Dagroosterbeheer

Na het initieel plannen en uitrollen van een lessenrooster wordt men onmiddellijk geconfronteerd met wijzigingen die dagdagelijks in het rooster moeten gebeuren. Leerkrachten moeten voor korte of langere tijd vervangen worden wegens ziekte of andere bezigheden. Er moeten uitstappen gepland worden met klassen en begeleiders waarvoor vervangers gezocht moeten worden. Redenen zoals deze en andere zorgen ervoor dat het initieel door Mondriaan geplande rooster aangepast moet worden. In het verleden bestonden er al uitgebreide mogelijkheden om dat te doen (zie bijvoorbeeld de pagina “Korte termijnvervangingen en Uitstappen plannen“). Deze vervangingen gebeurden echter rechtstreeks in het huidige Mondriaan rooster. Deze functionaliteit blijft behouden, maar er is ook de mogelijkheid om het nieuwe Dagroosterbeheer te gebruiken.

Bij het nieuwe Dagroosterbeheer wordt het door Mondriaan geplande rooster (enkelvoudig of multiweek) eerst gemapt op (uitgerold over) een jaarkalender. In elke week van deze jaarkalender laat Mondriaan nu toe om manueel (maar ondersteund) allerlei wijzigingen door te voeren. Korte of langere termijnvervangingen, afwezigheden, excursies, inplannen van stages in een of meerdere weken, etc zijn nu mogelijk buiten het basisrooster in een echte jaarkalender. Men kan Mondriaan ook instellen zodat de gebruiker enkel dit kan doen en nooit het originele rooster wijzigt. Alle functionaliteiten voor wat betreft de grafische mogelijkheden, rapporten, etc werden ook voorzien voor deze dagroosters.

---

Inhoud

• Uitrollen van een gepland rooster op een jaarkalender
  • Beveiligen van het geplande basisrooster
  • Link van het rooster aan een kalender
  • Rechtermuisklikacties in het kalenderscherm
• Extra visualisatie voor Dagrooster
  • Visueel onder de aandacht brengen van wijzigingen in het dagrooster
  • Beperkte acties in het rechtermuisklikmenu
• Een Afwezigheid registeren en vervangingen organiseren
  • Registreren van afwezigheden
    • Leerkracht heeft geen lesopdrachten tijdens de geregistreerde afwezigheid
    • Filteren van vervangingen op basis van een afwezigheid
    • Bekijken van de afwezigheid op het Dagrooster
    • Verwijderen van een afwezigheid
    • Bekijken van een vervanging in het basisrooster
    • De reden selecteren voor een vervanging
    • Meerdere afwezigheden toevoegen
    • Tabblad met Afwezigheidstypes
  • Mogelijke kolommen bij Vervangingen
    • Filters bij Vervangingen 
    • Waarschuwingen over aantal vervangers onderdrukken
  • Als er voor een bepaald vak geen vervangingen nodig zijn
  • Vervangingen vervolledigen voor afwezigheden
    • Toewijzen van leerkrachten, lokalen, varia en vakken aan de vervangopdrachten
    • Splitsen van een vervangopdracht
    • Bekijken van een vervangopdracht in het Dagrooster
    • Vervangopdrachten indelen volgens types
    • Tabblad met Vervangopdrachttypes
    • Een gat in het klasrooster omwisselen met een randuur
• Kleurcodes en opmaak van resources in de dropdownmenu’s voor vervangingsopdrachten
  • Voor Leerkrachten
  • Voor Lokalen
  • Voor varia
  • Kleurcodes in de multiselectieschermen
• Valideren van het dagrooster
• Een Alternatieve Opdracht registeren en vervangingen organiseren
  • Registreren van activiteiten
    • Selecteren van Klassen voor een activiteit
    • Selecteren van Leerkrachten, Lokalen, Varia, en Vakken voor een activiteit
    • Selecteren van de Uren voor een activiteit
    • Bekijken van een activiteit op het Dagrooster
    • Verwijderen van een activiteit
    • Bekijken van een vervanging in het basisrooster
    • De reden selecteren voor een vervanging
    • Tabblad met Alternatieve opdrachttypes
    • Alternatieve opdracht met behoud van originele opdrachten
  • Vervangingen vervolledigen voor alternatieve opdrachten
    • De vervangingen zonder waarschuwing
    • Betekenis van “beschikbaar” zijn en een * achter de naam van een vervanger
    • De vervangingen mét waarschuwing
    • Bekijken van een vervangopdracht in het Dagrooster
    • Vervangingen vervolledigen voor bezette Lokalen of Varia
• Eenvoudige wijzigingen aanbrengen aan dagroosteropdrachten
  • Een dagroosteropdracht registreren voor een aanpassing
    • Kolommen in de tabbladen van Opdrachtaanpassingen
    • De opdracht effectief aanpassen
    • Rechtermuisklikacties in Opdrachtaanpassingen
    • Tabblad Opdrachtaanpassingstypes
  • Vervangingen vervolledigen voor Opdrachtaanpassingen
  • Opdrachten van plaats wisselen
• Cijfers over Leerkrachten, hun activiteiten, afwezigheden en vervangingen
• Samenvoegen van een lessenrooster met dagroosterbeheer
• Het rapport “Uitstappen en Vervangingen”
• HTML export van de wijzigingen in de klasroosters
  • Beslissen welke dagen en uren van de basisroosterweek naar HTML-bestanden wordt omgezet
  • Beslissen welke informatie in de HTML bestanden moet komen en hoe te formateren
  • HTML Exporteren naar lokaal bestand of uploaden naar een URL via FTP
  • HTML Templates importeren vanuit een ander Mondriaan bestand
• CSV export van de wijzigingen in de klasroosters
• Dagroosterbeheer en Roosterrapporten
  • Aanpassen van de periode waarvoor men dagroosterrapporten wenst te zien
• HTML export van dagroosters
• Dagroosters exporteren naar *.ics bestanden om te bekijken in MS Outlook, Google Agenda, etc
• Dagroosters exporteren naar Smartschool Planner
• Filters in het Dagrooster tabblad
• Effect van het archiveren van een kalenderdag

---

Uitrollen van een gepland rooster op een jaarkalender

Met het “gepland rooster” bedoelen we het rooster dat initieel opgezet wordt, dat berekend werd door Mondriaan op basis van alle opdrachten, beperkingen, spreidingen, etc. Dit geplande rooster is de basis waarvan vertrokken wordt om het dagrooster te beheren. Van zodra men begint met het dagroosterbeheer is er minder noodzaak om het geplande basisrooster nog aan te passen (manueel en automatisch). De bedoeling is dat het geplande basisrooster zoveel mogelijk stabiel blijft en dat de meeste wijzigingen die er dan nog aan moeten gebeuren, en die elke week anders kunnen zijn, dat die via dagroosterbeheer worden uitgevoerd. Als er in de loop van het jaar redenen zijn om toch wijzigingen in het geplande basisrooster te doen, dan is dat geen probleem. Het dagrooster zal zich daar automatisch aan aanpassen. Door reeds gepasseerde dagen als gearchiveerd te markeren, kunnen we er ook voor zorgen dat Mondriaan geen controles of acties meer hoeft te nemen op die verleden tijd, als er wijzigingen komen in het geplande basisrooster.

Een finale controle om te zien of het geplande basisrooster voldoet aan alle beperkingen is gekende materie:

Men kan ook nog eens controleren of alle opdrachten en wensen 100% geplaatst zijn in de betreffende tabbladen.

Het geplande basisrooster kan een single-week of een multi-week rooster zijn. Voor beide gevallen kan men perfect het rooster uitrollen over een kalenderperiode en er dagroosterbeheer op toepassen.

---

Beveiligen van het geplande basisrooster

Indien men toch wijzigingen zou doen in het geplande basisrooster, dan heeft dat onmiddellijk impact op alle dagen/weken die al in het dagroosterbeheer geadministreerd worden. Om het geplande basisrooster te beveiligen tegen bewuste of onbewuste wijzigingen is er een nieuwe optie in het tabblad “Opties” met als doel dit te verhinderen.

Van zodra deze optie gekozen wordt, laat Mondriaan geen wijzigingen meer toe in het geplande basisrooster:

• Alle tabbladen die te maken hebben met opdrachten, wensen, elementen, etc zullen read-only getoond worden.
• Alle tabbladen onder “Extra spreidingen” zijn niet meer zichtbaar.
• Het is niet langer mogelijk wijzigingen te doen via de visualisatie (Roosters, Planbord).
• Het is niet langer mogelijk om te Plannen, te Analyseren, etc.
• De menu’s zullen nog enkel de zaken tonen die mogelijk zijn in deze beveiligde modus.

Kortom, alles wat een invloed zou kunnen hebben op het geplande basisrooster wordt geblokkeerd.

Het blijft steeds mogelijk om deze optie uit te vinken om kleine of grote wijzigingen te doen in het geplande basisrooster. Al die wijzigingen worden vervolgens ook doorgevoerd op het dagrooster voor alle dagen/weken die beheerd worden. Enkel voor de dagen die gemarkeerd zijn als “Gearchiveerd” zal Mondriaan geen stappen meer ondernemen om die aan te passen, te controleren in de context van het nieuwe geplande basisrooster.

---

Link van het rooster aan een kalender

Voor dagroosterbeheer werd er een nieuw tabblad voorzien waarbinnen het dagrooster beheerd wordt. Dit tabblad is voorlopig leeg omdat we het geplande basisrooster nog niet aan een kalender gelinkt hebben.

De geel gemarkeerde zone is de plaats waar we het rooster aan de kalender linken en waar we kunnen zien welke periodes er al gelinkt zijn.

Stel dat we het rooster willen uitrollen over de eerste maand van het schooljaar 2020. 1 september begint op een dinsdag. Door op de knop “Link rooster aan kalender” te drukken, kunnen we een nieuwe periode voorzien van roosters:

Wat vullen we hier in:

• Startdatum: eerste dag van de periode die men wenst te linken.
• Einddatum: laatste dag van de periode die men wenst te linken.
• Eerste roosterdag: geeft aan met welke dag uit de roosterweek (van het basisrooster) de eerste dag van de periode begint.
• Roosterweken: als het basisrooster een multiweekrooster is, kan men aangeven welke weken uit het basisrooster men wenst te gebruiken om de periode te vullen.
• Vakanties: hier kan men op een kalender de dagen aanduiden waarop de school geen lessen organiseert.
• Te gebruiken dagen: geeft aan welke kalenderdagen van de periode men wenst te gebruiken. Dat gaan normaal enkel de weekdagen zijn.

Stel dat we in september 2 vakantiedagen zouden hebben (10 en 18) dan kunnen we dat op volgende wijze aangeven:

Vakantiedagen opgeven op deze manier heeft als voordeel dat we niet telkens nieuwe periodes met Start/Eind datum moeten opgeven.

Drukken we op “Link” dan wordt het basisrooster uitgerold en krijgt men de dagen te zien die effectief gemapt zijn:

Welke dagen staan hier niet tussen?

• Elke dag die aangegeven werd als vakantiedag.
• De dagen die uitgevinkt staan bij “Te gebruiken dagen”.

Enkel voor de dagen die vermeld zijn in deze lijst kan er aan dagroosterbeheer gedaan worden. Wil men extra dagen/weken om dagroosterbeheer te doen, dan moet men er opnieuw periodes bij linken.

Nog enkele weetjes over de het linken van het geplande basisrooster op een periode:

• De rijen zijn steeds volgens oplopende datum gesorteerd.
• Men kan er steeds nieuwe periodes bij linken. Men kan ook gans het kalenderjaar in een keer linken.
• De gebruiker is steeds zelf verantwoordelijk voor het koppelen van de juiste roosterdagen aan de juiste kalenderdagen. Het is dus niet de bedoeling om een “vrijdag” uit het rooster te koppelen aan een donderdag in de jaarkalender. Technisch is dit wél mogelijk. De reden hiervoor is dat de gebruiker in de roosterweek-definitie vrij is om zijn dagen arbitraire namen te geven. Er wordt geen betekenis aan gekoppeld. Het is dus tijdens het linken dat men de roosterdagen linkt aan kalenderdagen op een logische manier.
• Als men er een tweede keer een periode tracht bij te linken, is het mogelijk dat die overlap heeft met de reeds bestaande periode. Indien men (per ongeluk) een andere koppeling maakt (voor één of meerdere dagen, bijvoorbeeld eerst was 1/9/2020 een dinsdag en daarna een donderdag) dan zal hiervoor een waarschuwing verschijnen. Die waarschuwing is er enkel indien minstens één van de geïmpacteerde dagen al dagroosterbeheer heeft ondergaan.
• Men kan reeds gelinkte dagen ook weer verwijderen uit het dagrooster. Er zullen waarschuwingen verschijnen indien er al afwezigheden of alternatieve opdrachten op deze dag geregistreerd zijn.
• Naast de dagen staat een vlagje “Gearchiveerd”. Dit is een vlagje dat de gebruiker zelf kan aanzetten. Een dag die gearchiveerd is, wordt niet langer gewijzigd of beheerd door het dagroosterbeheer. Van zodra beheerde dagen in het verleden liggen, kan men die best op “Gearchiveerd” zetten. Op die manier gaat Mondriaan ook niet langer controles doen en waarschuwingen en fouten rapporteren die opgelost moeten worden voor die dagen.
• Om gebruik te kunnen maken van de XML-export (bijvoorbeeld voor de Smartschool Planner export) voor dagroosterwijzigingen is het belangrijk dat de basisrooster aan een kalender gelinkt is. XML-Exports van dagroosterwijzigingen kunnen enkel voor specifieke kalenderdagen.
• Het is ook aan te raden om elk schooljaar het dagroosterbeheer met een schone lei te beginnen. Indien men het nieuwe schooljaar begint met een Mondriaanbestand van het vorige schooljaar kan men best alle dagen van het vorige jaar uit het dagroosterbeheer verwijderen. Doet men dit niet, dan is het mogelijk dat er conflicten ontstaan tijdens de export van het dagrooster naar bijvoorbeeld Smartschool (XML-export).

Op dit punt zijn we klaar om aan het dagroosterbeheer te beginnen. We bekijken verder de handelingen die in het dagrooster kunnen gebeuren.

---

Rechtermuisklikacties in het kalenderscherm

Men kan volgende acties uitvoeren vertrekkende van één of meerdere geselecteerde dagen in de kalender:

Export >	Exporteer de volledige lijst of de geselecteerde rijen naar een Excel bestand.
Aanpassen >	Aanpassen van het vlagje “Gearchiveerd”.
Export naar HTML-rooster	Exporteer het dagrooster naar HTML-formaat. De geselecteerde dagen dienen als filter. Voor meer info zie HTML-export op deze pagina.
Export wijziging klasroosters (*.CSV)	Men kan alle vervangingen voor de geselecteerde dagen exporteren naar een CSV-bestand. Voor meer info zie CSV-export op deze pagina.
Verwijder dag	Verwijder de geselecteerde dagen uit het dagrooster.

Een klein voorbeeld van “Export wijziging klasroosters” (CSV):

Deze info kan door de ICT verantwoordelijke verder gebruikt worden om te tonen op infoborden etc. Ook de uitgebreide HTML-export is vooral bedoeld om de dagroosterwijzigingen op infoborden in de school te tonen. Zie HTML-export.

---

Extra visualisatie voor Dagrooster

Onder “Visualisatie” hebben we nu een extra tab “Dagrooster“. Het Dagrooster toont een roostervoorstelling van het dagrooster. De kolommen stellen dagen voor die onder het dagroosterbeheer vallen (kolomhoofding is steeds een kalenderdag). Enkel kalenderdagen die effectief gelinkt zijn met het rooster zijn hier zichtbaar. Vakantiedagen en dagen die niet gelinkt zijn, worden niet getoond. Om de focus te kunnen leggen op een beperkt deel kan men de “Van/Tot” filter gebruiken. Ook het extra paneel “Opdrachtinfo” is beschikbaar in Dagrooster. Men kan ook hier 1 tot 5 grids tegelijk openen en er eender welk resource in tonen.

Omdat er nog geen wijzigingen in het dagrooster gebeurd zijn, zien de 2 getoonde weken er hier identiek uit. Maandag 7/9 is bijvoorbeeld identiek aan Maandag 14/9.

Als men meerdere grids opent, kan elke grid ook zijn eigen “Van/Tot” filter hebben. Als de optie “Gelijke scroll” aangevinkt is, wordt voor elke grid dezelfde “Van/Tot” filter gebruikt.

PS. De verticale rode scheidingslijn tussen de zichtbare weken in dit rooster bestaat sinds versie 2020.4.0. Vandaar dat ze niet in alle screenshots in deze handleiding zichtbaar is.

---

Visueel onder de aandacht brengen van wijzigingen in het dagrooster

Bekijkt men het Dagrooster in de visualizer, dan wordt er steeds een (subtiel) onderscheid gemaakt tussen ongewijzigde opdrachten en de wijzigingen die gebeuren in het dagrooster. Steeds zullen de cellen in de grids die met dergelijke wijzigingen te maken hebben een oranje rand hebben.

• Afwezigheid (die er in het reguliere rooster niet was): wordt in de roostercellen van de betreffende leerkracht weergegeven met een oranje kruis.
• Vervangingen: vervangopdrachten (die in de plaats komen van een reguliere opdracht) krijgen ook een oranje rand in de cellen.

Als extra indicatie in de grids kan men er ook voor kiezen om de cellen een kleur te geven op basis van het opdrachttype. Door dit te kiezen zullen reguliere opdrachten donkergroen zijn en de vervangopdrachten lichtgroen en aangepaste opdrachten lichtblauw. De kleur op basis van RoosterOpdrachtType kan men instellen via (1)”Opties|Andere”, of rechtstreeks in (2)”Visualisatie|Dagrooster” via het veld Kleuring. Merk op dat de instelling in de visualisatie (2) voorrang heeft op de instelling van de opties (1).

In onderstaand voorbeeld zien we in het midden leerkracht ANBA die op vrijdag 4/9 heel de dag afwezig is. Elke cel heeft een oranje kruis. Op het 2de uur gaf ANBA les in de klas 5ET. Omdat ANBA uit die opdracht valt en er een vervanger gekozen moet worden, wordt die opdracht als vervangopdracht aanzien en getoond (lichtgroen). De vervanger die gekozen is is FRVL. In het dagrooster van FRVL is die vervangopdracht dan ook te zien (lichtgroen).

---

Beperkte acties in het rechtermuisklikmenu

Een beperkt aantal acties zijn hier mogelijk en wat mogelijk is, hangt af van het soort opdracht dat men bekijkt.

De mogelijke rechtermuisklikacties in functie van het opdrachttype zijn:

	Reguliere opdracht	Alternatieve opdracht, Vervangopdracht, Aangepaste opdracht	Afwezigheid
Details	toont lesopdracht/wens/optimalisatie opdracht in regulier tabblad	toont de opdracht in tabblad “Dagrooster”	toont afwezigheid in tabblad “Dagrooster”
Toon beperkingen	standaard	standaard	standaard
Bekijk op rooster	opdracht wordt getoond in Rooster visualizer in het basisrooster	opdracht wordt getoond in dagrooster	afwezigheid wordt getoond in dagrooster
Splits op partitie	n.v.t.	indien er partities zijn	n.v.t.
Splits op klas	n.v.t.	indien er meerdere klassen zijn	n.v.t.
Verwijderen >	n.v.t.	alternatieve opdracht wordt als geheel verwijderd. Voor vervangopdracht n.v.t. Voor aangepaste opdracht n.v.t.	wordt als geheel verwijderd
Onderdeel verwijderen >	n.v.t.	resources uit een opdracht verwijderen kan	n.v.t.
Voeg vrije resource toe >	n.v.t.	resources aan een opdracht toevoegen kan	n.v.t.
Opdrachtaanpassing >	Opdracht wordt opgenomen in Dagrooster | opdrachtaanpassingen. Maak aangepaste opdracht: met de bedoeling om de opdracht aan te passen. Verwijder blok uit dagrooster: met de bedoeling om de opdracht niet aan te passen en dus gewoon te verwijderen.	n.v.t.	n.v.t.
Wissel opdrachten	selecteert men 2 opdrachten van gelijke duur, dan kan men ze van plaats wisselen via deze actie.	n.v.t.	n.v.t.
Export >	standaard	standaard	standaard
Toon resource in andere grid >	kiest dagrooster-grid waarin opdracht-resource getoond wordt	kiest dagrooster-grid waarin opdracht-resource getoond wordt	kiest dagrooster-grid waarin opdracht-resource getoond wordt

Het is duidelijk dat er aan reguliere opdrachten NIETS gewijzigd kan worden in deze Dagrooster grids. Dit blijft ook gelden als de optie “Enkel dagrooster” uitgevinkt is. De enige plaats om reguliere opdrachten aan te passen, is in de visualizers Rooster/Planner en in de respectievelijke tabbladen en enkel indien de optie “Enkel dagrooster” uitgevinkt is.

De wijzigingen die men kan doen aan activiteiten, vervangopdrachten, afwezigheden en aangepaste opdrachten in deze grids zijn uiteraard ook mogelijk in het tabblad “Dagrooster” (zie verder).

---

Een Afwezigheid registeren en vervangingen organiseren

In de visualizer “Dagrooster” tonen we het rooster van leerkracht ANBA gefilterd op de periode maandag 31/8/2020 t/m vrijdag 11/9/2020. ANBA is onverwacht belet en kan vrijdag 4/9/2020 en donderdag 10/9/2020 onmogelijk op de school zijn. Op de eerste dag heeft ANBA 5 uur les, op de tweede dag 1 uur.

De groene cellen (opdrachten) die op het moment van de afwezigheid van ANBA vallen hebben dus een probleem. Op vrijdag moet er voor 5 uur een oplossing gevonden worden voor verschillende klassen en voor donderdag gaat het om 1 uur. Er gaan ofwel vervangers geregeld moeten worden die dezelfde of een andere les geven, ofwel moeten we “studie”-uren inlassen waarbij de leerlingen eventueel een taak of toets krijgen. Alles is mogelijk.

---

Registreren van afwezigheden

De afwezigheden van ANBA kunnen we registreren in het tabblad “Dagrooster | Afwezigheden“:

Men geeft de leerkracht op en het Begin/Eind uur van de afwezigheid. De enige dagen waarvoor men uren kan selecteren, zijn dagen die eerder gelinkt werden met het basisrooster. Een afwezigheid is ongeldig als de leerkracht niet ingevuld is of indien Begin > Eind. Men kan ook een Afwezigheidstype selecteren en een bijkomende reden vermelden. De Afwezigheidstypes kan men beheren in het subtabblad “Dagrooster | Afwezigheidstypes”.

Beide afwezigheden zijn nu geregistreerd. Voor elke afwezigheid zien we in het paneel onderaan de “vervangingen” staan. Voor de eerste afwezigheid op vrijdag zien we dat er 5 vervangingen geregeld moeten worden. Voor de tweede op donderdag is er 1 vervanging te regelen.

Het paneel met vervangingen toont vervangingen die moeten gebeuren voor zowel afwezigheden als voor alternatieve opdrachten en opdrachtaanpassingen (zie verder). Om het verschil aan te tonen tussen vervangingen voor afwezigheden en vervangingen voor alternatieve opdrachten hebben ze hier een andere kleur:

• geel: vervanging voor afwezigheid;
• lichtgroen: vervanging voor alternatieve opdracht;
• cyaan: vervanging veroorzaakt door een opdrachtaanpassing;
• donkergroen: vervanging voor een combinatie van een afwezigheid, en/of een alternatieve opdracht, en/of een opdrachtaanpassing op hetzelfde moment.

Een voorbeeld van de gebruikte kleuren. ID:10 is een vervanging ten gevolge van zowel een afwezigheid als een activiteit en een opdrachtaanpassing. Het is een extreem voorbeeld maar het kan gebeuren:

• ANBA moet vervangen worden vanwege een afwezigheid.
• 4MT heeft een alternatieve opdracht.
• A42 werd in een opdrachtaanpassing toegewezen en moet dus ook vervangen worden.

Het uitroepteken (!) voor de vervangingen wijst op het feit dat ze nog niet geregeld zijn:

Vervangingen (= te vervangen opdracht) verwijzen naar opdrachten uit het reguliere geplande basisrooster. Het zijn deze basisopdrachten die in het dagrooster staan, maar waarvoor er een wijziging nodig is. In dit geval gaat de wijziging erop neerkomen dat de leerkracht ANBA vervangen moet worden.

Vervangingen zijn steeds “per uur”. Ook al is de originele opdracht een blok van bijvoorbeeld 2 uur, de granulariteit van vervangingen zijn steeds één uur.

Vervangingen zijn “read-only” in dit paneel. Het toevoegen van bijvoorbeeld een vervanger aan een vervanging wordt in een ander paneel gedaan (zie verder).

In de kolom “Opdracht” kunnen we bij de elementen ook zien welke elementen een probleem veroorzaken. Het zijn de doorstreepte elementen die afwezig zijn waardoor een potentieel probleem ontstaat. Dus, doorstreepte elementen in deze context zijn afwezig door ofwel een afwezigheid ofwel door een activiteit. Bij ID:4 zien we dat ANBA afwezig is en ook 4IW (door een activiteit). Merk op dat klassen doorstreept voorgesteld worden als ze als geheel of gedeeltelijk (partitie-element) afwezig zijn. Bij de vervangopdracht (zie verder) kan men in detail zien welke klassen en/of partitie-elementen nog wel aanwezig zijn.

De Cyaan gekleurde vervangingen zijn afkomstig van aanpassingen in bestaande dagroosteropdrachten.

Merk op dat vanaf Mondriaan versie 2026.2.2 de kleuren in dit scherm niet langer in alle kolommen te zien zijn. Enkel de kolom ID en de statuskolom zullen die kleuren nog bevatten.

Leerkracht heeft geen lesopdrachten tijdens de geregistreerde afwezigheid

Indien de leerkracht geen lesopdrachten heeft dan zal er een waarschuwing verschijnen om dit te melden. Er moeten dan ook geen vervangingen voor geregeld worden.

Filteren van vervangingen op basis van een afwezigheid

Wil men enkel de vervangingen zien van een of meerdere geselecteerde afwezigheden kan dat via de rechtermuisklikactie “Filter vervangingen“:

Resultaat:

Dit is handig om te kunnen focussen op één bepaald probleem in het paneel van de vervangingen.

Om de filter weer ongedaan te maken, klikt men op het kruisje dat nu onderaan bij het filter verschenen is.

Bekijken van de afwezigheid op het Dagrooster

Via een rechtermuisklik op de afwezigheid kan je “Bekijk op dagrooster” kiezen:

Resultaat:

De afwezigheid (afwezigheden) die geselecteerd was, wordt ook geselecteerd getoond in de Dagrooster visualizer. Zie ook de afwezigheid op donderdag 10/9.

Merk op dat in sommige cellen van de afwezigheid OK/NOK staat. De momenten waarop deze indicatie staat, zijn de momenten waar de leerkracht normaal les had. De andere cellen hebben dat niet. Een OK betekent dat er voor die les al een oplossing gevonden is (vervangers gevonden). Een NOK betekent dat er nog een vervanger gevonden moet worden. Ook in cellen van opdrachten die geïmpacteerd zijn door activiteiten en die nog niet gerepareerd zijn, zal men de OK/NOK indicatie vinden.

Via de tooltip kan men ook zien wat voor type afwezigheid het is: “Afwezigheid: NS”

Verwijderen van een afwezigheid

Via de rechtermuisklikactie “Verwijderen” kan men dit doen. Alle vervangingen verdwijnen uit het dagrooster.

Bekijken van een vervanging in het basisrooster

Via de rechtermuisklikactie “Bekijk op rooster” kan men zien hoe een te vervangen opdracht er uitziet in het basisrooster.

Resultaat:

Deze actie toont, zoals gekend, 3 grids waarin de opdracht getoond wordt. de klas, leerkracht en lokaal.

(PS. De kleuring van de cellen werd hier weer op “Vak” gezet).

De reden selecteren voor een vervanging

Wil men de reden voor een vervanging selecteren, dan kan dat door de rechtermuisklikactie “Selecteer reden“. Een reden kan ofwel een afwezigheid zijn, een opdrachtaanpassing, een alternatieve opdracht, of een combinatie.

Resultaat:

De tab “Afwezigheden” wordt geopend en de juiste afwezigheid wordt geselecteerd.

---

Meerdere afwezigheden toevoegen

Indien men in één beweging de afwezigheid van verschillende leerkrachten voor dezelfde periode wenst in te geven, kan dat op de volgende manier:

In het Rechtermuismenu in het tabblad van de afwezigheden kiest men Meerdere afwezigheden toevoegen.

Men selecteert de leerkrachten, de periode en het type.

Na Aanmaken worden de lijnen aan de afwezigheden toegevoegd. Verder behandelt men deze afwezigheden exact zoals bij individueel toegevoegde afwezigheden.

Via Leerkrachten in 1 afwezigheid worden de afwezige leerkrachten op één lijn gehouden. Dit kan in bepaalde gevallen handig zijn, bijvoorbeeld voor een nascholing die door meerdere leerkrachten gevolgd wordt. Een eventuele aanpassing aan zulke afwezigheid, moet dan op slechts één lijn gebeuren, i.p.v. voor elke betrokken leerkracht afzonderlijk:

Indien men meerdere leerkrachten in 1 afwezigheid samen heeft gezet en men wenst de afwezigheden toch apart te behandelen voor een of meerdere leerkrachten, dan kan men de afwezigheid volledig splitsen per leerkracht of man kan ervoor kiezen om een specifieke leerkracht af te splitsen in een aparte afwezigheid.

Voorbeeld: Splits leerkracht af

We splitsen hier ANRI af

Voorbeeld: Splits op leerkrachten

---

Tabblad met afwezigheidstypes

Voor elke afwezigheid kan men een afwezigheidstype selecteren. De gangbare lijst van types kan men vinden in het tabblad “Dagrooster | Afwezigheidstypes”. Als gebruiker kan je deze lijst zelf aanpassen. Men geeft minstens een Acroniem aan het type en liefst ook een Naam. Via het vlagje Smartschool export bepaalt men per afwezigheidstype of de afwezigheid als opdracht in de export (via een XML-bestand naar de planner) moet opgenomen worden. Afwezigheidstypes waarvoor dit vinkje aan staat, worden in de export voorgesteld als “vak” en zullen in de planner van Smartschool verschijnen. 

In de rapportering “Uitstappen en vervangingen” kan men deze afwezigheidstypes al dan niet tonen voor elke afwezigheid. Deze types worden ook zichtbaar in de tooltips in het dagrooster.

---

Mogelijke kolommen bij Vervangingen

Via de klassieke veldkiezer kan men volgende (allemaal read-only) kolommen bekijken voor vervangingen:

Error/ Waarschuwing/ Informatie Indicator	Indien er problemen zijn met de vervanging kan men over het icoon hoveren om de error/waarschuwing te zien. Via een optie in het optietabblad (“Toon waarschuwing aantal vervangers”) kan men een bepaald type waarschuwing onderdrukken. Ook informatie kan getoond worden. Volgende icoontjes zijn mogelijk:   Fout   Waarschuwing   Informatie Indien er naast een Waarschuwing of Error ook nog extra informatie beschikbaar is, zal het icoontje op een blauwe achtergrond getoond worden. Fout met ook extra info Waarschuwing met ook extra info (Deze icoontjes worden ook bij de vervangopdrachten gebruikt.)
ID	Uniek ID van de vervanging.
Dag	Dag van de vervanging.
Uur	Uur van de vervanging. Elke vervanging gaat steeds over exact één uur (roosterpunt).
Opdracht	Een tekstuele voorstelling van de originele opdracht in het basisrooster. Het is deze opdracht waarop de afwezigheid en/of activiteit die aan de basis ligt van de vervanging, impact heeft. De elementen die doorstreept voorgesteld worden, zijn verantwoordelijk voor de vervanging. De niet beschikbaarheid van deze elementen worden door afwezigheden van leerkrachten of door activiteiten met die elementen veroorzaakt. Merk op dat een doorstreepte klas door zowel de afwezigheid van de volledige klas als door een partitie-element ervan veroorzaakt kan worden.
Afwezigen	Leerkrachten: vallen weg door afwezigheden/activiteiten. Kunnen vervangen worden en dan staan die in Vervangers.
Vervangers	Hier vindt men de Leerkrachten die fungeren als vervanger(s). Vervangers worden toegewezen in het paneel waar de vervangopdrachten staan.
Lok/Var bezet	Onder deze noemer vallen 2 resourcetypes die uit de originele opdracht wegvallen door een activiteit: Lokalen: kunnen vervangen worden en dan staan ze in Lok/Var nieuw. Varia: kunnen vervangen worden en dan staan ze in Lok/Var nieuw.
Lok/Var nieuw	Hier vindt men de Lokalen/Varia die fungeren als vervanger(s). Vervangers worden toegewezen in het paneel waar de vervangopdrachten staan.
Interne Info	Een vrij veld waar men de reden van de vervanging nog kan verduidelijken. Enkel voor intern gebruik, wordt niet mee geëxporteerd in bijvoorbeeld de HTML export.

Merk op dat klassen normaal niet vervangen worden. Vandaar dat men geen kolom zal vinden waarin vervangers van klassen staan. Voor de andere resourcetypes is dat wel het geval.

Filters bij Vervangingen

Bij het beheren van vervangingen is het nuttig om op een efficiënte manier de vervangingen te kunnen filteren in het scherm. Men kan zoals gebruikelijk in andere tabbladen ook hier filteren op een aantal kolommen van het tabblad. Algemeen wordt dit besproken in “Filteren van data in tabbladen“.

Hier bespreken we enkele mogelijkheden:

• Filter op de status-kolom van Vervangingen
• Filter op Afwezigheden in combinatie met de status-kolom van Vervangingen
• Filter op Opdracht
• Filter op een bepaalde Dag
• Filter op Uur
• Filter op Interne Info
• Zoeken via de Autofilter rij
• Filters kiezen en bewerken onderaan in het paneel

Filter op de status-kolom van Vervangingen

Via deze filter krijg je een duidelijk overzicht van welke vervangopdrachten ‘in orde’ zijn, welke je nog verder moet vervolledigen en voor welke er een leswissel mogelijk is.

Kiest men “Waarschuwing” dan zijn alle lijnen die een waarschuwing hebben zichtbaar. Merk onderaan dat de gekozen filter zichtbaar is en dat je die filter daar kan verwijderen, inactief maken of aanpassen.

Filter op Afwezigheden in combinatie met de status-kolom van Vervangingen

Uiteraard kunnen filters gecombineerd worden. Hier een voorbeeld waarbij we vragen om de vervangingen van een Afwezigheid te combineren met een filter op de status van de Vervangingen:

Allerlei combinaties van filters zijn mogelijk. Kijk steeds onderaan in het scherm om te zien wat er actief is qua filter.

Filter op Opdracht

Men kan ook op een specifieke opdracht filteren. Wordt weinig gebruikt.

Filter op een bepaalde Dag

Via deze filter selecteer je de vervangingen voor een bepaalde dag wat handig is als men de vervangingen voor vandaag bijvoorbeeld wil beheren.

Filter op Uur

Ook handig is het filteren op een bepaald uur van de dag, in dit voorbeeld in combinatie met een filter op een dag.

Filter op Interne Info

Tenslotte kan men ook filteren op de informatie die de gebruikers als vrije tekst toevoegt aan de vervangingen.

Algemeen zoeken in het paneel Vervangingen

Via “Ctrl-F” (zoeken) of via rechtermuisklik op de kolomhoofden en dan “Toon zoekpaneel” krijgt men een zoekveldje waarin men eender wat kan zoeken in het paneel. Voorbeeld:

Via het kruisje of via rechtermuisklik en “Verberg zoekpaneel” doet men het weer verdwijnen.

Dit is standaardfunctionaliteit beschikbaar in bijna alle tabbladen.

Zoeken via de Autofilter rij

Via rechtermuisklik op de kolomhoofden en dan “Toon autofilter rij” krijgt men een extra autofilter rij onder de kolomhoofden waar men een zoekfunctie en waarde kan opgeven onder elke kolom. Verbergen doet men opnieuw via “Verberg autofilter rij“.

In dit voorbeeld filteren we op de string “5BT” in Opdracht en ma3 in de kolom Uur. Door op het symbooltje in de cel te klikken, krijgt men een lijst van mogelijke zoekfuncties in elke kolom. Bij opdracht zie je het “ABC” symbool, wat staat voor: “zoek elke voorkomen van 5BT in de ganse inhoud van de cel”. In Uur staat “=” wat in dit geval staat voor exact gelijk aan ma3.

Merk ook dat het selectiecriterium ook telkens onderaan in het paneel te zien is. Hier kan je steeds met de algemene filterbewerker aan de slag indien nodig.

Dit is standaardfunctionaliteit beschikbaar in bijna alle tabbladen.

Filters kiezen en bewerken onderaan in het paneel

De filters die actief zijn, staan onderaan in het tabblad zoals op eerdere plaatjes getoond. Men kan verschillende filters hebben die men kan selecteren en men kan bestaande filters aanpassen via de filterbewerker. In dit voorbeeld hebben we 3 filters (lijnen) en 1 lijn die een plaatshouder is voor een nieuwe filter. Men selecteert een filter en dan wordt hij actief.

Via “Bewerk filter” kan men eender welk filter via een generieke filterbewerker aanpassen. Voorbeeld voor de 3de filterlijn:

Hier heeft men de vrijheid om alles van de filters aan te passen. Klinkt men bijvoorbeeld op het “=” teken bij “uur = ma3” dan ziet men de mogelijke alternatieven voor “=”:

Dit is standaardfunctionaliteit beschikbaar in bijna alle tabbladen.

---

Waarschuwingen over aantal vervangers onderdrukken

Volgend type waarschuwing kan vaak voorkomen:

Dit type waarschuwing ontstaat indien men in de vervangopdracht minder resources van een bepaald type heeft dan in de originele opdracht. Dit feit op zich hoeft geen probleem te zijn, maar het hangt af van de situatie. In dit geval is er een leerkracht (DAMA) weggevallen en er is nog geen vervanger voorzien, terwijl er nog wel een andere (JVDR) in de opdracht zit, wat eventueel voldoende kan zijn. Om dergelijke waarschuwingen te onderdrukken kan men volgende optie gebruiken:

Vinkt men deze optie uit, dan verdwijnt dit type waarschuwingen:

Deze optie aan/uit heeft géén effect op volgende waarschuwing:

In dit geval is er helemaal geen resource meer van het type leerkracht. Het is duidelijk dat in dit geval wel degelijk een vervanger gekozen moet worden.

---

Als er voor een bepaald vak geen vervangingen nodig zijn

Men kan voor bepaalde vakken beslissen dat er geen vervanging nodig is. Stel dat leerkracht BART in het reguliere rooster een opdracht heeft met als enig doel als vervanger (backup) te kunnen optreden indien een andere leerkracht wegvalt. Dergelijke opdrachten kunnen perfect in het reguliere rooster voorzien worden. Stel dat BART dan zelf op dat moment in het dagrooster voor een of andere vervanging gebruikt zou worden, dan heeft het niet veel zin om een extra vervanging voor BART te gaan zoeken. Om aan te geven dat bepaalde types opdrachten geen vervanging nodig hebben, kunnen we dat doen via het tabblad “Elementen | Vakken“. Het vlagje in de kolom “Vervanging Nodig” staat standaard aangevinkt. Vinkt men dit uit, dan zullen er nooit vervangingen gezocht moeten worden voor opdrachten die dat vak gebruiken.

In volgend voorbeeld hebben we voor alle vakken van het type “vervanging/vervanging2/vervanging3” het vlagje “Vervanging Nodig” uitgevinkt. Op die manier weet het dagroosterbeheer dat er voor opdrachten met vakken VV1/VV2/VV3 geen vervangingen gezocht moeten worden.

Dit geldt voor vervangingen veroorzaakt door Afwezigheden, Alternatieve opdrachten en opdrachtaanpassingen.

Men kan ook op het niveau van Vervangopdrachttypes aangeven of een vervanging nodig is. Telkens gaat het dan om het vlagje Vervanging nodig. (zie volgende paragrafen).

---

Vervangingen vervolledigen voor afwezigheden

Tot nu toe hebben we enkel de afwezigheden geregistreerd. Een afwezigheid van een leerkracht resulteert in één of meerdere vervangingen. “Vervangingen” zijn de opdrachten die geïmpacteerd zijn door de afwezigheid en waarvoor een oplossing gevonden moet worden. In het geval van afwezigheden is de impact het ontbreken van de leerkracht. Deze zal dus vervangen moeten worden door een andere leerkracht. De uiteindelijk opgeloste vervanging noemen we een vervangopdracht.

Merk alvast op dat vervangingen getoond kunnen worden in het reguliere basisrooster (= originele opdrachten) via “Bekijk op rooster” terwijl vervangopdrachten enkel op het dagrooster bekeken kunnen worden via “Bekijk op dagrooster”. De vervangingen staan in het linkerdeel van het tabblad, de vervangopdrachten in het rechterdeel.

Selecteert men een “vervanging” dan ziet men de corresponderende vervangopdracht in het rechterpaneel. Voor één vervanging is het mogelijk dat er meerdere vervangopdrachten zijn. Men kan bijvoorbeeld de originele opdracht NED die voor beide klassen 5ET en 5MT samen doorging, splitsen in 2 opdrachten: een voor elke klas. Men kan ook klassen splitsen op partitie. Dat is dan ook de reden dat er een apart paneel voorzien is om de vervangopdrachten aan te maken.

Wat zijn de mogelijkheden om een vervanging te organiseren met vervangopdrachten?

• Men kan de opdracht splitsen op klas of partitie.
• Men kan één of meerdere leerkrachten toewijzen.
• Men kan één of meerdere lokalen toewijzen.
• Men kan één of meerdere varia toewijzen.
• Men kan één of meerdere vakken toewijzen.
• Men kan aan een vervangopdracht een Type toekennen, bijvoorbeeld Vervangles, Taak, Studie, … Deze types worden op hun beurt beheerd in het tabblad “Dagrooster | Vervangopdrachttypes”.
• Men kan een bepaalde Outputrooster koppelen aan aan een vervangopdracht (zie Outputroosters).
  • Als er een outputrooster gekoppeld is aan de oorspronkelijke opdracht dan wordt deze hier overgenomen met mogelijkheid tot wijziging.
  • Als er een outputrooster aan de klas gekoppeld is dan wordt die impliciet overgenomen zonder hier te tonen.
• Men kan Commentaar toevoegen. Deze kan mee geëxporteerd worden in bijvoorbeeld de HTML export.
• Men kan het vlagje Les valt weg aan/uit vinken. Dit betekent dat de les verdwijnt uit het dagrooster. Dus in plaats van een vervanging te zoeken kan men hier beslissen om de opdracht/les te annuleren.
• Men kan via  het vlagje Smartschool export bepalen of de vervangopdracht in de export (via een XML-bestand naar de planner) moet opgenomen worden. Vervangopdrachten waarvoor dit vinkje aan staat, zullen in de planner van Smartschool verschijnen. De bijhorende vervangopdrachttypes worden in de export meegenomen als “vak”. Merk op dat als zowel Smartschool export als Les valt weg aangevinkt zijn, dat de les dan ook verdwijnt uit de Smartschool Planner.

PS. Niet op alle getoonde schermen waar “Vervangopdrachten” te zien zijn, zal men de kolom “Type” vinden. Vroeger (pre versie 2021.2.0) hadden we enkel de mogelijkheid om een vervangopdracht als “Studie” te markeren. Via de nieuwe kolom “Type” kunnen we nu verschillende types markeren.

Selecteert men meerdere vervangingen dan worden voor die vervangingen rechts alle vervangopdrachten getoond.

Tip: met de linkermuisknop ingedrukt over de vervangingen gaan, is voldoende om ze te selecteren. Na selectie kan men in de getoonde vervangopdrachten alle wijzigingen doen die nodig zijn.

Aantal leerlingen (#lln): de kolom #lln bij de vervangopdrachten toont het aantal leerlingen afgeleid van de klassen/partities in de vervangopdracht.

Toewijzen van leerkrachten, lokalen, varia en vakken aan de vervangopdrachten

Voor leerkrachten en lokalen is er ondersteuning via een kleurcode wanneer men het dropdownmenu gebruikt. De toestand (vrij, niet vrij, …) van de vermelde leerkrachten en lokalen, op het moment van de vervangopdracht, wordt weergegeven door een kleurcode. De kleurcode vertelt wat meer over de context. Enkele voorbeelden:

• Een witte kleur, zoals voor BANU, betekent dat de leerkracht gewoon vrij beschikbaar is.
• Een geelgroene kleur, zoals voor FRVL, betekent dat die leerkracht vrij beschikbaar is en bovendien lesgeeft in ten minste een van de klassen, vermeld in de “Klassen” kolom.
• Een donkergroene kleur, zoals voor C13, betekent dat dit een lokaal is dat al in de opdracht zit en misschien de extra plaats kan geven die weggevallen is door een ander lokaal dat niet meer beschikbaar is voor die opdracht (bij meerdere lokalen in eenzelfde opdracht).

Via de “…” krijgt men de klassieke multiselect-mogelijkheid om meerdere leerkrachten voor de opdracht te selecteren. Van zodra minstens één leerkracht toegewezen is aan een vervangopdracht verdwijnt de waarschuwing vooraan.

Men kan het huidige lokaal laten staan of een andere selectie maken. Ook hier heeft men ondersteuning via kleurcodes. Alle lokalen waaruit men kan kiezen, zijn sowieso vrij.

Ook het vak kan men laten staan of een andere selectie maken.

Zie verder voor een overzicht van de kleurcodes voor leerkrachten en lokalen.

Splitsen van een vervangopdracht

Via de rechtermuisklikactie “Splits op klas” maken we van 1 opdracht 2 opdrachten op voorwaarde dat er 2 klassen in de opdracht zitten.

Nu kan men elke opdracht ook andere leerkrachten/lokalen toewijzen. Beide opdrachten blijven verbonden aan de oorspronkelijke vervanging.

Na het toewijzen van de vervangers zien we dat voor de vervanging de waarschuwing verdwenen is en dat de kolom Vervangers de leerkrachten bevat die de vervanging zullen doen.

Men kan vervangopdrachten ook splitsen op partitie via de rechtermuisklikactie “Splits op partitie“.

Bekijken van een vervangopdracht in het Dagrooster

Via de Rechtermuisklikactie “Bekijk op dagrooster” kan men de vervangopdracht bekijken in het Dagrooster:

Merk op dat we de kleuring van de cellen o.b.v. OpdrachtType ingesteld hebben.

Vervangopdrachten indelen volgens types

Voor elke vervangopdracht geeft men een type aan. Het meest klassieke geval is een Vervangles maar men kan er ook voor kiezen om er bijvoorbeeld Studie van te maken. De indeling van de vervangopdrachten in dergelijke types is handig voor de de (html) rapporten die men over het dagroosterbeheer kan maken. Het vak dat men opgeeft in de kolom “Vakken” staat los van dit Type.

Verder wordt besproken hoe deze typering zijn nut heeft in rapportering over het dagrooster.

In het tabblad “Dagrooster | Vervangopdrachttypes” kan men de types beheren.

---

Het tabblad met Vervangopdrachttypes

Voor elke vervangopdracht kan men een vervangopdrachttype selecteren. De gangbare lijst van types kan men vinden in het tabblad “Dagrooster | Vervangopdrachttypes”. Als gebruiker kan je deze lijst zelf aanpassen. Men geeft minstens een Acroniem aan het type en liefst ook een Naam.

Men kan ook opgeven of dit type vervangopdracht effectief vervanging nodig heeft (“Vervanging Nodig“). Normaal verwachten we inderdaad dat dat nodig is. Maar, als het type bijvoorbeeld “Naar huis” is, heeft het niet veel zin om de vervangopdracht te vervolledigen met een andere leerkracht. In dat geval kan de vervangopdracht in het rooster blijven staan als “OK” zonder dat een afwezige leerkracht vervangen wordt. Nog een tip i.v.m. de Smartschool export in het geval dat de leerkracht niet vervangen wordt: laat een dummy leerkracht aanmaken via de optie “Genereer dummy leerkracht” in het tabblad “Opties | Export | Export XML | Algemeen”. Zo ben je zeker dat de onvolledige opdracht ook goed naar  de Smartschool planner geëxporteerd wordt. Merk op dat men in het tabblad “Elementen | Vakken” ook op vak-niveau kan aanduiden of een opdracht met dat vak vervanging nodig heeft. Normaal “ja”, maar kiest men toch voor “neen” dan heeft dat als effect dat de volledige opdracht gewoon uit het rooster verdwijnt, indien bijvoorbeeld de leerkracht niet aanwezig is. Dat in tegenstelling tot het geval waar men op Vervangopdrachttype-niveau zegt dat geen vervanging nodig is en waarbij de opdracht wél in het rooster blijft staan.

Via “Export afwezige leerkracht naar Smartschool” bepaalt men per vervangopdrachttype of de afwezige leerkracht naar Smartschool moet geëxporteerd worden, via het XML-bestand dat ingelezen wordt in de planner. Als men de afwezige leerkracht mee exporteert, dan blijft dit lesuur in de planner van de afwezige leerkracht staan. Als men dit vlagje uitvinkt, verschijnt de vervangles enkel in de planner van de vervanger (als die er al is).

Deze types worden gebruikt en zichtbaar gemaakt in de rapporten voor het dagroosterbeheer. Deze types worden ook zichtbaar in de tooltips in het dagrooster.

---

Een gat in het klasrooster omwisselen met een randuur

Voor wat hier besproken wordt, is ook de kennis van Opdrachtaanpassingen nodig.

Indien door bijvoorbeeld de afwezigheid van een leerkracht er een gat ontstaat in het rooster van een klas, dan hebben we gezien hoe dat opgelost kan worden door die leerkracht te vervangen. Dit doen we door in de vervangopdracht een leerkracht te kiezen op basis van de kleurcodes die eerder besproken werden. Op die manier wordt het gat voor die klas weer gedicht.

Men kan ook voor een andere oplossing kiezen. Stel dat men aanvaardt dat er door die afwezigheid een lesuur wegvalt voor die klas, dan zou het wel handig zijn moest dat gat op de rand van het rooster liggen. Als we dat kunnen bereiken, dan kan de klas een uur vroeger naar huis of een uur later beginnen. Dan hebben we ook geen toezicht nodig tijdens een springuur. Indien dat gat al op de rand ligt, dan kunnen we ervoor kiezen om het zo te laten. Ligt het gat niet op de rand, of wil men het gat op een andere rand, dan biedt Mondriaan de mogelijkheid om daar een oplossing voor te zoeken.

Mondriaan biedt de mogelijkheid om snel een aantal randopdrachten voor de klas voor te stellen als wisselopdracht. De opdrachten die hiervoor in aanmerking komen, moeten volgende eigenschappen hebben:

• in dezelfde klas
• in dezelfde week
• grootte blok 1
• ligt op de rand
• de leerkracht is vrij op het moment van het gat
• (lokaal hoeft niet vrij te zijn)

Een opdracht die aan die voorwaarden voldoet, kan in het gat geplaatst worden waardoor er een ander gat ontstaat aan de rand.

Voorbeeld: Leerkracht LK_01 is afwezig/onbeschikbaar op maandag 15/11 en normaal heeft de klas 5IW dan les van LK_01 op ma5 en ma6. Er ontstaat dus een gat van 2 uur in het midden van de dag voor klas 5IW. In plaats van vervangers te zoeken om het gat te vullen, gaan we naar randopdrachten zoeken die we naar het gat kunnen verplaatsen waardoor er 2 uren op de rand ontstaan voor 5IW.

We bekijken de vervangingen en vervangopdrachten voor dit geval:

In de infokolom zien we dat er een “i” icoontje verschijnt met een aanwijzing voor het bestaan van een randopdracht die als vervanging kan dienen.

Via een rechtermuisklik op de vervanging hebben we nu de optie “Zoek randopdracht ter vervanging”.

Via een popup krijgen we een aantal mogelijkheden te zien voor randopdrachten die naar ma5 kunnen verhuizen. We selecteren de eerste, een uur op ma8.

De lokalen van de mogelijke kandidaten krijgen ook een kleur die in dit geval betrekking heeft op de mogelijke verplaatsing naar het gat op ma5. Alle 3 de kandidaten hebben een lokaal dat ook vrij is op ma5.

Het resultaat hiervan is dat de opdracht die op ma8 stond nu naar ma5 verhuisd is en dat de oorspronkelijke opdracht die op ma5 stond niet langer een vervanging nodig heeft. Om dit te doen heeft Mondriaan de opdracht van ma8 in de lijst van Opdrachtaanpassingen (deze worden in een andere paragraaf besproken) gezet:

Zoeken we vervolgens ook nog een randopdracht die we op ma6 kunnen zetten. We kiezen de opdracht van wo4:

Resultaat is dat ook de vervanging voor ma6 niet langer nodig is en verdwijnt. Bij de opdrachtaanpassingen zien we nu ook de 2de opdracht verschijnen.

In het rooster ziet dit er dan als volgt uit. Voor ma5 en ma6 hebben we nu gewoon 2 volwaardige lesuren en de gaten zijn naar randuren verhuisd.

5IW kan zowel op maandag als op woensdag 1 uur vroeger naar huis, LK_10 kan woensdag eerder naar huis en LK_09 kan maandag vroeger naar huis.

In de voorbeelden hadden we steeds lokalen die groen ingekleurd waren. Het kan echter ook voorkomen dat een lokaal toch niet beschikbaar is op de plaats van het gat. In dat geval kunnen we meteen een ander lokaal (of varia) kiezen. In het keuzemenu, en ook in de popup, worden de juiste kleurcodes gebruikt (zie volgende paragraaf voor de kleurcodes).

Indien er meerdere klassen in een vervangopdracht zitten, dan kunnen de wisselopdrachten per klas gezocht worden. Men kan dan ook voor een klas een wissel uitvoeren, terwijl men voor de andere klas bijvoorbeeld een vervanging zoekt.

Voor de Opdrachtaanpassingen voert men best ook zelf nog een type in.

• Dit is handig om selecties te kunnen doen in de rapportering (bv HTML).
• Dit is ook noodzakelijk voor de export naar de Smartschool planner.

Keuze van de randopdrachten beperken tot enkel Eerste of enkel Laatste

Standaard kan Mondriaan randopdrachten kiezen die op het eerste of laatste uur van de dag liggen. Via een optie kan dit echter aangepast worden. In het optie tabblad “Opties | Andere | Dagrooster | Vervanging op randuren” kan men een voorkeur instellen.

De mogelijke opties zijn:

• Eerste en Laatste: beide zullen bekeken worden om kandidaat vervangopdrachten uit te kiezen.
• Eerste: enkel opdrachten die op het eerste uur liggen, worden bekeken.
• Laatste: enkel opdrachten die op het laatste uur liggen, worden bekeken.
• Geen: er worden geen randopdrachten voorgesteld.

---

Kleurcodes en opmaak van resources in de dropdownmenu’s voor vervangingsopdrachten

Deze kleurcodes zijn van toepassing in de drop down menu’s en multi-select-editoren voor Leerkrachten, Lokalen en Varia in:

• Alternatieve opdrachten
• Opdrachtaanpassingen
• Vervangopdrachten voor alle types (Afwezigheden, Alternatieve opdrachten, en opdrachtaanpassingen)

Kleurcodes moeten geïnterpreteerd worden in de context van waar men de leerkrachten selecteert. Het moment op het rooster is van belang alsook de vervangopdracht, opdrachtaanpassing of alternatieve opdracht waar men aan werkt.

Voor Leerkrachten

Voor leerkrachten ondersteunen we de kleurcodes met extra annotaties tussen haakjes om het duidelijker te maken, ook nuttig voor mensen die de kleuren niet goed onderscheiden.

Kleurcode/Opmaak	Betekenis
Rood (b) Rood (afw)	Rood duidt op een onbeschikbaarheid. Dit kan zijn oorsprong hebben in het basisrooster of aangemaakt zijn in het dagrooster zelf. Onbeschikbaarheid in het basisrooster: Leerkracht is vrij doordat hij een onbeschikbaarheid heeft in zijn uurlijst op dat moment. Wordt in rooster getoond als rood kruis. Onbeschikbaarheid in het dagrooster: Leerkracht is vrij doordat er een Afwezigheid voor hem/haar gemaakt is in het dagrooster. Wordt in rooster getoond als oranje kruis. Dus, als laatste kan men eventueel ook van deze leerkrachten gebruik maken. Annotaties: LKR (b): onbeschikbaar in basis rooster (bezet). LKR (afw): afwezigheid aangemaakt in het dagrooster.
Grijs/Zilver (w)	Is vrij door een wens. Wordt in rooster getoond als grijs vlak. Indien er geen betere alternatieven te vinden zijn, zijn deze leerkrachten een optie. Annotaties: LKR (w)
Wit (v) Wit (klas) (v)	De leerkracht is vrij op dat moment. Dit kan zijn doordat hij/zij vrij is in het basisrooster of door een dagroosteractie. Als een klas bijvoorbeeld aan alternatieve opdracht krijgt en een hele dag op uitstap gaat dan zullen er leerkrachten vrijkomen. Een leerkracht kan ook vrijkomen door een opdrachtaanpassing of een vervangingopdracht. Indien het komt door een dagroosteractie zal de leerkracht ook onderlijnd worden. Ook de klas(sen) zal dan vermeld worden van waaruit de leerkracht vrijkomt. Annotaties: LKR (v): vrij in het basisrooster LKR (v): vrijgemaakt door een dagroosteractie maar stond niet in een klas LKR (klas) (v): vrijgemaakt door een dagroosteractie en had les in de klas “klas”
Groengeel (v) Groengeel (klas) (v)	De leerkracht is vrij op dat moment. Zelfde redeneringen als voor Wit maar in dit geval de extra kleur Groengeel omdat de leerkracht in het basisrooster ook lesgeeft in de klas(sen) waarvoor hij geselecteerd wordt. Annotaties: LKR (v): vrij in het basisrooster LKR (v): vrijgemaakt door een dagroosteractie maar stond niet in een klas LKR (klas) (v): vrijgemaakt door een dagroosteractie en had les in de klas “klas”
Donkergroen (v), witte tekst	De leerkracht is vrij op dat moment. Van toepassing op leerkrachten die in een originele opdracht (x) uit het basisrooster zitten en waarbij die opdracht x geïmpacteerd is door een dagroosteropdracht. De leerkracht is dus gewoon aanwezig en kan zonder probleem gebruikt worden in de vervangopdracht voor x of in de opdrachtaanpassing van x. Laat men de leerkracht staan in de opdracht dan doet hij/zij gewoon verder maar men kan ook een andere leerkracht kiezen en dan wordt de leerkracht vrij. Om aan te duiden dat de leerkracht potentieel “vrij” komt door een dagroosteractie wordt de leerkracht ook nog eens onderlijnd. Annotaties: LKR (v) Merk op dat hier de klas niet zal vermeld worden omdat de opdrachtaanpassing of vervangopdracht al duidelijk maakt dat hij op dat moment feitelijk bij de klas staat die in de opdracht vermeld wordt.
Lichthemelsblauw (p1) Diep hemelsblauw (p2) Korenbloemblauw (p3)	Hij heeft op dat moment een opdracht van het vaktype “vervanging”. Dit wil zeggen dat hij per definitie beschikbaar is op school zonder een concrete taak. “vervanging” is een vaktype dat ingevoerd werd om permanentie (p) op de school te verzekeren. Men reserveert leerkrachten op bepaalde momenten voor urgente vervangingen. Er zijn 3 niveaus vervanging als vaktype mogelijk: Vervanging 1: Lichthemelsblauw Vervanging 2: Diep hemelsblauw Vervanging 3: Korenbloemblauw Annotaties bij alternatieve opdrachten en opdrachtaanpassingen: LKR (p1): heeft permenantie type 1 (vaktype Vervanging 1) LKR (p2): heeft permenantie type 2 (vaktype Vervanging 2) LKR (p3): heeft permenantie type 13(vaktype Vervanging 3) Annotaties bij vervangopdrachten: LKR (p1, lokaal): heeft permenantie type 1 (vaktype Vervanging 1) LKR (p2, lokaal): heeft permenantie type 2 (vaktype Vervanging 2) LKR (p3, lokaal): heeft permenantie type 13(vaktype Vervanging 3) Het lokaal waar de leerkracht permanentie heeft wordt vermeld. Kan nottige info zijn bij het toekennen van vervangingen omdat in een school met meerdere locaties men de locatie kan afleiden van het lokaal.
Donkeroranje (o) Donkeroranje (oa) Donkeroranje (alt) Donkeroranje (vo)	Is een leerkracht die NIET vrij is op dat uur, maar lesgeeft in de school. Deze worden ook voorgesteld als kandidaat omdat het soms handig kan zijn een klas bij een andere te zetten. Als deze gekozen wordt, dan zal na de keuze de leerkracht deze indicatie blijven tonen in de dropdown en multi-select-editor. Dit om de gebruiker er attent op te blijven maken dat de leerkracht dubbel gebruikt wordt. Om duidelijk te maken wat de leerkracht aan het doen is op dat moment hebben we volgende annotaties: LKR (o): heeft een opdracht in het basisrooster LKR (oa): heeft een opdrachtaanpassing in het dagrooster LKR (alt): heeft een alternatieve opdracht in het dagrooster LKR (vo): heeft een vervangopdracht in het dagrooster
Extra: Vet	De leerkracht heeft een bekwaamheidsbewijs voor het vak en klas in de vervangopdracht.
Extra: Onderlijnd (x)	De leerkracht is vrijgekomen door een actie in het dagrooster (zie eerdere beschrijvingen). Binnen dezelfde kleur (Wit, Groengeel, Donkergroen) zullen de onderlijnde eerst getoond worden. Als extra hulp bij de keuze van de leerkracht wordt tussen haakjes ook de klas getoond waar hij normaal op dat moment lesgeeft (bij Wit en Geelgroen).
Extra: licht naar Donkeroranje (x-vo)	Specifiek voor de selectie van leerkrachten bij vervangopdrachten: indien bovenop de kleurcode nog een extra oranje verkleuring te zien is, dan betekent dit dat deze leerkracht al als vervanger in een andere vervangopdracht gekozen werd op het uur waarvoor een vervanger gevonden moet worden. Kan dus in combinatie met eender welke andere kleur. Naast de kleuren wordt er ook een specifieke annotatie voorzien voor alle mogelijke gevallen. Volgende combinaties zijn mogelijk. We vernoemen de originele kleur en de annotatie: Donkeroranje LKR (o-vo): heeft gelijktijdig een opdracht in het basisrooster en al een vervangopdracht. Veelal een aanvaardbaar conflict. Donkeroranje LKR (oa-vo): heeft gelijktijdig een opdrachtaanpasssing en een vervangopdracht. Conflict dat aandacht vraagt. Donkeroranje LKR (alt-vo): heeft gelijktijdig een alternatieve opdracht en een vervangopdracht. Conflict dat aandacht vraagt. Wit LKR (v-vo): had een wens in het basisrooster en heeft al een vervangopdracht. Geelgroen LKR (v-vo): was vrij in het basisrooster en heeft al een vervangopdracht. Blauw LKR (px-vo, lokaal): had permanentie (p1,p2,p3) in lokaal “lokaal” in het basisrooster en heeft al een vervangopdracht. RoodLKR (b-vo): was onbeschikbaar in het basisrooster en heeft al een vervangopdracht. Grijs LKR (w-vo): had een wens in het basisrooster en heeft al een vervangopdracht.

Op basis van deze eigenschappen wordt de volgorde binnen de dropdown als volgt bepaald voor vervangopdrachten:

• eerst de leerkrachten die in de vervanging zelf zitten (Donkergroen + witte tekst);
• dan de leerkrachten die vrij zijn omdat ze een lesopdracht van het type Vervanging (p1,p2,p3) hebben (Schakeringen van blauw);
• dan de leerkrachten die vrijgekomen zijn door alternatieve opdrachten of opdrachtaanpassingen (Onderlijnd);
• dan de leerkrachten die vrij zijn en op andere momenten ook lesgeven in de klas(sen) (Groengeel);
• dan de leerkrachten die gewoon vrij zijn (Wit);
• dan de leerkrachten die vrij zijn omdat ze een Wensopdracht hebben (Grijs/Zilver);
• dan de leerkrachten die onbeschikbaar zijn (Rood);
• dan de leerkrachten die bezet zijn omdat ze een lesopdracht hebben (Donkeroranje);
• hierbinnen eerst de leerkrachten die een bekwaamheidsbewijs hebben, dan de andere;
• vervolgens op Acroniem van de leerkracht.

Merk op dat deze volgorde enkel gebruikt wordt bij vervangopdrachten. Bij de andere toepassingen wordt gewoon alfabetisch gesorteerd.

Meerdere roosterpunten tegelijk waar een leerkracht voor geselecteerd moet worden

Bij alternatieve opdrachten (alt) en bij opdrachtaanpssingen (oa) is het mogelijk dat men voor meerdere roosterpunten tegelijk een leerkracht moet selecteren. Gaat een klas bijvoorbeeld op uitstap voor heel de dag met een leerkracht die geselecteerd wordt dan kan men zicht voorstellen dat die leerkracht allerlei zaken te doen had die dag: hij kan deels lesgeven, ergens permanentie hebben, ergens vrij zijn en ook nog eens een wens hebben in die dag bijvoorbeeld. Wat we tot nu toe besproken hadden waren de kleurcodes en annotaties in het geval het over één roosterpunt gaat (één uur). Nu moeten we er ook voor zorgen dat we kleuren en annotaties tonen die iets zeggen over de combinatie van geselecteerde uren.

De regels voor de getoonde kleur zijn als volgt:

• Rood: minstens één roosterpunt in de selectie heeft een (b) of een (afw).
• Donkeroranje: geen enkel roosterpunt heeft een (b) of (afw). En, minstens één roosterpunt heeft een (o), (alt), (oa) of (vo).
• Wit: elk roosterpunt is vrij in het basisrooster.
• Wit: minstens één roosterpunt is vrijgemaakt in het dagrooster en de rest is vrij in het basisrooster.
• Geelgroen: elk roosterpunt is vrij in het basisrooster. En, de leerkracht geeft in minstens één klas ook op een ander moment les.
• Geelgroen: minstens één roosterpunt is vrijgemaakt in het dagrooster en de rest is vrij in het basisrooster. En, de leerkracht geeft in minstens één klas ook op een ander moment les.
• Donkergroen: huidig dagroosteractie maakt elk roosterpunt “vrij”.
• Grijs: elk roosterpunt is een wens.
• Blauw: 3 schakeringen mogelijk: elk roosterpunt is een vervanging.

De regels voor de annotaties zijn als volgt:

• We sommen alle annotaties die we zouden vinden op de individuele roosterpunten gewoon op waarbij elke annotatie maar één keer zal voorkomen.
• Als er LKR (v) (v) … staat dan wil dit zeggen dat er zowel roosterpunten zijn die vrij zijn in het basisrooster als dat er zijn die vrijgemaakt zijn in het dagrooster. Dit is de enige uitzondering waar 2 dezelfde annotaties kunnen voorkomen.
• Als er LKR (*) (v) … staat dan wil dit zeggen dat de LKR voor verschillende roosterpunten vrijgemaakt is in verschillende klassen. De (*) betekent meerdere klassen uit verschillende roosterpunten.

Voorbeelden van de kleurcodes

Een leerkrachtselectie getoond bij een vervangopdracht. Typisch voor vervangopdrachten is dat men steeds maar over één roosterpunt spreekt. Voorbeelden: MODU: zat al in de opdracht waarvoor we een vervangopdracht maken en kan hier ook gewoon gebruikt worden. Kiest men hem niet dan zal hij gewoon “vrij” zijn op dat moment en kan elders gebrukt worden. BBRO: had permanentie p1 in lokaal LOK_perm in het basisrooster en is opndertussen al ingeschakeld in een andere vervangopdracht. HETO: was vrijgemaakt in het dagrooster uit een opdracht met 6BTW maar is ondertussen al ingeschakeld in een andere vervangopdracht. ELEK: is gewoon vrij in het basisrooster. JEDM: was vrij in het basisrooster maar is ondertussen al ingeschakeld in een andere vervangopdracht. MADP: is gewoon vrij in het basisrooster en geeft op andere momenten ook les in de klas van de vervangopdracht. KRDU: heeft een wens in het basisrooster. JIBL: is onbeschikbaar volgens het basisrooster. FIRO: heeft een opdracht in het basisrooster. BEGA: heeft al een opdrachtaanpassing in het dagrooster. JOZW: heeft al een alternatieve opdracht in het dagrooster. PVHR: heeft permanentie van type Vervanging1 in LOK_pv01 PVHS: heeft permanentie van type Vervanging2 in LOK_pv02 PVHT: heeft permanentie van type Vervanging3 in LOK_pv03 Stel dat we FIRO hier kiezen. In dat geval ontstaat er een situatie waarbij FIRO zowel een opdracht heeft in het basisrooster als een vervangopdracht in het dagrooster. Beide zullen samen bestaan. Het is een conflict maar kan een mogelijke oplossing zijn. In dat geval tonen we na de selectie wel de gekozen FIRO met een Rode kleur als volgt:

Een leerkrachtselectie getoond bij een alternatieve opdracht. In dit geval zoeken we een leerkracht die mee op uitstap gaat voor een volledige dag. Voorbeelden: ANME: minstens één uur afwezig in het dagrooster en nog een wens in het basisrooster. BEGA: heeft zowel opdrachten in het basisrooster als opdrachtaanpassingen in het dagrooster. BRRO: heeft een opdrachtaanpassing, een vervangopdracht en ook nog permanentie in het basisrooster. ELEK: heeft een opdracht in het basisrooster. ELGA: is helemaal vrij in het basisrooster. GUKR: heeft een afwezigheid en een opdrachtaanpassing in het dagrooster en nog een opdracht in het basisrooster. HETO: heeft een opdrachtaanpassing en een vervangopdracht in het dagrooster en een opdracht en permanentie in het basisrooster. KRDU: heeft een wens, permanentie en vrije momenten in het basisrooster en is ook voor verschillene roosterpunten vrijgemaakt in het dagrooster en had les in verschillende klassen waaruit hij vrijgemaakt is. Ook geeft hij in het basisrooster les in minstens één van de klassen waarvoor de alternatieve opdracht gemaakt wordt. TODP:  heeft enkel een wens in het basisrooster.

---

Voor Lokalen

Kleurcode/Opmaak	Betekenis
Rood	Is vrij (niet gebruikt) doordat het lokaal een onbeschikbaarheid heeft in zijn uurlijst op dat moment. Wordt in rooster getoond als rood kruis. Dus, volgens zijn beschikbaarheid mag het lokaal op dat moment voor niet gebruikt worden.
Donkergroen, witte tekst	Van toepassing op lokalen die in de originele opdracht zitten. Ze kunnen samen eventueel voldoende zijn.
Groengeel	Is een lokaal dat nu vrij is en dat reeds op andere momenten gebruikt wordt door de betreffende klas.
Donkeroranje	Is een lokaal dat NIET vrij is op dat uur. Dit lokaal worden ook voorgesteld als kandidaat omdat het soms handig kan zijn een klas bij een andere te zetten. Als deze gekozen wordt, dan zal na de keuze het lokaal deze indicatie blijven tonen in de dropdown en multi-select-editor. Dit om de gebruiker er attent op te blijven maken dat het lokaal dubbel gebruikt wordt.
Wit	Het lokaal is vrij.
Lichthemelsblauw	Het lokaal is vrij, maar heeft geen voldoende capaciteit.
Extra: Onderlijnd	Het lokaal is vrijgekomen door de alternatieve opdracht die aan de basis ligt van de vervanging. Binnen dezelfde kleur zullen de onderlijnde eerst getoond worden.
Extra: licht naar donker oranje	Indien bovenop de kleurcode nog een extra oranje verkleuring te zien is, dan betekent dit dat dit lokaal al als vervanglokaal gekozen werd op het uur waarvoor een vervanglokaal gevonden moest worden. Kan dus in combinatie met eender welke andere kleur.

Voor lokalen wordt Donkeroranje niet getoond bij Vervangopdrachten. Moesten we ze daar wel toelaten, dan zou dat een conflict geven dat niet opgelost kan worden. Ze zijn wel beschikbaar voor opdrachtaanpassingen en alternatieve opdrachten.

Indien een gekozen lokaal niet voldoende capaciteit heeft, dan zal er een error in de vervangopdracht verschijnen. Men kan te kleine lokalen ook herkennen aan de lichthemelsblauwe kleur in de selectie, maar enkel indien er niet al een andere kleur aan gegeven werd.

---

Voor Varia

Zelfde als voor lokalen.

---

Kleurcodes in de multiselectieschermen

Van zodra er meerdere elementen (leerkrachten, lokalen, varia) in een veld staan, kan de dropdown niet langer gebruikt worden en kan men enkel de selecties aanpassen via een multiselectiescherm. In deze schermen worden de elementen steeds alfabetisch gesorteerd en worden de kleurcodes ook toegepast.

Voorbeeld leerkrachtselectie:

Voorbeeld lokaalselectie:

---

Valideren van het dagrooster

Via de knop “Valideer dagrooster” krijg je een overzicht van alle problemen die nog opgelost moeten worden naar aanleiding van afwezigheden en alternatieve opdrachten.

Volgende zaken worden gevalideerd voor NIET gearchiveerde dagen:

• Voor Activiteiten (alternatieve opdrachten):
  • beschikbaarheid van resources in de activiteit op basis van  beperkingen, wensen en afwezigheden.
  • is er een type gedefinieerd (types beschikbaar in Alternatieve opdrachttypes).
  • capaciteit van de gekozen lokalen.
• Voor Afwezigheden:
  • leerkracht, begin en eind verplicht.
  • begin niet na eind.
• Voor Opdrachtaanpassingen:
  • beschikbaarheid van resources in de aangepaste opdracht op basis van beperkingen, wensen en afwezigheden.
  • is er een type gedefinieerd (types beschikbaar in Opdrachtaanpassingstypes).
  • is de onderliggende opdracht (basisrooster) ondertussen niet naar een andere plaats in het rooster verschoven waardoor de aanpassing waarschijnlijk niet langer correct is.
  • capaciteit van de gekozen lokalen.
• Voor Vervangopdrachten:
  • nog geen vervanging van leerkracht, lokaal, of varia voorzien.
  • beschikbaarheid van resources in de activiteit op basis van beperkingen, wensen en afwezigheden.
  • is er een type gedefinieerd (types beschikbaar in Vervangopdrachttypes).
  • capaciteit van de gekozen lokalen.
• Algemeen:
  • conflicten in dagrooster.

Wanneer heeft deze validatie nut?

• Bij elke aanpassing van het geplande basisrooster waarop het dagrooster gebaseerd is.
• Bij elke aanpassing in het dagrooster.

---

Een Alternatieve Opdracht registeren en vervangingen organiseren

Via een alternatieve opdracht kan je voor één of meerdere resources samen op een bepaald moment iets plannen wat niet in het reguliere basisrooster staat. De meest voor de hand liggende voorbeelden zijn:

• excursies van klassen met begeleidende leerkrachten;
• stages die ad hoc gepland moeten worden;
• een lokaal dat voor een bepaalde tijd voor wat anders gebruikt moet worden;
• …

Het inplannen van dergelijke alternatieve opdrachten (ook activiteiten genoemd) houdt steeds in dat een aantal resources samen niet meer beschikbaar zijn in de roosters waar ze eerder wel stonden. Hierdoor ontstaan allerlei problemen die opgelost moeten worden. Mondriaan gaat op basis van de geplande activiteit eerst uitzoeken op welke plaatsen welke reguliere opdrachten er impact van ondervinden. Deze opdrachten zullen voor die activiteit in de lijst van de vervangingen komen staan, zodat de gebruiker het nodige kan regelen om de opdrachten te “repareren”.

Enkele typische voorbeelden waarvoor vervangingen ontstaan:

• Een klas A in de activiteit: klas A op zich vormt geen probleem, maar misschien zat ze op dat moment samen met een andere klas B. De vraag is wat er met de lesopdracht van B moet gebeuren. Moet het een uur studie worden, een alternatieve les, of gaat de les gewoon door? Om dat op te lossen wordt de geïmpacteerde opdracht bij de vervangingen gezet. Wenst men voor overblijvende klas(sen) in het algemeen geen vervanging (de lessen gaan gewoon door) dan kan men dat instellen via de opties (Opties | Andere | Dagrooster | Geen vervanging bij ontbreken samengestelde klas).
• Een leerkracht X in de activiteit: leerkracht X zit mee in de activiteit terwijl hij/zij op dat moment misschien les gaf. Voor elke lesopdracht waar hij/zij niet meer aanwezig kan zijn, moet er weer een oplossing gevonden worden. Wordt het studie, of een alternatieve les, of een andere leerkracht? Daarom verschijnt die opdracht bij de vervangingen.
• Een lokaal Z in de activiteit: stel dat de activiteit op de school zelf doorgaat, maar dat hiervoor lokaal Z nodig is. Als er al een normale les doorging in Z, dan moet voor die les een ander lokaal gevonden worden. Vandaar dat ook deze opdrachten dan bij de vervangingen verschijnen om opgelost te worden.
• Een varia V in de activiteit: stel dat de activiteit een bepaalde resource nodig heeft (bv een laptop) die als varia voorgesteld wordt. Deze laptop werd misschien al voor een andere les gebruikt waarvoor dan een oplossing gezocht moet worden.

Voorbeeld: we willen een daguitstap plannen voor 3MT samen met leerkracht SARY op donderdag 10/9/2020. 3MT heeft heel wat lessen op donderdag. Sommige lessen alleen, sommige lessen met andere klassen. Er zijn zelfs sommige lessen die ze van SARY zelf krijgen op donderdag. SARY heeft ook heel wat lessen op donderdag.

---

Registreren van activiteiten

De activiteit van 3MT met SARY kunnen we registreren in het tabblad “Dagrooster | Alternatieve Opdrachten“:

We hebben hier 1 record toegevoegd (ID:5) waarin we stellen dat 3MT met SARY op 10/9/2020 een daguitstap doet. De vervangingen die Mondriaan als gevolg hiervan bepaalt, staan in het groen onderaan bij de vervangingen. Gele vervangingen behoren tot afwezigheden, groene tot activiteiten. Als Reden (vrij tekstveld) geven we hier “Daguitstap” op. Naast de reden (vrije tekst) kunnen we ook een Type toekennen, in dit geval Uitstap. De lijst van mogelijke types kan de gebruiker beheren in “Dagrooster | Alternatieve opdrachttypes”. Een Type is zeker nodig voor de export naar Smartschool.

Net zoals gezien bij afwezigheden kunnen we hier via een rechtermuisklik op de alternatieve opdracht de vervangingen filteren. We zien nu enkel vervangingen die tot de nieuwe activiteit behoren. Alvorens op de vervangingen in te gaan, bekijken we enkele andere aspecten.

Selecteren van Klassen voor een activiteit

In het veld Klassen kan men één of meerdere klassen selecteren, maar men kan ook partitie-elementen van klassen selecteren. Vandaar dat de editor om een multiselect te doen er ook anders uitziet dan gewoonlijk in Mondriaan. Selecteert men van éénzelfde klas verschillende partitie-elementen, dan moeten die wel tot eenzelfde partitie behoren. Een combinatie van bijvoorbeeld 3MT:jongen + 3MT:RKG is dus onzinnig. Er is ook een filter voorzien om klassen te selecteren.

Aantal leerlingen (#lln): de kolom #lln bij de alternatieve opdrachten toont het aantal leerlingen afgeleid van de klassen/partities in de opdracht (veld tevoorschijn halen via de veldkiezer).

Selecteren van Leerkrachten, Lokalen, Varia, en Vakken voor een activiteit

Voor deze elementen hebben we de klassieke mogelijkheden:

• dropdown voor een enkelvoudige selectie;
• multiselect voor meervoudige selectie;
• men kan zelfs nieuwe elementen aanmaken (via “+”).

Wanneer men het veld Leerkracht invult nadat men Uren heeft ingevuld, worden op de leerkrachten de kleurcodes toegepast.

Selecteren van de Uren voor een activiteit

Hier kan men willekeurig dagen en uren selecteren waarop de activiteit moet doorgaan. Opnieuw zijn hier enkel de dagen zichtbaar die gelinkt zijn.

Merk op dat men ook hier een alternatieve Outputrooster kan koppelen aan een alternatieve opdracht (zie Outputroosters). Als er op het niveau van de klas een outputrooster gedefinieerd is dan wordt die impliciet overgenomen zonder hem te tonen.

Bekijken van een activiteit op het Dagrooster

Via een rechtermuisklik op de activiteit kan je “Bekijk op dagrooster” kiezen:

Resultaat:

De activiteit (activiteiten) die geselecteerd was, wordt ook geselecteerd getoond in de Dagrooster visualizer. Hier zien we de activiteit in de dagroosters van zowel 3MT als SARY.

Via een tooltip kan men nu ook het type van de alternatieve opdracht zien: “Activiteit: Uitstap”

Verwijderen van een activiteit

Via de rechtermuisklikactie “Verwijderen” kan men dit doen. Alle vervangingen verdwijnen uit het dagrooster.

Bekijken van een vervanging in het basisrooster

Via de rechtermuisklikactie “Bekijk op rooster” kan men zien hoe een te vervangen opdracht eruitziet in het basisrooster.

Resultaat:

Deze actie toont, zoals gekend, 3 grids waarin de opdracht getoond wordt: de klas, leerkracht en lokaal. Merk op dat er naast 3MT (die op uitstap gaat) nog 2 andere klassen in deze opdracht zitten.

(PS. De kleuring van de cellen werd hier weer op “Vak” gezet).

De reden selecteren voor een vervanging

Wil men de reden voor een vervanging selecteren, dan kan dat door de rechtermuisklikactie “Selecteer reden“. Een reden kan ofwel een afwezigheid zijn, een opdrachtaanpassing, een alternatieve opdracht, of een combinatie.

Resultaat:

De tab “Alternatieve opdrachten” wordt geopend en de juiste activiteit wordt geselecteerd.

Indien er zowel een afwezigheid als een activiteit aan de reden ligt van een vervanging, dan kan je beide redenen op deze manier terugvinden.

---

Tabblad met Alternatieve opdrachttypes

Voor elke alternatieve opdracht kan men een type selecteren. De gangbare lijst van types kan men vinden in het tabblad “Dagrooster | Alternatieve opdrachttypes”. Als gebruiker kan je deze lijst zelf aanpassen. Men geeft minstens een Acroniem aan het type en liefst ook een Naam.

Deze types worden gebruikt en zichtbaar gemaakt in de rapporten voor het dagroosterbeheer. Deze types worden ook zichtbaar in de tooltips in het dagrooster.

Men kan via het vlagje Smartschool export per alternatieve opdrachttype bepalen of deze in de export (via een XML-bestand naar de planner) moet opgenomen worden. Alternatieve opdrachten waarvoor dit vinkje aan staat, zullen in de planner van Smartschool verschijnen. De bijhorende alternatieve opdrachttypes worden in de export meegenomen als vak.

Vinkt men Smartschool activiteit aan, dan wordt de alternatieve opdracht niet als “les” (lesson) meegegeven, maar als “activiteit” (school activity) in de XML export (zie ook XML-Export naar Smartschool Planner en andere systemen – time-tech).

---

Alternatieve opdracht met behoud van originele opdrachten

Soms is het nuttig om een opdracht in het dagrooster te plannen zonder dat er wijzigingen gebeuren in bestaande opdrachten voor de klas. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld medisch toezicht. Men wenst voor een klas medisch toezicht te organiseren waarbij de lessen gewoon blijven verder lopen en de leerlingen in bijvoorbeeld groepjes van 5 naar het medisch toezicht gaan. In dat geval wil men die informatie over het medisch toezicht wel in het rooster maar dan naast de bestaande opdrachten van de klas.

Het komt er dus op neer dat je een alternatieve opdracht maakt, maar er meteen bij vermeldt dat er verder geen wijziging in het rooster komt.

Om dit aan de duiden bestaat de kolom “Behoud Les“. Vinkt men dit aan dan blijven alle opdrachten gewoon in het rooster voor de klas, moeten er dus geen vervangingen gezocht worden en komt die alternatieve opdracht gewoon mee in het rooster te staan naast de bestaande. Merk wel op dat als men in die alternatieve opdracht ook een leerkracht opneemt die bijvoorbeeld lesgeeft op dat moment (in dezelfde klas of een andere) dat hier dan wel een vervanging voor gezocht moet worden.

Het resultaat hiervan ziet er in het dagrooster als volgt uit:

Bij “Valideer dagrooster” zal men dit wel zien als een conflict. De gebruiker moet zich hier dan wel bewust van zijn dat dit een intentioneel conflict is.

---

Vervangingen vervolledigen voor alternatieve opdrachten

Tot nu toe hebben we enkel de activiteiten geregistreerd. De vervangingen die hiervoor gegenereerd worden, moeten bekeken worden en waar nodig vervolledigd met vervangers, nieuwe lokalen, etc. De al dan niet gerepareerde vervangingen noemen we vervangopdrachten. Het concept vervanging en vervangopdracht werd reeds besproken in de sectie over afwezigheden. De mogelijkheden die daar besproken werden zijn ook hier geldig:

• toewijzen van leerkrachten, lokalen, varia en vakken aan de vervangopdrachten;
• splitsen van een vervangopdracht op klas of partitie;
• bekijken van een vervangopdracht in het Dagrooster;
• vervangopdrachten voor klassen markeren als “studie”, “taak”, “toets”, …;
• kleurcodes voor leerkracht-, varia- en lokaalkeuze;
• valideren van het dagrooster.

Bekijken we nu enkele van de vervangingen die gegenereerd werden voor de uitstap en wat we ermee kunnen/moeten doen om ze te repareren.

De vervangingen zonder waarschuwing

Bekijken we vervangingen 9, 10, en 13. Dat waren lessen in het dagrooster waar de klas 3MT deel van uitmaakte, maar waarbij er nog andere klassen samen zaten. Er is nog steeds een leerkracht gekoppeld. In deze voorbeelden zie je dat de kolom Afwezigen leeg blijft. Er moet geen leerkracht vervangen worden.

• De leerkracht die daar les gaf, is er nog steeds en kan de lessen gewoon blijven geven maar dan zonder 3MT. Dan hoeven we niets structureels te wijzigen aan de vervangopdracht die ermee samenhangt. Het enige wat men moet toevoegen in de vervangopdracht is een vervangopdrachttype (bvb Vervangles). Dit is vooral nodig voor de export naar Smartschool alsook de HTML-export.
• Een andere optie zou kunnen zijn dat we er een uur studie van maken. In dat geval zouden we er ook nog een andere leerkracht aan kunnen koppelen.
• Nog een andere reden is dat men geen vervangingen nodig heeft voor een opdracht waarbij een van de samenstellende klassen verdwijnt. Men kan dat instellen via de opties (Opties | Andere | Dagrooster | Geen vervanging bij ontbreken samengestelde klas).
• …

Voor de 3 vervangingen hebben we in het rechterpaneel van de vervangopdrachten volgende wijzigingen gedaan:

• ID 9: niets gewijzigd. Opdracht kan ongewijzigd, maar zonder 3MT doorgaan.
• ID 10: beslist om er een uur studie van te maken, de leerkracht gewijzigd naar ANBA en het lokaal C11 gekozen.
• ID 13: beslist om er een uur studie van te maken. Verder niets gewijzigd.

Betekenis van “beschikbaar” zijn en een * achter de naam van een vervanger

Wanneer is een willekeurige leerkracht A beschikbaar om als vervanger te fungeren?

• als A in het basisrooster een lesvrij moment heeft door een springuur.
• als A in het basisrooster een opdracht heeft met een vaktype vervanging/vervanging2/vervanging3. Dit wil zeggen dat A op dat moment een permanentie-uur heeft en dus perfect als vervanger kan optreden.
• als A in het dagrooster vrijgemaakt werd door toedoen van een activiteit. Een klas heeft een activiteit en A gaf les in die klas op het moment dat die activiteit doorgaat (zonder A). Als men A dan als vervanger gebruikt, wordt er A* getoond om aan te geven dat A eerder vrijgekomen was in het dagrooster en dus perfect als vervanger kan ingeschakeld worden (zie ANBA* in het voorbeeld).

Andere momenten die eventueel als vrij beschouwd kunnen worden:

• als A in het basisrooster als Onbeschikbaar wordt gemarkeerd (rode kruisjes in de grids).
• als A in het basisrooster vrij is vanwege een Wensopdracht.

In beide gevallen zal er een waarschuwing/fout getoond worden als A dan gebruikt wordt maar het belet ons niet om er gebruikt van te maken.

Opmerking: A* kan uitzonderlijk ook getoond worden terwijl A niet vrijgemaakt is. Als dat het geval is, dan is er een conflict dat opgelost moet worden. Dit kan ontstaan als A in het basisrooster geen les heeft, gebruikt wordt als vervanger op dat moment en als men daarna het basisrooster aanpast en A toch lesgeeft op dat moment. Achter de schermen betekent A* dat A een vervanger is, maar in het basisrooster heeft hij gewoon les op dat moment. In een valide rooster kan dit niet voorkomen.

De vervangingen mét waarschuwing

Als er een waarschuwing staat, wil dit meestal zeggen dat er een of andere resource uit de opdracht gehaald is waardoor de opdracht niet zomaar door kan gaan. Het meest voorkomende geval is waarbij er een of meerdere leerkrachten door een activiteit/afwezigheid uit een opdracht gehaald worden waardoor er geen leerkrachten meer overschieten om de les te geven. Alle vervangingen met waarschuwing die we zien in ons voorbeeld, hebben dat probleem. SARY is weg en er zijn 6 lessen die daardoor in de problemen komen. Voor alle 6 was SARY de enige leerkracht in de opdracht en moet er dus zeker een oplossing gezocht worden.

We kunnen allerlei zaken doen om de problemen op te lossen (les, studie, …) maar het belangrijkste is dat we er weer een leerkracht aan koppelen. Dat gebeurt in het rechterpaneel waar de vervangopdrachten gedefinieerd worden. In het voorbeeld hebben we gewoon leerkrachten toegevoegd en sommige lessen laten doorgaan en andere in Studie gewijzigd. De waarschuwingen zijn dan ook verdwenen.

Bekijken van een vervangopdracht in het Dagrooster

Via de Rechtermuisklikactie “Bekijk op dagrooster” kan men de vervangopdracht bekijken in het Dagrooster:

Resultaat:

Vervangingen vervolledigen voor bezette Lokalen of Varia

Een activiteit kan ook één of meerdere lokalen en/of varia bezetten. Hierdoor kan het zijn dat een lokaal of varia wegvalt in een aantal opdrachten waarvoor dan ook een oplossing gezocht moet worden.

We voegen aan een activiteit voor donderdag 10/9/20 het lokaal A21 toe. Dit wil zeggen dat dat lokaal vanaf nu bezet is voor de ganse dag en dat opdrachten die eerder gebruik maakten van dit lokaal een andere oplossing nodig hebben. De vervangingen 16 en 17 zijn het gevolg van het toevoegen van dit lokaal. De naam van het lokaal verschijnt in de kolom “Lok/Var bezet“. Vermits deze nog niet vervangen werden door een nieuw lokaal wordt er een waarschuwing getoond.

Vervolgens voegen we een nieuw lokaal toe voor beide vervangopdrachten in het rechterpaneel:

Door voor beide gevallen een nieuw lokaal te kiezen, verschijnen ze ook in de kolom “Lok/Var nieuw” en verdwijnt de waarschuwing. Merk ook de ondersteuning van Mondriaan in het kiezen van het lokaal. In het geval van D15 gaat het om een lokaal dat vrijgekomen was door een activiteit (daardoor onderlijnd) en tevens is het een lokaal dat op andere momenten ook door deze klas (6MT) gebruikt wordt.

---

Eenvoudige wijzigingen aanbrengen aan dagroosteropdrachten

Naast afwezigheden en alternatieve opdrachten invoeren, is er ook de mogelijkheid om opdrachten uit het dagrooster beperkt manueel aan te passen. De mogelijkheden die geboden worden, zijn de volgende:

• aanpassen van het tijdstip van een opdracht;
• aanpassen van de leerkrachten, lokalen, of varia van een opdracht.
• twee geselecteerde opdrachten van plaats wisselen. (via Wissel opdrachten)

Deze aanpassingen laten we enkel toe voor originele dagroosteropdrachten, dit wil zeggen dat het opdrachten zijn die rechtstreeks uit het basisrooster overgenomen werden. We laten deze aanpassingen dus NIET toe voor volgende types opdrachten in het dagrooster omdat deze hun eigen mogelijkheden hebben tot aanpassing:

• Alternatieve opdrachten
• Vervangopdrachten

Van zodra men een dagroosteropdracht aanpast, wordt er gecontroleerd of deze aanpassing geen conflicten veroorzaakt in het dagrooster. Indien dat het geval is, dan zullen deze conflicterende opdrachten automatisch opgenomen worden in de lijst van vervangingen. Elk van de conflicten kan dan via een vervangopdracht aangepast worden op dezelfde manier als we dat doen voor afwezigheden en alternatieve opdrachten.

---

Een dagroosteropdracht registreren voor een aanpassing

De enige plaats waar men een volledig visueel overzicht heeft van alle dagroosteropdrachten is in de visualizer “Visualisatie | Dagrooster”. Kies in het optie tabblad (Andere | Planbord/Roosters) om de roostercellen in te kleuren volgens het RoosterOpdrachtType. Op die manier zullen alle reguliere dagroosteropdrachten donkergroen gekleurd zijn. Enkel deze donkergroene zijn een kandidaat om geselecteerd te worden voor een wijziging. Voorbeeld:

Selecteer een opdracht, rechtermuisklik “Maak aangepaste opdracht“:

Onmiddellijk na deze actie krijgt de opdracht in het dagrooster een andere kleur (licht blauw – cyaan) om aan te duiden dat het een dagroosteropdracht is die geselecteerd is om aan te passen of aangepast is.

Merk op dat het ook mogelijk is om meerdere opdrachten te selecteren en daar opdrachtaanpassingen voor te doen. Selecteert men eenzelfde opdracht in verschillende weken dan krijgt men meteen een opdrachtaanpassing die geldt voor die verschillende weken. Verschillende opdrachten selecteren doet men door de Ctrl-toets ingedrukt te houden bij het selecteren.

Het enige effect van deze actie is dat de opdracht opgenomen wordt in het linkertabblad van “Dagrooster | Opdrachtaanpassingen“. Het is in dit tabblad dat de opdracht ook effectief aangepast kan worden. De opdracht werd toegevoegd (ID: 2) in het linkerpaneel en, indien geselecteerd, kunnen er aanpassingen gebeuren in het rechterpaneel.

Men kan aan te passen opdrachten ook rechtstreeks selecteren (invoeren) in dit linkerpaneel. In de kolom “Opdracht” kan men via de dropdown de opdracht vinden en in de kolom “Uren” de specifieke geplaatste uren van die opdracht.

Voorbeeld:

Na selectie van opdracht en uren zal de opdracht in het dagrooster ook cyaan gekleurd worden:

---

Kolommen in de tabbladen van Opdrachtaanpassingen

Voor opdrachtaanpassingen is er een linker- en een rechterpaneel.

• Links: dagroosteropdrachten die men wenst aan te passen.
• Rechts: de aangepaste opdrachten.

Linkerpaneel

Waarschuwing/Error Indicator	Indien er problemen zijn met de gewijzigde opdracht, kan men over het icoon hoveren om de error/waarschuwing te zien.
ID	Uniek ID van de aan te passen opdracht.
Opdracht	Identificatie van de opdracht zoals die gekend is in het basisrooster (ID + enkele elementen).
Uren	Specifieke uren waarvoor men de opdracht wenst aan te passen.
Type	Hier kan men een type opgeven van de wijziging die men wenst te doen. De types kan men eventueel zelf aanmaken in het tabblad “Opdrachtaanpassingstypes”. Er worden er standaard een aantal eenvoudige voorzien (LOK, LKR, VAR, PLAN). Deze worden in rapporten gebruikt. Verplicht in te vullen indien men naar Smartschool exporteert.
Reden	Hier kan men vrijblijvend een reden opgeven voor de wijziging.

Rechterpaneel

In het rechterpaneel ziet men de aanpassingen voor de opdrachten in het linkerpaneel. Indien men links één opdracht selecteert, dan ziet men rechts de wijzigingen voor die ene opdracht. Selecteert men links meerdere opdrachten, dan ziet men rechts ook de aanpassingen van meerdere opdrachten.

Waarschuwing/Error Indicator	Indien er problemen zijn met de gewijzigde opdracht, kan men over het icoon hoveren om de error/waarschuwing te zien.
ID	Uniek ID van de aanpassing.
Nieuwe Uren	Standaard staan hier de originele uren. Indien men wenst, kan men hier het tijdstip van de opdracht aanpassen.
Klassen	Read only. Klassen van de opdracht kan men niet aanpassen.
Leerkrachten	Standaard staan hier de originele leerkrachten. Men kan hier de leerkrachten wel aanpassen. Kleurcodes zoals eerder beschreven.
Vakken	Read only. De vakken kan men niet aanpassen.
Lokalen	Standaard staan hier de originele lokalen. Men kan hier de lokalen wel aanpassen. Kleurcodes zoals eerder beschreven.
Varia	Standaard staan hier de originele varia. Men kan hier de varia wel aanpassen.
Outputrooster	Hier kan men een alternatief outputrooster koppelen met de opdracht (zie Outputroosters). Als er op het niveau van de oorspronkelijke opdracht al expliciet een outputrooster gekozen was dan zal die hier ook zichtbaar zijn met de mogelijkheid om hem te wijzigen. Als er op het niveau van de klas een outputrooster gedefinieerd is dan wordt die impliciet overgenomen zonder hem te tonen.
Verwijderd	Read only. Hier worden de verwijderde elementen getoond (leerkrachten, lokalen, varia).
Toegevoegd	Read only. Hier worden de toegevoegde elementen getoond (leerkrachten, lokalen, varia).
#lln	Read only. Het aantal leerlingen in de opdracht. Dit wordt afgeleid van de klassen/partitie-elementen in de opdracht.

---

De opdracht effectief aanpassen

Het rechterpaneel laat toe om een geselecteerde opdracht aan te passen. Standaard staan er de elementen in die ook in het linkerpaneel te zien zijn. Aanpassingen kan men doen aan de uren; de leerkrachten, lokalen en varia.

Voorbeeld zonder conflicten: Voor de geselecteerde opdracht wijzigen we lokaal A44 naar A22. Dit lokaal A22 is vrij op dat moment en volgens zijn kleur wordt het op andere momenten ook gebruikt door klas 4HT. Er ontstaan geen conflicten, de zone waar de vervangingen staan, blijft leeg voor deze opdrachtaanpassing.

In de visualizer voor het dagrooster zie je dan het volgende:

Voorbeeld mét conflicten: kiezen we in plaats van A22 lokaal A21 (was rood gekleurd) dan weten we dat het lokaal bezet was en er dus een conflict zal optreden dat we moeten oplossen. Op di3 en di4 hebben we lokaal A21 dubbel bezet en blijkbaar waren er 2 verschillende opdrachten die er gebruik van maakten.

Deze opdrachten moeten gecorrigeerd worden. Bekijken we een van de conflicten voor klas 2BA in de visualizer. Die opdracht is inderdaad NOK.

We zouden nu lokaal A44 hiervoor kunnen gebruiken. Dat is net het lokaal dat oorspronkelijk in 4HT stond. Dit is dus een manier om de lokalen tussen 2 klassen om te wisselen. Bij de vervangopdrachten kiezen we A44. Deze staat wit onderlijnd. Dit wil zeggen dat het lokaal vrijgekomen was door een opdrachtaanpassing.

Resultaat in de visualizer:

---

Rechtermuisklikacties in Opdrachtaanpassingen

Naast het aanpassen van de elementen in de opdracht kan men in het rechterpaneel ook nog volgende zaken doen:

• Bekijk op dagrooster: de visualiser opent het dagrooster met de focus op de geselecteerde aangepaste opdracht.
• Splits op Klas: als de opdracht meerdere klassen bevat, kan men de opdracht opsplitsen in opdrachten per klas.
• Splits op Partitie: indien de klas partities heeft, kan men ze hierop splitsen.
• Splits af: indien de opdracht een blok plaatst van minstens 2 uur kan men er een uur afsplitsen.

Voorbeeld na “Splits af” do8 van de geselecteerde opdracht:

Nu kan men bijvoorbeeld enkel een wijziging doen voor het 8ste uur en de 2 andere laten zoals ze zijn. Bekijk op dagrooster:

---

Tabblad Opdrachtaanpassingstypes

Voor een opdrachtaanpassing kan men een type selecteren (Type is noodzakelijk voor de Smartschool export). De voorgedefinieerde types kan men aanpassen in het volgende tabblad:

Deze types worden in de rapporten gebruikt.

Men kan via het vlagje Smartschool export per opdrachtaanpassingstype bepalen of de bijhorende opdrachtaanpassingen moeten opgenomen worden in de export (via een XML-bestand of upload naar de Smartschool planner). Opdrachtaanpassingen waarvoor dit vinkje aanstaat, zullen in de planner van Smartschool verschijnen. De bijhorende opdrachtaanpassingstypes worden in de export meegenomen als “vak”.

---

Vervangingen vervolledigen voor Opdrachtaanpassingen

Vervangingen ontstaan indien een opdrachtaanpassing een conflict veroorzaakt. Het conflict dat veroorzaakt wordt, moet opgelost worden en dat doen we via de vervangopdrachten. Elke conflicterende opdracht wordt automatisch bij de “vervangingen” geplaatst (cyaan gekleurd) en de gebruiker wordt verondersteld een oplossing te voorzien via een vervangopdracht.

Vervangingen kunnen ook ontstaan nadat een opdrachtaanpassing gebeurd is. Stel dat we in een opdrachtaanpassing leerkracht A vervangen door B omdat B vrij is op dat moment. Als we dan daarna bijvoorbeeld een afwezigheid ingeven voor B omdat B bijvoorbeeld plots afwezig is, dan moet B op zijn/haar beurt weer vervangen worden. Mondriaan zal dat detecteren en een Vervanging (links onder) aanmaken die opgelost dient te worden. Dat kan dan door de oorspronkelijke vervangopdracht aan te passen zodat C in de plaats van A gekozen wordt. Kan ook opgelost worden door een aparte vervangopdracht aan te maken die B vervangt door C.

De methode om vervangingen te vervolledigen in het rechtertabblad voor de vervangingsopdrachten werd al uitvoerig besproken voor Afwezigheden en Alternatieve opdrachten.

---

Opdrachten van plaats wisselen

Een speciale vorm van opdrachtaanpassing is het van plaats wisselen van 2 opdrachten van dezelfde duur. De enige manier om dit te doen, is door te starten in de visualisatie voor dagroosterbeheer (Visualisatie | Dagrooster). Men selecteert de 2 opdrachten die men van plaats wil wisselen en dan via de rechtermuisklik kiest men wissel opdrachten.

Voorbeeld: op 04-09-2020 willen we de eerste 2 opdrachten (FRANS, WIS) wisselen van plaats. We selecteren deze 2 opdrachten en vervolgens kiezen we wissel opdrachten.

Na deze actie zien we het volgende in de visualisatie: Opdrachten verwisseld en kleur aangepast om de opdrachtwijziging te tonen.

De actie die we net gedaan hebben, kan voldoende zijn om beide opdrachten van plaats te wisselen, maar het kan ook zijn dat deze verplaatsing een aantal andere problemen veroorzaakt heeft die we vervolgens moeten oplossen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat JAGE al een les had op het eerste uur, of het kan zijn dat het lokaal A32 al bezet was op het tweede uur, etc. We kunnen dit bekijken in het tabblad over opdrachtaanpassingen.

Hier zien we linksboven de 2 originele opdrachten die we verwisseld hebben van plaats. Rechtsboven zien we de aanpassing aan de opdrachten. De enige aanpassing is inderdaad het uur. Linksonder zien we de problemen veroorzaakt door die wissel:

• JAGE had al een les op vr1 en moet dus vervangen worden.
• A32 was al bezet op vr2 door INFE en daar moet dus een ander lokaal voor gevonden worden.

Beide zaken kan men hier dan ook verder oplossen zoals voorheen besproken.

---

Cijfers over Leerkrachten, hun activiteiten, afwezigheden en vervangingen

(PS. In de screenshots die volgen ziet men bij vervangingen niet de doorstreepte elementen in de kolom “Opdracht”. Oudere screenshots maar doet niets af aan de uitleg)

In het read-only tabblad “Dagrooster | Leerkrachten” wordt door Mondriaan een administratie bijgehouden van een aantal cijfers over leerkrachten die nuttig kunnen zijn. Naast het acroniem en de naam van de leerkracht zien we volgende totalen opgesomd:

• Alt. opdracht: aantal lesuren aanwezig in alternatieve opdrachten (activiteiten).
• Alt. opdracht vrijgemaakt: aantal lesuren in alternatieve opdrachten waardoor hij vervangen moet worden.
• Vervanger: aantal lesuren dat hij vervangingen doet in vervangopdrachten.
• Vrijgemaakt: aantal lesuren die hij vrijkomt zonder eigen afwezigheden of eigen activiteiten te tellen.
• Vrijgemaakt en vervanger: aantal lesuren dat hij vervanger is op momenten dat hij vrijgemaakt is (in Vrijgemaakt). Aanduiding met *.
• Vrijgemaakt en vrij: aantal lesuren dat hij vrijgemaakt (in Vrijgemaakt) is, maar geen vervangingen doet.
• Afwezig: aantal lesuren waar hij afwezig is en hierdoor geen les kan geven (gemiste lesuren).
• Aangepaste opdracht: aantal lesuren aanwezig in aangepaste opdrachten.

Onderaan in de balk kan men dan ook de som zien van al die cijfers voor alle leerkrachten samen.

In volgend voorbeeld ELLI:

• ELLI is 1 uur Vrijgemaakt.
• ELLI fungeert voor 2 uur als vervanger waarvan 1 uur vrijgemaakt en 1 uur op een moment dat ze normaal ook geen les had.

Via de rechtermuisklikactie “Filter vervangingen” kan men ook de vervangingen filteren o.b.v. de leerkracht:

Ook het bekijken van de leerkracht in het basisrooster kan door “Bekijk op rooster” en in het dagrooster door “Bekijk op dagrooster“.

In volgend voorbeeld ANBA:

• ANBA mist 6 uur les (Afwezig) omdat ANBA vrijdag 4/9 en donderdag 10/9 afwezig is.

In volgend voorbeeld SARY:

• SARY neemt 8 uur deel aan activiteiten en wordt hierdoor 6 uur vrijgemaakt.

Deze cijfers worden permanent up-to-date gehouden en kunnen helpen in het maken van keuzes tijdens het dagelijks beheer.

Via de “Van” en “Tot” filters kan men ook de cijfers in dit tabblad beperken tot een periode. Dit helpt voor een ‘billijke’ verdeling van de vervangopdrachten onder de leerkrachten die vrijkomen of een permanentie-uur hebben. Dit is zowel handig voor een bepaalde dag of voor een bepaalde periode.

---

Samenvoegen van een lessenrooster met dagroosterbeheer

Stel dat het secretariaat een tijd dagroosterbeheer gedaan heeft, vertrekkende van een Mondriaanbestand waarin het oorspronkelijke lessenrooster gemaakt werd. Na verloop van tijd kan het zijn dat het roosterteam een nieuw lessenrooster gemaakt heeft dat afwijkt van het basisrooster waarop dagroosterbeheer gedaan wordt. Men wenst echter alle afwezigheden, alternatieve opdrachten en eventueel opdrachtwijzigingen die men gedaan heeft te recupereren in het nieuwe lessenrooster. Om dat te doen bestaat de functie “Samenvoegen dagrooster“. Een beschrijving hiervan kan men vinden op de pagina Samenvoegen van mondriaanbestanden.

---

Het rapport “Uitstappen en Vervangingen”

Via de knop “Rapportering | Dagrooster | Uitstappen en vervangingen” kan men voor een bepaalde periode volgende zaken in één rapport zetten:

• Alternatieve opdrachten (bv uitstappen)
• Afwezige leerkrachten
• Vervangingen

Druk men op de knop, dan verschijnt de klassieke popup om het rapport aan te passen:

Voor Dagroosters heeft men hier 3 extra parameters:

• Van/Tot: hier geeft men de dagen (periode) weer waarover men wenst te rapporteren.
• Toon type afwezigheid: omdat het officiële type misschien niet voor iedereen zichtbaar mag zijn, kan men dat via deze checkbox aan of af zetten.
• Verberg origineel aangepaste opdracht: voor aangepaste opdrachten ken men al dan niet tonen wat de originele opdracht was die aangepast werd. Standaard wordt ze getoond.

Voorbeeld:

Bij aangepaste opdrachten ziet men de titels Van/Naar om het verschil tussen de originele en aangepaste opdracht te zien.

---

HTML-export van de wijzigingen in de klasroosters

Tijdens het dagroosterbeheer kunnen heel wat vervangopdrachten ingevoerd worden. Om de wijzigingen die hierdoor ontstaan in de roosters te communiceren naar de klassen is het makkelijk om gewoon een aantal eenvoudige HTML-pagina’s op een website te plaatsen (voor bijvoorbeeld infoborden) en/of de wijzigingen naar de Smartschool planner door te geven. Voor de Smartschool export zie “Dagroosters exporteren naar Smartschool Planner” verder op deze pagina.

Vandaar dat er een functie voorzien is om een export van de vervangopdrachten naar HTML te doen. Per kalenderdag wordt er dan een rooster getoond waarop te zien is welke klassen er welke wijzigingen hebben ten opzichte van hun reguliere lessen.

De HTML-export kan

• ofwel gebeuren naar een ZIP-bestand dat men op een folder plaatst.
• ofwel kan een FTP-upload gebeuren mits de correcte FTP-instellingen gebeurd zijn en dan worden bestanden zonder te zippen overgezet.

In dit plaatje ziet men onderaan nog eens alle vervangingen en alle vervangopdrachten die erbij horen, met hun specifieke Type.

Merk op dat alle vervangopdrachten getoond kunnen worden door gewoon alle vervangingen te selecteren.

---

Beslissen welke dagen en uren van de basisroosterweek naar HTML-bestanden wordt omgezet

Uiteindelijk zal er per kalenderdag, waarvoor wijzigingen geëxporteerd moeten worden, één folder gemaakt worden waarbinnen één of meerdere HTML-files geschreven kunnen worden. Beslissen welke HTML-bestanden dat zullen zijn, kunnen we op een generieke manier doen. We doen dit zonder naar specifieke kalenderdagen te kijken in het tabblad “Dagrooster | HTML export wijziging klasroosters“.

In dit tabblad kan de gebruiker aangeven welke exportpatronen gebruikt moeten worden voor vervangopdrachten. In het getoonde plaatje hebben we 5 records aangemaakt. De betekenis van de kolommen zijn:

• Naam: elke HTML-bestand heeft een titel bovenaan het rooster staan. In die titel staan 2 zaken:
  • de Naam die men hier opgeeft;
  • de datum van de kalenderdag. Pas gekend indien een specifieke kalenderdag wordt geëxporteerd.
• Identifier:
  • elk HTML-bestand moet een naam hebben.
• Uren: dit zijn de uren die men wenst te rapporteren in het HTML-bestand.
• Klassen: dit zijn de klassen waarvoor informatie wordt geëxporteerd. Niets invullen betekent dat alle klassen worden meegenomen.

In het getoonde screenshot hebben we een eenvoudig voorbeeld gegeven van 5 exportpatronen, één voor elke dag van de roosterweek. De uren zijn dan gewoon de uren van de dag. Men kan ook meerdere exportpatronen voorzien voor specifieke doeleinden. Wenst men bijvoorbeeld een apart HTML-bestand voor (ma1, ma2) dan maakt men dat gewoon extra aan met een andere Naam en Identifier (bv 1.MA12). Indien men dan een specifieke maandag exporteert dan zullen er 2 bestanden in de folder voor die kalenderdag staan: 1.MAANDAG.html en 1.MA12.html.

Volgend voorbeeld toont 4.DONDERDAG.html voor kalenderdag 2020-09-10 in de gelijknamige folder “…/2020-09-10/4.DONDERDAG.html“.

---

Beslissen welke informatie in de HTML-bestanden moet komen en hoe te formateren

In het tabblad “Dagrooster | HTML-Templates” hebben we 3 panelen die gebruikt kunnen worden om dit te bepalen:

• Paneel 1 waarbinnen we verschillende templates kunnen opzetten om HTML-bestanden aan te maken. Per template kunnen we hier bepalen welk soort wijzigingen opgenomen worden (types alternatieve opdrachten/opdracht aanpassingen/vervangopdrachten). Per template kunnen we de inhoud bepalen van Paneel 2 en 3. Mondriaan voorziet steeds een Standaard template, de gebruiker kan er zelf extra aanmaken.
• Paneel 2 waarbinnen we beslissen welke data (HTML-kolommen) in de HTML terechtkomt, hoe we die HTML-kolommen noemen, wat de data inhoud zal zijn (bv. Acro, Volledige Naam, ….) welke volgorde ze hebben, etc.
• Paneel 3 laat toe om extra formateringen te doen via een aangepaste css-file (cascading style sheet). Hiermee kan men kolombreedtes, kleuren, etc aanpassen voor de template. Er wordt door Mondriaan een standaard voorzien voor het style.css dat ook meegenomen wordt in de export. Het is de inhoud van Paneel 3 in combinatie met enkele stijlelementen uit Paneel 2 wat in de style.css terecht komt.
• Paneel 4 laat toe om een extra titel toe te voegen met eventueel opmaak.

Details Paneel 1: templates

Hier kan men eigen templates aanmaken met elk hun specifieke inhoud en lay-out.

Kolommen in Paneel 1:

• Naam: naam die men aan de template wenst te geven.
• Alternatieve Opdracht Types: welke types alternatieve opdrachten wenst men te zien op het rapport. Vult men niets in, dan wordt alles getoond.
• Opdracht Aanpassings Types: welke types aangepaste opdrachten wenst men te zien op het rapport. Vult men niets in, dan wordt alles getoond.
• Vervang Opdracht Types: welke types vervangopdrachten wenst men te zien op het rapport. Vult men niets in, dan wordt alles getoond.
• Identifier (FTP): indien ingevuld wordt deze identifier als prefix gebruikt in de bestandnamen voor de FTP-export. Dit kan nuttig zijn als men vanuit verschillende templates bestanden naar de FTP server wenst te exporteren. Zo vermijdt men dat eenzelfde bestand van template A overschreven wordt door template B. De identifier kan ook gebruikt worden om de bestanden in een sub-folder op de FTP server te zetten.
• Autoscroll: Als men deze vlag aanvinkt zal er een automatische scroll-functie in de HTML opgenomen worden. Toont met de HTML dan op een scherm dan zal het blad continue over het scherm scrollen zodat alles bekeken kan worden.

Extra kolommen in Paneel 1 waar men zelf classes kan toevoegen aan een aantal HTML-elementen. Via de veldkiezer kan men volgende kolommen tevoorschijn halen in Paneel 1:

Men kan de gewenste kolommen neerzetten en de classes wijzigen/ingeven. Kan voor elke template apart:

Men kan hier bijvoorbeeld voorgedefinieerde Bootstrap-classes gebruiken om de website te stylen (Bootstrap-framework). Dit laten we aan de creativiteit over van de ICT-mensen van de scholen.

Verder zullen we zien hoe men deze templates kan selecteren voor een effectieve HTML-export.

Details Paneel 2: geselecteerde HTML-kolommen en hun inhoud

Voor de geselecteerde template in Paneel 1 ziet men hier de details van de kolommen die men kan exporteren:

Kolommen in Paneel 2:

• Naam: er is een vaste set HTML-kolommen en hun namen zijn te zien in kolom Naam. Dit zijn de enige aspecten die men kan exporteren van de alternatieve/aangepaste/vervang opdrachten. Men kan hier niets wijzigen.
• Zichtbaar: hier kiest men of de data al dan niet in de HTML terecht komt.
• Titel: hier kan men bepalen wat de titel voor de kolom zal zijn in het HTML-bestand.
• Inhoud: voor sommige kolommen zijn er meerdere keuzes voor wat men wenst te zien. Voor een klas kan men bijvoorbeeld kiezen tussen Acro, Naam, of beide. Men kan ook kiezen voor Verbergen. In dat geval laten we de titel van de kolom leeg. Voor vak kan men bijvoorbeeld ook de concordantiebenaming kiezen.
• Tekststijl: hier kan men enkele eenvoudige stijlen kiezen voor het lettertype in de HTML (Normal, Bold, Italic, Underline, …).
• Volgorde: met deze pijltjes kan men de volgorde van de HTML-kolommen wijzigen.

Details Paneel 3: verdere verfijning formatering via CSS

Voor de geselecteerde template in Paneel 1 ziet men hier de CSS-details voor de HTML die gemaakt zal worden. Indien gewenst kan men hier naar eigen smaak de lay-out van de HTML wijzigen. De CSS-file (style.css) wordt mee geëxporteerd met het HTML-bestand. In de HTML-file wordt verwezen naar deze “style.css”.

Standaard zaken die in de CSS voorzien werden zijn:

• voor elke mogelijke kolom (zie Naam in Paneel 2) de relatieve breedte in % (width:).
• voor de data in de kolom lesuur een zwaardere font (font-weight: 700) die prioriteit krijgt op eerdere bepalingen (!important).
• indien er geen vervanging is voor een vak, klas, lokaal, dan willen tonen we de originele met een streep door. De gegenereerde HTML bevat dan een class die het woord “geenvervanging” bevat. Op basis hiervan wordt dan de streep door de tekst getrokken (text-decoration: line-through).

Om de link te zien met de HTML kan men best het gegenereerde HTML-bestand naast de style.css openen.

Voorbeeld van een aanpassing van de CCS-file:

• zet de titel voor de vervanger in het rood.
• zet de inhoud van de kolom van de vervanger in het blauw.

HTML Resultaat:

Voor meer informatie over CSS verwijzen we naar de website: CSS Tutorial

Details Paneel 4: Toevoegen van een titel

We voegen een titel toe onder Header en zetten hem in vet (bold) en cursief (italic):

Resultaat:

De Footer toont nu ook de datum/tijd van aanpassing en het time-tech logo staat nu in de rechterbovenhoek:

Onderaan het scherm kan men nu ook de update datum/tijd zien voor de informatie die in het HTML-bestand te vinden is. Bovenaan rechts staat vanaf nu ook het time-tech logo. Die voorbeeld in vorige paragraaf.

---

HTML Exporteren naar lokaal bestand of uploaden naar een URL via FTP

We maken de export door op de knop “Rapportering | Dagrooster | Export wijziging klasroosters (html)” te drukken:

Hier ziet met een popup waarin men volgende zaken kan definiëren:

• Template: hier kiest men de template waarmee de HTML gegenereerd moet worden. Hier hebben we de standaard template gekozen.
• Van/Tot: hier kiest men de kalenderperiode die men wenst te exporteren. Standaard wordt de huidige kalenderdag gebruikt voor zowel Van als Tot.
• In de template kan men de types vastleggen die geëxporteerd moeten worden. Die types worden hier getoond, maar kunnen voor de huidige export nog aangepast worden. Ze overschrijven hier als het ware de settings van de template maar worden niet onthouden voor de volgende keer als met de popup ziet. Dus, als men ze niet steeds wil selecteren kan men ze beter in de template vastleggen:
  • Types aangepaste opdr.
  • Types alt. opdracht
  • Types vervangopdracht
• Exportwijze:
  • Bestand: de HTML-files, CSS-file en folders zullen in een ZIP-file geëxporteerd worden naar een folder die de gebruiker kiest.
  • FTP: de HTML-files, CSS-file, en optioneel het “autoscrol.js” java-script voor het autoscrollen zullen getransfereerd worden via het FTP protocol naar de FTP host die de gebruiker ingesteld heeft (zie verder).

Export via bestand

Kiest men als Exportwijze “Bestand” en drukt men op OK dan krijgt men een “Save As” popup om het zip-bestand een plaats en naam te geven.

We openen de zip-file: per gelinkte kalenderdag zien we een folder en we zien ook de style.css file die van toepassing is op alle HTML bestanden in de subfolders.

Het gemakkelijkst is om de inhoud van de zip-file gewoon in een folder te plaatsen. We openen folder 2020-09-10:

De naam van de HTML-file komt inderdaad overeen met wat opgegeven was. We openen de HTML-file:

Ter illustratie hebben we hier de alternatieve opdrachttypes geel gemarkeerd. De andere types zijn de vervangopdrachttypes.

De titel bevat inderdaad wat we verwachten en ook de uren komen overeen met wat opgegeven werd. In de laatste kolom rechts ziet men de reden/commentaar.

Een ander voorbeeld voor de exportpatronen zou het volgende kunnen zijn:

Elke lijn stelt hier 2 uur voor van donderdag. Omdat we voor de andere dagen niets ingegeven hebben, zal er ook niets gegenereerd worden. De gegenereerde ZIP-file ziet er dan als volgt uit:

Openen we folder 2020-09-10:

Dat zijn 4 bestanden. Dit klopt inderdaad omdat we de uren van donderdag in groepjes van 2, in bestandjes hadden gevraagd. De namen van de bestanden komen overeen met de identifiers. We openen het 2de bestand:

De titel komt overeen met wat opgegeven was en we zien inderdaad enkel de uren do3 en d4.

Men heeft dus alle flexibiliteit voor de generatie van deze bestanden.

Extra indicatie voor afwezige leerkracht indien zijn lesuur vervangen is door een randopdracht

Indien een gat in een klasrooster, ontstaan door een afwezige leerkracht, gevuld werd door een randopdracht dan wordt de afwezige leerkracht tussen haakjes geplaatst. Voorbeeld:

De afwezigheid van LK_01 op ma5 en ma6 werd opgevuld door lesopdrachten die eerder op de randen stonden. Om dit aan te duiden wordt de afwezige leerkracht tussen haakjes geplaatst.

Extra indicatie voor verplaatste lesopdrachten

Een verplaatsing van een lesopdracht naar een ander moment waarbij het originele moment een vrij uur geworden is, wordt aangeduid via “Les verplaatst”. Dit gebeurt typisch wanneer een randopdracht gebruikt wordt om een gat in het rooster te vullen. Voorbeeld:

Het laatste lesuur voor 5IW op ma8 werd verplaatst. Dit was dus een randopdracht die in dit geval verplaatst werd naar een gat dat ontstaan was op ma5.

Opdrachten die van plaats gewisseld zijn

Als men via de visualisatie voor dagroosters 2 lessen van 5HT van plaats wisselt (WIS en FRANS) dan worden dan 2 opdrachtaanpassingen. In de HTML-export kunnen we die wissel als volgt terugvinden. Als opdrachtaanpassingstype hebben we hier PLAN gekozen.

Export via FTP

Naast een export als bestand kunnen we ook een export via FTP doen. Dit wordt gevraagd door scholen die dagelijks hun dagroosterwijzigingen via schermsoftware op infoborden in de scholen wensen te projecteren. Alvorens men de FTP-optie kan gebruiken moet de gebruiker een FTP Host, een Poort en een Gebruikersnaam en Wachtwoord opgeven. Dit kan men doen in het optietabblad op de volgende plaats:

Opties | Extern | Ftp

Van zodra dit ingevuld is zal voor de HTML-export de optie Ftp beschikbaar zijn.

Voor de FTP-optie is er een klein verschil ten opzichte van de Bestand-export. Voor de bestand-export in een ZIP-file hebben we voor elke kalenderdag een aparte folder waarbinnen voor die kalenderdag dan de HTML-files beschikbaar zijn. Voor de FTP-optie zijn folders voor kalenderdagen voorlopig niet voorzien. De HTML-files worden rechtstreeks in de hoofdfolder van de host geschreven. Indien men dus verschillende kalenderdagen zou exporteren dan kunnen de HTML-bestanden elkaar overschrijven. In ons voorbeeld hebben we voor elke dag van de week een aparte identifier (1.MAANDAG … 5.VRIJDAG) dus kunnen we zonder probleem een hele week exporteren zonder dat bestanden elkaar overschrijven. Heb je echter 23 maandagen in de export geselecteerd dan zal de meest recente maandag de eerste overschrijven en exporteer je er dus maar 1.

In volgend voorbeeld exporteren we een ganse week: (“Rapportering | Dagrooster | Export wijziging klasroosters (html)“)

Op de host kunnen we dan via deze URL de HTML-bestanden bekijken. Hier 2 voorbeelden:

Stel dat we dagelijks de wijzigingen van het dagrooster naar een FTP-site willen uploaden en dat we graag hebben dat het bestand dat we daar neerzetten steeds dezelfde naam heeft, los van de dag van de week. Dat kan door volgende instelling te wijzigen in het tabblad “Dagrooster | HTML export wijziging klasroosters”:

We geven als Identifier steeds dezelfde naam voor elke dag: vandaag. Als we dan telkens 1 dag exporteren, de huidige dag, dan wordt op die FTP site steeds het bestand vandaag.html overschreven. Op die manier kan bijvoorbeeld schermsoftware op een eenvoudige manier steeds hetzelfde bestand tonen/verversen.

FTP-Export met een extra Identifier om het verschil te maken tussen templates

Stel dat we een template maken voor de leerkrachten en een voor de leerlingen en dat we beide naar de FTP server willen exporteren. Om het onderscheid te maken gebruiken we in dit voorbeeld “LKR.” en “LLN.” als prefix voor de bestandsnamen die op de FTP server terechtkomen.

Resultaat:

Merk ook op dat we de autoscroll functie aangevinkt hadden. Dit zorgt voor een automatisch scrollen van de tekst over het scherm waarop de HTML bekeken wordt.

FTP-Export met een extra Identifier om de bestanden in een sub-folder te zetten

In het voorbeeld van de “leerlingen” hebben we nu als identifier “\dr\x.”. Dit wil zeggen dat het bestand in subfolder “\dr” terecht komt en dat we het bestand verder nog een prefix “x.” geven. Merk op dat dit enkel lukt indien de subfolder “\dr” al bestaat op de FTP server. Mondriaan gaat niet zelf folders aanmaken.

Resultaat na FTP export van “leerlingen”:

---

HTML Templates importeren vanuit een ander Mondriaan bestand

Soms komt het voor dat men HTML templates op punt gesteld heeft in een bepaald Mondriaanbestand en dat men deze graag zou kunnen overnemen in een ander Mondriaanbestand. Hiervoor werd een importfunctie voorzien. Om de HTML templates over te nemen kiest men volgende optie in “Start | Importeer | HTML templates“:

Kies het Mondriaanbestand waarvan men de HTML templates wenst over te nemen:

Druk op “Open” en daarna zullen de templates aangepast zijn:

Volgende update-logica wordt gebruikt bij deze import van HTML templates. De naam van de template is de sleutel:

• Indien de template niet bestond in het hoofdbestand wordt hij toegevoegd.
• Indien de template wél bestond in het hoofdbestand wordt hij volledig overschreven.
• Templates die bestonden in het hoofdbestand en niet in het te importeren bestand blijven behouden.

---

CSV-export van de wijzigingen in de klasroosters

Naast de HTML-export voor wijzigingen in de klasroosters kan men ook een eenvoudigere export van dezelfde wijzigingen naar een CSV-bestand doen. In het tabblad “Dagrooster”, in het linkerpaneel waar de gelinkte kalenderdagen staan, kan men via een rechtermuisklik “Export wijziging klasroosters” kiezen. De export gebeurt voor de geselecteerde kalenderdag (1 kalenderdag). Selecteert men er meerdere dan neemt de export enkel de laatste.

Men krijgt volgende popup met een aantal opties die men kan kiezen voor de CSV-export. De geel gemarkeerde opties zijn van toepassing voor de CSV-export.

Voorbeeld voor 10-09-2020: Druk op OK en bewaar het bestand:

Inhoud CSV-bestand:

---

Dagroosterbeheer en Roosterrapporten

Roosterrapporten zijn gekend in het basisrooster en zijn beschikbaar voor alle elementen (Klassen, Leerkrachten, Lokalen, Vensters, Varia, Vakken, Groepen). Informatie over deze roosterrapporten en de mogelijke opties om ze aan te passen, kan men vinden op de pagina “Roosterrapporten“.

Op alle plaatsen waar men “Toon roosterrapport” vindt, zal ook “Toon dagroosterrapport” staan. Dit enkel op voorwaarde dat dagroosters effectief gebruikt worden.

Het verschil tussen beide is dat het dagroosterrapport nu een rooster toont per week voor de kalenderdagen die effectief gelinkt zijn.

Voorbeeld: Voor de klas 3MT vragen we zowel het roosterrapport als het dagroosterrapport op

Het reguliere roosterrapport gebaseerd op het basisrooster:

Het dagroosterrapport gebruik makende van dezelfde opties:

Voor de eerste week mist 31/8. Dat komt omdat de jaarkalender pas begint op 1/9.

Op donderdag zien we de activiteit van 3MT met SARY in A21.

Aanpassen van de periode waarvoor men dagroosterrapporten wenst te zien

Elke week die valt binnen de periode van de gelinkte jaarkalender, zal standaard getoond worden. Wenst men dit te beperken dan kan dat via volgende datumvelden in de roosteropties:

Merk op dat de Start/Eind datum betrekking heeft op zowel de originele opdrachten in het dagrooster als op de aanpassingen.

---

HTML-export van Dagroosters

Er werd ook een specifieke export voorzien van de dagroosters in HTML formaat. Het enige verschil met de klassieke HTML-export is dat men hier de begin- en einddatum van de roosters kan kiezen en dat er een effectieve datum in de hoofding zal staan.

Meer informatie op de pagina “Export naar een HTML rooster“.

Voor dagroosters zal men typisch ook de alternatieve opdrachten en vervangopdrachten in de roosters vinden. Voorbeeld voor de klas 3MT met een uitstap op donderdag 10/9. We exporteren hier met volgende parameters:

Druk op OK om de html te bewaren:

We pakken de ZIP-file uit in een folder naar keuze:

We openen bijvoorbeeld indexKlassen.html en selecteren 3MT:

---

Dagroosters exporteren naar *.ics bestanden om te bekijken in MS Outlook, Google Agenda, etc

Dagroosters kunnen in bulk geëxporteerd worden naar *.ics bestanden. Dergelijke bestanden kunnen geopend worden in:

• Microsoft Outlook
• Google Agenda
• Apple iCalendar

Voor meer informatie: Dagroosters exporteren naar *.ics bestanden

---

Dagroosters exporteren naar Smartschool Planner

Dagroosters kunnen nu ook via een export opgenomen worden in de Smartschool Planner. Op verschillende plaatsen in het dagroosterbeheer staan vlagjes die bepalen of bepaalde elementen al dan niet opgenomen worden in de smartschool export:

• Afwezigheidstypes (Nascholing, Ziek, …):
• Alternatieve opdrachttypes (Sportdag, Uitstap, …):
• Opdrachtaanpassingstypes (Lokaalwissel, Leerkrachtwissel, …)
• Vervangopdrachttypes (Taak, Toets, Studie, …):

Op niveau van de vervangopdrachten kan men beslissen of ze verstuurd moet worden in de export:

• Vervangopdrachten (vanwege Afwezigheden, Alternatieve opdrachten, opdracht aanpassingen)

Meer informatie kan men vinden op de pagina “Export naar Smartschool Planner”

---

Filters in het Dagrooster tabblad

Men kan de filters “Van/Tot” (voor een periode) en “Gearchiveerd” (voor gearchiveerde dagen) gebruiken om de hoeveelheid data die men ziet te beperken.

De filter heeft effect op volgende plaatsen:

• Afwezigheden
• Alternatieve opdrachten
• Opdrachtaanpassingen
• Leerkrachten

Door deze te filteren zijn automatisch ook de vervangingen en vervangingsopdrachten gefilterd.

Wat niet gefilterd wordt:

• De lijst met gelinkte kalenderdagen.

De “Van” en “Tot” kunnen ook apart gebruikt worden. Het filter “Gearchiveerd” wordt standaard uitgevinkt. Standaard ziet men de afwezigheden/activiteiten van een gearchiveerde dag dus niet.

---

Effect van het archiveren van een kalenderdag

Samenvatting van de effecten van het archiveren (aanvinken “Gearchiveerd”) van een kalenderdag:

• Er worden voor die dag géén vervangingen meer (her)berekend.
• Aanmaken van een afwezigheid/activiteit voor die dag resulteert niet in nieuwe vervangingen.
• Wijzigingen in het onderliggende geplande basisrooster hebben voor die dag géén effect op de vervangingen.
• Dagroostervalidaties gebeuren niet meer voor die dag.
• Waarschuwingen bij de vervangingen/vervangingsopdrachten verdwijnen.
• Vervangopdrachten zijn read-only.
• Vervangopdrachten wijzigen ook niet meer.
• Er kunnen perfect onderliggende fouten ontstaan op die dag omdat bijvoorbeeld het geplande basisrooster wijzigt, maar die fouten zijn dus niet meer zichtbaar.

Merk op dat indien men het vlagje “Gearchiveerd” weer uitvinkt, Mondriaan onmiddellijk terug alle controles gaat doen en de nodige vervangingen gaat genereren/aanpassen om het weer in lijn te brengen.

Vrije resources toevoegen, wissels doorvoeren, en conflicten oplossen

Op de pagina “Roosters gecontroleerd manueel aanpassen” werd het manueel aanpassen van roosters via schuifoperaties (en typen) in het Planbord en Roosters al uitvoerig behandeld. Er werd ook uitleg gegeven over de controlemechanismen om de invoer van opdrachten en de correctheid van de roosters te controleren. Ook werd gesproken over de opties die men kan gebruiken om bepaalde manipulaties te beperken.

Op deze pagina gaan we verder in op 3 andere ondersteunde aspecten die te maken hebben met het manueel aanpassen van roosteropdrachten:

• Vrije resources toevoegen aan een in de tijd geplaatste opdracht.
• Een opdracht die geplaatst is van plaats wisselen met een of meerdere andere opdrachten.
• Een oplossing zoeken voor een opdracht waarvan een of meerdere resources een conflict hebben omdat ze op hetzelfde moment ook door een andere opdracht geplaatst zijn.

Al deze manipulaties op opdrachten zijn manieren om deze opdrachten aan te passen, maar op een ondersteunde manier. Nadat men dergelijke actie uitgevoerd heeft zijn de opdracht(en) gewoon aangepast op een slimme manier maar verder heeft dat geen speciale betekenis meer na de actie. Men zou dus hetzelfde effect kunnen bekomen door de opdrachten aan te passen in het opdrachten tabblad zonder hulpmiddelen, het zou enkel langer duren om uit te vinden hoe je dat best doet.

Merk op dat de opties in “Opties | Manueel Roosteren” van toepassing zijn tijdens het zoeken van wissels en NIET van toepassing zijn op de andere 2 aspecten die hier besproken worden.

Inhoud

• Vrije resources toevoegen aan een opdracht
  • Vrije resources toevoegen vertrekkende van het opdrachten tabblad
  • Vrije resources toevoegen vertrekkende van een selectie in het Rooster of Planbord
• Opdrachtwissels doorvoeren
  • Betekenis van een wissel en hoe Mondriaan de mogelijkheden bepaalt
  • Ongewenste wissels
  • Enkele voorbeelden van wissels
• Conflicten bekijken en oplossen
  • Ontstaan van conflicten
  • Bekijken van conflicten
    • Valideer Rooster
    • Valideer Rooster met opties
    • Linkerpaneel “Conflicten” in de visualizers
    • Opdrachten inkleuren op basis van conflicten
    • Het Conflictenscherm
  • Oplossen van conflicten

---

Vrije resources toevoegen aan een opdracht

Voor een geplaatste opdracht is het soms nuttig om aan deze opdracht een extra resource toe te kunnen voegen. Dit gebeurt meestal op een berekend rooster. Door achteraf resources toe te voegen maakt men een uitgestelde keuze. Wenst men bijvoorbeeld een extra vrije leerkracht, lokaal, of venster toe te voegen, dan kan dat via deze weg. Als men een opdracht bekijkt kan men resources toevoegen op verschillende niveaus. Het niveau kan men kiezen in het rechtermuisklikmenu

Dit menu kan men oproepen vanuit “Opdrachten | Opdrachten” of vanuit een Planbord of Rooster nadat men één of meerdere opdrachten of blokken uit het Planbord/Rooster geselecteerd heeft.

• Start men vanuit het opdrachten tabblad dan kan men de actie “Voeg vrije resources toe” enkel uitvoeren als men één of meerdere opdrachten geselecteerd heeft. De activiteit start hier dus steeds vanuit volledige opdrachten.
• Start men vanuit de Visualizers dan kan men individuele blokken selecteren van één of meerdere opdrachten. Hier hoeft de actie dus niet te starten vanuit een volledige opdracht. Indien men in de Visualizer alle blokken van eenzelfde opdracht selecteert heeft men uiteraard ook de volledige opdracht om van te vertrekken.

Het belang van deze opmerkingen wordt duidelijk als de 4 opties uitgelegd zijn waaruit men kan kiezen om vrije resources toe te voegen.

Per uur	Vrije resources zullen geselecteerd kunnen worden per individueel uur (roosterpunt). De uren waarvoor dit voorgesteld zal worden zijn alle uren van de rechtstreeks of onrechtstreeks geselecteerde deelopdrachten. De selectie bepaalt dus voor welke uren van welke opdrachten keuzes gemaakt kunnen worden. Merk op dat van zodra er blokken zijn met meer dan 1 uur (bv blok van 2 uur LO) dat we hier voor elk individueel uur van dat blok de vrije resources apart kunnen kiezen. Dit impliceert dat de originele deelopdracht waartoe dat blok behoort in aparte deelopdrachten of zelfs aparte opdrachten gesplitst zal worden.
Per blok	Vrije resources zullen geselecteerd kunnen worden per blok. De blokken waarvoor dit voorgesteld zal worden, zijn alle blokken van de rechtstreeks of onrechtstreeks geselecteerde deelopdrachten. De selectie bepaalt dus voor welke blokken van welke opdrachten keuzes gemaakt kunnen worden. Merk op dat van zodra een opdracht of deelopdracht meerdere blokken plaatst (bv 4 uur in blokken van 2) dat we voor elk individueel blok de vrije resources apart kunnen kiezen. Dit impliceert dat de originele deelopdracht waartoe die blokken behoren in aparte deelopdrachten of zelfs aparte opdrachten gesplitst zal worden.
Per deelopdracht	Vrije resources zullen geselecteerd kunnen worden per deelopdracht. De deelopdrachten waarvoor dit voorgesteld zal worden, zijn alle rechtstreeks of onrechtstreeks geselecteerde deelopdrachten. Indien verschillende deelopdrachten verschillende leerkrachten toegewezen zouden krijgen gaat de opdracht in verschillende opdrachten gesplitst worden.
Per opdracht	Vrije resources zullen geselecteerd kunnen worden per opdracht. De opdrachten waarvoor dit voorgesteld zal worden, zijn alle opdrachten die rechtstreeks of onrechtstreeks geselecteerd werden.

Om de verschillende opties uit te leggen gebruiken we volgende opdracht van 6 uur die bestaat uit 3 deelopdrachten. Twee deelopdrachten met telkens één blok van 2 uur en één deelopdracht met 2 blokken van 1 uur.

In de Rooster ziet deze opdracht er als volgt uit:

---

Vrije resources toevoegen vertrekkende van het opdrachten tabblad

Voorbeeld: toevoegen van een extra vrij lokaal voor beide uren van deelopdracht 1 (heeft 2 losse uren)

We selecteren de opdracht en kiezen in het rechtermuisklikmenu de optie “Voeg vrije resources toe > Per uur”. Volgend scherm komt tevoorschijn.

In het linkse paneel ziet men de geselecteerde opdracht(en). Per opdracht (in dit geval één) ziet men de geselecteerde deelopdrachten. Omdat we van de volledige opdracht vertrokken zijn, ziet men de 3 deelopdrachten. Per deelopdracht ziet men de blokken en per blok de uren. Wat hier met startpunt bedoeld wordt is dus een roosterpunt.

Per individueel uur kan men nu volgende soorten vrije resources selecteren:

• Lokalen: kunnen verschillen per deelopdracht maar niet per blok in eenzelfde deelopdracht.
• Vensters: kunnen verschillen per deelopdracht maar niet per blok in eenzelfde deelopdracht.
• Leerkrachten: kunnen niet verschillen per deelopdracht. Toewijzen van een vrije leerkracht aan één (maar niet alle) apart uur, apart blok, of aparte deelopdracht zal leiden tot een splitsing van de opdracht.

In dit voorbeeld kijken we naar vrijdag 6. We kunnen in de kolom Lokalen voor vr6 de dropdown openen en daar zien we alle lokalen die vrij zijn op het geselecteerde uur (vr6). De lokalen die hier zichtbaar zijn kunnen ofwel geen kleur hebben ofwel groen zijn. Lokalen die groen zijn, zijn lokalen waar de klas van de opdracht soms nog les heeft, het is dus geen onbekend lokaal voor de klas. De niet gekleurde lokalen zijn ook vrij op vr6 maar worden nog niet gebruikt door die klas.

Het rechtse paneel kan gebruikt worden om de verschillende resources te bekijken die vrij zijn op het geselecteerde uur van het linkse paneel. In het voorbeeld werd “Lokalen” als type resource geselecteerd bovenaan in het rechterpaneel. Men kan dan eenvoudig met de pijltjes toetsen door alle lokalen scrollen en hun roosters bekijken. In dit geval zullen alle getoonde lokalen vrij zijn op vr6.

We kiezen voor beide uren een vrij lokaal en drukken op OK.

Bekijken we het resultaat in het opdrachten tabblad:

Voor de actie hadden we 3 deelopdrachten. De eerste deelopdracht (1) werd nu in 2 deelopdrachten (1, 4) gesplitst omdat elk individueel uur een ander lokaal gekregen heeft. Indien we beide uren hetzelfde lokaal zouden geven dan gebeurt deze splitsing niet.

We tonen nog even het verschil voor het linkerpaneel moesten we per blok, per deelopdracht, of per opdracht werken:

Per blok: het startpunt van elke individueel blok is zichtbaar en per startpunt (blok in dit geval) kan men vrije resources toevoegen. Het toevoegen van een vrije resource per blok betekent dus dat die resource toegevoegd wordt voor elk uur van dat blok.

Per deelopdracht: men ziet geen blokken en startpunten meer. Men voegt vrije resources toe per deelopdracht (en dus voor alle blokken in die deelopdracht).

Per opdracht: men ziet geen deelopdrachten meer. Men voegt vrije resources toe voor de volledige opdracht (en dus voor alle deelopdrachten van die opdracht).

---

Voorbeeld: toevoegen van een extra vrije leerkracht voor de blokken van één deelopdracht, in dit geval 1 blok

We selecteren de opdracht en kiezen in het rechtermuisklikmenu de optie “Voeg vrije resources toe > Per deelopdracht”. Volgend scherm komt tevoorschijn.

In het linkse paneel ziet men de geselecteerde opdracht(en). Per opdracht (in dit geval één) ziet men de geselecteerde deelopdrachten. Omdat we van de volledige opdracht vertrokken zijn ziet men de 3 deelopdrachten. We passen deelopdracht 3 aan door een vrije leerkracht te kiezen. Een “vrije leerkracht” betekent hier een leerkracht die vrij is op elk uur van deze deelopdracht. In dit geval op do5 en do6. De voorgestelde leerkrachten zijn allemaal leerkrachten die hier aan voldoen.

Het feit dat bepaalde leerkrachten groen zijn betekent dat die leerkracht reeds les geeft in die klas. De andere leerkrachten, die niet groen zijn, zijn ook vrij maar onbekend voor de klas van de opdracht.

Het rechtse paneel is opnieuw ter info om door alle resources te scrollen die vrij zijn op elk uur van de in het linkerpaneel geselecteerde deelopdracht.

We kiezen voor de deelopdracht een vrije leerkracht EHMO en drukken op OK. Bekijken we het resultaat in het opdrachten tabblad:

We zien dat de oorspronkelijke opdracht gesplitst werd in 2 opdrachten. In het eerste scherm zien we de oorspronkelijke opdracht waarvan de deelopdrachten 1 en 2 overgebleven zijn en in totaal nog 4 van de 6 uur bevat.

In dit tweede scherm zien we de afgesplitste opdracht die die extra leerkracht bevat voor een blok van 2 uur.

Dus, voor elk gewenst verschil in leerkrachten tussen de deelopdrachten van een opdracht worden aparte opdrachten gemaakt. De reden is dat elk uur van een opdracht dezelfde leerkrachten moet bevatten.

---

Vrije resources toevoegen vertrekkende van een selectie in het Rooster of Planbord

Het enige verschil met een selectie vanuit het opdrachtentabblad is dat men in het Planbord of Roosters een combinatie kan selecteren van volledige opdrachten, deelopdrachten en individuele blokken. Verder maakt het geen verschil uit met de werking vanuit het opdrachten tabblad. Van zodra men een blok selecteert in het Planbord of Rooster zal de volledige deelopdracht, waartoe dit blok behoort, geselecteerd worden. Dat is het verschil met een selectie in het opdrachten tabblad. In de visualizers kan men per deelopdracht werken, in het opdrachten tabblad niet.

Voorbeeld: selecteren van een mix van blokken in het Rooster van een klas

Via de muis en de Ctrl-toets selecteren we hier 3 blokken in het rooster van 4TW. Meer specifiek selecteren we:

• een individueel blok van 1 uur (ma6) van een deelopdracht van 2 uur.
• een blok van 2 uur (vr1) van een multiblok opdracht van 4 uur.
• het blok van 2 uur (ma3) van een opdracht van 2 uur (= volledige opdracht)

We selecteren dus 5 uur maar vermits de selectiegranulariteit de “deelopdracht” is zullen er meer dan deze 5 uur getoond worden bij “Voeg vrije resources toe”. Omdat elke deelopdracht meekomt gaat het over 8 uur zoals we verder in de schermen zullen zien.

Vragen we via rechtermuisklik “Voeg vrije resources toe”, dan bekijken we wat dit betekent voor de 4 opties met deze selectie:

Per uur: van elk geselecteerde deelopdracht zien we ALLE uren.

Per blok: van elk geselecteerde deelopdracht zien we alle blokken.

Per deelopdracht: we zien elke geselecteerde deelopdracht.

Per opdracht: we zien elke geselecteerde opdracht.

Verder is er geen verschil met het toekennen van vrije resources op de manier besproken vanuit het opdrachten tabblad.

---

Opdrachtwissels doorvoeren

Opdrachten van plaats wisselen met een andere opdracht kan tegemoet komen aan volgende verbeteringen in een berekend rooster:

• Je wil een geïsoleerd uur wegwerken voor een leerkracht
• Je wil een conflict oplossen voor een leerkracht dat bijvoorbeeld ontstaat wanneer een leerkracht, al dan niet gedeeltelijk, de taken overneemt van een andere leerkracht
• Je wil de spreiding van een bepaald vak verbeteren voor een klas
• Je wil een vak voor een klas voor een ander vak plaatsen in een klas
• Je wil een springuur voor een klas wegwerken

Mondriaan biedt de mogelijkheid om voor een geselecteerde opdracht (of beter, een geselecteerd blok) mogelijke wisselopdrachten te vinden waarbij gekeken wordt naar de opties in “Opties | Manueel roosteren”. Dus, elk van de opdrachten die Mondriaan voorstelt zijn kandidaat om van plaats te wisselen met de geselecteerde opdracht waarbij steeds voldaan blijft aan de beperkingen gesteld in het rooster. Via het aanpassen van de opties in “Opties | Manueel roosteren” kan men tijdelijk bepaalde soorten beperkingen uitschakelen om het vinden van wisselopdrachten te vereenvoudigen. Indien dergelijke relaxatie gebeurt en we voeren een wissel uit met een opdracht die géén kandidaat zou zijn zonder deze relaxatie dan moeten we daarna wel weer een ander probleem oplossen. Dat maakt deel uit van het normale manuele roosterproces.

De actie “Zoek wisselopdrachten” kan enkel uitgevoerd worden wanneer men één blok selecteert in een Rooster of in het Planbord (op voorwaarde dat in het planbord de verticale of horizontale as roosterpunten bevat, of indien de assen op uur/dag of dag/uur staan).

Na het oproepen van “Zoek wisselopdrachten” komt er ofwel de melding dat er in de huidige context van “Opties | Manueel roosteren” geen wisselopdrachten te vinden zijn, ofwel verschijnt er een scherm waarin de mogelijke wisselopdrachten getoond worden.

Volgend scherm toont de mogelijke wisselopdrachten voor de opdracht waarvoor het gevraagd werd. De titel van dit scherm bevat de beschrijving van de opdracht waarvoor wisselopdrachten gezocht moeten worden. Het gaat blijkbaar om een deelopdracht van 1 uur  PROJ in klas 4IW met leerkracht Schellens_Wim.

Er zijn blijkbaar 3 mogelijke plaatsen waarmee deze opdracht gewisseld kan worden. We zouden kunnen wisselen met de opdracht die op ma2 staat. Dat is een opdracht van een andere leerkracht in dezelfde klas. Als men het rechtermuisklikmenu oproept na selectie van een van de voorgestelde wisselopdrachten krijgt men de gekende opties om: details in het opdrachtentabblad te bekijken, of in een van de visualizers, of om een export naar een file te doen.

Als we deze wissel doorvoeren (knop “Wissel opdrachten”) gaat in 4IW de opdracht op ma1 gewisseld worden met de opdracht op ma2 en kan leerkracht Schellens_Wim een uur later beginnen. Het resultaat in deze rooster na de wissel ziet er als volgt uit:

---

Betekenis van een wissel en hoe Mondriaan de mogelijkheden bepaalt

De startopdracht waarvoor wissels gezocht moeten worden (we willen namelijk niet dat de startopdracht staat waar ze nu staat) heeft een aantal resources (bv A, B en C) en de startopdracht staat in het rooster van al deze resources op hetzelfde moment in de tijd. Een wissel betekent dan volgende zaken:

• De startopdracht staat in eerste instantie op een bepaalde plaats in het rooster. Stel dat ze roosterpunten (x1, …, xn) inneemt. Dit wil zeggen dat in de roosters van A, B, en C de roosterpunten (x1, …, xn) bezet zijn door deze opdracht.
• We verplaatsen de startopdracht naar een andere plaats in de roosters van A, B, en C. Stel dat we die nieuwe plaats (y1, …, yn) noemen.
• Omdat de resources A, B, en C mogelijk bezet waren door andere opdrachten op de roosterpunten (y1, …, yn), moeten die opdrachten ook ergens anders heen. We noemen deze opdrachten de ‘wisselopdrachten’. Het zijn deze opdrachten die een andere plaats moeten krijgen opdat de startopdracht op de nieuwe roosterpunten (y1, …, yn) kan staan.
• Deze hele wisseloperatie is maar mogelijk indien het resultaat na de wissel aan alle gestelde beperkingen blijft voldoen. Met beperkingen bedoelen we geen resourceconflicten, spreidingsregels, etc. We hebben al aangehaald dat men via de opties “Opties | Manueel roosteren” tijdelijk bepaalde relaxaties kan doen om de wissels te vergemakkelijken.

Mondriaan ondersteunt de gebruiker door alle mogelijke wissels voor te stellen die gevonden kunnen worden door 2 zetten vooruit te kijken. Dit is een vrij eenvoudige benadering (die in een latere versie van Mondriaan eventueel uitgebreid kan worden). Wat het betekent om 2 zetten vooruit te kijken hebben we net uitgelegd. De startopdracht wordt op een andere plaats gezet en we kijken of we alle conflicterende opdrachten zonder conflict een andere plaats kunnen geven. Verdere zetten vooruit kijken laten we nu niet toe via dit mechanisme. Hiervoor kan de MBE (Mondriaan Backtrack Engine) gebruikt worden.

Als men de actie “Zoek wisselopdrachten” uitvoert, genereert Mondriaan dus een lijst met mogelijke andere startpunten voor de startopdracht. Bij elk voorgesteld startpunt toont Mondriaan de wisselopdrachten die zullen verplaatst worden naar een ander moment om de wissel mogelijk te maken. Hebben we bijvoorbeeld 3 resources in een startopdracht van 1 uur dan zullen we om de wissel uit te voeren maximaal 3 wisselopdrachten zien. Het is ook mogelijk dat er een gemeenschappelijke vrije plaats is voor elk van de resources. Als in dat geval die plaats ook een geldig startpunt is voor de startopdracht dan zijn en geen wisselopdrachten en kan de startopdracht gewoon verplaatst worden naar dat punt.

Opmerking: Het zoeken van wisselopdrachten houdt momenteel geen rekening met de mogelijkheid om andere keuzes te maken uit de keuzeresources. De opdrachten worden met de gekozen resources verplaatst in de tijd, er worden geen andere keuzeresources gekozen.

---

Ongewenste wissels

Als een opdracht uit meerdere gelijke blokken bestaat, heeft het geen zin om het ene blok voor het andere te wisselen. Het resultaat van dergelijke wissel is dat er geen verschil te zien zou zijn. Deze wissels worden dan ook niet voorgesteld.

Echter, wanneer diezelfde blokken niet in één maar over meerdere opdrachten verdeeld zijn dan zal Mondriaan die wissels toch voorstellen. Dit heeft niet veel zin en we beschouwen deze dan ook als ongewenste wissels.

In volgend rooster wordt dit verduidelijkt met 2 voorbeelden:

• De 2 blauwe PVBOU blokken van 4 uur op maandag en dinsdag zullen niet als elkaars wissel voorgesteld worden omdat ze van dezelfde opdracht zijn.
• De 3 groene PAV blokken van 2 uur zijn in feite van dezelfde soort maar zitten in aparte opdrachten. Hierdoor worden ze wel als elkaars wisselsopdrachten voorgesteld. Dit zijn dus ongewenste of nutteloze wissels die geen zin hebben om uitgevoerd te worden.

---

Enkele voorbeelden van wissels

Voorbeeld: eenvoudige 1-op-1 wissel vertrekkende vanuit het rooster van een leerkracht.

In het voorbeeld dat we al gezien hebben werd een startopdracht van 1 uur gewisseld met een enkele andere opdracht:

• De startopdracht heeft resources (4IW, Schellens, D18) en staat op ma1
• De enige wisselopdracht op ma2 heeft resources (4IW, Van Bael, C11)
• Om te bepalen dat dit inderdaad een goede wissel is worden volgende zaken nagekeken voor de resources:
  • 4IW kan makkelijk gewisseld worden want is gemeenschappelijk in deze opdrachten.
  • Schellens is volgens zijn rooster vrij op ma2 dus kan van ma1 -> ma2
  • D18 is vrij op ma2 en kan dus van ma1 -> ma2
  • Van Bael is vrij op ma1 en kan dus van ma2 -> ma1
  • C11 is vrij op ma1 en kan dus van ma2 -> ma1
  • Verder wordt nagekeken of de nieuwe startpunten voor beide opdrachten kloppen volgens hun uurlijsten, of er aan spreidingen voldaan is, etc.

Voorbeeld: blok van 2 uur die moet verplaatst worden maar dit kan enkel door leerkracht en lokaal conflicten toe te laten

We selecteren een blok van 2 uur in dit rooster van 3EM en na de actie “Zoek wisselopdrachten” zien we dat er geen wissels mogelijk zijn in de huidige context van actieve beperkingen.

Als we tijdelijk de resource conflict beperkingen uitschakelen voor leerkrachten en lokalen kan er misschien wel een wissel gevonden worden. We wijzigen de opties om dit toe te laten als volgt:

Opnieuw voeren we actie “Zoek wisselopdrachten uit”. Blijkbaar zijn er nu 2 mogelijkheden. We kiezen de eerste waarbij we wisselen met één blok van 2 uur dat onder de startopdracht staat.

We voeren de wissel uit en bekijken meteen via “Valideer rooster” welke problemen we veroorzaakt hebben in het rooster. We hebben inderdaad 3 conflicten veroorzaakt. 2 voor leerkrachten en één voor een lokaal.

Om de uitgevoerde wissel nu accepteerbaar te maken moeten deze 3 conflicten opgelost worden. Om deze conflicten op te lossen kunnen we ofwel weer opzoek gaan naar wisselopdrachten voor de conflicterende opdrachten ofwel moeten bijvoorbeeld andere resources inschakelen om de taken over te nemen van de leerkrachten en lokaal.

Als we via de knop “Conflicten” de bestaande resource conflicten oproepen zien we inderdaad de problemen die we gecreëerd hebben door de wissel. We zien dat er 2 tabs aangemaakt werden. Er is een tab voor de 2 leerkracht conflicten en een tab voor het lokaal conflict.

Dit wordt behandeld in de sectie “Resource Conflicten Oplossen”.

---

Conflicten bekijken en oplossen

Als we het over conflicten hebben dan gaat het steeds over resourceconflicten.

Ontstaan van conflicten

Resourceconflicten ontstaan doordat verschillende opdrachten dezelfde resource op hetzelfde moment bezetten. Dergelijke conflicten kunnen op verschillende manieren ontstaan:

• Door manueel manipulaties te doen in het rooster. Bijvoorbeeld via schuifoperaties, door wisselopdrachten te bepalen, etc. Alles hangt hier af van de opties die gezet zijn in “Opties | Manueel roosteren” en wat de gebruiker juist doet. Hij kan conflicten veroorzaken, al dan niet bewust.
• Door de MBE (Mondriaan Backtrack Engine) een deel of heel de rooster te laten berekenen waarbij bepaalde opties uitgevinkt zijn in “Opties | Roosteren”. Een voorbeeld is “Lokalen meeroosteren” uitvinken. De MBE houdt dan geen rekening met vaste lokalen waardoor de opdrachten dus conflicten kunnen veroorzaken op lokalen.
• De enige andere manier waarop dit kan ontstaan is wanneer de MBE een subset van de opdrachten berekend heeft (op vraag van de gebruiker) waarbij niet alle vastgezette opdrachten meegeselecteerd werden. Vastgezette opdrachten zijn voor Mondriaan steeds geplaatst in het rooster. Als men deze dan niet meeneemt in de selectie naar de MBE dan kan het zijn dat na de berekening conflicten ontstaan. Dat is een uitzonderlijke situatie.

Merk op dat het concept “conflict” géén rekening houdt met opties in “Opties | Roosteren” en ook niet met “Opties | Manueel roosteren”. Het enige wat wel effect heeft op een resourceconflict is het al dan niet actief zijn van de resource. Dit is een setting die men kan doen in elk “Elementen” tabblad. Dus, als je een lokaal op inactief zet dan kunnen er ook geen conflicten voor bestaan.

---

Bekijken van conflicten

Conflicten kunnen op verschillende manieren zichtbaar gemaakt worden.

Valideer Rooster

Via “Valideer Rooster” krijgen we het gekende overzicht van fouten en waarschuwingen. Onder de rubriek “Fouten | Conflicterende opdrachten” krijgt men een overzicht van de opdrachten die resourceconflicten veroorzaken. In het getoonde voorbeeld zien we 2 sets van 2 opdrachten die conflicten veroorzaken:

• opdracht 527 en 495 veroorzaken een conflict op roosterpunt di5 voor de leerkracht Peter en lokaal D33
• opdracht 858 en 495 veroorzaken een conflict op roosterpunt  di5 voor leerkracht Paul

Merk op dat “Valideer rooster” geen rekening houdt met de instellingen in “Opties | Roosteren” en al zeker niet met die in “Opties | Manueel roosteren”. Als er een conflict is zal dit steeds naar boven komen.

Valideer Rooster met opties

Via de instellingen in “Opties | Roosteren” kan men ervoor kiezen om tijdens het roosterproces (uitgevoerd door de MBE) geen rekening te houden met bepaalde types van resources. Een voorbeeld van deze instellingen wordt hier getoond. Stel dat we vragen om geen rekening te houden met de vaste lokalen die in de opdrachten zitten voor de berekening van een rooster via de MBE.

Indien we nu via “Valideer Rooster” naar de conflicten zouden kijken dan krijgen we nog steeds hetzelfde te zien. Het lokaal D33 zou nog steeds conflicteren. Om rekening te houden met de gekozen opties kan de gebruiker de knop “Valideer Rooster met opties” kiezen zoals hier getoond:

Het enige verschil dat we nu zien is dat het conflict D33 niet meer vermeld wordt. Dit kan handig zijn om tijdens het onderzoeken van problemen in het rooster bepaalde problemen weg te filteren.

Linkerpaneel “Conflicten” in de visualizers

In het linkerpaneel in de visualizers kan men naar de subtab “Conflicten” navigeren om alle bestaande conflicterende opdrachten te bekijken. Dit zijn dus opdrachten die in het planbord en roosters te zien zijn maar wel conflicten veroorzaken. Merk op dat een conflict maar veroorzaakt kan worden als er minstens 2 opdrachten in het spel zijn die dezelfde resource op hetzelfde roosterpunt zetten. Alle opdrachten die in een conflict betrokken zijn zullen dan ook in het linkerpaneel getoond worden.

In volgend voorbeeld zien we weer dezelfde conflicterende opdrachten als voorheen.

Merk op dat de conflicten in dit linkerpaneel dezelfde zijn als diegene die we zien als in “Valideer Rooster”. Er wordt dus geen rekening gehouden met de opties in “Opties | Roosteren” en ook niet met “Opties | Manueel roosteren”.

Rechtermuisklikacties voor conflictenopdrachten in het linkerpaneel

Afhankelijk van de visualizer (Planbord of Rooster) heeft men bepaalde acties die mogelijk zijn door een rechtermuisklik op een opdracht uit te voeren:

Roosters	Planbord

De rechtermuisklikacties zijn:

Toon conflicten	Heeft hetzelfde effect als de knop “Conflicten” in de menubalk en toont het conflictenscherm waarin conflicten bekeken en opgelost kunnen worden. Dit scherm wordt verder in deze sectie bekeken. Is beschikbaar in beide visualizers.
Toon conflicterende elementen	Voor elk van de conflicterende resources in de opdracht wordt een roostergrid geopend waarin het rooster van de resource bekeken kan worden (maximum 5). Dit is enkel beschikbaar in Roosters.
Toon resource in andere grid >	Hier kan de gebruiker kiezen om eender welke resource uit de conflicterende opdracht in een roostergrid te bekijken.

Opdrachten inkleuren op basis van conflicten

Om het visueel nog eenvoudiger te maken kunnen we via “Opties | Andere” er ook voor kiezen om alle opdrachten in de visualizers in te kleuren op basis van het al dan niet veroorzaken van een resourceconflict. De kleuren die hiervoor gebruikt worden zijn rood (veroorzaakt conflict) en groen (veroorzaakt geen conflict).

Het resultaat ziet er in de visualizers (in dit voorbeeld “Roosters”) er als volgt uit. Het is meteen duidelijk waar er conflicten optreden.

Het Conflictenscherm

Het conflictenscherm laat toe om per resource type en per resource, waarvoor conflicten bestaan, te onderzoeken welke opdrachten deze conflicten veroorzaken. In het voorbeeld dat we hier tonen zien we opnieuw dezelfde 3 resources waarvoor conflicten bestaan. Per resource type is er een apart tabblad met de opdrachten die het conflict mee veroorzaken. Omdat dezelfde opdrachten verschillende resourceconflicten kunnen veroorzaken is het dus mogelijk dat dezelfde opdracht te zien is in verschillende van deze tabbladen.

Rechtermuisklikacties in linker en rechterpaneel van het conflictenscherm

Linkerpaneel bevat de namen van de conflicterende resources	Rechterpaneel bevat de conflicterende opdrachten voor de geselecteerde resource
Enige mogelijkheid is: Bekijk op rooster: Het Rooster van de geselecteerde resource wordt geopend in Grid 1.	Hier zijn een aantal mogelijkheden: Details: toont de geselecteerde opdrachten in het “Opdrachten | Opdrachten” tabblad. Bekijk op Planbord: toont de geselecteerde opdracht in het Planbord Bekijk op Rooster: toont de resources van de geselecteerde opdracht in Roosters Vervang <xxx> door …: om conflicten op te lossen door de conflicterende resource in de geselecteerde opdracht te vervangen door een andere (zie verder). Vervang <klas xxx> door partitie >: Als er een conflict is op klas xxx dan kan men de klas vervangen door een partitie-element als dat helpt om het conflict op te lossen. Vervang <klas xxx> door partitie in volledige opdracht >: Zelfde als de vorige maar dan voor elk blokje dat deel uitmaakt van de opdracht.

Opmerking: Indien men “Bekijk op Rooster” vraagt met als doel de opdracht te bekijken in de Roosters van de samenstellende resources kan het zijn dat men niet onmiddellijk ziet wat men verwacht. Deze operatie neemt namelijk steeds van elke type resource (Klas, Leerkracht, Lokaal) de eerst voorkomende in alfabetische volgorde. Als je dan een opdracht hebt met 2 lokalen A en B en lokaal B geeft het conflict dan zal men toch het rooster van A zien staan. Door via de rechtermuisklik “Toon resource in andere grid >” uit te voeren kan men B dan uiteraard wel tevoorschijn halen.

Kolommen in het rechterpaneel

Voor de geselecteerde resource worden in het rechterpaneel de opdrachten getoond die een conflict veroorzaken. Volgende read-only kolommen zijn beschikbaar in dit rechterpaneel:

Roosterpunt	De plaats waar het conflict zich voordoet. Merk op dat het voor blokopdrachten met meer dan één uur perfect mogelijk is dat het conflict zich niet op alle roosterpunten van dat blok voordoet.
ID	Unieke identifier van de opdracht.
Klassen	De klassen van de opdracht.
Leerkrachten	De leerkrachten van de opdracht.
Vakken	De vakken van de opdracht.
Lokalen	De lokalen van de opdracht. Hier kan een “en:” en/of een “of:” vermeld staat voor de naam/namen van de lokalen. “en:” betekent in dit geval dat het om een vast lokaal gaat. “of:” betekent dat het om een set van keuzelokalen gaat.
Gekozen Lokalen	De voor dit roosterpunt gekozen lokalen. Indien hier een lokaal vermeld staat dat zal ook in  de kolom “Lokalen” dit lokaal als een van de mogelijke keuzes vermeld staan in een “of:” lijn.
Vensters	De vensters van de opdracht. Hier kan een “en:” en/of een “of:” vermeld staat voor de naam/namen van de vensters. “en:” betekent in dit geval dat het om een vast venster gaat. “of:” betekent dat het om een set van keuzevensters gaat.
Gekozen Vensters	De voor dit roosterpunt gekozen vensters. Indien hier een venster vermeld staat, dan zal ook in de kolom “Vensters” dit venster als een van de mogelijke keuzes vermeld staan in een “of:” lijn.
Type	Het type opdracht. Kan “Les” of “Wens” zijn.

 

---

Oplossen van conflicten

Indien men manueel resourceconflicten wenst op te lossen dan kan het conflictenscherm hulp bieden. Het is evenwel niet noodzakelijk om het conflictenscherm hiervoor te gebruiken maar het is wel een handige ondersteuning bij het manueel oplossen van conflicten.

Het conflictenscherm toont per resource de conflicterende opdrachten. Heeft men een opdracht geselecteerd in het rechterscherm (zie voorbeeld hiervoor) dan is dat een opdracht die voor een bepaalde resource (die geselecteerd is) een conflict veroorzaakt op een bepaald roosterpunt (wat als eerste kolom vermeld wordt in de opdrachtlijn). Via het rechtermuisklikmenu kan men de actie “Vervang <xxx> door …” kiezen. Via deze actie kan met de resource waarvoor het conflict bestaat vervangen door een andere vrije resource van hetzelfde type. Alle vrije resources worden in een menu getoond. Een specifieke mogelijkheid voor klassen die in conflict met zichzelf zijn, is om de klas te vervangen door een partitie-element. Klas 1A staat bijvoorbeeld in conflict met zichzelf voor LO met 2 verschillende leerkrachten. Waarschijnlijk was het dan de bedoeling om klas 1A te splitsen in 2 groepen, misschien volgens geslacht. Vervangt men 1A dan in de ene opdracht door 1A:jongen en in de andere door 1A:meisje dan is het conflict ook opgelost.

Belangrijk: Een beperking van het oplossen van conflicten is dat het gebeurt per roosterpunt. Vanwege deze beperking is het mogelijk dat een opdracht wordt opgesplitst in meerdere opdrachten. Een opdracht wordt nooit in deelopdrachten gesplitst, steeds in opdrachten. Volgende gevallen zijn te onderscheiden wanneer op een roosterpunt een resource vervangen wordt door een andere resource voor een bepaalde opdracht:

• Het gaat om een blok van 1 uur en de vervangresource maakt WEL deel uit van een keuzelijst van resources in die opdracht: In dit geval wordt de opdracht NIET gesplitst. Deze operatie is dus dezelfde als het vervangen van een keuzeresource door een andere voor dit uur. Merk op er in dit gunstigste geval toch geen rekening gehouden wordt met het aspect “Ontdubbelen” van de opdracht. Deze beperking kan dus nog wel geschonden worden.
• Het gaat om een blok van 1 uur en de vervangresource maakt GEEN deel uit van een keuzelijst van resources in die opdracht: in dit geval wordt de opdracht WEL gesplitst. Het ene uur waarvoor deze wijziging gebeurd is wordt afgesplitst in een aparte opdracht.
• Het gaat om een blok van MEER dan 1 uur. Bijvoorbeeld 4 uur. In dit geval wordt het blok opgesplitst in 4 individuele uren. De 3 uren waarvoor niets gewijzigd is blijven samen in één opdracht. Het uur waarvoor de resourcewijziging gebeurd is wordt afgesplitst in een aparte opdracht.

Belangrijk: Conflicten kunnen in het conflictenscherm enkel opgelost worden door in een van de conflicterende opdrachten de conflicterende resource te vervangen door een andere resource van hetzelfde type (of een klas vervangen door een partitie-element). Het scherm biedt dus géén andere mogelijkheden zoals het verplaatsen (verschuiven) in de tijd of keuzeresources kiezen. Die 2 laatste opties kunnen dikwijls beter eerst uitgetest worden alvorens over te gaan tot het oplossen van resourceconflicten door resources in opdrachten te wijzigen.

Belangrijk: Conflicten oplossen houdt geen rekening met het aspect “Ontdubbelen” van een opdracht.

---

Voorbeeld: vervangen van een lokaal in een conflicterende opdracht:

We openen het Conflictscherm, gaan naar de tab van conflicterende lokalen en selecteren D33. We zien de 2 opdrachten (495 en 527) die het conflict veroorzaken op di5. We selecteren 495 en via de rechtermuisknop vragen we “Bekijk op Rooster”. Op de achtergrond verschijnen de 3 grids met roosters voor de eerste resource van elk type in deze opdracht. We zien in het rooster van D33 duidelijk het conflict. Vervolgens doen we weer rechtermuisklik op 495 en vragen “Vervang D33 door …”. Een lijst van lokalen wordt getoond die vrij zijn op di5. We selecteren W1:

Na selectie van W1 wordt op de achtergrond de informatie in de Roosters aangepast en ziet men ook in het Conflictenscherm dat de Lokalen tab verdwenen is omdat er geen lokaalconflicten meer zijn. Wat is er nu in de opdracht gewijzigd die we aangepast hebben door op di5 het lokaal W1 te selecteren ipv D33:

• De opdracht was oorspronkelijk een blok van 2 uur. Deze opdracht stond op de uren di5 en di6. Omdat op di5 nu een ander lokaal staat dan op di6 voor dat zelfde blok, is de opdracht in 2 losse uren gesplitst.
• Op di5 hebben we nu een opdracht van 1 uur met lokaal W1
• Op di6 hebben we nu een opdracht van 1 uur met het oude lokaal D33.

Belangrijk om te onthouden is dat dergelijke acties de opdracht dus effectief kunnen wijzigen. Niet alleen kunnen er heel andere resources in gezet worden dan oorspronkelijk bedoeld, de opdrachten kunnen ook opgesplitst worden door deze acties.

---

Voorbeeld: vervangen van een leerkracht in een conflicterende opdracht:

We hernemen weer hetzelfde voorbeeld, selecteren de eerste leerkracht Maris, selecteren de eerste conflicterende opdracht (858) en vragen via rechtermuisklik “Bekijk op Rooster”. Op de achtergrond zien we de 3 grids verschijnen voor de eerste resource van elk type in de opdracht. We zien duidelijk in het Rooster van Maris dat er een conflict is op di5. Via een rechtermuisklik vragen we voor opdracht 858 om alternatieve leerkrachten te zoeken. De lijst van leerkrachten die vrij zijn op di5 wordt getoond. We selecteren Buts.

Na selectie van Buts wordt op de achtergrond de informatie in de Roosters aangepast en ziet men ook in het Conflictenscherm dat de Leerkrachten tab nu nog maar 1 conflict toont omdat we er net een weggewerkt hebben. Wat is er nu in de opdracht gewijzigd die we aangepast hebben door op di5 het leerkracht Buts te selecteren i.p.v. Maris? :

• De opdracht was oorspronkelijk een blok van 1 uur. Omdat het maar 1 uur is blijft de opdracht intact.
• Op di5 hebben we nu een opdracht van 1 uur met leerkracht Buts ipv Maris.

Ook hier is de oorspronkelijke opdracht gewijzigd. Er staat nu effectief een leerkracht in die niet oorsponkelijk bedoeld was voor deze opdracht.

---

Voorbeeld: Een blok van 4 uur heeft een lokaal en leerkracht conflict op 1 van de 4 uren

We hebben een opdracht van 4 uur op vr1. We zien de opdracht in 3 roosters en in het rooster van lokaal D03 zien we een conflict met een opdracht op vr3 die hetzelfde lokaal gebruikt. Er is ook een conflict voor leerkracht De Reyck maar dat Rooster wordt nu even niet getoond.

Om het conflict duidelijker te tonen kunnen we via “Opties | Andere” de kleuring volgens conflicten selecteren. In het rooster van D03 maakt het linkse rode blokje deel uit van de opdracht van 4 uur, het rechtse rode blokje is de andere conflicterende opdracht van 1 uur.

De makkelijkste manier om dit conflict op te lossen zou zijn om die storende opdracht van 1 uur op vr3 te verplaatsen. We zouden ook voor deze ene opdracht van 1 uur een ander lokaal kunnen kiezen. Echter, om te tonen wat het effect is op het blok van 4 kiezen we ervoor om op vr3 een ander lokaal te kiezen voor de opdracht van 4 uur. In het opdrachten tabblad ziet de opdracht van 4 uur er als volgt voor het conflict werd opgelost:

We lossen het conflict op door opdracht 478 (blok van 4 uur) lokaal G01 te kiezen voor vr3.

Het resultaat in Roosters ziet er dan als volgt uit. De originele blokopdracht van 4 uur is opgesplitst in 4 losse blokjes. Het rode blokje betekent dat er nog steeds een conflict is maar niet meer met de resources die nu zichtbaar zijn. Het gaat hier om leerkracht De Reyck.

Het effect van deze operatie in het opdrachten tabblad:

• De oorsponkelijke opdracht van 4 uur in blok is vervangen door 2 opdrachten. Een opdracht van 3 losse uren en een opdracht van 1 uur.
• De opdracht van 1 uur verschilt van de andere omdat daar het lokaal vervangen werd van D03 naar G01.

Het oplossen van het leerkrachtconflict kan dan verder als volgt verlopen: We kiezen opnieuw het conflictenscherm en selecteren voor De Reyck opdracht 878 (is de afgesplitste van de vorige operatie) en vervangen de leerkracht door Kegelaers.

Het resultaat is dat er geen rode blokjes meer te zien zijn. Deze conflicten zijn opgelost.

De wijziging in het opdrachten tabblad:

De reeds afgesplitste opdracht 878 heeft nu een extra verschil gekregen met de originele, nl de leerkracht is ook vervangen door een andere.

---

Voorbeeld: Lokaal met conflict kan vervangen worden door een andere keuze van lokaal.

In dit voorbeeld hebben we één opdracht voor 5HT van 2 blokken van één uur waarbij elk blok uit lokalen (B31,B32) mag kiezen. Op ma3 hebben we B31 en op do4 hebben we B32. Echter, op do4 heeft B32 een conflict omdat het ook nog door een andere opdracht gebruikt wordt. Wat we hier willen aantonen is dat indien we dit conflict oplossen via het Conflictenscherm, en we ervoor zorgen dat we in onze opdracht het lokaal B32 vervangen door B31 (een keuzeresource die vrij is op do4), dat Mondriaan in dit geval de opdracht NIET opsplitst in 2 opdrachten. Mondriaan probeert in dit geval, indien het oplossen van een conflict inhoudt dat er gewoon andere keuzeresources gekozen worden, dat de opdracht niet gesplitst wordt en dus intact blijft. Effect is gelijk aan het wijzigen van een keuzeresource in dit geval.

Het conflict is te zien in deze Roosters. B32 heeft 2 opdrachten op do4.

Voor de opdracht waarvan we vertrokken zijn kiezen we op do4 een ander lokaal. Wetende dat B31 een keuzeresource is kiezen we die. De andere getoonde resources zijn ook mogelijk maar zijn geen keuzeresources. Zij zouden wel als resultaat hebben dat de opdracht gesplitst wordt.

Na het oplossen van het conflict zien we dat het verdwenen is in de Roosters.

Bekijken we de opdracht weer in het Opdrachtentabblad dan zien we inderdaad dat de opdracht gewoon intact gebleven is. In “Gekozen  lokalen” zien we nu enkel B31 staan omdat deze gekozen werd voor beide blokken.

---

Voorbeeld: Klas in conflict met zichzelf met 3 leerkrachten en 3 lokalen.

(Beschikbaar vanaf versie 2024.1.0)

Klas KL_HW staat hier 3 keer op hetzelfde roosterpunt, zowel op ma8 als op di8

Het conflictscherm toont het volgende:

Via rechtermuisklik vervangen we in de eerste opdracht de klas door een partitie-element van de partitie Godsdienst:

Resultaat: Omdat we het voor de hele opdracht gedaan hebben is het nu op ma8 en di8 aangepast.

Het conflict is nog niet weg. Ze herhalen dat voor de andere 2 opdrachten en kiezen PGD en RKG als partitie-elementen.

Conflict is verdwenen.

Roosters gecontroleerd manueel aanpassen

Roosters maken met Mondriaan houdt in dat de gebruiker alle mogelijke opdrachten en beperkingen invoert en dat de “Mondriaan Backtrack Engine (MBE)” op basis van deze gegevens een mogelijke oplossing berekent (al dan niet van een selectie van het geheel). Het resultaat is dat er voor elke resource een rooster is.

Nadat de roosters gedeeltelijk of volledig berekend zijn kan de gebruiker zelf manuele aanpassingen doen indien nodig. Veelal gaat het dan om andere keuzes maken dan diegene die door de MBE gemaakt zijn. Het gaat dan om bijvoorbeeld andere roosterpunten voor een opdracht bepalen of om een ander lokaal uit de keuzelijst kiezen voor een bepaalde opdracht, etc.

Mondriaan biedt een aantal mogelijkheden om manueel in te grijpen:

• Via het opdrachtentabblad kan men alle mogelijke manipulaties doen en dat is ook de bedoeling. Opdrachten kunnen aangemaakt of definitief verwijderd worden; opdrachten kunnen structureel aangepast worden; eerder gemaakte keuzes kunnen gewijzigd worden, etc. Dit wordt uitgelegd op pagina “Definiëren van Opdrachten“.
• Via de actie “Kies keuzeresources” die men ter beschikking heeft in zowel het tabblad “Opdrachten | Opdrachten” als in de Visualizers (rechtermuisklik), kan men manueel de keuzes gemaakt in de opdrachten aanpassen (tijd, keuzeresources).
  • Kies keuzeresources wordt in volgende sectie uitgelegd: “Manueel wijzigen van keuze-elementen in opdrachten en deelopdrachten” op de pagina “Definiëren van Opdrachten“.
  • De actie “Kies keuzeresources” is beschikbaar onder het rechtermuisklikmenu in de Visualizers.
• Via de actie “Zoek wisselopdrachten” kan Mondriaan voorstellen doen om een geselecteerde opdracht in het tijdsrooster te wisselen met een andere opdracht. De ondersteuning bestaat er dan in dat Mondriaan correcte voorstellen kan doen om wissels uit te voeren.
  • Wissels doorvoeren wordt in de volgende sectie uitgelegd: “Wissels ondersteund doorvoeren” op pagina “Vrije resources toevoegen, wissels doorvoeren, en conflicten oplossen“.
  • De actie “Zoek wisselopdrachten” is beschikbaar onder het rechtermuisklikmenu in de Visualizers.
• Via de actie “Voeg vrije resources toe” kan de gebruiker aan een willekeurige opdracht die reeds geplaatst is een bestaande resource toevoegen die op dat moment nog niet bezet is.
  • Vrije resources toevoegen wordt in de volgende sectie uitgelegd: “Vrije resources ondersteund toevoegen” op pagina “Vrije resources toevoegen, wissels doorvoeren, en conflicten oplossen“.
  • De actie “Voeg vrije resources toe” is beschikbaar onder het rechtermuisklikmenu in de Visualizers.
• Via het scherm “Conflicten” worden enerzijds alle resourceconflicten getoond en anderzijds biedt dit scherm de mogelijkheid om manueel conflicten op te lossen waarbij Mondriaan voorstellen doet die niet conflicterend zijn.
  • Conflicten oplossen wordt in de volgende sectie uitgelegd: “Conflicten ondersteund oplossen” op pagina “Vrije resources toevoegen, wissels doorvoeren, en conflicten oplossen“.
• Via het Planbord en Roosters (Visualizers) kan men opdrachten aanpassen op een meer grafische manier. Men kan opdrachten in de grids verslepen van de ene naar de andere cel waardoor men de opdrachten structureel wijzigt of waardoor men andere keuzes maakt (tijd, keuzeresources). Men kan ook elementen (resources en vakken) in de grids slepen om zo opdrachten aan te passen of aan te maken. Men kan ook rechtstreeks in de grids typen om opdrachten aan te maken of te wijzigen. Het zijn vooral deze manipulaties die op deze pagina uitgelegd worden.

Wijzigingen doen via de visualizers is handig maar het is ook gemakkelijker is om fouten te maken. Daarom wordt er ook ondersteuning geboden om die fouten zoveel mogelijk te vermijden. Via “Opties | Manueel Roosteren” kan men voor bepaalde manuele operaties specifieke vrijheden beperken. Ook deze worden hier uitvoerig besproken.

Inhoud

• Overzicht Controlemechanismen
  • Valideer invoer
  • Valideer rooster
  • Valideer rooster met opties
  • Conflicten
• Opties voor het beperken van manuele aanpassingen in Roosters en Planbord
  • Sectie: Berichtgeving bij manueel roosteren
  • Sectie: Om elementen te wijzigen
  • Sectie: Om elementen te kiezen
  • Sectie: Om te verplaatsen in de tijd
  • Sectie: Elementconflicten
  • Sectie: Spreidingsconflicten
  • Sectie: Relatieve positieconflicten
• Schuifoperaties in Roosters en Planbord
  • Schuifoperaties in Roosters
  • Schuifoperaties in het Planbord
  • Schuifoperaties voor Opdrachten (of deelopdrachten) met verschillende blokken
• Opdrachten aanmaken en aanpassen in Roosters en Planbord door resources en vakken in grids te typen of slepen
  • Typen in een lege gridcel
  • Typen in een gevulde gridcel
  • Slepen in een lege gridcel
  • Slepen in een gevulde gridcel
• Extra info in het linkerpaneel van de Visualizers

---

Overzicht Controlemechanismen

Mondriaan belet de gebruiker uiteindelijk niet om onmogelijke oplossingen op het rooster te zetten. Mondriaan kan wel op elk moment controleren waar de fouten zitten en de gebruiker er attent op maken.

Er kunnen een aantal controlemechanismen gebruikt en ingesteld worden. Een overzicht van de beschikbare controlemechanismen:

• Valideer invoer
• Valideer rooster
• Valideer rooster met opties
• Conflicten

---

Valideer invoer

Via deze actie (knop in menubalk) krijgt men een volledig overzicht van alle waarschuwingen en fouten die te maken hebben met de invoer van gegevens. Dit kan gaan over opdrachten, wensen, resources, spreidingen, etc. Alle waarschuwingen en fouten die men in dit scherm kan vinden, kan men ook vinden in de waarschuwings/fouten kolommen in het het desbetreffende tabblad.

In dit voorbeeld ziet men dat er 150 waarschuwingen zijn. Een ervan onder “Opdracht zonder vaste resources” is voor opdracht met ID 4310. Als men over het waarschuwingsvlaggetje hovert dan krijgt men hetzelfde te zien in de vorm van een klein popup window.

Dus, invoerfouten zijn structureel van aard en hebben dus te maken met foute of onvolledige gegevensinvoer.

Een totaal overzicht van de mogelijke fouten en waarschuwingen vindt men in de pagina “Controles en Foutboodschappen”

---

Valideer rooster

Via deze actie (knop in menubalk) krijgt men een volledig overzicht van alle waarschuwingen en fouten die te maken hebben met de plaatsing van opdrachten in het rooster. Enkele voorbeelden:

• Een opdracht is op een uur gepland dat niet toegelaten is volgens zijn uurlijst. Dat is duidelijk een fout.
• Een opdracht kan wel in het rooster geplaatst zijn maar er werd geen keuze gemaakt uit de lijst van mogelijke lokalen. Dat wordt aanzien als een waarschuwing.
• Door het foutief plaatsen van één of meerdere opdrachten kan het zijn dat een spreidingsregel geschonden wordt. Dat is duidelijk een fout.
• Door het foutief plaatsen van één of meerdere opdrachten kan het zijn dat een resource op een bepaald moment dubbel gebruikt wordt en er dus een resourceconflict optreedt. Dat is duidelijk een fout.
• Een opdracht die niet geplaatst is in het rooster krijgt ook een waarschuwing. Deze waarschuwingen staan onder de rubriek “Onvolledige planning”.

Het scherm met een overzicht van de fouten en waarschuwingen ziet er als volgt uit:

Merk op dat deze fouten en waarschuwingen rekening houden met alle aanwezige en actief gemarkeerde opdrachten (indien geplaatst), elementen, spreidingen, wensen, etc. Er wordt géén rekening gehouden met de opties “Opties | Roosteren” en ook niet met “Opties | Manueel Roosteren“.

Voorbeeld van een waarschuwing over een onvolledige planning:

Een totaal overzicht van de mogelijke fouten en waarschuwingen vindt men in de pagina “Controles en Foutboodschappen”

---

Valideer rooster met opties

Soms is het nuttig een rooster te laten berekenen (al dan niet voor de volledige set aan opdrachten) waarbij met bepaalde aspecten géén rekening gehouden wordt. Dit is vooral nuttig tijdens het onderzoeken van problemen in het rooster. Op die manier kan men bijvoorbeeld uitzoeken of een onoplosbaarheid van het rooster te maken heeft met de lokalen of niet. In het optie tabblad “Opties | Roosteren” vindt men opties om bepaalde aspecten al dan niet mee te nemen tijdens het roosteren. In volgende afbeelding werden de opties, die hier relevant voor zijn, rood omkaderd.

De gekozen opties worden enkel gebruikt tijdens het automatisch roosteren, uitgevoerd door de MBE. Bij “Valideer rooster” wordt geen rekening met deze opties.

Wil men een validatie doen die wél rekening houdt met deze opties dan moet men de knop “Valideer rooster met opties” gebruiken.

In de opties hebben we aangegeven dat lokalen en keuzelokalen niet mee geroosterd moeten worden. Als we dan deze “valideer rooster met opties” uitvoeren blijkt er geen enkel probleem meer te zijn. Blijkbaar hielden alle problemen die tijdens “Valideer rooster” gevonden werden, verband met lokalen.

Indien er wel waarschuwingen of fouten zijn zullen deze op dezelfde manier getoond worden als in het voorbeeld dat aangehaald werd bij “Valideer rooster”.

---

Conflicten

Via deze actie (knop in menubalk) krijgt men een volledig overzicht van alle resourceconflicten die ontstaan zijn door de plaatsing van opdrachten in het rooster. Via “Valideer rooster” ziet men onder de rubriek “Conflicterende opdrachten” een lijst van opdrachten die een resourceconflict veroorzaken. Echter, in dit scherm krijgt men geen ondersteuning om hier iets aan te doen. Omdat resourceconflicten een veel voorkomend probleem zijn bij manuele manipulaties, werd er een apart scherm voorzien om conflicten op te lossen. Een voorbeeld maakt een en ander duidelijk:

In het conflictscherm zien we tabs verschijnen voor elke type resources waarvoor conflicten zijn. In dit voorbeeld zien ze dat er voor 1 klas conflicten zijn en voor 11 lokalen. De lokalen tab wordt getoond op het scherm en de focus ligt op L11. We zien ook duidelijk in het rooster van L11 wat er aan de hand is. Op maandag 7 en 8 wordt L11 dubbel gebruikt. In “Conflicten” worden de conflicterende opdrachten getoond. Via rechtermuisklik op een van de conflicterende opdrachten kan men het conflict dan eventueel oplossen door een ander lokaal te kiezen.

Merk op dat “Conflicten” net als “Valideer rooster” geen rekening houdt met de opties in het optietabblad “Roosteren”. Dus, als er een conflict te zien is bij “Valideer rooster” zal het ook zichtbaar zijn in het scherm “Conflicten”, onafhankelijk van de opties in “Roosteren”.

Conflicten en hoe ze manueel op te lossen worden verder nog behandeld.

---

Opties voor het beperken van manuele aanpassingen in Roosters en Planbord

Bij het uitvoeren van manuele aanpassingen in de visualizers bestaat er steeds het gevaar dat men per ongeluk opdrachten aanpast of keuzes maakt (in de tijd of in keuzeresources) voor opdrachten die roostertechnisch niet kunnen. Om dergelijk problemen te vermijden werd er een optietabblad voorzien waarin de gebruiker zelf kan bepalen wat wel en niet mogelijk is tijdens het maken van wijzigingen in de visualizers.

De opties die hier besproken worden zijn van toepassing op:

• Manuele wijzigingen via het verslepen van opdrachten in het Planbord en en Roosters
• Zoeken van wisselopdrachten (zie later)

Deze opties zijn NIET van toepassing op:

• Slepen van elementen vanuit het linkerpaneel in gridcellen van het Planbord en Roosters
• Intypen van elementen in de gridcellen van het Planbord en Rooster
• Wijzigen van keuzeresources via rechtermuisklik in de gridcellen van het Planbord en Roosters
• Toevoegen van vrije resources via rechtermuisklik in de gridcellen van het Planbord en Roosters
• Oplossen van conflicten via “Conflicten” scherm.
• Alle manipulaties die niet plaatsvinden binnen de context van het Planbord en Roosters

Dit scherm toont de standaardsettings voor deze opties. Deze standaardsettings kan men (voor alle opties, dus niet alleen voor dit tabblad) instellen door op de knop “standaardopties” onderaan het scherm te klikken.

In wat volgt zullen we al deze opties toelichten.

---

Sectie: Berichtgeving bij manueel roosteren

Optie	Beschrijving
Confirmatie bij wijzigen opdracht	Indien men een opdracht wijzigt, bijvoorbeeld de plaatsing in het rooster of wijzigen van keuze-elementen, of men wijzigt de  opdrachtstructuur, dan zal Mondriaan om een confirmatie vragen. Merk op dat dergelijke wijzigingen makkelijk gebeuren indien men in het planbord opdrachten zou verzetten, bijvoorbeeld van de ene naar de andere klas.
Toon reden voor niet toelaten van een manuele schuifactie	Op basis van de opties in dit tabblad kan men bepalen wat wel en wat niet toegelaten is bij manueel roosteren. Indien men de regels toch probeert te schenden dan zal via deze optie een boodschap gegeven worden waaruit men de geschonden regel kan afleiden.

Voorbeeld: Confirmatie bij wijzigen opdracht

Bij het verslepen van een opdracht van di5 naar di6 wordt gevraagd of dit de bedoeling is. De actie zelf is volgens de opties toegelaten maar er wordt om een confirmatie gevraagd.

Voorbeeld: Toon reden voor niet toelaten van een manuele schuifactie

Links: Bij het verslepen naar een niet toegelaten uur (in dit geval bepaald door de resource 7CP zelf) komt de boodschap dat het niet kan.

Rechts: Bij het verslepen van di4 naar ma3 zien we een hele rist redenen waarom de verschuiving niet kan. Het is een niet toegelaten tijdstip, er ontstaan resourceconflicten en er zou een opdrachtspreiding geschonden worden.

  

---

Sectie: Om elementen te wijzigen

Optie

Beschrijving

<elementen> wijzigen toestaan.

Elementen kunnen hier klassen, leerkrachten, lokalen, vakken, varia, en/of vensters zijn. Via deze opties kan men bepalen welke structurele wijzigingen men aan opdrachten toelaat via het manueel roosteren. Men kan bijvoorbeeld toelaten om enkel de lokalen te wijzigen. Het gaat hier dus NIET over het kiezen van een andere resource uit een keuzelijst die al aan de opdracht gekoppeld was. Het gaat hier om de vaste resources in de opdracht.

Voorbeeld: Toegelaten verplaatsing van een vast lokaal

Door in het planbord van de Lokalen een opdracht met een vast lokaal te verslepen naar een kolom van een ander lokaal wijzigt men hier het lokaal. Volgens de opties een toegelaten wijziging.

Voorbeeld: Niet toegelaten verplaatsing van een leerkracht

Door in het planbord van de Leerkrachten een opdracht met een vast lokaal te verslepen naar een kolom van een andere leerkracht wijzigt men hier de leerkracht. Volgens de opties een NIET toegelaten wijziging.

---

Sectie: Om elementen te kiezen

Optie	Beschrijving
<elementen> kiezen toestaan.	Elementen kunnen hier leerkrachten, lokalen, vakken en/of vensters zijn. Via deze opties kan men bepalen of men tijdens het manueel roosteren toelaat om andere keuzes te selecteren uit de bestaande keuzelijsten van de elementen. Heeft men bijvoorbeeld een groep lokalen aan een opdracht toegekend waaruit gekozen kan worden, dan laat deze optie toe om die keuze te wijzigen.

Voorbeeld: Toegelaten verplaatsing van een keuzelokaal

We slepen een opdracht die een keuzelokaal T22 heeft naar lokaal T23. Blijkbaar is dat een toegelaten keuzelokaal voor deze opdracht en vraagt Mondriaan enkel nog een confirmatie.

Vervolgens slepen we dezelfde opdracht die nu keuzelokaal T23 heeft naar lokaal T27. Blijkbaar is dat géén toegelaten keuzelokaal.

Indien we de optie “Lokalen kiezen toestaan” zouden uitvinken dan krijgen we volgende boodschap bij verslepen:

---

Sectie: Om te verplaatsen in de tijd

Optie	Beschrijving
Naar toegelaten uur toestaan	Bepaalt of men tijdens het manueel roosteren een ander uur dan het reeds geselecteerd uur, uit de lijst van toegestane uren kan kiezen.
Naar niet toegelaten uur toestaan	Bepaalt of men tijdens het manueel roosteren een ander uur dan het reeds geselecteerd uur, NIET uit de lijst van toegestane uren kan kiezen.

Voorbeeld: Slepen van een opdracht naar een ander toegelaten uur

De optie “Naar toegelaten uur toestaan” is aangevinkt. We kunnen in de klasrooster van 3TH een opdracht verslepen van do8 naar vr8.

De optie “Naar niet toegelaten uur toestaan” is uitgevinkt. We kunnen in de klasrooster van 3TH de opdracht van di6 bijvoorbeeld niet naar wo6 slepen.

---

Sectie: Elementconflicten

 

Optie	Beschrijving
<element>conflicten toestaan	Element kan hier klas, leerkracht, lokaal, varia, en/of venster zijn. Hiermee bepaalt men of men tijdens het manueel roosteren een conflict mag veroorzaken voor dit type van element. Zegt men dat voor bijvoorbeeld ‘lokaal’ dan mag tijdens het manueel roosteren een lokaal dubbel gebruikt worden.

Voorbeeld: Slepen met verbieden van conflict voor leerkracht, niet voor lokaal

Met de opties voor leerkrachten en lokalen zoals vermeld hierboven, slepen we de opdracht van ma1 naar ma2. Voor de klas is dat geen probleem omdat daar een gat in het rooster staat. Voor de leerkracht APVA en het lokaal D14 is dat wel een probleem. Echter, voor lokalen laten we het conflict toe. De boodschap die we krijgen zegt enkel dat de leerkracht een conflict zou veroorzaken en dus kan de schuifoperatie niet doorgaan. Over het lokaal wordt niets gezegd zoals verwacht.

We laten vervolgens ook voor leerkrachten conflicten toe:

We slepen opnieuw en krijgen volgende vraag:

Met als resultaat duidelijke conflicten op ma2 voor APVA en D14:

Via het “Conflicten” scherm en ook via “Valideer rooster” kan men deze nu ook duidelijk zien.

“Valideer rooster”

“Conflicten”

---

Sectie: Spreidingsconflicten

Optie	Beschrijving
Opdrachtspreidingsconflicten toestaan	Indien aangevinkt betekent dit dat men tijdens het manueel roosteren opdrachtspreidingen mag schenden.
Extra waardespreidingsconflicten toestaan	Indien aangevinkt betekent dit dat men tijdens het manueel roosteren waardespreidingen mag schenden.
Extra volgordespreidingsconflicten toestaan	Indien aangevinkt betekent dit dat men tijdens het manueel roosteren volgordespreidingen mag schenden.
Extra minimumspreidingsconflicten toestaan	Indien aangevinkt betekent dit dat men tijdens het manueel roosteren minimumspreidingen mag schenden.

Voorbeeld: Opdrachtspreidingsconflicten niet toestaan tijdens verschuiven in Roosters.

We schuiven een uur FRANS van wo4 naar ma1. Er zijn geen resourceconflicten maar het zou betekenen dat er 2 uur FRANS op één dag gegeven worden en dat is niet toegelaten volgens de opdracht. We krijgen dan ook volgende boodschap.

Zetten we vervolgens de optie weer op aangevinkt en doen we de actie opnieuw dan krijgen we volgend beeld:

Bekijken we vervolgens het resultaat van “Valideer rooster”:

Inderdaad, problemen met de opdrachtspreiding voor deze opdracht. 2 keer FRANS op maandag.

---

Sectie: Relatieve positieconflicten

Optie	Beschrijving
ZR-conflicten toestaan	Indien aangevinkt kan men de verschillende opdrachten die in een ZR-link met elkaar gekoppeld zijn toch individueel verschuiven. Indien uitgevinkt zullen alle deelopdrachten die in de ZR-Link zitten samen verplaatst worden.
Bloklink-conflicten toestaan	Indien aangevinkt kan men de opdrachten die in een Bloklink met elkaar gekoppeld zijn toch individueel verschuiven. Indien uitgevinkt zal de volledige Bloklink constructie verplaatst worden.

Voorbeeld: Verschuiven van een opdracht gekoppeld in een ZR-Link – Conflict toelaten

In dit voorbeeld zijn 4 opdrachten (voor 4 klassen waarvan we er maar 2 tonen) gekoppeld via een ZR013 link en staat de opdracht gepland op vr7. Indien we de opdracht van de eerste klas (1TIW) naar vr6 proberen te schuiven krijgen we de vraag of we deze een deelopdracht wensen te verplaatsen.

Merk op dat enkel de vraag gesteld wordt voor klas 1TIW en niet voor de andere klassen. De reden hiervoor is dat de andere opdrachten in de ZR-Link ook niet mee verplaatst zullen worden door deze verschuiving. De reden is dat de optie “ZR-conflicten toestaan” aangevinkt is. Beantwoorden we de vraag positief dan ziet het rooster er daarna als volgt uit waarbij we duidelijk een ZR-Link conflict hebben:

Indien men nu een “Valideer Rooster” zou doen zal men zien dat er een probleem is met deze ZR-Link.

Voorbeeld: Verschuiven van een opdracht gekoppeld in een ZR-Link – Conflicten niet toestaan

Hernemen we hetzelfde voorbeeld maar deze keer hebben we “ZR-conflicten toestaan” uitgevinkt. Verschuiven we de opdracht opnieuw dan zal de popup nu duidelijk weergeven dat we alle opdrachten tegelijk aan het verplaatsen zijn.

Het resultaat na de verschuiving heeft dan geen ZR-Link conflict:

Een andere manier om dit te doen is door in het planbord de Klassen t.o.v. Roosterpunten te zetten, beide opdrachten te selecteren en samen naar een ander toegelaten roosterpunt te verplaatsen.

Voorbeeld: Verschuiven van een opdracht gekoppeld in een Bloklink is niet toegelaten – Conflict toelaten

De klas 4TH heeft een Bloklink voor de vakken EAL3_2 (Tv) en PREL2_2 (Pv). De optie “Bloklink-conflicten toestaan” is aangevinkt, we laten conflicten toe. Verslepen we nu enkel het Tv vak van di6 naar di2 dan krijgen we de vraag of we enkel het Tv vak wensen te verslepen. Na positief antwoord krijgen we het rechter beeld. Merk op dat er nu een Bloklink conflict ontstaan is.

Indien men nu een “Valideer Rooster” zou doen zal men zien dat er een probleem is met deze Bloklink.

Voorbeeld: Verschuiven van een opdracht gekoppeld in een Bloklink is niet toegelaten – Conflict niet toelaten

We hernemen hetzelfde voorbeeld maar deze keer met de optie “Bloklink-conflicten toestaan” is uitgevinkt, we laten géén conflicten toe. Verslepen we nu opnieuw enkel het Tv vak van di6 naar di2 dan krijgen we de vraag of we zowel het Tv als het Pv vak wensen te verslepen. Na positief antwoord krijgen we het rechter beeld. Merk op dat er nu géén Bloklink conflict ontstaan is.

 

---

Schuifoperaties in Roosters en Planbord

In de grids van het Planbord en Roosters kan men blokjes (opdrachten) vastnemen met de muis (in combinatie met Ctrl en Shift kan men de selectie uitbreiden) en verplaatsen naar een ander punt in de grid. Afhankelijk van wat er op de assen staat in het Planbord of van in welke type Rooster men zich bevindt, zal een verschuiving een bepaald soort effect hebben. In een Rooster kan het enige effect op de opdracht zijn dat de opdracht op een ander roosterpunt komt te staan. In een Planbord kan dat heel wat anders zijn.

Zoals eerder besproken kan men via “Opties|Manueel Roosteren” instellen wat wel en niet kan via deze schuifoperaties en of men al dan niet een confirmatie wenst indien het wel toegelaten is.

Merk op dat schuifoperaties onmiddellijk zichtbaar zijn in alle grids waar de verschoven opdracht zichtbaar is. Heeft men bijvoorbeeld 3 Rooster grids zichtbaar waarin de klas, de leerkracht, en het lokaal zichtbaar zijn, dan zal een verschuiving in de leerkrachtgrid onmiddellijk zichtbaar zijn in de grids van de klas en het lokaal.

Voorbeeld: We hebben een klas, leerkracht en lokaal in 3 grids. In elk van deze grids is de opdracht op ma4 dezelfde opdracht. We selecteren de opdracht in de leerkrachtgrid en slepen hem naar ma3.

Het resultaat is dat de opdracht verplaatst naar ma3 in elke grid. Merk op dat in de grid van het lokaal al een opdracht stond op ma3 wat dus een conflict geeft. De opties in “Opties|Manueel Roosteren” lieten dit conflict toe.

Er zijn ook nog andere wijzigingen mogelijk via het Planbord en de Roosters maar die worden later besproken. Dit gaat dan over:

• Rechtstreeks typen in een gridcel het Planbord of Rooster
• Resources in het Planbord of Rooster slepen, al dan niet op bestaande opdrachten
• Niet geplaatste opdrachten op het Planbord of Rooster slepen

---

Schuifoperaties in Roosters

Het enige effect op een opdracht van een schuifoperatie in een Rooster is dat de opdracht op een ander roosterpunt komt staan.

Mogelijke gevolgen van het op een ander roosterpunt zetten van een opdracht zijn:

• De opdracht kan hiermee op een toegelaten of een niet toegelaten uur komen staan.
• Resources betrokken in de opdracht kunnen conflicten veroorzaken met andere opdrachten die die resources op het nieuwe uur reeds gebruikten.
• Bestaande conflicten kunnen door de verschuiving opgelost worden.
• Spreidingsregels kunnen geschonden worden of net opnieuw gerespecteerd worden.
• ZR-link beperkingen kunnen geschonden of opnieuw voldaan worden.
• Bloklink beperkingen kunnen geschonden of opnieuw voldaan worden.
• De opdracht kan buiten of net weer in zijn venster vallen.

M.a.w, alle mogelijke beperkingen, waarin de verschoven opdracht op de een of andere manier betrokken is, kunnen door het schuiven gerespecteerd ofwel net geschonden worden. Om greep te houden op wat wel en niet kan verwijzen we naar “Opties|Manueel Roosteren”.

Voorbeelden van verschuivingen werden eerder al gegeven in dit hoofdstuk.

Er zijn ook nog andere wijzigingen mogelijk via de Roosters maar die worden later besproken.

---

Schuifoperaties in het Planbord

Indien men in een Planbord als verticale as Roosterpunten heeft en als horizontale as bijvoorbeeld “Klassen” (of andersom) en men verschuift opdrachten enkel verticaal dan heeft dat hetzelfde effect als een verschuiving die men in het Rooster van die klas kan doen. Dit is dus het eenvoudigste geval waarbij men een opdracht verschuift in de tijd. Alle besproken effecten van het verplaatsen van een opdracht in de tijd die besproken werden bij Roosters zijn hier ook van toepassing. Echter, in het Planbord kan men als tijdsas ook andere keuzes maken. Bij elk van die keuzes heeft schuiven in de tijd een ander effect.

Schuiven in de tijd: De regel is “Wat je niet ziet blijft ongewijzigd”:

Roosterpunten (alles zichtbaar)	Alle roosterpunten zijn zichtbaar en verticaal schuiven is schuiven in de tijd zoals in een rooster. Men schuift door de uren van de dag, door de dagen van week, door de weken van het rooster. Alle roosterpunten zijn dus bereikbaar.
Uurdefinities (weken onzichtbaar)	Bij deze keuze wordt abstractie gemaakt van de weken. Eenzelfde opdracht die in een andere week op dezelfde dag en uur staat wordt maar 1 keer voorgesteld. Men schuift door de uren van de dag, door de dagen van week, maar men blijft in de week (weken) waar de opdracht die men verschuift staat. Men kan opdrachten niet van de ene naar de andere week schuiven. Enkel het uur en dag kunnen wijzigen.
Uur (weken en dagen onzichtbaar)	Bij deze keuze wordt abstractie gemaakt van de weken en de dagen. Eenzelfde opdracht die in een andere week of andere dag op hetzelfde uur staat wordt maar 1 keer voorgesteld. Men schuift door de uren van de dag, maar men blijft in de dag (dagen) en in de week (weken) waar de opdracht die men verschuift staat. Men kan opdrachten niet van de ene naar de andere dag of week schuiven. Enkel het uur kan wijzigen.
Dag (uren onzichtbaar)	Bij deze keuze wordt abstractie gemaakt van uren. Een zelfde opdracht die op een ander uur op eenzelfde dag valt zal maar 1 keer voorgesteld worden. Men schuift door de dagen en weken maar men blijft op hetzelfde uur. Enkel de dag en week kunnen dus wijzigen.

Bij verschuivingen in het Planbord zijn er buiten deze tijdsverschuivingen nog heel wat andere effecten mogelijk. Om te begrijpen wat alle andere schuifoperaties in het planbord kunnen doen, staan we even stil bij de delen waaruit een opdracht is samengesteld.

Eén opdracht bestaat uit:

• 0, 1, of meerdere vakken
• 0, 1, of meerdere klassen
• 0, 1, of meerdere leerkrachten (eventueel lijst met keuzeleerkrachten)
• 0, 1, of meerdere lokalen (eventueel lijst met keuzeleerkrachten)
• 0, 1, of meerdere vensters (eventueel lijst met keuzevensters)
• 0, 1, of meerdere varia (eventueel lijst met keuzevaria)
• 1 of meerdere te plaatsen tijdsblokken
• een uurlijst waarop de tijdsblokken mogen starten

Wat we met schuifoperaties in het Planbord kunnen doen is:

• de samenstelling van een opdracht aanpassen
• het wijzigen van de keuzes die gemaakt werden voor de aanwezige keuzelijsten
• de roosterpunten waarop de blokken geplaatst zijn wijzigen (hebben we reeds gezien)

Voorbeeld: wijzigen van de samenstelling – vaste lokalen

In dit voorbeeld hebben we 2 planborden open met elk hun eigen assen. In het linkse planbord een klassiek voorbeeld van Klassen t.o.v. Roosterpunten. In het rechtse planbord Klassen t.o.v. Lokalen. De focus ligt hier op de blokopdracht van de klas 3TEM op vr1 en vr2. Diezelfde opdracht zien we ook in het rechtse planbord. We zien in het linkse planbord dat er 2 vaste lokalen zijn: L11 en L12. We zien ook in het rechtse planbord dat 3TEM inderdaad L11 en L12 gebruikt.

Vervolgens slepen we in het rechtse planbord de opdracht verticaal naar de lokalen P04 en P05 en laten ze daar los.

Het resultaat zien we nu in het volgende plaatje. Links is de opdracht op zijn plaats blijven staan (niet bewogen in de tijd) maar we zien nu wel dat de inhoud van de cel gewijzigd is. Het zijn niet langer L11 en L12 maar het zijn P04 en P05 geworden.

Dit is misschien een vergezocht voorbeeld maar het illustreert wel wat er mogelijk is wat betreft het wijzigen van de samenstellende delen van een opdracht.

Voorbeeld: wijzigen van een keuze – keuzelijst lokalen

In het vorige voorbeeld hebben we via het planbord vaste lokalen in een opdracht vervangen door andere vaste lokalen. In dit voorbeeld gaan we de keuze van een lokaal wijzigen door een sleepactie.

Hier gaat het om een opdracht van 3TH die een keuzelijst heeft voor lokalen. Mogelijke keuzes zijn lokaal W02A en W02B. Momenteel is W02A gekozen. Dat zien we duidelijk in zowel het linkse planbord (Klassen vs Roosterpunten) en het rechtse planbord (Klassen vs Lokalen).

In eerste instantie proberen we de opdracht naar lokaal W02C te slepen. Dit mag niet omdat het geen geldig keuze-element is:

Boodschap:

Vervolgens proberen we de opdracht naar W02B te slepen:

Deze schuifactie is dus wel toegelaten. De opdracht krijgt op deze manier een ander lokaal toegewezen uit de keuzelijst.

Voorbeeld: wijzigen van 2 vaste resources – omdat het kan

Volgend voorbeeld met enkel als doel het aantonen men moet uitkijken met het verschuiven van opdrachten in het planbord. In dit voorbeeld hebben we Klassen vs Leerkrachten in het planbord staan. We slepen een opdracht diagonaal naar een andere plaats. De manuele opties zijn zodanig ingesteld dat we nog wel een confirmatie krijgen van de geplande actie. Hier zouden we van een bestaande opdracht dus zowel de vaste leerkracht als de vaste klas wijzigen. Indien we op “Ja” drukken maken we van deze opdracht plots een heel andere opdracht.

Uit deze 3 voorbeelden moeten we volgende zaken onthouden:

• Indien de opdracht getoond wordt op een planbord waarbij een vaste resource A van de opdracht als rij of kolom voorkomt in het planbord en men schuift de opdracht naar een andere resource B, dan verdwijnt A uit de opdracht en komt B er in. Men wijzigt als het ware de samenstelling van de opdracht.
• Indien de opdracht getoond wordt op een planbord waarbij een gekozen keuze resource A van de opdracht als rij of kolom voorkomt in het planbord en men schuift de opdracht naar een andere resource B dan zijn er 2 mogelijkheden:
  • Indien B in de keuzelijst zit waauit A gekozen werd dan wordt B de nieuwe keuze. Men wijzigt niet de samenstelling van de opdracht, maar men maakt een andere keuze uit een bestaande keuzelijst.
  • Indien B NIET in de keuzelijst zit waaruit A gekozen werd dan wordt de schuifoperatie niet toegelaten.
• In het planbord moet men goed beseffen wat de consequenties zijn van het verschuiven van een opdracht. Vandaar dat we via “Opties | Manueel roosteren” de mogelijkheid geven om de vrijheden in dit schuiven te beperken.

---

Schuifoperaties voor Opdrachten (of deelopdrachten) met verschillende blokken

Een opdracht kan uit meerdere deelopdrachten bestaan en een opdracht, of deelopdracht, kan weer uit verschillende blokken (van 1 of meerdere uren) bestaan die geplaatst moeten worden. Ook bij het uitvoeren van schuifoperaties moet rekening gehouden worden met het feit dat een opdracht op die manier opgebouwd is. Enkele voorbeelden om dit te illustreren:

• Heeft men een opdracht met 2 blokken waarin resource A een vaste resource is en men sleept een van die blokken naar een resource B (van dezelfde soort), dan wordt A vervangen door B in beide blokken.
• Heeft men een opdracht met 2 blokken waarin resource A een keuze resource is en men sleept een van die blokken naar een resource B (uit de keuzelijst), dan wordt A enkel vervangen door B in het verschoven blok. Merk op dat indien “Ontdubbelen” uitgevinkt is, dit nog steeds mogelijk is. Het resultaat is dan ongeldig (“Valideer Rooster” zal dit melden).

Voorbeeld: opdracht met 2 blokken – versleep één blok naar andere vaste resource

We hebben één opdracht voor 4 uur in 2 blokken van 2 met als vaste leerkracht APVA. Op het planbord “Leerkrachten vs Roosterpunten” verslepen we 1 van de blokken naar een andere leerkracht BAEV:

Het resultaat na acceptatie is dat de leerkracht gewijzigd is voor beide blokken:

Voorbeeld: opdracht met 2 blokken – versleep één blok naar andere keuze resource

We hernemen hetzelfde voorbeeld. Deze opdracht heeft een keuzegroep van lokalen: PTS_SPORT. In het planbord “Lokalen vs Roosterpunten” slepen we een van de blokken naar een ander lokaal uit dezelfde keuzegroep.

Het resultaat na acceptatie is dat het lokaal gewijzigd is voor het versleepte blok en niet voor het andere. Of dit toegelaten wordt door de opdracht, hangt af van de “Ontdubbelen” vlag van de opdracht.

 

---

Opdrachten aanmaken en aanpassen in Roosters en Planbord door resources en vakken in grids te typen of slepen

De opdrachten die men kan zien in het tabblad “Opdrachten | Opdrachten” kan men ofwel in dat tabblad aanmaken, ofwel kan men ze aanmaken op een meer grafische wijzen in de visualizers. Zowel in een Planbord als in een Rooster kan men opdrachten aanmaken en aanpassen door volgende acties:

• Typen in een lege gridcel om een nieuwe opdracht aan te maken
• Typen in een bestaande opdracht in een gridcel om die opdracht aan te passen
• Een resource of vak uit het linkerpaneel in een lege gridcel slepen om een opdracht aan te maken
• Een resource of vak uit het linkerpaneel op een bestaande opdracht in de gridcel slepen om die opdracht aan te passen

De acties die we hier bespreken zijn NIET onderhevig aan de opties vermeld in het tabblad “Opties | Manueel roosteren”.

---

Typen in een lege gridcel

Zowel in Roosters als in Planbord kan men in een willekeurige lege cel de naam van een resource of vak typen. Indien men de naam van een gedefinieerde resource of vak ingeeft, is het resultaat dat een opdracht aangemaakt wordt. Wat de opdracht voorstelt hangt van de context af. Wat men ook kan typen is het aantal uren voor de opdracht. Van zodra men een cijfer ingeeft gevolg door spatie of enter wordt dit geïnterpreteerd als het aantal uur. Indien geen aantal uur ingegeven wordt is de standaard 1 uur. Wil men een blokgrootte groter dan 1 ingeven dan gebruikt men “b:x” waarbij x de grootte van het blok is.

Voorbeeld: In het Rooster van een klas in een lege cel – leerkracht, vak, en aantal uur typen

Links: Na klikken in het Rooster van klas 8TEST in de cel op dinsdag 1 typen we de elementen van de opdracht die we willen aanmaken gescheiden door spaties: “BATO”, “FRAN_1_1”, en “2”. Telkens men een spatie typt weet Mondriaan dat men aan de volgende resource of vak begint en laat hij ook telkens een lijst zien met mogelijkheden volgens wat je al getypt hebt. Van zodra men enter drukt wordt de opdracht aangemaakt.

Rechts: het resultaat na enter drukken. Merk op dat de “2” geïnterpreteerd wordt als 2 losse uren en niet als blok. Wenst men een blok in te geven dan doet men dat door een “b:” te typen voor het aantal uur. Dus een blok van 2 uur wordt dan ingetypt als “b:2”.

Het feit dat die 2 uur nu ook in het Rooster staan wil niet zeggen dat ze daar op de goede plaats staan. Het is perfect mogelijk dat er bij het aanmaken conflicten ontstaan. Het is pas bij het roosteren van de opdrachten dat ze op een goede plaats zullen staan. Merk ook op dat in de rechterbovenhoek aangeduid wordt dat het om een opdracht van 2 uur gaat.

Voorbeeld: In het Planbord van een klas in een lege cel – leerkracht, vak, en aantal uur typen

In 3 plaatjes laten we zien wat er gebeurd als je hier in een Planbord “Leerkrachten vs Klassen” voor 4 uur het vak LOZO typt in een lege cel op het kruispunt van leerkracht DREU en klas 1ATA.

Het resultaat is dat er een opdracht aangemaakt is voor klas 1ATA voor het vak LOZO gegeven door leerkracht DREU en dat voor 4 uur.

---

Typen in een gevulde gridcel

Ook als cellen al gevuld zijn met een opdracht kan men er in beginnen typen om zaken toe te voegen of het aantal uur wijzigen.

Voorbeeld: In het Rooster van een klas in een gevulde cel – uren wijzigen en klas toevoegen.

Hernemen we het eerdere voorbeeld voor 8TEST en typen we in het onderste blokje “4” en “1ATA”. In 3 stappen zien we wat er gebeurt:

Het resultaat is dat de opdracht nu uitgebreid werd tot 4 uur en dat de klas 8TEST nu samen met 1ATA les heeft.

---

Slepen in een lege gridcel

Zowel in Roosters als in Planbord heeft men in het linkerpaneel de lijsten beschikbaar van alle resources en vakken. Van hieruit kan men elementen slepen naar het Rooster of Planbord om opdrachten aan te maken of aan te passen.

De lijsten met elementen kan men vinden in de rood omkaderde zone. Volgende lijsten zijn beschikbaar als tabs: Leerkrachten Klassen Vakken Lokalen Lokaalgroepen Vensters Varia Met de pijltjes onderaan in dit rode kader kan men niet zichtbare tabs tevoorschijn halen.

Als men een resource of vak uit het linkerpaneel selecteert met de muis en sleept naar het Rooster of Planbord kan men het daar in een lege of gevulde gridcel droppen.

Voorbeeld: In het Rooster van een klas in een lege cel – een vak droppen

In het rooster van klas 8TEST slepen we het vak WIS2_3 naar de lege gridcel op maandag 6.

Na het loslaten van de muis in deze lege cel verschijnt er een opdracht van 1 uur voor de klas 8TEST. Het enige wat nu van de opdracht gekend is, is de klas en het vak. Bij deze manuele actie wordt steeds uitgegaan van 1 uur. Dit kan men uiteraard aanpassen in het opdrachtentabblad.

Voorbeeld: In aan Planbord “Klassen vs Vakken” – een leerkracht droppen

In dit voorbeeld openen we een Planbord “Klassen vs Vakken”. Een lege cel betekent hier dat de klas in de kolom het vak in de rij niet heeft. Als we nu een leerkracht selecteren en we droppen die in die lege cel dan ontstaat er een opdracht in die cel. In het voorbeeld slepen we leerkracht BEEL naar de cel (1ATA, ENG1_2).

Na het loslaten van de muis in deze lege cel verschijnt er een opdracht van 1 uur voor de klas 1ATA. Wat nu van deze opdracht gekend is, is de klas, de leerkracht en het vak. Bij deze manuele actie wordt steeds uitgegaan van 1 uur. Dit kan men uiteraard aanpassen in het opdrachtentabblad.

---

Slepen in een gevulde gridcel

Door een resource of vak in een gevulde gridcel te slepen voegt men een element toe aan bestaande opdracht. Echter, om toch het onderscheid te kunnen maken tussen het toevoegen van een element aan een bestaande opdracht of het maken van een nieuwe werd er volgend systeem voorzien:

• Dropt men een element op een bestaande opdracht en die opdracht bezit nog geen element van het type dat men tracht toe te voegen dan wordt het aanzien als een aanvulling, een toevoeging bij de opdracht.
• Dropt men een element op een bestaande opdracht en die opdracht bezit reeds een element van het type dat men tracht toe te voegen dan toont Mondriaan een keuzemenu via dewelke de gebruiker kan kiezen wat er moet gebeuren:
  • Ofwel moet het element toegevoegd worden aan de opdracht
  • Ofwel vervangt het element een ander element van hetzelfde type dat al in de opdracht zat
  • Ofwel moet een nieuwe opdracht aangemaakt worden.

Voorbeeld: In het Rooster van een klas op een bestaande opdracht zonder vak – een vak droppen

In het rooster van 8TEST slepen we het vak “ELL4_4” op de rode opdracht dat nog geen vak heeft.

Na het loslaten van de muis verschijnt het vak voor de volledige opdracht (2 keer blok van 2 uur). De kleur van de opdracht wijzigt hier ook omdat de cellen ingekleurd zijn volgens vak (in te stellen in de opties).

Voorbeeld: In het Rooster van een klas op een bestaande opdracht mét leerkracht – een extra leerkracht droppen

We hernemen het vorige voorbeeld en slepen een extra leerkracht op dezelfde opdracht:

Dit zijn de 3 mogelijke uitkomsten van deze actie:

Nieuw: Er wordt een nieuwe opdracht van 1 uur gemaakt voor 8TEST met leerkracht BATO.	Toevoegen: De leerkracht BATO wordt toegevoegd aan de opdracht. Nu hebben we 2 leerkrachten in dezelfde opdracht.	Vervangen: De leerkracht BAEV wordt vervangen door BATO.

Voorbeeld: In aan Planbord “Klassen vs Vakken” op een opdracht – een klas droppen

We gaan verder met het vorige Planbordvoorbeeld en droppen een klas op een bestaande opdracht die al een klas heeft. We slepen en droppen de klas 1ATB op de opdracht.

Dit zijn de 3 mogelijke uitkomsten van deze actie:

Nieuw: Er wordt een nieuwe opdracht gemaakt met 1ATA en 1ATB voor het vak ENG1_2 maar zonder leerkracht. De oude opdracht blijft zoals ze was.	Toevoegen: De klas 1ATB wordt mee in de opdracht opgenomen.	Vervangen: De klas 1ATA wordt vervangen door de klas 1ATB

---

Extra info in het linkerpaneel van de Visualizers

Tijdens het manueel aanpassen van roosters via de visualizers is het handig om zicht te houden op een aantal cijfers per resource. Extra info is beschikbaar in het linkerpaneel waar de resources opgelijst staan.

Leerkrachten

• #Uren: herhaling van de kolom ‘#Uren‘ uit het tabblad van de Leerkrachten.
• Breuk U: herhaling van de kolom ‘Breuk Uitvoerder‘ uit het tabblad van de Leerkrachten.

Varia	Vensters	Lokalen	Klassen
#Uren uit Varia tabblad	#Uren uit Vensters tabblad	#Uren uit Lokalen tabblad #Capaciteit uit Lokalen tabblad	#Uren uit Klassen tabblad

 

Korte termijnvervangingen en Uitstappen plannen

Het komt voor dat een leerkracht ongepland onbeschikbaar is. Dit kan op een bepaald uur van een bepaalde dag zijn, kan meerdere uren of dagen zijn, kan zelfs voor onbepaalde duur zijn. Net omdat het vaak plots gebeurt dat iemand onbeschikbaar wordt, is het belangrijk voor de school om op een snelle manier vervangingen te zoeken binnen het beschikbare lerarenkorps. Mondriaan laat toe om op een snelle manier de beste vervangers te zoeken voor elke les die de weggevallen leerkracht niet langer kan invullen. Voor elke les, waar een vervanger voor gezocht moet worden, wordt er een vervangopdracht aangemaakt. De oorspronkelijke opdracht wordt niet verwijderd uit het systeem, ze wordt enkel verwijderd uit het rooster (het aantal te roosteren uren wordt op 0 gezet). Dit noemen we korte termijnvervangingen. Als de afwezige leerkracht weer terugkomt kan men zonder probleem de oorspronkelijke toestand weer herstellen. De directie heeft steeds een volledig overzicht van de vervangingen die actief zijn en kan op eender welk moment alle of een gedeelte van de vervangopdrachten terugdraaien en de oorspronkelijke toestand herstellen.

Een andere reden tot het zoeken van vervangers is het op uitstap gaan van een of meerdere klassen. Bij een uitstap is niet alleen de klas betrokken maar zijn er vaak een aantal leerkrachten die meegaan als begeleider. De begeleidende leerkrachten hebben echter ook prestaties in andere klassen te vervullen waardoor deze lessen bij die andere klassen ook zouden vervallen indien we geen vervangers zouden kunnen zoeken. Net zoals bij korte termijnvervangingen laar Mondriaan toe om voor alle leerkrachten die een uitstap begeleiden, vervangingen te zoeken voor de lessen die moeten doorgaan in klassen die niet mee op uitstap gaan. Het mechanisme is zeer gelijkaardig aan dat van korte termijnvervangingen. Opnieuw behouden we op de achtergrond de oorspronkelijke opdrachten van de begeleidende leerkrachten zodat we ze weer kunnen herstellen als de uitstap uit het rooster mag gehaald worden.

BELANGRIJK: “Dagroosterbeheer” versus “Korte termijnvervangingen en Uitstappen plannen“

“Korte termijnvervangingen en Uitstappen plannen” speelt zich af in het geplande basisrooster. Als dit basisrooster een zich herhalende week is in een single-week rooster dan kan men de aanpassingen wel doen maar steeds voor de lopende week. Wenst men wijzigingen te doen voor een nieuwe week dan moet men de oude aanpassingen ongedaan maken (of vertrekken van een bestand dat bewaard was zonder aanpassingen).

Dagroosterbeheer lost dat probleem op. Wenst men over een langere periodes uitstappen te plannen, ad hoc stages in te plannen, afwezigheden te registreren, etc dan is het handiger om het geplande basisrooster eerst uit te rollen over een kalenderjaar om vervolgens daar de wijzigingen in te doen.

Het is niet de bedoeling om beide systemen door elkaar te gebruiken. Men kiest het ene of het andere systeem.

Dagroosterbeheer is beschikbaar vanaf Mondriaan versie 2020.3.0

Referenties:

• Rapporten over Korte termijnvervangingen en Uitstappen kan men vinden op de pagina “Rapporten over Uitstappen en Vervangingen“.
• Dagroosterbeheer

---

Inhoud

• Korte termijnvervangingen
  • Selectie van de opdrachten waarvoor vervanging gezocht moet worden
  • Oproepen Korte termijnvervanging scherm Uren selecteren
  • Oproepen Korte termijnvervanging scherm Vervangers zoeken
    • Toevoegen van een resource aan een vervangopdracht
    • Extra informatie verborgen in kleurcodes en opmaak van Leerkrachten en Lokalen in de dropdown menu’s
    • Knoppen op dit scherm
    • Rechtermuisklikacties in het linkerpaneel
  • Effectief aanmaken van de vervangopdrachten: Druk op de knop “OK”
  • Overzicht behouden op de vervangopdrachten en de mogelijkheid om de oorspronkelijke opdrachten te herstellen
• Uitstappen plannen
  • Selectie van de klassen, de begeleidende leerkrachten, en het moment voor de uitstap
    • Extra informatie verborgen in kleurcodes en opmaak van Leerkrachten in de dropdown menu’s
    • Knoppen op dit scherm
    • Rechtermuisklikacties in het linkerpaneel
  • Aanmaken van de vervangers voor de begeleidende leerkrachten
  • Overzicht behouden op de vervangopdrachten en de mogelijkheid om de oorspronkelijke opdrachten te herstellen
  • Herstellen van een uitstap

---

Korte termijnvervanging (KTV)

Selectie van de opdrachten waarvoor vervanging gezocht moet worden

Als eerste stap moeten we aangeven voor welke opdrachten een leerkracht vervangen moet worden. Dit kunnen we op verschillende manieren doen. We kunnen in één keer alle opdrachten selecteren waarvoor we vervanging zoeken of we doen het in stukken. De plaatsen waar we opdrachten kunnen selecteren voor een KTV zijn:

• In het Opdrachten tabblad
• Op een Rooster
• Op een Planbord
• In het Leerkrachten tabblad

Voor de eerste 3 selecteert men een aantal opdrachten en voor deze selectie activeert men via de rechtermuisklik het “korte termijnvervanging” scherm. Voor de 4de selecteert men gewoon de leerkracht en vervolgens zal men de uren moeten selecteren waarvoor met KTV wenst.

In volgend voorbeeld starten we van het Rooster van een leerkracht (Nathalie) die plots afwezig is op woensdagvoormiddag en selecteren we de 4 opdrachten die op woensdag staan. Via rechtermuisklik kunnen we dan “Korte termijnvervanging” kiezen.

Tip: selecteren van meerdere opdrachten kan door de muis in combinatie met de Shift of Ctrl toets.

We kunnen deze selectie evengoed via een Planbord maken. Hiervoor hernemen we hetzelfde voorbeeld in een Planbord waar leerkrachten/roosterpunten getoond worden:

Eender waar, of het nu via het rooster van een klas is, van een lokaal, via een planbord waar klassen/lokalen staan, etc. is het mogelijk om een selectie te maken van opdrachten die vervangen moeten worden.

Ook via het opdrachten tabblad kan men de selectie maken:

Merk op dat indien men de selectie via het opdrachten tabblad doet, men soms niet anders kan dan teveel uren selecteren. In dit voorbeeld hebben we 4 opdrachten geselecteerd maar die hebben ook uren op andere dagen dan alleen woensdag. In dit geval zal men bij de volgende stap, in het scherm van de korte termijnvervangingen de uren die men niet wenst te vervangen kunnen uitsluiten. Bij het selecteren van opdrachten in bijvoorbeeld het Rooster van de leerkracht heb je meteen ook de juiste uren vast. Dat is dus de makkelijkste manier.

---

Oproepen “Korte termijnvervanging” scherm – Uren selecteren

Via opdrachtselectie en rechtermuisklik “Korte termijnvervanging” komt men in het volgende scherm.

In het linkerpaneel ziet men de leerkracht, of leerkrachten waarvoor men korte termijnvervangingen wenst te zoeken. Naast elke leerkracht staan de uren die we willen vervangen voor die leerkracht. Indien hier (door de manier van selectie) niet de juiste uren staan voor een leerkracht dan kan men steeds ingrijpen en de uren aanpassen. Ik verwijs hier ook naar de eerder gemaakte opmerking over het selecteren van opdrachten via het opdrachten tabblad waarbij men vaak teveel uren selecteert. Hier kan men de uren dus nog aanpassen.

De uren die vervangen moeten worden zijn steeds individuele roosterpunten. Indien men dus van een blokopdracht vertrokken is om er vervanging voor te zoeken dan moet men voor elk van de 2 uren individueel vervanging zoeken. Dat geeft meer flexibiliteit in het zoeken naar vervanging.

In het rechterpaneel heeft men een roostergrid ter beschikking waar men alle roosters van alle resources kan bekijken. Acties ondernemen via dit rooster is hier niet mogelijk, enkel het consulteren van roosters. De reden dat dat aangeboden wordt in dit scherm is omdat men het scherm niet kan verlaten om even naar de roosters of planbord te gaan kijken.

Merk op dat we in dit scherm geen selectie meer kunnen doen van een andere leerkracht om vervangingen voor te zoeken. Dat moet op voorhand gebeuren via de opdrachtselectie. Het enige wat men kan doen is voor de geselecteerde leerkrachten de uren wijzigen. Men moet voor elke leerkracht die vermeld wordt minstens 1 uur hebben waarvoor men een vervanging gaat zoeken.

Rechtermuisklikacties

De enige acties die men hier kan doen zijn:

• Kopiëren (voor de uurlijst)
• Plakken (voor de uurlijst)
• Exporteren (het lijstje te vervangen leerkrachten met de uren kunnen naar excel omgezet worden)

---

Oproepen “Korte termijnvervanging” scherm – Vervangers zoeken

Nadat de gebruiker zich ervan vergewist heeft dat de selecties in het linkerpaneel de goede zijn kunnen we vervangingen voor al deze uren gaan zoeken. Dat kan door op de knop “Kies vervangers” te klikken. Volgend scherm wordt dan zichtbaar:

Het linkerpaneel toont de uren waarvoor vervangingsopdrachten gemaakt moeten worden. Elke lijn in dit scherm stelt een vervangopdracht voor, die op deze plaats moet aangevuld worden met een vervangende leerkracht en eventueel nog andere zaken zoals het vak, lokaal, venster, etc.

De kolommen in dit scherm zijn de volgende:

Waarschuwingskolom	read-only veld. In deze kolom verschijnt een rood kruis indien nog geen leerkracht gekozen werd ter vervanging van de leerkracht die vervangen moet worden. Zonder leerkracht wordt de vervangopdracht ook aangemaakt maar dan heb je geen toezicht in die klas. Vandaar de waarschuwing.
Te vervangen	read-only veld. Leerkracht die vervangen moet worden. Maakt geen deel meer uit van de vervangopdracht.
Startpunten	read-only veld. Het roosterpunt waarop de vervangopdracht moet vallen.
Klassen	read-only veld. De klas of klassen in de vervangopdracht.
#Lln	read-only veld. Geeft een indicatie van het aantal leerlingen in de opdracht waar vervanging voor nodig is.
Vakken	Dit veld wordt gevuld met het vak dat de klas op dit uur origineel had. In de meeste gevallen kan het vak blijven staan en geeft de vervanger hetzelfde vak. Als er geen leerkracht beschikbaar is die dat vak kan geven, kan men eventueel een ander vak invullen.
Leerkrachten	De vervangende leerkracht.
Lokalen	Dit veld wordt gevuld met het originele lokaal waar de klas op dit uur les had. Indien er een reden is om dit lokaal in de vervangopdracht te vervangen dan kan men dat perfect doen.
Vensters	Dit veld wordt gevuld met het originele venster waar de klas op dit uur les had (indien er een was). Indien er een reden is om dit venster in de vervangopdracht te vervangen dan kan men dat perfect doen.
Vervanging op	Hier kan men een concrete datum invullen waarop de vervanging gebeurt. Dit is handig voor de rapporten die de directie nodig heeft.

Selecteert men 1 lijn (= vervangopdracht in wording) in het linkerpaneel dan kan men in het rechterpaneel de resources bekijken (in een roostergrid) die in aanmerking komen om toe te voegen aan de vervangopdracht. Mondriaan zoekt voor het roosterpunt van de vervangopdracht de vrije resources. In het voorbeeld is de eerste vervangopdracht geselecteerd. Kijken we naar het rechterpaneel:

• Kiest men om “Leerkrachten” te bekijken dan kunnen we door alle leerkrachten scrollen die op het roosterpunt “wo1” beschikbaar zijn. Andere leerkrachten zullen niet getoond worden.
• Kiest men om “Lokalen” te bekijken dan kunnen we door alle lokalen scrollen die op het roosterpunt “wo1” beschikbaar zijn. Andere lokalen zullen niet getoond worden.
• Kiest men om “Vensters” te bekijken dan kunnen we door alle vensters scrollen die op het roosterpunt “wo1” beschikbaar zijn. Andere vensters zullen niet getoond worden.

---

Toevoegen van een resource aan een vervangopdracht

Dit kan op 2 manieren:

• Als men een vervangopdracht geselecteerd heeft in het linkerpaneel kan men in de cel van de resource (Leerkrachten, Lokalen, Vensters) via een dropdownbox of via het selectiescherm (…) resources toevoegen. Ook hier worden steeds enkel die resources voorgesteld die vrij zijn op het betreffende roosterpunt.
• Als men een vervangopdracht geselecteerd heeft in het linkerpaneel en men heeft een resource geselecteerd in het rechterpaneel dan kan men vervolgens op de knop “Voeg toe aan vervanging” drukken en dan zal de leerkracht, het lokaal, of het venster aan de vervangopdracht toegevoegd worden.

---

Extra informatie verborgen in kleurcodes en opmaak van Leerkrachten en Lokalen in de dropdown menus

Voor Leerkrachten

Kleurcode/Opmaak	Betekenis
Rood	Is vrij doordat hij een onbeschikbaarheid heeft in zijn uurlijst op dat moment. Wordt in rooster getoond als rood kruis. Dus, als laatste kan men eventueel ook van deze leerkrachten gebruik maken.
Grijs	Is vrij door een wens. Wordt in rooster getoond als grijs vlak. Indien er geen betere alternatieven te vinden zijn, zijn deze leerkrachten een optie.
Donkergroen, witte tekst	Van toepassing op opdrachten met meerdere leerkrachten. Deze kleur wordt gegeven aan de leerkrachten uit deze opdracht die niet mee op uitstap zijn en dus per definitie beschikbaar zijn voor deze opdracht.
Lichtgroen	Hij heeft op dat moment een opdracht van het vaktype “vervanging”. Dit wil zeggen dat hij per definitie beschikbaar is op school zonder een concrete taak. “vervanging” is een vaktype dat ingevoerd werd om permanentie op de school te verzekeren. Men reserveert leerkrachten op bepaalde momenten voor urgente vervangingen.
Geelgroen	Is een leerkracht die op bepaalde momenten les geeft in de betreffende klas.
Wit	Hij is vrij.
Vet	De leerkracht heeft een bekwaamheidsbewijs voor het vak en klas in de vervangopdracht.
Onderlijnd	De leerkracht is vrijgekomen door deze uitstap. Binnen dezelfde kleur zullen de onderlijnde eerst getoond worden.

Op basis van deze eigenschappen wordt de volgorde binnen de dropdown als volgt bepaald:

• Eerst beschikbare leerkrachten (alles behalve Rood is beschikbaar). Eerst beschikbaar, dan niet beschikbaar.
• Hierbinnen eerst de leerkrachten die vrijgekomen zijn door de uitstap, dan de andere
• Hierbinnen eerst de leerkrachten die het vaktype “vervanging” hebben, dan de andere
• Hierbinnen eerst de leerkrachten zonder wens, dan de andere
• Hierbinnen eerst de leerkrachten die ook les hebben in die klas, dan de andere
• Hierbinnen eerst de leerkrachten die een bekwaamheidsbewijs hebben, dan de andere
• Vervolgens op Acroniem van de leerkracht

In volgend voorbeeld zien we de 1ste leerkracht die blijkbaar een vervanging heeft op dat moment. De 2de lkr is vet gedrukt. Hij heeft dus het vereiste bekwaamheidsbewijs.

Voor Lokalen

Kleurcode in volgorde van toekenning	Betekenis	Volgorde in dropdown menu
Donkergroen	Het lokaal stond al in de opdracht waarvoor de vervanging gebeurt.	1
Lichtgroen	Het lokaal is vrij de klas of klassen waarvoor de vervangopdracht gemaakt wordt zit op andere momenten ook soms in dit lokaal.	2
Wit	Het lokaal is vrij.	3

Naast een kleur zijn er nog andere codes die informatie verschaffen om de keuze van het lokaal te ondersteunen:

• Naam Onderlijnd gedrukt: Het lokaal is vrijgekomen door de uitstap. Binnen dezelfde kleur zullen de onderlijnde eerst getoond worden.

Knoppen op dit scherm

Vorige	Hiermee maak je de reeds opgebouwde vervangopdrachten ongedaan en ga je terug naar het scherm waar de uren gedefinieerd worden voor de vervangingen.
Ok	Nadat je alle vervangingsopdrachten aangemaakt hebt moet je op deze knop drukken om ze ook effectief aan te maken in het rooster.
Annuleren	Als je wenst te stoppen met het aanmaken van deze vervangingen.
Voeg toe aan vervanging	De resource waarvoor het rooster getoond wordt in het rechterpaneel wordt toegevoegd aan de geselecteerde vervangopdracht in het linkerpaneel.

---

Rechtermuisklikacties in het linkerpaneel

Kopiëren	De inhoud van de geselecteerde cel wordt gekopieerd.
Plakken	Men kan de inhoud van een gekopieerde cel weer plakken in een andere rij indien die actie zin heeft.
Export	Via deze optie kan men de inhoud van het tabblad “kies vervangers” in een excel bestand bewaren.

---

Effectief aanmaken van de vervangopdrachten: Druk op de knop “OK”

Nadat alle vervangopdrachten compleet zijn kunnen we ze ook effectief aanmaken door op OK te drukken. Kijken we daarna in het opdrachten tabblad en sorteren we op ID, dan zie we achteraan 4 nieuwe opdrachten. Dit zijn de vervangopdrachten die meteen in het rooster op de juiste plaats gezet werden.

Kijken we naar het rooster van Nathalie dan zal die vrijgemaakt zijn op woensdag zoals gepland:

Bekijken we de opdrachten van nathalie in het opdrachtentabblad samen met de vervangopdrachten dan zien we het volgende:

Enkele verduidelijkingen:

• Er werden 4 uur van Nathalie vervangen. De opdrachten waarvan 4 uur vervangen werden staan hier blauw geselecteerd. Van elke van deze opdrachten is er 1 uur afgehaald. In het voorbeeld zijn ze allemaal van 3 naar 2 uren gegaan.
• In de kolom “Gekozen uren” kan men zien dat de uren die daar eerst op woensdag stonden nu verdwenen zijn.
• De 4 vervangopdrachten staan hier onderaan.
• Bij wijze van voorbeeld is de laatste vervangopdracht aangepast zodat er geen MAVO maar wel LO gegeven wordt en dit in een ander lokaal (D41).

---

Overzicht behouden op de vervangopdrachten en de mogelijkheid om de oorspronkelijke opdrachten te herstellen

Een overzicht van alle vervangingen kan men bekijken op het volgende scherm:

Een gedetailleerde uitleg over dit scherm kan men vinden op volgende pagina.

Van elke vervangopdracht kan men individueel beslissen om ze te herstellen en de oorspronkelijke opdracht terug te plaatsen. Selecteren we de laatste vervangopdracht en kiezen we via rechtermuisklik “Herstellen” dan wordt het beeld als volgt aangepast:

Het vlagje “Hersteld” is nu aangevinkt en de informatie over de vervangopdracht verdwijnt.

Bekijken we terug het opdrachten tabblad:

Enkele verduidelijkingen:

• De 2de MAVO opdracht heeft nu weer 3 uur en wo4 staat weer in het rooster.
• De 4de vervangopdracht is verdwenen.

Het rooster van Nathalie ziet er nu als volgt uit:

---

Uitstappen plannen

Bij het plannen van een uitstap zijn een of meerdere klassen betrokken die meestal één of meerdere dagen op uitstap gaan. Om de groep te begeleiden worden een aantal leerkrachten geselecteerd. Dat de klassen niet op school zijn heeft verder weinig impact op het schoolrooster. Echter, de leerkrachten die meegaan om de groep te begeleiden kunnen hun lessen, die ze normaal in andere klassen geven, niet zelf meer geven. Dus, voor elk van die lessen waarvoor de begeleidende leerkrachten niet op school kunnen zijn moet vervanging gezocht worden. Dit komt dus neer om een aantal “korte termijnvervangingen” die gerealiseerd moeten worden op de manier die we eerder bekeken hebben.

---

Selectie van de klassen, de begeleidende leerkrachten, en het moment voor de uitstap

Via het hoofdmenu “Opdrachten” (bovenaan het lint) kan men de knop “Plan uitstap” vinden. Enkel via deze knop kan men uitstappen plannen. In dit hoofdscherm (Uitstap: creëer uitstappen) moet men volgende gegevens verzamelen voor de uitstap:

• De klas of klassen die samen op uitstap gaan
• Het moment in de roosterweek waar deze uitstap doorgaat
• De begeleidende leerkracht(en) voor de uitstap

Optioneel kan men voor een uitstap ook een vak opgeven. Het is dan in de context van dit vak dat de uitstap doorgaat. Ook kan men de concrete datum doorgeven van wanneer de uitstap doorgaat. Indien de uitstap meerdere dagen duurt is het misschien nuttig om de begindatum in te geven. Bij de vervangingen die gerealiseerd moeten worden kan verder een concretere datum ingevuld worden.

In het getoonde voorbeeld plannen we meteen 2 uitstappen. Dat zien we in het linkerpaneel van het scherm. Telkens gaan hier 2 klassen samen op uitstap met 2 begeleidende leerkrachten. De eerste in de context van het vak AARD, de tweede in de context van het vak GES. De uitstappen zijn gepland op maandag 19-6-2017 en dinsdag 20-6-2017. De selecties van klassen en begeleidende leerkrachten voor de uitstap kunnen eenvoudig via dropdown menu of selectieschermen gebeuren. Verder zien we dat in het dropdown menu ook met kleurcodes gewerkt wordt om de keuze te vereenvoudigen.

In het rechterpaneel kunnen we op eenvoudige wijze de roosters bekijken van de resources die betrokken zijn bij de uitstap. We kunnen roosters bekijken van Klassen, Leerkrachten, Lokalen, en Vensters. Merk op dat het rechterpaneel ook contextgevoelig is. Als je een uitstap selecteert in het linkerpaneel toont het rechterpaneel automatisch het rooster van de eerst geselecteerde begeleider. Indien nog geen begeleider geselecteerd is, dan toont het rechterpaneel de eerst voorgestelde begeleider.

De kolommen in het linkerpaneel zijn de volgende:

Klassen op uitstap	Selectie van de klassen die samen op uitstap gaan.
Uren	Moment waarop de uitstap gebeurt binnen de roosterweek. (meestal één dag maar kan ook meerdere dagen zijn)
Begeleidende leerkrachten	Selectie van de leerkrachten die de uitstap begeleiden.
Vakken	Vak, of vakken, in de context van dewelke de uitstap doorgaat.
Datum uitstap	Effectieve (start)datum voor de uitstap.

---

Extra informatie verborgen in kleurcodes en opmaak van Leerkrachten in de dropdown menu’s

In dit geval gaat het om de kleurcodes gebruikt voor leerkrachten in de dropdown menu’s voor leerkrachtselectie in zowel het linker als rechterpaneel.

Voor Leerkrachten

De getoonde leerkrachten en de kleurcodes hangen af van de uitstap die links geselecteerd werd. Deze kleurcodes gelden voor de dropdown voor leerkrachten in zowel het linkel als rechter paneel van dit scherm.

Kleurcode in volgorde van toekenning	Betekenis	Volgorde in dropdown menu
Rood	De leerkracht heeft een onbeschikbaarheid in zijn uurlijst op een of meerdere momenten tijdens de uitstap. Wordt in het rooster getoond als een rood kruis. Dus, als laatste kan men eventueel deze leerkracht als begeleider kiezen.	4
Grijs	Heeft een wens op zijn rooster staan op een of meerdere momenten tijdens de uitstap. Indien er geen betere alternatieven te vinden zijn zijn deze leerkrachten een optie.	3
Lichtgroen	De leerkracht is betrokken bij de klas of klassen omdat hij er bepaalde lessen geeft.	1
Wit	De leerkracht is niet betrokken bij de klassen.	2

Knoppen op dit scherm

Kies vervangers	Via deze knop gaat men voor all begeleidende leerkrachten, vermeld in de gedefinieerde uitstappen, vervangers zoeken.
Annuleren	Uitstappen aanmaken wordt geannuleerd.

---

Rechtermuisklikacties in het linkerpaneel

Kopiëren	De inhoud van de geselecteerde cel wordt gekopieerd.
Plakken	Men kan de inhoud van een gekopieerde cel weer plakken in een andere rij indien die actie zin heeft.
Export	Via deze optie kan men de inhoud van het tabblad “Uitstappen” in een excel bestand bewaren.

---

Aanmaken van de vervangers voor de begeleidende leerkrachten

Door op de knop “Kies vervangers” te drukken komt men in het volgende scherm dat uit 3 deelschermen bestaat:

• “Uitstappen”: Informatief. is de samenvatting van de uitstappen waarvoor men nu aan de slag moet om vervangopdrachten aan te maken voor de lessen van de begeleiders die tijdelijk wegvallen.
• “Vervangingen”: De lijst van vervangopdrachten die vervolledigd moeten worden. Dat is de reden van het bestaan van dit ganse scherm.
• Roosterpaneel om resources te kunnen bekijken en om een gekozen resource aan de geselecteerde vervangopdracht toe te kunnen voegen.

Het deelscherm “Vervangingen” en het bijhorende Rooster paneel komen exact overeen met een scherm dat al uitgebreid besproken werd bij de “Korte termijnvervangingen”. Alle logica, kleurcodes, rechtermuisklikacties, etc komen perfect overeen met wat daar ook besproken werd. We verwijzen dan ook naar: “Oproepen Korte termijnvervanging scherm – Vervangers zoeken”

Nadat we alle vervangers gekozen hebben moeten alle waarschuwingsvlaggetjes verdwenen zijn en kunnen we de vervangopdrachten aanmaken door op “OK” te drukken.

Bekijken we nu de roosters van de 4 begeleidende leerkrachten voor maandag en dinsdag (selectie tot die dagen verëngd voor betere visualisatie) dan zien we dat elk van die leerkrachten een nieuwe opdracht gekregen heeft op de moment van de uitstap. Deze opdrachten zullen later weer uit het rooster verdwijnen als men de uitstappen ongedaan maakt.

Bekijken we nu de roosters van de 4 klassen voor maandag en dinsdag (selectie tot die dagen verëngd voor betere visualisatie) dan zien we dat elk van die klassen een nieuwe opdracht gekregen heeft op de moment van de uitstap. Deze opdrachten zullen later weer uit het rooster verdwijnen als men de uitstappen ongedaan maakt.

---

Overzicht behouden op de vervangopdrachten en de mogelijkheid om de oorspronkelijke opdrachten te herstellen

Een overzicht van alle vervangingen kan men bekijken op het volgende scherm:

Een gedetailleerde uitleg over dit scherm kan men vinden op volgende pagina.

In tegenstelling tot bij korte termijnvervangingen kan men hier géén individuele herstelling van de vervangopdrachten doen. De ganse uitstap wordt hersteld met alle onderliggende vervangopdrachten.

Wil men bijvoorbeeld een individuele vervangopdracht in het rooster bekijken dan doet men dit door een rechtermuisklikactie. Doen we dat voor de eerste opdracht in deze lijst dan zien we het volgende:

---

Herstellen van een uitstap

Herstellen we de eerste uitstap door in het rechtermuisklikmenu voor de eerste uitstap op “Herstellen” te drukken.

Het beeld wijzigt dan als volgt:

Alle vervangopdrachten voor de eerste uitstap werden verwijderd en de oorspronkelijke opdrachten moeten nu terug in het rooster staat. We bekijken de roosters:

Leerkrachten

Voor 2 van de 4 leerkrachten zijn de roosters weer in hun oorspronkelijke staat terugezet. Maandag is hersteld. De andere 2 leerkrachten zijn nog op uitstap.

Klassen

Voor 2 van de 4 klassen zijn de roosters weer in hun oorspronkelijke staat terugezet. Maandag is hersteld. De andere 2 klassen zijn nog op uitstap.