatiefnemer is van het oudercontact. Dat kan de titularis zijn (in de meeste gevallen), ofwel een vakleerkracht die iets specifieks wenst te bespreken, ofwel de ouder zelf die een contactmoment met een leerkracht vraagt. Deze info is louter informatief en heeft ook geen invloed op de planning.

Verder ziet men in dit voorbeeld in de kolom “Varia” dat hier de acroniemen van de ouders opgenomen kunnen worden. In het voorbeeld werden de ouders P001 en P002 mee in een opdracht vermeld. De mogelijke elementen die in de kolom Varia kunnen gekozen worden zijn ofwel in “Elementen | Varia”, ofwel in “Elementen | Ouders” gedefinieerd.

De aspecten van een Oudercontact planning

Het rooster voor de oudercontacten

Een eerste belangrijk aspect is de beslissing over het aantal tijdslots de school in totaal wil voorzien voor de oudercontacten. De drukst bezette leerkrachten moeten ruimte genoeg hebben om iedereen te kunnen ontvangen, liefst met nog wat speling om het geheel planbaar te maken en de leerkrachten wat pauze te gunnen. Stel dat we in slots van 10 minuten werken en dat we beginnen met oudercontacten vanaf 13h en dat het duurt tot 21h. In elk uur hebben we 6 tijdslots (roosterpunten) van 10 minuten. Dat maakt dat we in totaal 8 x 6 = 48 tijdslots hebben om de planning te kunnen doen. Een leerkracht kan dus maximaal 48 contactmomenten hebben in dit geval. Wensen we dergelijk rooster te gebruiken dan kunnen we dat op deze manier definiëren in het tabblad “Uren/Week | Roosterweek”.

We maken een rooster waarbij we volgende kolommen en rijen definiëren:

Kolommen: deze stellen de gehele uren voor. Net zoals we in een lesrooster de dagen als kolommen definiëren doen we dat hier met de uren en die uren geven we een betekenisvolle naam. “13_00_u” is bijvoorbeeld de Acro/Naam die we aan de eerste kolom geven.
Rijen: deze stellen de tijdslots van 10 minuten voor. Net zoals we in een lesrooster de uren als kolommen definiëren doen we dat hier met de tijdslots en die geven we een betekenisvolle naam. Voor elk uur (bv “14_00_u”) definiëren we de tijdslots met Acro/Naam “14u”, “14u10”, …, “14u50”.

Het rooster waarop we de oudercontacten zullen plannen ziet er dan als volgt uit:

Meer informatie over het definiëren van de roosterweek (het rooster dus) kan men vinden op pagina “Definiëren van de Roosterweek“.

Indien nodig kan men naast de roosterweek ook nog uurlijsten definiëren. Vaak heeft men voldoende aan de standaard uren die gedefinieerd worden in de roosterweek. Voorbeelden:

15_00_u: als men dit gebruikt wordt hiermee de kolom 15_00_u bedoeld, dus alle roosterpunten uit die kolom.
15u30: als men dit gebruikt wordt hiermee een specifiek tijdslot bedoeld van 10 minuten.

Dus, met deze impliciete uurlijstdefinities kan men in principe alles doen. Heeft men toch nood aan extra uurlijsten dan kunnen die aangemaakt worden zoals in een klassiek lesrooster. Zie de pagina “Definiëren van Uurlijsten” voor meer informatie over het maken van uurlijsten.

De resources en vakken voorzien

Zoals voor elk rooster moeten we de nodige elementen voorzien om een rooster te maken. We tonen hier de verschillende tabbladen die nuttig zijn voor oudercontacten. Zoals aangegeven kan de gebruiker hier manueel alles invoeren, ofwel alles via Excel opladen. Dit wordt verder besproken.

Vakken: zijn handig indien ofwel een vakleerkracht of een ouder een contactmoment wenst. Voor de reguliere contacten tussen ouders en titularis is dit minder van belang. Een extra vak “TIT” kan bijvoorbeeld aangemaakt worden voor de contactmomenten met de titularis.

Leerkrachten: deze zijn zeker nodig omdat de leerkrachten geroosterd moeten worden.

Ouders: ouders kan men optioneel opvoeren maar het is meestal niet nodig. In normale gevallen roosteren we de leerling als resource die de ouders voorstelt. Er kunnen echter gevallen zijn waarbij dat niet voldoende is, omdat er verschillende ouders in het spel zijn die apart naar de oudercontacten wensen te komen. In dergelijke gevallen is het misschien niet voldoende om de leerling als resource te gebruiken om de ouders voor te stellen omdat men het onderscheid niet kan maken. Voorbeelden:

Men heeft 2 ouders die niet met elkaar praten en die elk apart een oudercontact met de titularis wensen. Er moeten dan 2 aparte contactmomenten zijn voor dezelfde leerling maar telkens met een andere ouder. Verder kunnen er nog verschillende contacten met vakleerkrachten zijn.
Men heeft 2 ouders die 3 verschillende kinderen op de school hebben. Voor een van de titulariscontacten komen ze samen, voor de 2 andere gaan ze apart.

Ook voor het individueel optimaliseren van de contactmomenten voor deze ouders is het zeer nuttig om ze als aparte resources op te voeren in dit Ouders tabblad.

In dit voorbeeld hebben we maar 2 ouders opgevoerd. P001 en P002. We hoeven hier niet te vermelden van wie ze de ouders zijn, maar indien gewenst kan men die informatie puur informatief in “Beschrijving” kwijt.

Indien men ouders expliciet invoert dan gaat men ze ook gebruiken in de opdrachten. In de opdrachten wordt de link gelegd tussen leerling en betrokken ouder(s). Als men expliciete ouders gebruikt, dan werkt men voor de betrokken leerling nooit met leerling-links om familierelaties aan te geven. Zie verder.

Klassen en Leerlingen: Leerlingen invoeren in Mondriaan is een bestaande functionaliteit die nuttig is voor oudercontacten. Men voert de klassen in en per klas kan men de leerlingen opgeven. Leerlingen worden aanzien als partitie-elementen van de speciale partitie “Leerlingen”. Omdat elk partitie-element van een klas apart gepland kan worden kunnen we leerlingen dus ook apart plannen.

Links tussen Leerlingen: nadat de leerlingen opgegeven werden kan men via dit tabblad de familiebanden aangeven tussen de leerlingen. Men geeft hiermee aan dat ze dezelfde ouders hebben. Deze informatie is nuttig om de ouders, die voor verschillende leerlingen oudercontacten hebben, een compact rooster te kunnen aanbieden.

Merk op dat leerlinglinks enkel nuttig zijn, en mogen ingevoerd worden, indien de betrokken ouders niet expliciet in het “Ouders” tabblad opgegeven werden en in de opdrachten gebruikt worden:

Ofwel werkt men met impliciete ouders en kan men wel leerling-links gebruiken. Dit wil ook zeggen dat men voor alle aan elkaar gelinkte leerlingen met impliciete ouders werkt. In geen van de opdrachten voor deze leerlingen staat dan een ouder vermeld. De leerlingen stellen de ouders voor, de links zorgen ervoor dat we weten welke contactopdrachten we dicht bij elkaar moeten zetten.
Ofwel werkt men met expliciete ouders en kan men géén leerling-links gebruiken. Dit wil zeggen dat elk oudercontact met een bepaalde ouder, de ouder zelf in de opdracht zal hebben staan. Op basis van de ouder weten we welke opdrachten we dicht bij elkaar moeten zetten.

De contact-opdrachten aanmaken

Hier worden de opdrachten ingevoerd die contactmomenten voorstellen.

Bij een oudercontact zijn volgende zaken van belang voor de ouders en leerkrachten:

De leerling of leerlingen (bv tweeling) waarover het gaat. Deze kan men als partitie-element in de kolom “Klassen” zetten van de opdracht.
De leerkracht(en) met wie de ouders contact hebben. Klassiek in de “Leerkrachten” kolom van de opdracht.
De Ouder(s) met wie het contact doorgaat. Dit is niet verplicht en eerder de uitzondering dan de regel. In normale omstandigheden is het plannen van de leerling voldoende. Enkel indien er verschillende ouders zijn die andere contactmomenten wensen, is het nodig om de ouders expliciet in te plannen. Deze worden vermeld in de kolom “Varia” van de opdracht.
Het vak waarvoor het oudercontact gaat. Indien het gewoon de titularis is heeft dit weinig belang. Enkel als het een contact is op initiatief van een vakleerkracht of ouder kan het nuttig zijn het vak te vermelden. Dit wordt in de kolom “Vak” vermeld van de opdracht.
De gewenste duur van het contact. Hier gaat men dus het aantal tijdslots (roosterpunten) opgeven. Normaal zal er dat maar één zijn maar voor moeilijke gesprekken is het soms nodig om er bijvoorbeeld 2 te voorzien. Merk op dat de duurtijd van één tijdslot door de school zelf bepaald wordt. Klassiek is dat bijvoorbeeld 10 minuten. Het aantal ervan wordt in de kolom “Uur” en “Blok” ingevuld.
De beschikbaarheid van de leerkrachten. In normale omstandigheden is de leerkracht beschikbaar gedurende de volledige duur van het oudercontact. Uitzonderingen kunnen wel gemaakt worden als dat nodig is. Dit doet men door de beschikbaarheid te definiëren in het tabblad “Elementen | Leerkrachten”.
De beschikbaarheid van de ouders. De beschikbaarheid van de ouders wordt normaal vertaald in de startuurlijst van de opdracht. Omdat in de meeste gevallen de ouders niet expliciet geroosterd worden, is er ook geen manier om de beschikbaarheid van de ouders expliciet op te geven. Enkel indien men de ouders wel expliciet vermeldt, kan men in het tabblad “Ouders” de beschikbaarheid opgeven. in de praktijk zal dat ook niet vaak voorkomen en wordt ook in dat geval de beschikbaarheid rechtstreeks vertaald in de startuurlijst van de opdracht die het contact voorstelt.

Lokalen moeten in principe niet gepland worden.

Lokalen worden normaal niet geroosterd voor oudercontacten. De leerkrachten die oudercontacten hebben, hebben hun vaste plaats (vast lokaal) waar ze gedurende de duur van de oudercontacten verblijven. Het kan bijvoorbeeld ook een sporthal of refter zijn waar elke leerkracht zijn eigen tafel heeft.

Plannen van Oudercontacten

Drukt men op “Plan” dan zal een oplossing gezocht worden voor de oudercontacten. We gebruiken de standaardinstellingen voor “Opties | MBE” en “Opties | Roosteren”.

Enkele plaatjes van het resultaat.

Kijken we in “Visualisatie | Planbord” naar Klassen vs Roosterpunten dan zien we alle klassen en het tijdstip wanneer de oudercontacten voor de leerlingen doorgaan. Op sommige momenten zien we verschillende oudercontacten tegelijk doorgaan voor een klas. Dat is perfect mogelijk omdat het dan om andere leerkrachten gaat.

Kijken we in “Visualisatie | Planbord” naar Leerkrachten vs Roosterpunten dan zien we alle leerkrachten en het tijdstip wanneer de oudercontacten doorgaan.

Kijken we in “Visualisatie | Rooster” naar Klassen dan zien we per klas wanneer de oudercontacten voor de leerlingen doorgaan.

Kijken we in “Visualisatie | Rooster” naar Leerkrachten dan zien we per leerkracht wanneer de oudercontacten voor de leerlingen doorgaan.

Kijken we in “Visualisatie | Rooster” naar Varia dan zien we per ouder wanneer de oudercontacten voor de leerlingen doorgaan.

Optimalisaties met Oudercontact (OC) vensters

Tot nu toe voerden we de planning uit zonder optimalisatie van de roosters voor ouders of leerkrachten. Met optimalisatie wordt hier het compacteren van het rooster bedoeld via vensters. Voor de ouders proberen we om de uren (doorlooptijd) dat ze op school moeten zijn te minimaliseren. Dit heeft uiteraard enkel zin voor ouders die meer dan één oudercontact hebben (voor één of meerdere leerlingen).

Stel dat een ouder 3 contacten heeft van 10 minuten. Ideaal zou zijn dat die ouder hiervoor maar 30 minuten op de school moet zijn. Zonder hier expliciet voor te zorgen kan het zijn dat er tussen het eerste en laatste contact verschillende uren liggen. Dat is niet aanvaardbaar. Uiteraard zal dit al wel beperkt worden door de uurlijst die aan de contactopdrachten werd meegegeven maar als de ouder een groot interval heeft opgegeven waarin hij/zij beschikbaar is kan het al snel uit de hand lopen.

Een handige manier om de doorlooptijd te beperken is om alle opdrachten van eenzelfde ouder in één venster te plaatsen waarvan we de grootte zelf bepalen. De grootte moet minstens alle contacten (bv 3 keer 10 minuten) kunnen bevatten. Als we dergelijke vensters invoeren voor elke ouder die meer dan één contact heeft dan optimaliseren we de rooster voor alle ouders. Echter, door het spel van de combinaties is het niet altijd mogelijk om voor iedereen dergelijk strikt venster te hanteren. Om wat zuurstof in het rooster te blazen is het verstandig om de grootte van de vensters bijvoorbeeld 1 of 2 blokken groter te maken dan het aantal contactmomenten. Hiermee kan geëxperimenteerd worden tijdens het optimaliseren.

Voor de leerkrachten kunnen we dezelfde techniek gebruiken indien nodig.

Van zodra Mondriaan in de modus “Oudercontact” staat, vinden we onder “Tools | Oudercontact” de knop “Update oudercontactvensters“. Via deze knop kunnen we die vensters aanmaken om de roosters te compacteren, zowel voor ouders als voor leerkrachten.

De aangemaakte vensters komen in “Elementen | Vensters” terecht:

Types OC vensters die aangemaakt worden

De vensters die aangemaakt worden als men op deze knop drukt zijn de volgende. Er is één type venster voor leerkrachten en er zijn 3 types voor de ouders.

OC_LKR_: voor elke leerkracht die meer dan één uur oudercontact heeft wordt één venster aangemaakt. Voorbeelden:
- OC_LKR_BOKA
- OC_LKR_BAIR
OC_LL___: voor elke leerling waarvoor meer dan één uur oudercontact gepland wordt. Dit type wordt enkel aangemaakt als er geen leerling-link voor deze leerling is en indien er ook geen expliciete ouders gepland worden voor deze leerling. Voorbeelden:
- OC_LL_1A2_Wils_Emske
- OC_LL_1A2_Verlinden_Marie
OC_LNK_LL_: indien leerlingen gekoppeld werden met een leerlinglink dan wordt voor die link, die de ouder(s) voorstelt dit venster gemaakt. Voorbeelden:
- OC_LNK_LL046_Vanhoogten
- OC_LNK_LL047_VanCant_Bertels
OC_PAR_: indien ouders expliciet ingevoerd en gepland worden, dan wordt dit type venster aangemaakt.
- OC_PAR_ChikriVader
- OC_PAR_ChikriMoeder

In het voorbeeld van de OC_LNK vensters ziet men dat de vensters van volgende links afgeleid werden.

Aangemaakte OC vensters – Grootte en Blokken Per Dag

De vensters die aangemaakt worden, hebben een grootte die bepaald wordt volgens volgende eenvoudige regel:

Som van alle alle contactmomenten + 1

Als een ouder 3 blokken aanwezig moet zijn, maken we een venster van 4 blokken. Voor leerkrachten gaan dat grotere blokken zijn. In volgend voorbeeld heeft AEIN 23 blokken + 1 = 24 als Grootte voor zijn venster.

Alle vensters worden standaard aangemaakt met de eigenschap “Blokken Per Dag” aangevinkt. Omdat een “Dag” hier overeenkomt met een kolom in het uurrooster is het in dit geval niet ideaal om deze aangevinkt te laten. We zien in dit voorbeeld voor een aantal vensters een waarschuwing dat het venster niet op één dag geplaatst kan worden, wat logisch is. We kunnen een venster van grootte 24 niet plaatsen op “dagen” van 6 blokken.

We selecteren alle vensters en zetten het vinkje “Blokken Per Dag” uit om de waarschuwing te verwijderen en het mogelijk te maken om de vensters wel te plaatsen.

Voorbeelden van de OC_LNK_LL vensters:

Actief en Inactief maken van de OC vensters

Omdat het niet altijd nuttig is om alle vensters actief te laten zijn kan men de vensters die men niet nodig heeft inactief maken. Meestal worden de OC vensters voor de leerkrachten niet gebruikt, omdat ze toch steeds aanwezig moeten zijn. Dit kan in één keer door bijvoorbeeld het filter “OC_LKR” te gebruiken (Cntrl+F), alle getoonde vensters te selecteren en via het rechtermuisklikmenu inactief te maken.

Aanpassen van de Grootte van de OC vensters

Als men tijdens het roosteren met OC vensters merkt dat het moeilijk haalbaar is, kan men de grootte van één of meerdere vensters tegelijk vergroten. Via het rechtermuisklikmenu kan men de grootte van alle geselecteerde vensters tegelijk met een aantal blokken vergroten:

Update oudercontactvensters nogmaals uitvoeren

Telkens men op deze knop drukt worden alle vensters weer aangepast naar hun standaardgrootte. Merk op dat:

OC vensters die inactief zijn niet automatisch terug actief worden via deze actie.
OC vensters die eerder gedeletet waren niet terug aangemaakt worden.
Enkel indien er géén OC venters (meer) zijn, ze zullen aangemaakt worden.

Plannen van Oudercontacten met Oudercontact vensters

Er is weinig verschil tussen het plannen met en zonder OC vensters. Men moet er uiteraard voor zorgen dat in de opties “Opties | Roosteren” de checkbox “Vensters meeroosteren” aangevinkt is.

Er zijn verschillende manieren om de oudercontacten met de OC vensters te plannen. Men kan proberen om alles in één keer te plannen waarbij zowel de vensters als de opdrachten gepland worden. Hier bestaat de kans dat opdrachten falen ten voordele van vensters. Men kan dan de vensters aanpassen, groter maken en herplannen.

Een andere, en meestal handigere manier, is om eerst de opdrachten te plannen zonder de vensters en daarna de vensters er incrementeel bij te plannen. Op die manier kunnen enkel vensters falen en is het ook eenvoudiger om de vensters die falen aan te passen en er weer incrementeel bij te roosteren.

Voor incrementeel roosteren kan men als volgt te werk gaan:

Vink in “Opties | Roosteren | Algemene beperkingen | Vensters meeroosteren” uit. We gaan eerst de opdrachten plannen.
Kies in “Opties | Engine” normale opties voor kennis vergaren en methode 2 met een standaard diepte van 3,1,1.
“Plan” het rooster en zorg ervoor dat alles geplaatst is. Dan is de eerste stap klaar.
Vink in “Opties | Roosteren | Algemene beperkingen | Vensters meeroosteren” aan. We gaan de vensters er incrementeel bijroosteren.
Kies in “Opties | Engine” om geen kennis te vergaren; kies incrementeel bijroosteren; stel bijvoorbeeld Methode 1 in met een eerste diepte van 4,1.
Activeer de vensters die belangrijk zijn. Bijvoorbeeld alles behalve de OC vensters voor leerkrachten.
“Plan” het rooster en bekijk het resultaat.
Als het niet volledig gelukt is, kan men eerst de diepte van Methode 1 nog verder verhogen. Als dat ook niet lukt is het beter om de niet geplaatste vensters te bekijken en de grootte ervan stelselmatig te verhogen en ze telkens opnieuw incrementeel bij te plannen.

Na het plannen bekijken we de vensters in “Visualisatie | Roosters”. Hier geven we 2 voorbeelden van OC_LNK_LL vensters. Voor het eerste venster (014) had Mondriaan een grootte van 8 voorzien om 7 blokken in te plaatsen. dat is perfect gelukt. In dit geval heeft de ouder geen enkel springblok. In het tweede voorbeeld had Mondriaan een grootte van 4 voorzien. De 3 blokken werden er mooi in geplaatst met 1 springblok.

In het tabblad “Elementen | Vensters” sorteren we op “% Geroosterd” en we vinden een aantal vensters die niet gelukt zijn:

(PS. De getoonde LL vensters hebben hier nog geen in de naam. Deze werd vanaf versie 2018.1.0.5 toegevoegd.)

Bekijken we het eerste niet geslaagde OC venster. Het venster kan niet geplaatst worden met grootte 6. We vergroten het naar 7 en plannen opnieuw incrementeel. In volgend beeld zien we links de vulling van het niet geslaagde OC venster, rechts het resultaat na succesvol plannen met grootte 7.

Men ziet onmiddellijk de enorme toegevoegde waarde voor deze ouder. In plaats van 4 blokken te wachten in het eerste geval moet er nu maar 2 blokken gewacht worden.

Na het optimaliseren van de roosters voor de ouders kan eventueel verder gegaan worden met die voor de leerkrachten. Er is veel mogelijk.

We hebben hier maar een klein voorbeeld getoond van de vele mogelijkheden voor het verbeteren van de roosters. Een geoefend gebruiker kan erg ver gaan in het optimaliseren, gegarandeerd tot ieders tevredenheid.

Rapporten voor Oudercontacten

Het aanmaken van roosterrapporten wordt uitvoerig besproken op pagina “Roosterrapporten“.

Waar we hier gebruik van maken zijn de roosterrapporten voor klassen, leerlingen, en leerkrachten. Als men rapporten aanmaakt (rechtermuisklik in desbetreffende elementen tabblad) dan krijgt men het vertrouwde optiescherm te zien. Belangrijk is dat we het “Aantal dagen per rij” goed zetten. In dit geval willen we 8 kolommen zien. We verbergen ook de OC vensters op de rapporten.

Oudercontact – Roosterrapport voor Klassen

In “Elementen | Klassen” selecteert men één of meerdere klassen. Via rechtermuisklik kiest men “Toon roosterrapport > Klassen”. Per klas krijgt men volgend overzicht:

Oudercontact – Roosterrapport voor Leerlingen

In “Elementen | Klassen” selecteert men één of meerdere klassen. Via rechtermuisklik kiest men “Toon roosterrapport > Leerlingen”. Per Leerling krijgt men volgend overzicht:

Als laatste wordt in dit rapport een overzicht gegeven van de leerlingen waarvoor geen enkel oudercontact bestaat in de planning.

Oudercontact – Roosterrapport voor Leerkrachten

In “Elementen | Leerkrachten” selecteert men één of meerdere leerkrachten. Via rechtermuisklik kiest men “Toon roosterrapport”. Per Leerkracht krijgt men volgend overzicht:

Laden en Updaten van Oudercontact data via MS Excel

Om het voor de gebruiker makkelijker te maken om data in te voeren in Mondriaan voor het plannen van oudercontactroosters, hebben we een specifiek MS Excel werkboek voorzien met verschillende tabbladen waarin alle data die nodig is opgenomen kan worden. Als dat werkboek gevuld wordt kan alle data in één keer worden opgeladen en kan men in principe onmiddellijk beginnen plannen.

Structuur van het MS Excel werkboek voor Oudercontacten

Het werkboek kan men via deze link downloaden:

Gevuld werkboek (voorbeeld gebruikt op deze pagina): Oudercontacten
Leeg werkboek (alle data verwijderd): Oudercontacten – Blanco

Overzicht van de 8 tabbladen die gevuld kunnen worden:

LEERKRACHTEN

Verplichte velden: Acroniem.

Wordt geladen in “Elementen | Leerkrachten”:

Acro = Acroniem
Naam = Voornaam + Achternaam
Uurlijsten = Beschikbaarheid

KLASSEN

Verplichte velden: Acroniem.

Wordt geladen in “Elementen | Klassen”:

Acro = Acroniem
Naam = Naam
Titularis = Titularis

LEERLINGEN

Verplichte velden: ID, Voornaam, Achternaam, Klas

Wordt geladen in “Elementen | Klassen | Leerlingen”: in de juiste Klas per leerling

Naam = door Mondriaan gegenereerde ID
Familienaam = Achternaam
Voornaam = Voornaam

Wordt ook geladen in “Elementen | Leerlingen” voor de links

Familienaam = Achternaam
Voornaam = Voornaam
Klas = Klas
Link = Link (links worden vertaald naar Mondriaan specifieke link)

In het veld “Link” kan de gebruiken een willekeurige string gebruiken. Het enige wat Mondriaan hiermee doet is zoeken naar alle rijen met dezelfde Link en deze vertalen naar een Mondriaan specifieke link in het Leerlingen tabblad..

VAKKEN

Verplichte velden: Acroniem

Wordt geladen in “Elementen | Vakken”:

Acro = Acroniem
Naam = Naam

OUDERS

Verplichte velden: ID, Voornaam, Achternaam

Wordt geladen in “Elementen | Ouders”:

Acro = ID
Naam = Voornaam + Achternaam
Uurlijsten = Beschikbaarheid

ROOSTERKOLOMMEN

Verplichte velden: Acroniem, Eerste, Laatste

Wordt geladen in “Uren/Week | Roosterweek” – Weekdefinitie (samen met deel van UURLIJSTEN voor uur-acroniem en uur-naam)

De velden Eerste en Laatste moeten als uurnummers ingegeven worden. Men kan hier géén gebruik maken van acroniemen die gedefinieerd worden in het tabblad Uurlijsten. Dezelfde regels gelden in Mondriaan zelf.

UURLIJSTEN

Verplichte velden: Acroniem, Naam, Definitie

Wordt geladen in:

“Uren/Week | Roosterweek” – Weekdefinitie (deel van UURLIJSTEN voor uur-acroniem en uur-naam, samen met ROOSTERKOLOM)
“Uren/Week | Uurlijsten” (alles, zonder Naam)

In het veld Definitie kan men zowel uurnummers als andere acroniemen gebruiken. Men dient er wel op te letten dat de uurlijsten niet in termen van elkaar geschreven worden. Dezelfde regels gelden als in Mondriaan zelf.

CONTACT

Verplichte velden: Leerlingen, Leerkrachten, Blok

Wordt geladen in “Opdrachten | Opdrachten”

Initiatief van =Initiatief van
Klassen = Klas:Leerling
Leerkrachten = Leerkrachten (Acroniemen)
Varia = Ouders (ID’s)
Vakken = Vak
Uren = Blok
Blok = Blok
Startuurlijsten = startuurlijst

Laden van het MS Excel werkboek – Vertrekken van een lege Mondriaan

Men kan van een gevuld MS Excel werkboek vertrekken en dat opladen in een lege Mondriaan. In het hoofdmenu vindt men de knop “Start | Importeer | Oudercontacten“. Telkens men deze actie doet zal Mondriaan van een leeg bestand vertrekken en de MS Excel inladen. Van zodra het bestand succesvol geladen is zal Mondriaan ook in de modus “Oudercontact” staan. Dit kan men zien in het optietabblad “Opties | Andere | Geavanceerd | Oudercontact”.

Kiest men dit, dan opent een scherm waarin men een “*.xslx” bestand kan openen. Dit bestand moet voldoen aan de structuur die eerder besproken werd.

Als alles goed gedefinieerd is en Mondriaan het excelbestand aanvaardt, dan krijgt men de vraag of men de nieuwe geïmporteerde data wenst op te slaan als een Mondriaan bestand.

Alle tabbladen zullen dan vertaald zijn naar de Mondriaan tabs zoals eerder beschreven. Vanaf nu werkt men verder in Mondriaan om de planning te doen.

Indien er fouten in het excelbestand zitten dan zal Mondriaan hierover rapporteren tijdens de import en wordt het bestand geweigerd. In dit voorbeeld waarbij we een blanco excelbestand geladen hebben ziet men dat er in het tabblad “ROOSTERKOLOMMEN” minstens één rij gevuld moet zijn. Een minimaal rooster bevat minstens één kolom in het rooster.

Verder is het aan de gebruiker om te beslissen welke tabbladen hij wel en niet vult. Na import kan er nog steeds:

Manueel in Mondriaan aangepast worden.
Via een “Update” functie een update gebeuren door het MS Excel werkboek opnieuw, maar op een andere manier, te laden. Zie volgende punt.

Updaten van een bestaande Mondriaan via het MS Excel werkboek

Van zodra Mondriaan in de modus “Oudercontact” staat verschijnt er in het hoofdmenu “Tools” de knop “Tools | Oudercontact | Update oudercontacten“. Via deze functie kunnen een oudercontact bestand (MS Excel werkboek) laden met de bedoeling om een bestaand Mondriaanbestand aan te passen. Hier is het dus niet de bedoeling om van een lege Mondriaan te vertrekken maar om een bestaand Mondriaanbestand via Excel aan te passen.

Drukt men op de knop dan ken men een “*.xlsx” selecteren om te laden.

Volgende aandachtspunten zijn hier van belang voor de tabbladen in het Excel bestand:

ROOSTERKOLOMMEN: moet
- ofwel LEEG zijn.
- ofwel exact dezelfde structuur hebben als die al bestaan in de Mondriaan file.
UURLIJSTEN:
- Indien ROOSTERKOLOMMEN gevuld is dan moet deze ook gevuld zijn omdat er een deel van de roosterdefinitie instaat.
- Nieuwe uurlijsten worden bijgeladen
- Indien een uurlijst al bestaat in Mondriaan dan moet hij in dit tabblad exact dezelfde definitie hebben. Indien niet, wordt het bestand geweigerd.
OUDERS – LEERKRACHTEN – KLASSEN – LEERLINGEN – VAKKEN
- Nieuwe definities bijladen bij wat er al bestaat.
- Voor bestaande definities kunnen er aanpassingen gebeuren (bv beschikbaarheid)
CONTACT:
- Omdat het moeilijk is om uit te maken of een opdrachten nieuw zijn of aangepast moeten worden is de keuze gemaakt om ALLE contacten gewoon bij te laden in het opdrachten tabblad.
- Laat men het tabblad CONTACT leeg dan wordt er niet bijgeladen. Is het gevuld dan komt de volledige inhoud erbij. Het is aan de gebruiker om er dan voor te zorgen dat er geen dubbele opdrachten zijn.