Examenroosters plannen

Op de pagina “Examenroosters voorbereiden in het Lessenrooster” werd besproken welke aspecten we kunnen toevoegen aan het lessenrooster om er een goed voorbereid examenroosterbestand uit te kunnen genereren. Op deze pagina (“Examenroosters plannen”) gaan we verder met het plannen van het examenrooster zelf en dit op basis van een gegenereerd examenroosterbestand. We herhalen nog even de laatste stap om tot dit examenroosterbestand te komen om het voorbeeld dat we gaan uitwerken te kaderen.

Belangrijk om nogmaals te vermelden is dat een doorgedreven voorbereiding in het Lessenrooster vooral bedoeld is om het in deze tweede stap gemakkelijker te maken om tot een goed examenrooster te komen. Echter, niets belet de gebruiker om een minimale tot geen voorbereiding te doen en dan alles zelf te voorzien in deze tweede stap. Dit wil dus zeggen dan de gebruiker ook alle vrijheid heeft in de examenroosterbestand zelf. We stellen het maken van een examenrooster voor als een 2-traps raket maar in stap 2 heeft de gebruiker nog alle flexibiliteit om te doen wat nodig is. De ervaring leert ons dat het sowieso winst oplevert als men in stap 1 zoveel mogelijk werk voorbereid.

---

Inhoud

• Doel dat we wensen te bereiken met het plannen van een Examenrooster
• Vertrekken van een verrijkt Lessenrooster om Examenroosterbestand aan te maken
• Wat er wordt meegenomen van het lessenrooster in het examenrooster
  • Structuur Roosterweek
  • Uurlijsten
  • Elementen
  • Opdrachten
  • Wensen
  • Extra Spreidingen
• Extra aspecten die zichtbaar worden in Mondriaan in de modus “Examenrooster”
  • Bijkomende kolom “Taak” in het tabblad “Opdrachten | Opdrachten”
  • Het nieuwe tabblad “Opdrachten | Examens”
    • Kolommen in “Opdrachten | Examens”
    • Rechtermuisklikacties in “Opdrachten | Examens”
  • Het nieuwe tabblad “Opdrachten | Toezichten”
    • Kolommen in “Opdrachten | Toezichten” – Linkerpaneel
    • Rechtermuisklikacties in “Opdrachten | Toezichten” – Linkerpaneel
    • Kolommen in “Opdrachten | Toezichten” – Rechterpaneel
    • Rechtermuisklikacties in “Opdrachten | Toezichten” – Rechterpaneel
  • Extra Roosteropties
  • Extra “Andere” opties
  • Extra opties in Roosterrapporten voor klassen en leerlingen
  • Extra Examenrapporten
• Plannen van de Examenopdrachten
  • Nieuwe notatie en kleurcodes voor examens in de visualizers
  • Conflicten oplossen en examenopdrachten vastzetten
• Plannen van Verbeterwerk
  • Generatie van verbeterwerk
  • Plannen van het verbeterwerk met de examens
• Plannen van Toezichten
  • Generatie van de Toezichten
  • Parameters die de taakbelasting bepalen tijdens het plannen van toezichten
  • Plannen van de Toezichten
  • Extra taak voor het plannen van een bijkomend lokaal voor een Mondeling en Schriftelijk examen
• Studie-uren voor een examen en uitloopuren na een examen plannen
• Mondriaan Examenbestanden Samenvoegen voor Extra taken
  • Gegevens die we in het Extra bestand wensen op te nemen
  • Proefdraaien van het bestand met Extra taken
  • Samenvoegen van het Extra taken bestand met het bestand dat het examenrooster bevat
  • Plannen van het samengevoegde bestand
• Examenroosters en waardespreidingen

---

Doel dat we wensen te bereiken met het plannen van een Examenrooster

Het plannen van een examenrooster houdt in dat we volgende doelstellingen halen:

• De normale lessen die nog moeten doorgaan tijdens de examenperiode blijven gepland. Alle resources die betrokken zijn in deze lesopdrachten zijn en blijven dus op die momenten bezet. De lesopdrachten die nog doorgaan zijn vastgezette opdrachten (“Vast” zal aangevinkt zijn).
• De examenopdrachten worden in het rooster geplaatst. In eerste instantie gaat dit om de klassen en/of klasgroepen samen met de lokalen waarin de examens moeten doorgaan en eventueel met leerkrachten die aanwezig moeten zijn in dat examen (Taak vakleraar: Met taak, in eigen klas). Meestal is dit planwerk manueel uit te voeren via “drag & drop” acties in het planbord. Daarna worden de opdrachten typisch vastgezet om pas daarna de toezichten te plannen.
• Examenopdrachten die in eenzelfde examenlink (ELxxx-y) zitten moeten gelijktijdig geroosterd worden.
• Examenopdrachten voor verschillende klasgroepen van eenzelfde klas waarvoor gelijktijdigheid gevraagd wordt moeten op hetzelfde moment geroosterd worden.
• Gelijktijdigheid wordt technisch opgelost via ZR-Links. Die worden automatisch aangemaakt vanuit Examenlinks of vanuit de Gelijktijdig-kolom. De gebruiker kan daar steeds zelf ingrijpen door ZR-Links te verwijderden, aan te passen, toe te voegen.
• Merk op dat leerkrachtwensen en tijdsbeperkingen van allerhande resources overgenomen worden in het examenroosterbestand. Meestal gelden deze wensen en tijdsbeperkingen niet tijdens de examenperiode. Men doet er dan ook goed aan deze eerst op inactief te zetten.
• Na het plannen van de examenopdrachten worden toezichters gepland. Het toewijzen van toezichters houdt rekening met allerlei beperkingen en prioriteiten die de gebruiker kan opgeven.
• Tijdens de examenperiode wordt naar een billijke verdeling van de taken gestreefd. Het is aan de gebruiker om aan te geven wat wél en niet als Taak aanzien wordt en wat de limieten zijn waarbinnen toezichters gepland kunnen worden.

---

Vertrekken van een verrijkt Lessenrooster om Examenroosterbestand aan te maken

We vertrekken van het gevalideerde en verrijkt lessenrooster. Door op “Valideer rooster” te klikken kunnen we ons er van vergewissen dat het lessenrooster effectief valide is. Op de achtergrond zien we ook het tabblad “Bijkomende informatie | Examens” waarin een samenvatting gegeven wordt van alle examens die gepland moeten worden. In dit kleine voorbeeld zien ze we een aantal eerstejaars klassen waarvoor een schriftelijk examen Latijn georganiseerd moet worden.

Om zeker te zijn dat de generieke leerkrachtgroepen up-to-date zijn worden ze door Mondriaan automatisch up-to-date gebracht tijdens de generatie van het examenroosterbestand. Het is dus niet nodig om dat zelf nog te doen.

Het examenroosterbestand aanmaken doen we via de knop “Examenrooster”:

We kiezen de examenperiode (Juni) en klikken op “Volgende”. Omdat Juni gedefinieerd is als een 3 weeks-examen-periode, laat volgend scherm ons toe de details te vervolledigen voor deze 3 weken. We nemen de standaardinstellingen aan en drukken op “Volgende”.

Vervolgens moeten we beslissen in welke periode de klassen effectief beschikbaar zijn om examens in te plannen. Soms komt het voor dat bepaalde klassen nog les hebben in de eerste dagen van de examenperiode. Voor het gemak kiezen we hier KLASSEN en stellen dat ze allemaal nog les hebben tot w1_wo1. Vanaf dan is het voor iedereen examenperiode. We klikken op “Volgende”.

In dit scherm wordt elke klas nog eens individueel getoond en kunnen we eventueel aanpassingen doen aan de beschikbare periode voor examens. We klikken op “Volgende”.

In deze stap vraagt Mondriaan de examenperiode aan het dagrooster te linken. We gaan dus opgeven met welke kalenderdagen de dagen in de examenperiode overeenkomen. Indien het lessenrooster zelf al gelinkt is met een dagrooster en de examenperiode maakt daar deel van uit dan gaat dat vlot gaan. Geeft men dan gewoon de eerste dag op zoals hier dan zal Mondriaan de daaropvolgende dagen gewoon kunnen linken.

Door gewoon die eerste dag in te gaven vult Mondriaan zelf de andere dagen aan:

Lesopdrachten en hun Smartschoolkoppeling vanuit het examenrooster:

Stel dat het lessenrooster gelinkt was met een dagrooster. Voor scholen die Smartschool gebruiken kent Smartschool (Agenda of Planner) de lesopdrachten die nog doorgaan tijdens de examenperiode. Die opdrachten hebben een bepaald “Smartschool ID”. Stel dat we vanuit het examenrooster (ander Mondriaanbestand dan het Lessenrooster) de examenopdrachten, toezichten, etc ook naar Smartschool willen exporteren. Doen we dat dan worden ook de gewone lesopdrachten die nog doorgaan tijdens het examen doorgestuurd naar Smartschool. Om geen problemen te krijgen met dubbele opdrachten of andere problemen is het belangrijk dat die lesopdrachten steeds met hetzelfde “Smartschool ID” verstuurd worden. Enkel als de lesopdrachten aan dezelfde kalenderdagen/uren gekoppeld blijven zullen die IDs ook gelijk blijven. Vandaar het belang voor de juiste koppeling tussen de examenperiode en kalenderdagen. Indien men die koppeling niet maakt zal Mondriaan volgende waarschuwing geven.

Men kan deze waarschuwing negeren. Indien men Smartschool niet gebruikt is dat inderdaad niet zo belangrijk.

We gaan weer verder met het verhaal waarbij we de dagrooster link gemaakt hebben. We drukken op “Volgende”.

Hier wordt het finale scherm getoond waarin we de instructie kunnen geven om het examenroosterbestand aan te maken. We klikken op “Converteren”.

Vervolgens wordt gevraagd of we het originele lessenroosterbestand nog wensen op te slaan:

We confirmeren het opslaan:

Na het opslaan start de effectieve conversie naar het Examenbestand.

Na voltooiing zien we een popup waarin we een naam voor het examenroosterbestand kunnen opgeven.

Na het drukken op “Save” opent Mondriaan opnieuw maar nu met het nieuwe examenroosterbestand. We zien hier ook duidelijk dat we nu in “Examenrooster” modus (in het rood) zitten.

Dit is het vertrekpunt om de examenperiode verder te gaan roosteren.

---

Wat er wordt meegenomen van het lessenrooster in het examenrooster

Hier bespreken we kort wat er wordt meegenomen van het lessenroosterbestand naar het examenroosterbestand.

---

Structuur Roosterweek

De examenperiode beslaat (meestal) een aantal weken. Vandaar dat we, in tegenstelling tot het reguliere lessenrooster, hier met een multiweeksysteem te maken krijgen. De examenperiode wordt hier over 3 weken gepland. De structuur van elke week in de examenperiode is een exacte kopie van die uit het lessenrooster. De gebruiker is vrij om de naamgeving van de dagen en weken aan te passen.

---

Uurlijsten

De uurlijsten die gedefinieerd waren in het lessenrooster worden overgenomen en gerepliceerd in de verschillende weken.

---

Elementen

Alle elementen, groepen, custom labels die bestaan in het lessenrooster worden overgenomen in het examenrooster. Als er beperkingen op die elementen waren in het lessenrooster dan zijn die er ook in het examenrooster. Elementen worden overgenomen op dezelfde manier als dat we van een single-week structuur naar een multi-week structuur zouden overgaan. Geldt dus voor:

• Vakken
• Leerkrachten
• Klassen
• Lokalen
• Vensters
• Varia
• Groepen van alle soorten elementen
• Custom Labels

Meestal is het zo dat de tijdsbeperkingen die gelden voor Elementen in het lessenrooster niet (of enkel deels) van toepassing zijn in de examenperiode. Een van de eerste zaken die men best doet in het examenroosterbestand is die beperkingen inactief maken waar ze niet nodig zijn.

Voorbeeld voor “Elementen | Leerkrachten”:

Met tijdsbeperkingen actief zoals gebruikt in het lessenrooster:

Met tijdsbeperkingen inactief zoals gebruikt in het examenrooster:

Indien er toch beperkingen zijn tijdens de examenperiode voor bepaalde elementen kan men die uiteraard toevoegen en dan wordt er ook rekening mee gehouden.

Leerkrachtkolommen in verband met prestaties uit het gewone lessenrooster worden niet overgenomen in de examenrooster. De enige kolom die wel van belang blijft is “Totaal Breuk U“. Deze read-only kolom uit het lessenrooster wordt overgenomen in de kolom “Totaal Breuk U Origineel” in het examenrooster. Dit cijfer is belangrijk voor het bepalen van de extra toezichten die leerkrachten kunnen doen.

---

Opdrachten

De lesopdrachten die moesten blijven bestaan in het examenrooster, eventueel zelfs in meerdere weken, worden overgenomen in het examenroosterbestand. Lesopdrachten die niet meer nodig zijn worden niet mee overgenomen in het examenroosterbestand. Merk op dat ook hier het multiweeksysteem zichtbaar wordt.

Omdat de lesopdrachten normaal gezien niet meer verplaatst mogen worden in het examenrooster, worden de lesopdrachten overgenomen maar wel met het vlagje “Vast” aangevinkt. Dit wil zeggen dat ze vast staan in het rooster en dat keuzeresources ook vastgekozen zijn.

---

Wensen

Als in het reguliere lessenrooster leerkrachtwensen gedefinieerd werden dan zal het tabblad “Opdrachten | Wensen” in het examenroosterbestand deze wensen ook bevatten. In dit voorbeeld zien we dat de wensen inderdaad actief en gepland waren in het lessenrooster. We zien ook dat de wensen nu uitgerold werden over de 3 weken van het examenrooster. Naar alle waarschijnlijkheid hebben we deze wensen NIET nodig in het examenrooster.

De gemakkelijkste optie is ze inactief maken in het examenrooster. Men kan ze steeds selectief weer activeren mocht het nodig zijn.

Tip: Alle wensen selecteren en dan via rechtermuisklik “Aanpassen > Actief > Uit” om alle wensen inactief te maken. Men zou de ook zonder meer kunnen deleten.

---

Extra Spreidingen

Als in het reguliere lessenrooster Extra Spreidingen gedefinieerd werden dan zal het tabblad “Extra Spreidingen | Waardespreidingen”, “Extra Spreidingen | Volgordespreidingen” en “Extra Spreidingen | Minimumspreidingen” in het examenroosterbestand deze spreidingen ook bevatten. In dit voorbeeld zien we dat er inderdaad actieve waardespreidingen waren in het lessenrooster. We zien ook dat die spreidingen nu uitgerold werden over de 3 weken van het examenrooster. Naar alle waarschijnlijkheid hebben we deze spreidingen NIET nodig in het examenrooster.

Tip: Alle spreidingen selecteren en dan via rechtermuisklik “Aanpassen > Actief > Uit” om alle spreidingen inactief te maken. Men zou de ook zonder meer kunnen deleten.

---

Extra aspecten die zichtbaar worden in Mondriaan in de modus “Examenrooster”

Hier sommen we de aspecten op die men extra heeft ten opzichte van de Lessenroostermodus.

---

Bijkomende kolom “Taak” in het tabblad “Opdrachten | Opdrachten”

In Examenrooster modus bevat het tabblad “Opdrachten | Opdrachten” de lesopdrachten die nog gepland blijven tijdens de examenperiode. Voor de leerkrachten die in die beginperiode nog les geven én die ook betrokken zijn bij de examens zelf, is het handig om aan te kunnen geven of hun lessen die ze nog geven ook als “Taak” beschouwd worden. Dit is van belang voor het billijk verdelen van taken tijdens de ganse examenperiode. Toezicht houden, les geven, wachten en permanenties doen, mondelinge examens afnemen, etc, zijn allemaal “Taken” die in rekening gebracht kunnen/moeten worden om een zicht te krijgen van de leerkrachtbelasting tijdens de examenperiode.

Standaard is dit vlagje uitgevinkt. Het is aan de gebruiker om het aan te vinken voor de leerkrachten waarvoor zij dit nodig achten.

---

Het nieuwe tabblad “Opdrachten | Examens”

Dit tabblad bevat wat we noemen de “Examenopdrachten”. Dit zijn in eerste instantie de opdrachten die we in het gewone lessenrooster aangemaakt hebben en waarvan een overzicht te vinden was in het tabblad “Bijkomende informatie | Examens”. In het examenroosterbestand zijn dit dus echte opdrachten geworden die ook geroosterd kunnen worden. Men kan ook zien dat de lesopdrachten die overgenomen moesten worden ook nog steeds te vinden zijn in “Opdrachten | Opdrachten” en dat de wensen van de leerkrachten ook te vinden zijn in “Opdrachten | Wensen”.

De examenopdrachten werden “afgeleid” van het lessenrooster en in het examenrooster overgenomen maar de gebruiker heeft de vrijheid om die examenopdrachten manueel aan te passen, er nieuwe bij te maken of er te verwijderen.

Een examenopdracht gaat in de eerste plaats volgende zaken plannen:

• Een klas of klasgroep waarvoor het examen (mondeling en/of schriftelijk, digitaal, … en voor een bepaald vak) doorgaat.
• Een lokaal of lokalen waarin het examen gepland moet worden.
• Mogelijks een vaste toezichter indien de examenopdracht dit vereist (Taak vakleraar: Met taak, in eigen klas).
• Optioneel wordt gelijktijdigheid van de examenopdracht met andere examenopdrachten geëist via een ZR-Link.

Merk op dat elke examenopdracht exact 1 klas of klasgroep (partitie-element) bevat. Ongeacht de compositie van klassen en klasgroepen in de voorbereidende examenopdrachten in het reguliere lessenrooster, hier wordt het één per opdracht. Dit geeft maximale flexibiliteit voor het al dan niet parallel zetten van opdrachten. Het zijn de ZR-Links die zullen bepalen welke klassen en klasgroepen er effectief parallel liggen in het rooster.

---

Kolommen in “Opdrachten | Examens”

De specifieke kolommen in de examenopdrachten: naast de reeds gekende kolommen van gewone opdrachten zijn er een aantal die wat meer uitleg vragen voor examenopdrachten.

ID	Gekend.
Actief	Gekend.
Vast	Gekend.
Taak	Gaat over de toezichter. Indien de examenopdracht een Toezichter heeft (in de kolom Toezichter van dit examen) dan heeft de kolom Taak betekenis. Als Taak aangevinkt is wordt het toezicht dat hij doet binnen deze opdracht aanzien als een taak. Het is dus aan de gebruiker om dat te beslissen. Merk op dat als men zelf een toezichter toevoegt aan een examenopdracht dat het vlagje automatisch aangevinkt wordt.
Klas	De klas waarvoor het examen georganiseerd wordt. Kan ook een partitie-element zijn indien de klas opgedeeld werd volgens een bepaalde partitie voor het examen.
#lln	Read-only kolom die een prognose toont van het aantal leerlingen in het examen. Wordt afgeleid van “Prog #LL” die men bij de klas kan vinden. Indien er meerdere klassen zijn worden de aantallen opgeteld. Louter informatief om bv het aantal leerlingen voor mondelinge examens na te kijken (eventueel gelinkte klassen).
Vak	Het vak waarover het examen gaat.
Vakleraar	De vakleraar werd overgenomen van de lesopdracht. Het is de leerkracht die de les gaf. Voor een examenopdracht is dit informatief. De vakleraar wordt op zich niet mee geroosterd in de examenopdracht.
Taak vakleraar	Dit veld gaat over de vakleraar en wat van hem/haar verwacht wordt in de school tijdens de duur van het examen. De mogelijke waarden zijn: Nee: de vakleraar hoeft niet aanwezig te zijn op de school. Met taak: de vakleraar moet aanwezig zijn op de school en mag een taak uitvoeren. Hij mag dus bezet zijn met een of andere taak in de school. Eventueel zelfs als toezichter bij dit examen. Het komt erop neer dat indien hij dringend nodig zou zijn, dat hij bereikbaar is. Met taak, niet in eigen klas: hetzelfde als “Met taak” maar als hij een taak heeft, niet in de klas waarvoor dit examen gepland wordt. Als men bijvoorbeeld 4 parallelle examens heeft in 4 verschillende klassen in 4 verschillende lokalen zou het als “niet eerlijk” aanzien worden als de vakleerkracht bij een van de 4 klassen toezicht zou houden. Met taak, in eigen klas: de vakleraar is effectief aanwezig tijdens het examen in de eigen klas. Dit zal typisch zijn voor een mondeling examen. De vakleraar zal dan ook de Toezichter zijn. Zonder taak (ambulant): de vakleraar moet aanwezig zijn op school en mag geen taak uitvoeren. De vakleraar moet dus onmiddellijk beschikbaar zijn indien nodig. Zie ook het veld “Ambulante Uren”.
Ambulante Uren	Als de vakleraar ambulant aanwezig moet zijn tijdens een examen van bijvoorbeeld 4 uur dan kan men via dit veld nog extra aanduiden wanneer hij tijdens dit blok van 4 uur ambulant aanwezig moet zijn. Standaard is dat gedurende het volledige blok van 4 uur maar men kan hiervan afwijken. Men kan bijvoorbeeld vragen om enkel de eerste 2 uur van dit blok aanwezig te zijn. Of enkel het eerste en derde uur. Via dit veld selecteert men dus de exacte uren binnen het examenblok. Laat men het veld leeg dan betekent dit het volledige blok aanwezig.
Toezichter	Indien gevuld wordt deze toezichter meteen meegeroosterd met de examenopdracht. Als men bij het aanmaken van de examenopdracht (in het reguliere lessenrooster) voor het veld “Taak vakleraar” de waarde “Met taak, in eigen klas” gekozen heeft, dan zal dit resulteren in een gevulde Toezichter in de examenopdracht. De Toezichter zal dan dezelfde leraar zijn als de vakleraar en dus ook meegeroosterd worden. De gebruiker kan ook steeds zelf één (of meerdere) vaste toezichter(s) (gelijk of verschillend van de vakleraar) in een examenopdracht opnemen. Dit is eerder uitzonderlijk omdat we verder zullen bespreken hoe toezichters door Mondriaan zelf aan examenopdrachten toegewezen worden voor de gevallen waar het niet noodzakelijk is dat de toezichter de vakleraar is.
Examentype	Kan een van de volgende waarden bevatten en is vooral informatief: Schriftelijk: hiermee geeft men ook aan dat het niet strikt noodzakelijk is dat de vakleraar toezicht houdt. Digitaal: hiermee geeft men ook aan dat het niet strikt noodzakelijk is dat de vakleraar toezicht houdt. Mondeling: hiermee geeft men ook aan dat de vakleraar bij het examen aanwezig moet zijn. Vult men dit in dat zal Mondriaan automatisch de Toezichter invullen met de Vakleraar. Kan steeds overschreven worden. Mondeling en Schriftelijk: ook hier geeft men aan dat de vakleraar in feite aanwezig moet zijn op het examen. Extra: naast echte examenopdrachten kunnen er ook nog andere taken uitgevoerd worden zoals permanentie, wacht, etc. Omdat we die extra opdrachten ook noteren in dit tabblad gebruiken we Extra om het onderscheid te maken met echte examenopdrachten. Studie: voorziet een studieuur vóór het examen voor de klassen die dat examen hebben. Uitloop: voorziet een uitloopuur ná het examen voor de klassen die dat examen hebben. Verbeterwerk: voorziet een moment waarop de vakleerkracht tijd heeft om zijn laatste examens te verbeteren. Is een moment dat gepland wordt ná het laatste examen van die leerkracht. Merk op dat de apart gegenereerde toezichten voor examenopdrachten niet in dit tabblad opgenomen worden. Die staan in het tabblad “Opdrachten | Toezichten”. Enkel de toezichten die hard gekoppeld zijn aan een examenopdracht (Toezichter gevuld) staan expliciet in dit Examen tabblad.
ZR-Link	De ZR-Link die we hier zien staan is de vertaling van ofwel een examenlink (“ELxxx-y”), ofwel een van een Gelijktijdig vlagje die we voorbereid hadden in het reguliere lessenrooster. Met een examenlink of gevraagde gelijktijdigheid werden een aantal parallelle examens aan elkaar gelinkt met de bedoeling om ze op hetzelfde moment te laten doorgaan. Deze beperkingen worden nu vertaald naar klassieke ZR-Links om de gelijktijdigheid van examenopdrachten af te dwingen. Ook hier is de gebruiker vrij om zelf ZR-Links aan te passen, bij te maken of te verwijderen.
Aantal uren	Is de blokgrootte van het examen. Het geeft dus in één keer het aantal uren en dus ook de blokgrootte weer.
Lokalen	In het reguliere lessenrooster werd het lokaal ook voorzien voor de examenopdrachten via een aantal regels. Het is dit lokaal dat hier overgenomen werd. ook hier kan de gebruiker naar believen de lokalen nog aanpassen of er zelfs meerdere voorzien.
Mogelijkheden (w1)	Gekend.
Startuurlijsten	Gekend.
Gekozen (w1)	Gekend.
Gekozen uren	Gekend.
%Geroosterd	Gekend.
Vensters	Gekend.
Gekozen vensters	Gekend.

 

---

Rechtermuisklikacties in “Opdrachten | Examens”

De rechtermuisklikacties die men terug kan vinden voor examenopdrachten zijn een subset van die dat er bestaan voor reguliere opdrachten.

De beschrijving kan men vinden op de pagina waar reguliere opdrachten beschreven worden.

---

Het nieuwe tabblad “Opdrachten | Toezichten”

Dit extra tabblad beheert de toezichtsopdrachten (of toezichten). Toezichten zijn speciale opdrachten die normaal pas gepland worden nadat de examenopdrachten zelf gepland zijn. Het doel van toezichten is om leerkrachten te voorzien (op het juiste moment) in de lokalen (waar examens doorgaan) zodanig dat alle examens hun toezichters hebben en dat er voldaan wordt aan alle eisen die gesteld worden aan de betrokken leraren. Het is ook mogelijk om toezichten te plannen zonder lokaal. Dit is van belang voor leerkrachten die zonder taak op de school aanwezig moeten zijn (ambulant). Gestelde eisen hebben te maken met:

• Het verplicht aanwezig zijn van vakleraren (met of zonder taak) zoals gesteld door de examenopdrachten zelf.
• De beschikbaarheid van leerkrachten (ze kunnen niet onbeperkt op school zijn).
• De taakbelasting van leerkrachten. Er wordt naar een billijk evenwicht gestreefd voor alles wat als “Taak” bestempeld wordt gedurende de examenperiode.
• De prioriteiten (volgorde) om leerkrachten toe te wijzen aan bepaalde examens. Er wordt met verschillende pools van leerkrachten gewerkt waaruit gekozen kan worden.

Het Toezichten tabblad bestaat uit 2 panelen:

• Links: geeft per leerkracht een overzicht van zijn/haar taken en hoe de uren die gepresteerd worden verdeeld worden over de verschillende taken (lopende lesopdrachten, examens, toezichten, etc.). Het totaal aantal uren vindt men in “#Uren” en er wordt naar gestreefd om dit totaal tussen “Min” en “Max” te krijgen.
• Rechts: hier kan men de toezichtsopdrachten zelf vinden. In het bovenste gedeelte staan de toezichtsopdrachten. Het zijn deze toezichtsopdrachten die leerkrachten zullen koppelen aan lokalen waar ze toezicht moeten houden. Men kan maximaal 4 voorkeurgroepen van leerkrachten opgeven om uit te kiezen. Mondriaan gaat eerst een leerkracht uit Keuze 1 proberen, dan Keuze2, dan Keuze3, dan Keuze4 (zie verder voor meer uitleg over dit systeem). Deze toezichtsopdrachten worden normaal niet door de gebruiker zelf aangemaakt maar worden automatisch gegenereerd nadat de examenopdrachten zelf gepland zijn. Wordt verderop besproken. Als men een toezicht selecteert kan men in het onderste paneel nog wat extra details zien.
  • Toezichters: details over de mogelijke en gekozen toezichters. In dit paneel kan men ze toevoegen (of keuzemogelijkheden opgeven). Meestal is er één toezichter maar als het nodig is kunnen er meerdere toezichters gepland worden voor een bepaald lokaal en tijdstip.
  • Examens: Dit is een read-only overzicht van de examens die doorgaan in het lokaal en op het tijdstip van het toezicht.

Merk op dat toezichten steeds minstens één vaste resource moeten hebben. In de meeste gevallen is dat het lokaal waarin toezicht gehouden moet worden. Indien het om een toezicht gaat zonder lokaal dan moet er minstens één vaste leerkracht gedefinieerd zijn. Dat laatste is typisch voor een ambulant toezicht. Toezichten plannen dus maar 2 soorten resources: lokalen en leerkrachten. Een leerkracht moet er steeds zijn, vast of keuze. Een lokaal is er meestal maar niet verplicht.

Merk op dat toezichten niet dubbel kunnen staan op een roosterpunt met een zelfde resource (lokaal of leerkracht). Dat is niet anders dan voor gewone opdrachten. Wat wel zal opvallen na het plannen van de toezichten is dat er een schijnbaar dubbel gebruik is van resources tussen examenopdrachten en toezichten. Men zal in het rooster een examenopdracht zien staan met dezelfde klas en hetzelfde lokaal als een toezichtsopdracht die er naast gepland is. Dit heeft inderdaad met de speciale Examenmodus te maken en is nodig opdat we de examens en de toezichten apart zouden kunnen roosteren. (Achter de schermen worden toezichtsopdrachten gepland zonder een klas als resource maar ze zijn wel zichtbaar in het rooster van de klas.). Verder zal men visueel ook zien dat verschillende examens, voor verschillende klassen op hetzelfde moment in hetzelfde lokaal kunnen zitten. Als de capaciteit het toelaat wordt dat inderdaad ook toegelaten in de Examenmodus.

Merk op dat we toezichtsopdrachten hier bespreken zonder in te gaan op de manier waarop ze er gekomen zijn. In theorie kunnen toezichtsopdrachten manueel aangemaakt worden maar het zal later duidelijk worden waarom we ze beter door Mondriaan laten genereren en wel pas op het moment dat de examenopdrachten zelf gepland zijn en vastgezet zijn in het rooster. Manuele aanpassingen zijn steeds mogelijk maar Mondriaan is best geplaatst om de bulk aan toezichten zelf te genereren en bij de generatie meteen rekening te houden met waar (lokalen en tijdstippen) toezichten nodig zijn. Wordt verder op deze pagina behandeld.

---

Kolommen in “Opdrachten | Toezichten” – Linkerpaneel

Dit paneel bevat een overzicht van alle leerkrachten en hun prestaties tijdens de examenperiode. De meeste kolommen zijn read-only.

<status>	Statuskolom waarin waarschuwingen/errors getoond worden. Heeft veelal met de kolommen Min./Max. te maken.
Leerkracht	Acroniem van de leerkracht waarover de cijfers gaan.
#Uren	Dit is de som van alle uren die zichtbaar zijn in het rooster (#Examen + #Opdrachten + #TzV + #TzK). Dit stelt de prestatie van de leerkracht voor tijdens de examenperiode. Wat hier niet bijgeteld wordt is #Surplus en #Verbeterlast. Deze 2 waarden zijn enkel nuttig in de berekening van de waarde in “Max obv gewicht”. Aan de waarde in deze kolom wordt een kleur toegekend afhankelijk van wat in de kolommen Min./Max. staat. Groene kleuren zijn OK, oranje-rode kleuren zijn een probleem. Groen: (#Uren > Min.) en (#Uren < Max.) Lichtgroen: (#Uren = Min.) en (#Uren < Max.) Donkergroen: (#Uren > Min.) en (#Uren = Max.) Oranje: té weinig: (#Uren < Min.) en (#Uren <= Max.) Rood: té veel: (#Uren >= Min.) en (#Uren > Max.)
><	Nog een extra visuele indicatie over het het dat er ofwel te weinig ofwel teveel uren gepresteerd worden door de leerkracht. “>“: té veel uren gepland (rood) “<“: té weinig uren gepland (oranje)
Min.	Het minimum aantal uren dat de leerkracht dient te presteren tijdens de examenperiode. Dit gaat over de uren die zichtbaar zijn in het rooster. Door de gebruiker in te vullen.
Max.	Het maximum aantal uren dat de leerkracht dient te presteren tijdens de examenperiode. Door de gebruiker in te vullen. Dit gaat over de uren die zichtbaar zijn in het rooster. Via rechtermuisklik in dit scherm kan men voor de geselecteerde leerkrachten de waarde Max ook overnemen van een van de 2 voorberekende maximum waarden (zie verder): Max breuk overnemen in Max: waarde uit kolom “Max obv breuk” overnemen in de kolom “Max.” voor geslecteerde rijen. Max gewicht overnemen in Max: waarde uit kolom “Max obv gewicht” overnemen in de kolom “Max.” voor geslecteerde rijen. Herbereken Max op breuk: Max wordt op basis van “Max obv breuk” herberekend waarbij de rijen waar “Max. vast” aangevinkt is ongewijzigd blijven en alle andere rijen pro rata worden aangepast. Herbereken Max op gewicht: Max wordt op basis van “Max obv gewicht” herberekend waarbij de rijen waar “Max. vast” aangevinkt is ongewijzigd blijven en alle andere rijen pro rata worden aangepast.
Max. vast	Via dit vlagje kan je aangeven dat de waarde in “Max” niet aangepast mag worden bij een van volgende acties: Herbereken Max op breuk Herbereken Max op gewicht Aanpassen | MaxUrenToezicht (en %) Merk op dat het vlagje automatisch uitgevinkt wordt bij een van volgende acties indien de rij geselecteerd werd. In dit geval wordt de waarde wél aangepast: Max breuk overnemen in Max Max gewicht overnemen in Max
#Examen	Aantal uren dat de leerkracht in examenopdrachten gepland is als Toezichter. Dit zijn de examenopdrachten waarbij de leerkracht onmiddellijk mee gepland wordt. Dit is meestal het resultaat van de kolom “Taak vakleraar” (waarde “Met taak, in eigen klas”) uit de originele examenopdracht in het reguliere lessenrooster. Merk op dat dit niet alleen klassieke examenopdrachten kunnen zijn. Ook de extra taken zoals permanenties, wachten, etc komen in het tabblad “Opdrachten | Examen” terecht. Ook deze worden hier meegeteld.
#Opdrachten	Aantal uren dat de leerkracht in gewone lesopdrachten gepland is. Dit zijn de lesopdrachten die mogelijks nog doorgaan in het begin van de examenperiode en waarvoor het vlagje “Taak” aangevinkt is. Het zijn de opdrachten in “Opdrachten | Opdrachten”.
#TzV	Aantal uren dat de leerkracht in “Opdrachten | Toezichten” voorkomt als Vaste resource. Meestal is dat het gevolg van de kolom “Taak vakleraar” waar aangeduid staat dat de vakleraar aanwezig moet zijn, met of zonder taak. Kan ook door gewoon een toezicht aan te maken (in toezichten) met de leerkracht als vaste resource.
#TzK	Aantal uren dat de leerkracht in “Opdrachten | Toezichten” voorkomt als Keuze resource. Dit is het gevolg van toezichters die gekozen worden uit een van de pools van keuzeleerkrachten.
Totaal breuk U Origineel	Deze breuk (Totaal breuk Uitvoerder) wordt overgenomen van het lessenrooster tijdens de conversie van het lessenrooster naar het examenrooster. Men ziet die waarde ook na conversie in het tabblad “Elementen | Leerkrachten” onder de kolom “Totaal Breuk U Origineel”. Kan gebruikt worden om het onderscheid te maken tussen voltijdse en halftijdse leerkrachten bij de instelling van de taakbelasting. Voor meer informatie over deze breuk zie pagina “Achtergrondinformatie Prestatieberekeningen en nodige data“. Deze breuk wordt ook gebruikt voor de berekening van het billijk toe te kennen aantal variabele toezichten. Resultaat zichtbaar in “Max obv breuk” en “Max obv gewicht”.
Surplus	Indien men in het tabblad “Taakbelasting Examens” de nodige parameters heeft gevuld die nodig zijn om een surplus taakbelasting te kunnen berekenen voor een gewone lesopdracht die nog doorgaat dan staat in deze kolom het totale surplus voor die leerkracht. Wordt uitgedrukt in uren (of meer algemeen in aantal roosterpunten). Het gaat dus om een surplus bovenop de uren die geteld zijn in de kolom “#Opdrachten”. Deze informatie wordt gebruikt voor de berekening van “Max obv gewicht”.
Verbeterwerk	Indien men in het tabblad “Taakbelasting Examens” de nodige parameters heeft gevuld die nodig zijn om verbeterwerk als taakbelasting te kunnen berekenen voor een examenopdracht dan staat in deze kolom het totale verbeterwerk voor die leerkracht. Wordt uitgedrukt in uren (of meer algemeen in aantal roosterpunten). Het gaat dus om een verbeterlast voor de vakleraar vermeld in de examenopdracht. Deze informatie wordt gebruikt voor de berekening van “Max obv gewicht”.
Max obv breuk	In deze kolom wordt het maximaal aantal te presteren uren in het rooster berekend volgens een methode die géén rekening houdt met Surplus en Verbeterwerk. Er wordt wél rekening gehouden met “Totaal breuk U”. De waarde die hier up-to-date gehouden wordt kan men via een rechtermuisklikactie naar de kolom “Max.” overbrengen. Pas dan wordt er rekening mee gehouden tijdens het toewijzen van toezichters.
Max obv gewicht	In deze kolom wordt het maximaal aantal te presteren uren in het rooster berekend volgens een methode die wél rekening houdt met Surplus en Verbeterwerk. Er wordt ook rekening gehouden met “Totaal breuk U”. De waarde die hier up-to-date gehouden wordt kan men via een rechtermuisklikactie naar de kolom “Max.” overbrengen. Pas dan wordt er rekening mee gehouden tijdens het toewijzen van toezichters.

Voor meer info over het billijk verdelen van de toezichten “Parameters die de taakbelasting bepalen tijdens het plannen van toezichten“.

---

Rechtermuisklikacties in “Opdrachten | Toezichten” – Linkerpaneel

De rechtermuisklikacties die men terug kan vinden zijn:

Kopiëren	Enkel nuttig voor Min./Max. kolommen.
Plakken	Enkel nuttig voor Min./Max. kolommen.
Export	Export tabblad naar XLS/CSV bestand.
Aanpassen>	Geselecteerde Min. en Max. kolommen kunnen met bepaalde absolute of relatieve (%) waarde vermeerderd of verminderd worden.
Maak groep van	Via multiselect van rijen kunnen de geselecteerde leerkrachten in een groep gestopt worden.
Toon roosterrapport	Toont roosterrapport voor de geselecteerde leerkrachten. Reeds elders besproken.
Toon roosterrapport horizontaal	Toont roosterrapport in horizontale modus voor de geselecteerde leerkrachten. Reeds elders besproken.
Bekijk op rooster (popup)	Er verschijnt een popup met het rooster van de geselecteerde leraar.
Bekijk op dagrooster (popup)	Er verschijnt een popup met het dagrooster van de geselecteerde leraar.
Toon beperkingen	Toont de beperkingen van de geselecteerde leerkracht. Reeds elders besproken.
Filter leerkrachten	Opent het “zoekpaneel” in het rechterpaneel waardoor enkel de toezichtsopdrachten getoond worden waar de geselecteerde leerkrachten in voorkomen.
Max breuk overnemen in Max	Gaat voor de geselecteerde leerkrachten de waarde van de kolom “Max obv breuk” overnemen in de kolom “Max.”
Herbereken Max op breuk	Max wordt op basis van “Max obv breuk” herberekend waarbij de rijen waar “Max. vast” aangevinkt is ongewijzigd blijven en alle andere rijen pro rata worden aangepast.
Max gewicht overnemen in Max	Gaat voor de geselecteerde leerkrachten de waarde van de kolom “Max obv gewicht” overnemen in de kolom “Max.”
Herbereken Max op gewicht	Max wordt op basis van “Max obv gewicht” herberekend waarbij de rijen waar “Max. vast” aangevinkt is ongewijzigd blijven en alle andere rijen pro rata worden aangepast.

Kolommen in “Opdrachten | Toezichten” – Rechterpaneel

De specifieke kolommen in de toezichtsopdrachten: naast de reeds gekende kolommen van gewone opdrachten zijn er een aantal die wat meer uitleg vragen voor toezichten.

Merk op dat in dit scherm het “zoekscherm” geopend is. Dit was het gevolg van de rechtermuisklikactie “Filter leerkrachten” voor LKR_006.

Hoofdscherm:

<status>	Gekend. Statuskolom waarin waarschuwingen/errors getoond worden.
Actief	Gekend.
Vast	Gekend. Opdracht wordt vastgezet, zowel het roosterpunt als de keuzeresources. Manuele keuze van resources blijft mogelijk.
ID	Gekend.
Lokaal	Hét lokaal waarvoor het toezicht gepland wordt. Kan ook leeg gelaten worden maar dan moet er minstens één vaste leerkracht in de opdracht zitten (Taak vakleraar: Zonder taak (ambulant)).
Blok	Grootte van het toezichtsblok.
Aantal blokken	Aantal toezichtsblokken. (Normaal 1)
Keuze1	Prioriteit 1. Verplicht in te vullen. Een of meerdere leerkrachten waaruit gekozen kan worden. Wordt gevuld via de “Toezichters” tab onderaan. Merk op dat we via dit paneel ook meerdere leerkrachten samen een toezicht kunnen laten doen in hetzelfde lokaal.
Keuze2	Prioriteit 2. Optioneel. (zie Keuze1)
Keuze3	Prioriteit 3. Optioneel. (zie Keuze1)
Keuze4	Prioriteit 4. Optioneel. (zie Keuze1)
Gekozen toezichters	Nadat de toezichtsopdracht gepland is toont dit veld de effectief gekozen leerkrachten.
Vakken	Wordt normaal leeggelaten maar kan gebruikt worden om meer duiding te geven bij het toezicht.
(w1)	Gekend. Is wat we kennen als “Mogelijkheden (w1)” maar dan afgekort.
Startuurlijsten	Gekend. Moment waarop het toezicht gepland dient te worden.
Gekozen (w1)	Gekend.
Gekozen uren	Gekend.
Klassen	Dit is een afgeleid veld. Als een toezicht in een bepaald lokaal doorgaat en op dat zelfde moment hebben één of meerdere klassen een examen in dat lokaal, dan worden die klassen in dit veld getoond. Merk op dat men in het deelscherm “Examens” onderaan exact kan zien bij welke examens dit toezicht hoort.
% Geroosterd	Gekend.

Toezichters:

Dit is het deelscherm waar de leerkrachten toegevoegd kunnen worden aan de toezichtsopdracht. Er kunnen meerdere lijnen geschreven worden indien er meerdere leerkrachten nodig zijn.

Keuze1	Prioriteit 1. Verplicht in te vullen. Een of meerdere leerkrachten waaruit gekozen kan worden.
Keuze2	Prioriteit 2. Optioneel. (zie Keuze1)
Keuze3	Prioriteit 3. Optioneel. (zie Keuze1)
Keuze4	Prioriteit 4. Optioneel. (zie Keuze1)
Gekozen keuze	De door Mondriaan gekozen toezichter. Indien gewenst kan de gebruiker zelf de keuze wijzigen.

Typisch worden een aantal pools of leerkrachtgroepen gebruikt om in te vullen in die Keuze1,2,3,4 velden. in dit voorbeeld zien we volgende invulling voor een toezicht dat blijkbaar door moet gaan voor een examen in klas 2Le:

• Keuze1: KlasLkr_2Le: als eerste keuze wordt naar de lijst van leerkrachten gekeken die lesgeven in klas 2Le. Dit zijn de beste kandidaten omdat ze de klas goed kennen.
• Keuze2: Graad_1: als tweede keuze wordt naar de lijst van 1ste-graadleerkrachten gekeken.  Mogelijks zitten daar leerkrachten bij die niet in 2Le lesgeven maar toch voldoende betrokken zijn omdat ze in dezelfde graad lesgeven.
• Keuze3: KEUZE_LKR: tenslotte wordt er gekeken naar een lijst van andere leerkrachten die hier KEUZE_LKR genoemd werd.
• Keuze4: leeg (niet getoond).

Merk hier ook nog eens het belang van het goed up-to-date houden van die leerkrachtgroepen. Deze worden best up-to-date gebracht in het reguliere lessenrooster alvorens het examenroosterbestand te genereren.

Examens:

Voor een geselecteerd toezicht ziet men in deze tab de examens waarvoor het toezicht bedoeld is. Voor een beschrijving van de kolommen verwijzen we dan ook naar “Opdrachten | Examens”.

In dit voorbeeld werd er een vaste leerkracht LKR_121 in keuze1 gezet. Het is de vakleerkracht van de 2 examens die men onderaan ziet en die doorgaan in K107. Leerkracht LKR_121 is verplicht aanwezig (Met taak) volgens deze examens en is die eis meteen vervult (de vakleraar is meteen toezichter in zijn eigen examen wat perfect kan).

Ander voorbeeld: Hier werd LKR_002 gekozen om in M004 het examen LA van 2Lb te surveilleren.

Merk op dat in deze schermen nog de oude kolom “VA” te zien is. Nu is dat “Taak vakleraar”.

---

Rechtermuisklikacties in “Opdrachten | Toezichten” – Rechterpaneel

Hier vinden we enkele klassieke acties die al elders besproken werden.

Toezichtsopdrachten:

Toezichters:

---

Extra Roosteropties

Extra opties:

• Minimale aantal taken meeroosteren: Tijdens het plannen van toezichtsopdrachten kan het systeem al dan niet rekening houden met de minimale en maximale belasting die we vragen van de leerkrachten tijdens de examenperiode. Met belasting worden alle uren bedoeld die omschreven zijn als Taak. Tijdens het plannen van Toezichten wordt gekeken naar de taakbeslasting. Dit gaat over de volledige taakbelasting (toezichten, extra taken, lesgeven, etc).
• Maximale aantal taken meeroosteren: zie vorige.
• Negeer capaciteit lokaal mondeling examen: Wanneer een lokaal gebruikt wordt voor een mondeling examen, moet Mondriaan geen rekening houden met de lokaalcapaciteit bij het roosteren. Een klas van 20 leerlingen kan perfect mondeling examen doen in een lokaal met capaciteit 5. De leerlingen komen immers 1 per 1 langs. Standaard zal Mondriaan niet starten wanneer de capaciteit van een lokaal overschreden wordt in een opdrachtlijn. Via deze optie negeren we dat dan enkel voor lokalen waar mondelinge examens doorgaan.

---

Extra “Andere” opties

Via deze optie kan men kiezen wat er qua bijkomende exameninformatie te zien is in de Roosters (visualizer) en dit enkel voor Leerkrachten en Klassen. Deze optie heeft geen invloed op de andere types resources en ook niet op het Planbord. Op het Planbord is steeds (enkel) te zien wat overeenkomt met het uitgevinkt zijn van deze optie.

In volgende tabel beschrijven we wat er zichtbaar is in de roosters voor 3 types resources en dit enkel voor examen en toezichten gerelateerde opdrachten. Deze optie heeft enkel betrekking op opdrachten die te vinden zijn in de tabbladen:

• “Opdrachten | Examens” (zijn examenopdrachten, eender welk type)
• “Opdrachten | Toezichten” (zijn toezichten)

Wat wordt getoond in de Roosters:

Toon bijkomende info examens	Rooster – Klas A	Rooster – Leerkracht B	Rooster – Lokaal C
Uitgevinkt (Geeft weer wat er minimaal zichtbaar is)	examenopdrachten voor klas A	examenopdrachten waar leerkracht B expliciet als toezichter vermeld wordt. toezichten voor leerkracht B	examenopdrachten voor lokaal C toezichten voor lokaal C
Aangevinkt (Geeft weer wat er extra bij komt)	toezichten gelinkt aan de examenopdrachten voor klas A	examenopdrachten gelinkt aan de reeds getoonde toezichten indien: ofwel vakleerkracht = B ofwel lokaal = toezichtslokaal	niets extra

PS. Voor alle getoonde roosters op deze pagina is deze optie aangevinkt.

Voorbeeld voor het rooster van de klas 4OC: optie uitgevinkt. Men ziet enkel de examenopdrachten.

Voorbeeld voor het rooster van de klas 4OC: optie aangevinkt. Men ziet de examenopdrachten en de toezichten.

De betekenis van al deze blokken en hun kleurcodes wordt verder uitgelegd.

---

Extra opties in Roosterrapporten voor klassen en leerlingen

In Examenmodus komen er 3 extra opties bij voor het roosterrapport:

• Toezichters: men kan voor de toezichters van de examens kiezen om hun acroniem, volledige naam, of beide te tonen op het rapport. Ook verbergen is mogelijk.
• Vakleerkrachten: men kan voor de vakleerkrachten van de examens kiezen om hun acroniem, volledige naam, of beide te tonen op het rapport. Ook verbergen is mogelijk.
• Verbeteraars: men kan voor de verbeteraars van de examens kiezen om hun acroniem, volledige naam, of beide te tonen op het rapport. Ook verbergen is mogelijk.

De andere opties in dit scherm kan men vinden op de pagina over “Roosterrapporten“.

Voorbeeld voor 1Lb:

Enkele opmerkingen over het rapport:

• In de hoofdingen van het rapport zien we datums staan. Dit bekomen we door via “Rapportering | Andere | Stel voorstelling roosterdagen in” te gebruiken.
• Het roosterrapport toont de volledige examenperiode (hier maar 1 week getoond maar er zijn er 3) en het verschil tussen lesopdrachten en Examens wordt duidelijk gemaakt via het woordje “Examen” in de cel. Merk ook op dat “Examen” gevolgd wordt door een indicatie van het soort examen:
  • S: Schriftelijk
  • D: Schriftelijk
  • M: Mondeling
  • MS: Mondeling en Schriftelijk
• De vakleraar wordt tussen accolades gezet “{LKR_040}”
• De toezichter wordt tussen rechte haken gezet “[LKR_040]”

---

Extra Examenrapporten

In het menu “Rapportering | Examens” kan men verschillende rapporten terugvinden die te maken hebben met examenroosters. Alvorens ze te gebruiken kan men best de juiste startdatum en datumformaat invullen (“Rapportering | Andere | Stel voorstelling roosterdagen in“). Wenst men ook effectieve uren te zien onder de hoofding Startuur dan moet men de begin/eind uren invullen in de roosterweek definitie (“Uren/Week | Roosterweek | Roosterweekdefinitie aanpassen“)

De verschillende rapporten zijn:

• Algemeen: Overzicht van alle examens van alle klassen in een duidelijk rapport. De titel bevat de examenperiode. Per examendag een nieuwe subtitel en nieuwe pagina.
• Klassen: Overzicht van de examens per klas.
• Leerlingen: Overzicht van de examens volgens de leerlingen en voor de leerlingen.
• Vakleerkrachten: Per vakleerkracht een overzicht van alle examens waarin hij voorkomt als vakleerkracht.
• Toezichters: Per toezichter een overzicht van alle examens waarin hij voorkomt.
• Vakleerkrachten en toezichters: Per leerkracht de examens waar hij als toezichter/vakleerkracht voorkomt.
• Lokalen: Per lokaal waar examens in voorkomen een overzicht van de examens.
• Omslagen: Per proefwerklokaal en examenmoment een overzicht van de examens die er doorgaan, hoeveel leerlingen van welke klassen, de vakleerkrachten, de toezichters en het aantal examplaren dat er klaargehouden moet worden voor de individuele examens (op basis van aantal leerlingen in de klas(sen)).

Algemeen: Overzicht van alle examens van alle klassen in een duidelijk rapport. De titel bevat de examenperiode. Per examendag een nieuwe subtitel en nieuwe pagina.

Merk op dat er een speciale notatie gebruikt wordt om de toezichten weer te geven. Bekijk het examen LA voor 1Lb:

• LKR_040 @1 (2u): toezicht door LKR_040 start op 1 en duurt 2 uur.
• LKR_040 @3 (1u): toezicht door LKR_040 start op 3 en duurt 1 uur.

Het Type kan een van de volgende zijn:

• L: les
• M: mondeling
• S: schriftelijk
• MS: Mondeling en Schriftelijk
• D: Digitaal
• E: extra

Klassen: Overzicht van de examens per klas.

Leerlingen: Overzicht van de examens volgens de leerlingen en voor de leerlingen.

Vakleerkrachten: Per vakleerkracht een overzicht van alle examens waarin hij voorkomt als vakleerkracht.

Toezichters: Per toezichter een overzicht van alle examens waarin hij voorkomt.

Waar mogelijk wordt het rapport versoberd om het niet te druk te maken. Volgend voorbeeld rapport is hier een voorbeeld van: voor hetzelfde toezicht van DHAE, BEQ worden alle examens opgesomd zonder steeds het lokaal en de toezichters te herhalen. Men kan deze versobering aan/uit schakelen via het rapport optiescherm (Vlagje “Ingekort”, zie verder).

Vakleerkrachten en toezichters:

Lokalen: Per lokaal waar examens in voorkomen een overzicht van de examens.

Omslagen:Per proefwerklokaal en examenmoment een overzicht van de examens die er doorgaan, hoeveel leerlingen van welke klassen, de vakleerkrachten, de toezichters en het aantal examplaren dat er klaargehouden moet worden voor de individuele examens (op basis van aantal leerlingen in de klas(sen)).

Voor elk van deze rapporten wordt hetzelfde optiescherm gebruikt om het rapport te parameteriseren:

De opties in dit scherm werden al beschreven op de pagina “Administratieve rapporten over leerkrachten en klassen“. De enige extra nieuwe opties die we hier voor de Examenrapporten hebben is:

• Ingekort: indien versobering van het rapport mogelijk is wordt dat gedaan.
• Toon lessen: hiermee kan men de normale lessen (Type L) die doorgaan tijdens de examenperiode al dan niet in het rapport vermelden.
• Commentaar: De inhoud van dit commentaarveld wordt op elke pagina van het roosterrapport getoond.

Als Startuur het effectieve uur tonen in de examenrapporten

Hernemen we het Algemene rapport maar we wensen voor het Startuur in plaatst van het uurnummer het effectieve uur tonen:

Dit krijgt men automatisch van zodra men in de weekdefinitie de begin- en einduren gevuld heeft:

---

Plannen van de Examenopdrachten

Nadat de nodige voorbereidingen getroffen zijn (zie eerder) kunnen we de examenopdrachten effectief in het rooster gaan plaatsen. De meest gebruikelijke manier om dat te doen is gewoon manueel via drag & drop. Men sleept via de visualisatie de niet geplaatste examenopdrachten op het rooster op de momenten waar men ze wenst te hebben. We gaan eerst de examenopdrachten plannen, daarna pas de toezichters.

Op het tabblad “Opdrachten | Examens” zien we de nog niet geplaatste examenopdrachten.

Het manueel plannen doen we in de visualisatie. In dit voorbeeld zien we het planbord voor de klassen en linksonder de subtab “niet geplaatst”. In deze subtab vind je ook de examenopdrachten die nog niet geplaatst zijn. Men kan ze slepen naar het planbord op de plaats waar men ze wil hebben.

We slepen bijvoorbeeld het 4 uurs blok van 1La naar w1_wo1.

Tip: Omdat we via drag & drop vaak opdrachten zullen verplaatsen in het planbord is het handig om via de opties de confirmatie-vraag uit te schakelen.

Na het droppen van de opdracht krijgen we het volgende beeld:

Inderdaad, de examenopdracht voor 1La staat nu gepland in lokaal K003 maar we zien dat meteen ook de examenopdrachten voor 6 andere eerste jaarsklassen mee gepland zijn. Dat is het gevolg van ZR-Link ‘ZR000’. Deze ZR-Link was het gevolg van een examenlink waarmee we examens parallel wensen te plannen. Men ziet ook dat elke klas inderdaad in het lokaal gezet werd zoals voorzien was.

---

Nieuwe notatie en kleurcodes voor examens in de visualizers

We zien op het planbord meteen de speciale notatie van de vakleerkrachten. Een vakleerkracht is puur informatief en wordt niet mee gepland. Zijn naam staat tussen accolades “{LKR_088}”. Volgende nieuwe notaties zullen we in het planbord zien voor examenopdrachten:

• {BART}: de vakleraar wordt binnen accolades weergegeven
• [PIET]: de toezichter wordt binnen rechte haken weergegeven
• [{ELS}]: de combinatie is ook mogelijk voor een toezichter die tegelijk ook de vakleraar is

Merk ook op dat de examens hier ofwel geel ofwel oranje gekleurd zijn. Dit komt omdat in de opties de kleurkeuze nu gebaseerd is op het OpdrachtType:

Deze keuze wordt standaard gekozen voor een examenroosterbestand. Men kan steeds een andere keuze maken indien gewenst. Voor RoosterOpdrachtType zijn de kleurcodes als volgt:

• Geel: schriftelijk of digitaal examen (of “Extra” examentype, zie verder).
• Oranje: mondeling examen (of mondeling en schriftelijk).
• Groen: gewone lesopdracht die nog doorgaat tijdens de examenperiode.
• Indisch Rood: toezicht waarbij de vakleraar wél toezicht geeft. Steeds gekoppeld aan een lokaal waarin het examen doorgaat.
• Cyaan: toezicht waarbij de vakleraar géén toezicht geeft. Een andere leerkracht geeft dus toezicht. Steeds gekoppeld aan een lokaal waarin het examen doorgaat.
  
• Cyaan gearceerd: toezicht zonder lokaal waarbij de leerkracht ambulant aanwezig is op de school (zonder taak) en waarbij op datzelfde moment een examen doorgaat waarvoor hij de vakleraar is en dus “Zonder taak (ambulant)” is. In de cel zal dit ook aangeduid worden als ‘Ambulant’. De leerkracht is dus ambulant aanwezig.
• Moccasin (lichtoranje): een studieuur vóór een examen op of een uitloopuur ná het examen.
• Mosterdgeel: verbetertijd voorzien voor een leerkracht, normaal gepland na zijn/haar laatste examen.

Wat met de toezichtskleuren indien er verschillende leerkrachten samen in een toezicht zitten? Hier geldt een bepaalde volgorde om de kleur af te leiden:

1. Indisch Rood: Indien minstens één toezichter de vakleraar is van een examen dat in zijn toezichtslokaal doorgaat.
2. Cyaan: geen enkele toezichter is vakleraar van een of meerdere examens die doorgaan in hun toezichtslokaal.
3. Cyaan gearceerd: minstens één van de toezichters, die samen zonder lokaal gepland staan, is vakleraar van een examen dat gelijktijdig doorgaat waarvoor hij ambulant aanwezig is.

Wat bedoelen we met “gaat door op hetzelfde moment”? Een toezicht kan langer of korter zijn dan een examen. We zeggen dat het op hetzelfde moment doorgaat van zodra er minstens 1 uur overlap is.

Voorbeeld:

• Toezicht in lokaal A301 voor DBAE en GELD op vrijdag van 1 tot 7. Kleur is Indisch rood. Reden? Voor een van de examens, PAV in klas 4OR is GELD de vakleraar. Dus GELD is zowel vakleraar als toezichter voor klas 4OR in lokaal 301 op hetzelfde moment.
• Indien GELD niet de vakleraar was van een examen zoals DBAE, dan had dit toezicht dus Cyaan geweest.
• In examen Ned voor 4OC is LAVA de vakleraar en hij is aangeduid als “Zonder taak (ambulant)”. Mondriaan zorgt dus dat LAVA aanwezig is op de school maar zonder taak, niet gekoppeld aan een lokaal. Dit “toezicht” is dus Cyaan gearceerd.

Nog een voorbeeld van Ambulant aanwezig zijn (“Zonder taak (ambulant)”) voor DHAE:

In het roosterrapport voor DHAE:

---

Conflicten oplossen en examenopdrachten vastzetten

Tijdens het (manueel) plaatsen van de examenopdrachten kunnen er conflicten ontstaan. Dit is niet anders dan voor gewone lesopdrachten. Conflicten zullen vooral ontstaan voor leerkrachten en lokalen. Via de gekende knop “Conflicten” of via de “Conflicten” tab in het linker deelscherm van het Planbord of Roosters kan men de conflicten bekijken en oplossen. Merk op dat in het conflictenscherm er nu extra types van opdrachten te zien kunnen zijn. Naast ‘Les’ is er nu ook ‘Examen’, ‘Extra’, en ‘Toezicht’.

Meer info over het oplossen van conflicten op een manuele manuele manier kan men vinden op de pagina “Vrije resources toevoegen, wissels doorvoeren, en conflicten oplossen“.

Het manueel plaatsen van de examenopdrachten en het controleren op conflicten is iets wat men incrementeel uitvoert. Telkens als men een aantal zaken gepland heeft controleert men op conflicten en gaat men verder.

Van zodra men zeker is van de plaats van de examenopdrachten in het rooster gaat men deze best “Vast” zetten. Nadat we examenopdrachten gepland hebben volgt er immers nog de stap voor het plannen van de toezichters. Wat niet de bedoeling is, is dat examenopdrachten nog verplaatst zouden worden ten voordele van de toezichtsopdrachten. Examenopdrachten hebben ook geen startuurlijsten, vandaar dat ze ook overal zouden kunnen geplaatst worden door de MBE.

Toezichtsopdrachten zijn ondergeschikt aan een pedagogisch verantwoorde planning van de examens zelf. Vandaar best op “Vast” zetten. Een van de gekende manieren om dat te doen is via rechtermuisklik in de visualizer. Als ze op “Vast” staan ziet men dat via het “slotje” in de examenopdracht.

Merk op dat het automatisch plannen van examenopdrachten normaal niet gebeurt. Examenopdrachten worden (normaal) manueel geplaatst binnen de examenperiode, rekening houdend met de nog lopende lesopdrachten en met een verantwoorde verdeling van de examens voor de klassen. Veelal wordt eerst in bijvoorbeeld Excel een planning voorbereid en wordt deze zo goed mogelijk gerespecteerd tijdens het manueel plannen. Een voorbeeld van een dergelijke voorbereiding kan men op het volgende overzicht zien (klik om te vergroten):

Als alle examenopdrachten gepland zijn, de conflicten opgelost zijn, en de examenopdrachten vastgezet zijn dan kunnen we verder met het plannen van de toezichten. Er zijn nog heel wat speciale gevallen die we hier nog niet besproken hebben ivm examenopdrachten zoals:

• Verschil mondeling/schiftelijk examen
• Extra lokaal plannen voor een examen dat zowel een mondeling als schriftelijk deel heeft
• …

Deze komen later nog aan bod.

Tip: Omdat er in een examenrooster veel vastgezette opdrachten zijn is het handig om de “Toon” optie voor “Vastgezette opdrachten meeroosteren” uit te vinken. Op die manier ziet met niet te veel ballast in de “Opdrachten | Opdrachten” tab als men een selectie doet op bijvoorbeeld een leerkracht. Hetzelfde kan men doen voor ZR-Links bijvoorbeeld.

---

Plannen van Verbeterwerk

Optioneel kan men expliciet verbetertijd voor leerkrachten inplannen na hun laatste examen. Tijdens de examenperiode is er tussentijds normaal ook tijd om examens te verbeteren, maar om zeker te zijn dat leerkrachten ook na het laatste examen nog wat tijd hebben, voorzien we daar iets extra voor. Mondriaan voorziet een optie die de opdrachten aanmaakt om verbetertijd na het laatste examen in te plannen. De opdrachten komen terecht in het tabblad van de Examens en hebben als Examentype “Verbeterwerk”. In de visualiser kan je ze herkennen aan de kleur Mosterdgeel.

Het verbeterwerk kan samen met de examens gepland worden of men kan ook kiezen om ze na het plannen van de examens ze erbij te plannen. Het is vooral de bedoeling om dit verbeterwerk te plannen alvorens we de toezichters plannen. We willen ervoor zorgen dat verbeterwerk op het einde voorrang krijgt op toezichten.

Merk op dat het inplannen van deze verbetertijd losstaat van het verbeterwerk dat men in aanmerking neemt voor het berekenen van de taakbelasting. Het plannen van verbetertijd voor verbeterwerk na het laatste examen is enkel bedoeld om effectief tijd te voorzien om verbeterwerk uit te kunnen voeren na het laatste examen.

---

Generatie van verbeterwerk

Via de knop “Tools | Examens | Verbeterwerk” genereert Mondriaan de nodige elementen om verbetertijd in te plannen. Stel dat we volgend eenvoudig rooster hebben voor examens gegeven door ELS, KOEN, en BERT. De laatste examens vallen als volgt voor deze 3 leerkrachten (als vakleerkracht):

• ELS: week 2 donderdag uur 1 en 2
• KOEN: week 2 woensdag uur 1, 2, 3, en 4
• BERT: week 2 vrijdag uur 1, 2, 3, 4

De examenperiode loopt af op week 2 vrijdag uur 8. Merk op dat deze examens momenteel zo in het rooster staan, maar in theorie zouden die opnieuw gepland kunnen worden om bijvoorbeeld aan de verbetertijd te kunnen voldoen. Dat laatste examen van Bert hebben we voorzien om dadelijk een probleem te veroorzaken voor het verbeterwerk.

Nu willen we daar verbetertijd voorzien na hun laatste examens. We drukken daarvoor op de knop om die opdrachten te genereren.

Men kan een vaknaam opgeven voor de opdrachten van het type Verbeterwerk. We kiezen hier voor Verbeteren. Men moet ook de blokgrootte opgeven voor de verbetertijd. Meestal zal dat een volledige dag zijn (8 uur in dit geval) maar we kiezen hier 4 uur als voorbeeld.

Het resultaat is dat er 3 opdrachten gegenereerd worden voor 4 uur in het Examen-tabblad, een voor elke leerkracht. Het Examentype is “Verbeterwerk”. De leerkracht waarover het gaat, staat in de kolom Toezichter, maar dat moet op zich niet aanzien worden als een echt toezicht. (Wil men in het examentabblad een leerkracht in een opdracht zetten die ook effectief in het rooster van die leerkracht gepland dient te worden, dan kan dat enkel in de kolom Toezichter.)

Wat nog niet gevuld is na de generatie van deze 3 opdrachten is de Startuurlijsten. Dat moet de gebruiker zelf doen. We zullen hier ook EERSTE invullen.

Verder zien we dat Mondriaan ook 2 custom kolommen aangemaakt heeft:

• VW_Exam: alle opdrachten die échte examens zijn worden hier aangevinkt. Het verbeterwerk wordt hier uitgevinkt.
• VW_Leerkracht: de leerkracht waarvoor het examen is, wordt in deze kolom gezet (kopie van de Vakleraar). In geval van verbeterwerk wordt een kopie van de Toezichter genomen. De leerkracht waarvoor het verbeterwerk gepland moet worden.

De rol van deze 2 CC kolommen is hun gebruik in een door Mondriaan gegenereerde volgordespreiding. Hiermee wordt afgedwongen dat de beoogde verbetertijd na het laatste examen valt. Die volgordespreidingen zien er als volgt uit:

Hiermee zeggen we dat voor elke leerkracht x (uit CCL_VW_Leerkracht) alle examenopdrachten (CC_VW_Exam) vóór de verbeteropdrachten (Vak: Verbeteren) moeten liggen.

---

Plannen van verbeterwerk met de examens

Nadat de opdrachten gegenereerd zijn en we de nodige startuurlijsten opgegeven hebben, kunnen we ze plannen. Zoals eerder aangehaald, dit kan samen gepland worden met de examenopdrachten of nadien. Als de examenopdrachten allemaal vastgezet zijn, dan is het sowieso nadien. Indien sommige examens toch automatisch gepland moeten worden, dan plant men ook meteen de verbetertijd mee. Het plannen gebeurt door gewoon op Plan te drukken.

We zien dat één verbeteropdracht niet gepland kon worden. De reden is dat BERT nog een examen heeft op vrijdagvoormiddag. Omdat het verbeteren een blok van 4 uur is, kunnen we deze uitzonderlijk in de namiddag laten beginnen. Een andere oplossing is het examen elders te plannen of om toch af te zien van deze verbetertijd.

Het is van belang dat alle opdrachten uit het examen tabblad goed gepland zijn alvorens toezichten gepland worden. Men zou dan een boodschap als deze krijgen:

Hoe ziet het Verbeterwerk er uit in de visualiser?

Kijken we naar hun examens als Vakleraar in de vorige plaatjes, dan zien we inderdaad dat het verbeterwerk voor elke leerkracht ná hun laatste examen valt.

Nu kunnen de toezichten gepland worden zonder te vrezen voor te weinig tijd om ook het verbeterwerk nog klaar te krijgen.

Verbeterwerk in het Roosterrapport voor de leerkrachten:

Er is een extra optie om aan te geven of en hoe de Verbeteraars in de roosterrapporten moeten vermeld worden.

Resultaat voor KOEN:

---

Plannen van Toezichten

De examenopdrachten zijn gepland en vastgezet. Ook de lopende lesopdrachten staan in het rooster en zijn vastgezet. Om de taakbelasting evenwichtig te verdelen hebben we ook de nodige aandacht besteed aan wat wél en wat geen taken zijn om rekening mee te houden in de berekening van de taakbelasting. De taakbelasting zal berekend worden door Mondriaan en tijdens het plannen van de toezichten (enige variabelen die er nog zijn) zal die taakbelasting binnen de gevraagde grenzen gehouden worden.

Toezichten plannen kan op een incrementele manier aangepakt worden waarbij men telkens

• toezichtsopdrachten genereert (voor een deelverzameling van de examens of meteen voor allemaal)
• toezichtsopdrachten plant

---

Generatie van de Toezichten

We vertrekken hier van de situatie waarbij er nog geen toezichten zijn. In “Opdrachten | Toezichten” zien we inderdaad geen opdrachten. Het genereren van toezichten kan gestart worden via de knop “Genereer toezichten” in het menu “Opdrachten”. Als we op deze knop drukken verschijnt er een popup waarin we via opties kunnen bepalen hoe de toezichtsopdrachten gegenereerd moeten worden.

In dit scherm hebben we 2 panelen:

• Klasvoorkeuren: hier wordt bepaald hoe keuzeleerkrachten gekozen moeten worden als toezichters in de examens van klassen, graden, richtingen.
• Lokaalvoorkeuren: hier wordt bepaald wat de individuele grootte moet zijn van toezichtsbeurten. Met andere woorden, kan een toezicht in een lokaal opgeknipt worden in opeenvolgende kleinere beurten of moet het toezicht in een keer volledig uitgezeten worden. En als ze mag opgeknipt worden in wat voor stukjes. Verder kan men ook het maximum aantal leerlingen per toezichter bepalen. Men kan dit later variëren per lokaal waar toezicht gegeven moet worden.

Klasvoorkeuren:

In dit scherm kan men verschillende lijnen aanmaken om toezichtsopdrachten te genereren. Via 3 parameters (Graad, Jaar, Richting) kan men aangeven voor welke examenopdrachten men toezichten wil genereren. In dit voorbeeld hebben we die parameters leeg gelaten wat betekent dat de regel meteen voor alle examenopdrachten geldt. Men kan tot maximaal 4 voorkeuren ingeven voor de toezichters (leerkrachten) die gebruikt moeten worden voor een toezichtsopdracht. In de velden “Voorkeur1,2,3,4” kan men in principe elke groep van leerkrachten die bestaan in “Elementen | [Groepen] | [ Leerkrachten]” gebruiken. Merk het belang nogmaals op van het up-to-date zijn van de automatisch aangemaakte klas- en graadgroepen van leerkrachten. Naast het expliciet gebruik van een bepaalde groep kan men ook algemenere keuzes maken in dit scherm:

• Klastitularis: de klastitularis van de klas zal gebruikt worden in de toezichtsopdracht.
• Hulptitularis: de hulptitularis van de klas zal gebruikt worden in de toezichtsopdracht.
• Klastitularissengroep: een keuzegroep van klastitularis en hulptitularis.
• Vakleerkracht: de vakleerkracht van het vak zal gebruikt worden in de toezichtsopdracht.
• KlasLkr-groep: de set van leerkrachten die lesgeven in de klas (bv. de groep KlasLkr_1La) zal als keuzegroep gebruikt worden in de toezichtsopdracht.
• Graad-groep: de set van leerkrachten die lesgeven in de graad van de klas (bv. de groep Graad_1) zal als keuzegroep gebruikt worden in de toezichtsopdracht.

Het plannen van toezichten doet Mondriaan in 3 opeenvolgende pogingen. Voor elke poging gebruikt hij een volgende keuzegroep om uit te kiezen tot hij een toezichter gevonden heeft. Voor de start van elke poging bepaalt Mondriaan eerst welke keuzegroep hij gaat gebruiken. In normale omstandigheden zullen de 3 opeenvolgende pogingen er als volgt uitzien:

• Poging 1: kies Keuzegroep 1 als groep om uit te kiezen.
• Poging 2: kies Keuzegroep 2 als groep om uit te kiezen.
• Poging 3: kies Keuzegroep 3 als groep om uit te kiezen.

Stel dat na poging 1 Mondriaan geen toezichter gevonden heeft. Dan gaat hij normaal een 2de poging beginnen met Keuzegroep 2. Stel dat Mondriaan op dan moment al vaststelt dat elke leerkracht in Keuzegroep 2 een non-keuze zal zijn omdat geen van die leerkrachten beschikbaar of reeds overbelast is, dan zal Mondriaan Keuzegroep 2 toch niet gebruiken en voor poging 2 overgaan op het gebruik van Keuzegroep 3. In dit geval kunnen de 3 pogingen er als volgt uitzien:

• Poging 1: kies Keuzegroep 1 als groep om uit te kiezen.
• Poging 2: kies Keuzegroep 3 als groep om uit te kiezen. (Keuzegroep 2 was een non-keuze).
• Poging 3: kies Keuzegroep 4 als groep om uit te kiezen.

Dus, Mondriaan doet 3 pogingen en gaat voor elke poging eerst bepalen of de volgende te gebruiken Keuzegroep wel leerkrachten bevat die mogelijks tot succes kunnen leiden. Vandaar dat we toch 4 Keuzegroepen toelaten om voor elke van de 3 pogingen toch een maximale kans te hebben op een groep leerkrachten waar resultaat uit zou kunnen komen.

Lokaalvoorkeuren:

Hier bepalen we de grootte van de individuele toezichtsbeurten in de examenlokalen. We kunnen de parameters dus van de lokalen laten afhangen maar dat moet niet (Lokalen leeg laten betekent voor alle lokalen). We hebben volgende parameters die we voor een set van lokalen kunnen gebruiken:

• Grootte Toezicht: verplicht in te vullen. De standaard grootte van een toezichtsbeurt in uren (roosterpunten). Vult men 2 in dan wordt het toezicht in het lokaal opgeknipt in blokjes van 2 uur. Dit laat toe dat het volledige toezicht (volledige examenduur) in stukjes wordt opgedeeld en dat toezichters elkaar kunnen aflossen. Heb je in een lokaal een toezicht nodig van 6 uur dan kan dat door 2 + 2 + 2 uur ingevuld worden. Als je 5 uur toezicht nodig hebt in blokjes van 2 dan wordt het resultaat 2 + 2 + 1 (bij leeglaten Max Grootte Toezicht).
• Max Grootte Toezicht: optioneel in te vullen. Dit veld laat toe om aan het einde van een toezicht toch toe te laten dat de laatste beurt langer is dan de standaard “Grootte Toezicht”. Men heeft bijvoorbeeld 7 uur toezicht nodig in een lokaal en men werkt met blokjes van 2 uur. Stel dat men als Max grootte 3 invult dan zal het toezicht worden opgedeeld als 2 + 2 + 3. Laat men dit veld leeg voor hetzelfde voorbeeld dan krijgt men 2 + 2 + 2 + 1. De waarde van “Max Grootte Toezicht” moet
  • groter of gelijk zijn aan “Grootte Toezicht”.
  • kleiner dan 2 x “Grootte Toezicht”.
• Max Aantal Leerlingen Per Leerkracht: standaard staat dit op 100. Indien er volgens de klassen die samen examen hebben in het lokaal meer leerlingen zitten dan toegelaten voor 1 toezichter dan worden er meerdere toezichters voorzien zodat het maximaal per toezichter niet overschreden wordt. Dit wordt bepaald op het moment dat ze toezichtsopdrachten gegenereerd worden. Wijzigt daarna het aantal leerlingen in dat lokaal dan wijzigt er niets meer aan de toezichten. Manueel aanpassen van de toezichten is steeds mogelijk alsook opnieuw genereren na verwijdering van de bestaande.

Laat men het veld Lokalen leeg dan gelden de regels voor alle lokalen. Leeglaten kan men doen om de default aan te geven. Heeft men naast de lege lijn ook lijnen met specifieke lokalen dan zullen voor die lokalen niet de default gebruikt worden maar de parameters van de betreffende lokalen.

Mondriaan zorgt er ook voor dat toezichten nooit langer kunnen duren dan nodig. Dit is van belang voor het correct berekenen van de taakbelasting. In oudere versies van Mondriaan konden toezichters langer gepland worden dan nodig wat tot een vertekend beeld leidde.

Juist gebruik van Grootte Toezicht en Max Grootte Toezicht:

• Je wenst de grootte te volgen van de examenduur in de lokalen zonder dat het toezicht wordt opgedeeld. Gaat er 7 uur examen door dan wordt dat afgedekt door één toezicht van 7 uur. Dit kan je doen door de grootst mogelijke waarde van een toezicht in te vullen. Is een dag 8 uur lang, vul dan 8 uur in. Omdat Mondriaan er zelf voor zorgt dat toezichten niet langer dan nodig kunnen duren is dat geen probleem.
  • Groote Toezicht: Gevuld. Bijvoorbeeld 8
  • Max Groote Toezicht: leeg
• Je wenst individuele toezichten te beperken tot een bepaalde duur (bv 2 uur) en je gaat het totale toezicht dus opdelen in stukjes. Komt het niet uit dan is het laatste toezicht korter. 7 uur wordt dan 2 + 2 + 2 + 1:
  • Groote Toezicht: Gevuld. Bijvoorbeeld 2.
  • Max Groote Toezicht: leeg
• Je wenst individuele toezichten te beperken tot een bepaalde duur (bv 2 uur) en je gaat het totale toezicht dus opdelen in stukjes. Komt het niet uit dan is het laatste toezicht langer maar wel korter dan 2 keer de standaard grootte (bv 3). 7 uur wordt dan 2 + 2 + 3:
  • Groote Toezicht: Gevuld. Bijvoorbeeld 2.
  • Max Groote Toezicht: Gevuld. Bijvoorbeeld 3.

Drukken we op “OK” dan worden de gevraagde toezichten gegenereerd en vinden we ze terug in het scherm:

Enkele opmerkingen over de gegenereerde toezichten:

• Een toezicht voor een examen wordt enkel gegenereerd indien het nog niet bestaat. Wil men een toezicht opnieuw genereren dan moet men de oude eerst definitief verwijderen. Toezichtsopdrachten worden dus NOOIT aangepast via deze generatie-stap, ze worden enkel aangemaakt als ze nog niet bestaan.
• De instellingen in het optiescherm voor het genereren van toezichten worden bewaard. Dus als men het scherm opnieuw opent zullen de laatste instellingen er nog steeds te zien zijn. Dat maakt het eenvoudig om bijvoorbeeld regelmatig nog eens alles opnieuw te genereren. Men kan probleemloos alle of een deel van de toezichtsopdrachten definitief verwijderen en ze weer aanvullen via dit scherm.
• Omdat de eerste keuze de “Vakleerkracht” was zien we voor een aantal toezichten dat die meteen ingevuld werd en ook als “Gekozen toezichter” te zien is. Dat kan enkel indien die leerkracht nog beschikbaar was. Voor K003 zien we dat LKR_088 nog vrij was maar voor L104 was dat blijkbaar niet. Omdat die niet gebruikt kan worden wordt Keuze1 = Keuze2 gemaakt. Echter, als we een Voorkeur4 hadden ingegeven (bv. Klastitularissengroep) dan had keuze3 die groep geweest (1:KlasLkr_1Lf, 2:Graad_1, 3:Klastitularis_1Lf).

• Men kan zien dat de gegenereerde toezichten reeds in het rooster staan maar dat de toezichters zelf nog gekozen moeten worden (indien “Gekozen toezichters” nog leeg is).
• Het startpunt van het toezicht (kolom Startuurlijsten) wordt overgenomen van de Examenopdracht waarmee het gekoppeld is. Omdat de examenopdracht vast staat zal het startpunt van de toezicht overgenomen worden van de gekozen uren van de examenopdracht. Ze moeten tenslotte op hetzelfde moment beginnen. Indien er verschillende toezichten achter elkaar zijn voor een zelfde examen (Blokgrootte toezicht < Blokgrootte examen) dan zullen de startuurlijsten daar uiteraard aan aangepast worden.
• Indien er meerdere examens op hetzelfde moment in hetzelfde lokaal doorgaan kunnen er verschillende lijnen in het generatiescherm van toepassing zijn om een toezichter te genereren. Heb je bijvoorbeeld een klas van 1ste graad en een van 2de graad die samen zitten dan kunnen die elk een eigen regel hebben om toezichten aan te maken. In dit geval wordt enkel de eerste lijn gebruikt. Het zal dus niet zo zijn dat dit in meerdere toezichten in hetzelfde lokaal op hetzelfde moment zou resulteren.

Enkele voorbeelden van gegenereerde toezichten in functie van de ingegeven grootte van de toezichtsbeurt:

Stel dat we volgende examens gepland hebben. De gele zijn schriftelijk, de oranje zijn mondeling en daar hebben we dus geen toezichter voor nodig.

We genereren op de de toezichten met als blokgrootte de lengte van de dag zodat we er zeker van zijn dat de toezichten ononderbroken zijn.

De toezichten zien er dan als volgt uit:

• Elke toezicht duurt net zo lang als het nodig is.
• Omdat het tweede examen in L004 al een toezichter heeft (=vakleerkracht) wordt er geen extra toegevoegd. Het toezicht duurt dan ook exact 3 uur.
• In lokaal L010 hebben we 2 opeenvolgende schriftelijke examens, in totaal 5 uur. Het toegewezen toezicht is dan ook 5 uur.
• Merk ook de kleuren op van de toezichten. In L103 en L104 is het cyaan wat wil zeggen dat de vakleerkracht niet diegene is die toezicht geeft. De andere zijn Indisch rood wat wil zeggen dat het wel de vakleerkracht is die toezicht geeft. Bij L010 is het ook Indisch rood omdat de toezichter de vakleerkracht is van het tweede examen. Dus, bij een toezicht dat verschillende examens overspant is de kleur Indisch rood van zodra die toezichter de vakleerkracht is van minstens een van de examens.

We verwijderen de toezichten en genereren ze opnieuw met volgende optie: Elk toezicht duurt 2 uur en we laten Max Grootte Toezicht leeg.:

Het resultaat in de visualizer ziet er dan iets ingewikkelder uit:

• het toezicht in L004, L009, L103, L104, L06 zijn 2 blokken, 1 blok van 2 uur en 1 blok van 1 uur.
• het toezicht in L010 zijn 2 blokken van 2 uur en 1 blok van 1 uur.

We verwijderen de toezichten en genereren ze opnieuw met volgende optie: Elk toezicht duurt 2 uur en we zetten Max Grootte Toezicht = 3:

Het resultaat in de visualizer ziet er weer anders uit:

• het toezicht in L004, L009, L103, L104, L06 is telkens 1 blok van 3 uur. Telkens is de Mag Grootte (3) gebruikt omdat het het laatste blok toezicht is in dat lokaal.
• het toezicht in L010 zijn 2 blokken, 1 blok van 2 uur en 1 blok van 3 uur. Het tweede blok is het laatste en wordt dan de Max Grootte (3).

Een voorbeeld van een waarschuwing die men kan krijgen bij “Genereer toezichten”:

• Vakleerkrachten die als aanwezig moeten zijn (kolom “Taak vakleraar”) vermeld zijn bij hun examens maar er niet kunnen zijn.
• Leerkrachten die onvoldoende taakuren hebben om bij hun examens te kunnen zijn.

Ambulante toezichten en toezichten gedaan door de vakleraar worden meteen vastgezet

Ambulante toezichten ontstaan uit een examenopdracht waarbij de vakleraar als “Zonder taak (ambulant)” wordt gemarkeerd in kolom “Taak vakleraar”. Dit moet zich vertalen in het aanwezig zijn van de vakleraar op school maar zonder dat hij een expliciete taak heeft. Dit zijn de Cyaan gearceerde blokjes die dus ook niet gekoppeld zijn aan een lokaal. Omdat dergelijk ambulante toezichten geen keuzetoezichten zijn maar onmiddellijk in het rooster op het moment van het examen geplaatst kunnen worden, zet Mondriaan die ook onmiddellijk vast. Dit belet ook dat deze ambulant aanwezige leerkracht op dat moment zou gekozen worden als toezichter. Moest dat gebeuren dan kan hij niet langer “ambulant” (= zonder taak) aanwezig zijn.

Indien de vakleraar de prioriteit heeft om als toezichter in zijn eigen examen op te treden en indien hij nog vrij is op het moment van de generatie van de toezichten dan wordt hij de enige keuze. Ook die zal Mondriaan dan onmiddellijk vastzetten.

Voorbeeld van gegenereerde toezichten die onmiddellijk vastgezet worden:

Het eerste toezicht is Ambulant. Kan je zien omdat er geen lokaal aan gekoppeld is. De andere vaste toezichten zijn gevallen waarbij de vakleraar prio had en beschikbaar was tijdens de generatie van de toezichten.

---

Parameters die de taakbelasting bepalen tijdens het plannen van toezichten

Vanaf versie 2021.3.0 is er een verbeterde manier voor het bepalen van de taakbelasting van alle leerkrachten die actief zijn tijdens de examenperiode. Parameterisatie gebeurt mee in het nieuwe tabblad “Bijkomende Informatie | Taakbelasting examens“. De oude manier blijft ook beschikbaar (methode via “Totaal Breuk U”).

Taakbelasting tijdens de examenperiode bestaat uit 2 componenten:

• Effectieve uren (roosterpunten) presteren op het rooster, eventueel bijgesteld met een gewicht per uur. Resultaat is hun equivalent in roosterpunten. (standaard is 1 uur 1 roosterpunt).
• Configureerbaar te berekenen verbeterlast dewelke ook omgerekend wordt naar een equivalent in roosterpunten.

Soorten te presteren uren op het rooster:

• Lessen die nog doorgaan en als Taak (=lestaak) beschouwd worden. Bijstelling mogelijk via configureerbare gewichten.
• Toezichten uit het examentabblad. Vaste toezichten die meetellen indien Taak (=toezichtstaak) aangevinkt is. Uitgevinkt kan bijvoorbeeld voor administratief personeel dat toezichten doet en toch 8u/dag op school moeten zijn. Gewicht is steeds 1, niet aan te passen.
• Toezichten die achteraf bijgeroosterd worden. Tellen altijd mee als taak (kan dus niet als taak uitgevinkt worden). Gewicht is steeds 1, niet aan te passen.

Verbeterlast:

• Gaat steeds over examens, niet over lessen die nog doorgaan.
• Van toepassing op de leerkrachten uit de kolom Vakleraar in het examentabblad.
• Van toepassing indien de kolom Examentype een examentype bevat (Schriftelijk, Digitaal, Mondeling, Schriftelijk+Mondeling), dus niet voor Extra.
• Het vlagje Taak in het examentabblad heeft géén invloed op het al dan niet meetellen van de verbeterlast.
• De verbeterlast kunnen we configureren als een gewicht in functie van het aantal leerlingen en de duurtijd van het examen. We veronderstellen dat de duurtijd van het examen ook impact heeft op de verbeterlast.
• Indien er meerdere leerkrachten als Vakleraar figureren gaan we ervan uit dat het aantal leerlingen evenredig verdeeld wordt over de vakleraren en dat verder per leraar de last berekend wordt op basis van de parameters (configuratie per leerkracht mogelijk).
• De berekende verbeterlast wordt ook in equivalent roosterpunten uitgedrukt.
• Indien de verbeteraar niet gelijk is aan de vakleraar in het examentabblad dan moet de gebruiker dat daar aanpassen. Kan bijvoorbeeld door een last minute vervanging voorvallen.

Vaste en Variabele taakbelasting:

VAST: lessen	Vaste uren op het rooster voor de Leerkrachten. Mogelijks bijgesteld via een gewicht (surplus). Uitgedrukt in roosterpunt equivalenten
VAST: examenopdrachten	Vaste uren op het rooster voor vaste Toezichters. Steeds gewicht 1 (roosterpunt).
VAST: examenopdrachten	Vaste verbeterlast voor de Vakleerkrachten. Berekend via een gewicht en op basis van het aantal leerlingen en aantal uur. Uitgedrukt in roosterpunt equivalenten.
VARIABEL: toezichten	Variabele toezichten voor keuze Toezichters. Bijgeroosterd op basis van prioriteiten (3 keuzes). Steeds gewicht 1 (roosterpunt). Het is om deze billijk te plannen dat we dit alles nodig hebben.

De parameters om de vaste taakbelasting te berekenen worden bepaald in het tabblad “Bijkomende Informatie | Taakbelasting examens“.

Billijke verdeling van de variabele Toezichten op basis van de vaste taakbelasting (=methode via Gewichten):

Vaste taken in het examenrooster worden niet door Mondriaan zelf toegekend maar door de roosteraar die het examenrooster samenstelt en door de lessen die (gedeeltelijk) blijven doorlopen. Wat wel door Mondriaan kan toegekend worden zijn de variabele toezichten op basis van de prioriteiten die ingesteld werden (3 niveaus). Het doel van rekening te houden met de taakbelasting is dat Mondriaan een billijke verdeling kan trachten na te streven.

Op basis van de vaste taakbelasting die leerkrachten al hebben; de totale taakbelasting die over alle leerkrachten heen in de examenperiode gerealiseerd moet worden; en de breuken van de leerkrachten (als uitvoerders van normale lesopdrachten) kunnen we per leerkracht een totaal streefcijfer voor zijn taakbelasting vastleggen waarmee Mondriaan kan rekening houden. Met de “Totaal breuk U” rekening houden is logisch. We wensen de leerkrachten taken toe te kennen in verhouding tot hun statuut (voltijds, halftijds, …).

We kunnen de berekening van de variabele streefcijfers als volgt uitleggen:

• #VAST = totaal van de vaste taakbelasting over alle lkr heen in de examenperiode uitgedrukt in equivalent roosterpunten.
• #VARIABEL = totaal aantal te plaatsen variabele toezichten in de examenperiode uitgedrukt in equivalent roosterpunten.
• #TOTAAL = #VAST + #VARIABEL

Stel dat we dit #TOTAAL wensen te verdelen over alle leerkrachten die taken hebben in de examenperiode en dat we dit volgens hun “Totaal Breuk U” wensen te verdelen. Voor een willekeurige leerkracht wordt dat dan:

• #TOTAAL(lkr) = #TOTAAL * (Totaal Breuk U (lkr)/som(Totaal Breuk U)): geeft de totale belasting voor lkr volgens zijn Totaal Breuk U.
• #TOTAAL(lkr) = #VAST(lkr) + #VARIABEL(lkr)

Wat gekend is in deze vergelijking is #TOTAAL(lkr) en #VAST(lkr). Wat we dus kunnen berekenen is het variabele deel dat lkr zou moeten opnemen om de billijke verdeling te bekomen:

• #VARIABEL(lkr) = #TOTAAL(lkr) – #VAST(lkr)

#VARIABEL(lkr) is het maximaal aantal roosterpunten waarop lkr variabel toezicht zou mogen geven. Mondriaan rondt #TOTAAL naar boven af en toont dit in de kolom “Max obv gewicht” in het tabblad “Opdrachten | Toezichten” naast de lkr. Of deze cijfers gebruikt worden hangt af van de keuze van de gebruiker (zie verder).

Billijke verdeling van de variabele Toezichten enkel op basis van breuken (= methode via Totaal Breuk U):

Een andere en eenvoudigere manier die al eerder bestond is het bepalen van de maximaal aantal toe te kennen variabele toezichten enkel op basis van de breuken (Totaal Breuk U) van de leerkrachten; de vaste toezichten; en de variabel toe te kennen toezichten. Bij deze eenvoudigere methode wordt géén rekening gehouden met de parameters in het tabblad “Bijkomende Informatie | Taakbelasting examens“.

De berekening en verdeling gebeurt dan op dezelfde manier als met de meer complexe methode via gewichten.

• #VAST = enkel de vaste taakbelasting uitgedrukt in roosterpunten. (geen surplus voor lesopdrachten, geen verbeterlast voor examens)
• #VARIABEL = totaal aantal te plaatsen variabele toezichten in de examenperiode uitgedrukt in equivalent roosterpunten.
• #TOTAAL = #VAST + #VARIABEL

Voor de rest verloopt de berekening dan op dezelfde manier:

• #TOTAAL(lkr) = #TOTAAL * (Totaal Breuk U (lkr)/som(Totaal Breuk U)): geeft de totale belasting voor lkr volgens zijn Totaal Breuk U.
• #TOTAAL(lkr) = #VAST(lkr) + #VARIABEL(lkr)

Wat gekend is in deze vergelijking is #TOTAAL(lkr) en #VAST(lkr). Wat we dus kunnen berekenen is het variabele deel dat lkr zou moeten opnemen om de billijke verdeling te bekomen:

• #VARIABEL(lkr) = #TOTAAL(lkr) – #VAST(lkr)

#VARIABEL(lkr) is het maximaal aantal roosterpunten waarop lkr variabel toezicht zou mogen geven. Mondriaan rondt #TOTAAL naar boven af en toont dit in de kolom “Max obv breuk” in het tabblad “Opdrachten | Toezichten” naast de lkr. Of deze cijfers gebruikt worden hangt af van de keuze van de gebruiker (zie verder).

Instellen van de waarde Max bij toezichten

Bij het plannen van toezichten kan Mondriaan rekening houden met de waarde die in Max vermeld wordt. In “Opties | Roosteren | Extra” kan men de optie “Maximaal aantal taken meeroosteren” aanvinken om dat te doen. De waarde wordt per actieve leerkracht ingesteld en dit kan op verschillende manieren gebeuren:

• Ofwel vult men handmatig een waarde in.
• Ofwel neemt men een kopie van de waarde uit de kolom “Max obv breuk” (via een rechtermuisklikactie)
• Ofwel neemt men een kopie van de waarde uit de kolom “Max obv gewicht” (via een rechtermuisklikactie)

Is de waarde gevuld dan zal Mondriaan er rekening mee houden tijdens de toewijzing van de toezichters.

Instellen van de waarde Min bij toezichten

Voorlopig kan dit enkel handmatig en Mondriaan houdt er geen rekening mee tijdens het plannen van toezichten. Enige nut dat het nu heeft is om de waarde visueel (kleurcodes) te vergelijken met wat in #Uren staat.

---

Plannen van de Toezichten

Onder het menu “Start | Plannen” is een nieuwe knop te zien die bedoeld is om de toezichten te plannen: “Plan Toezichten“. De bestaande knoppen “Plan” en “Plan selectie” hebben geen effect op de toezichtsopdrachten. Als men die zou gebruiken dan worden enkel de bestaande lesopdrachten, examenopdrachten, etc gepland maar niet de toezichten. Omdat alles al vast staat heeft het in principe ook geen nut meer op “Plan” en “Plan selectie” te gebruiken in een examenrooster.

Drukken we op “Plan toezichten” dan krijgen we eerst een popup met de gekende Roosteropties:

Drukken we vervolgens op OK dan zal de MBE verschillende keren opstarten om de juiste keuzes te maken voor de toezichters. Er worden normaal 3 pogingen gedaan om toezichters te plannen. Telkens wordt voor elke lijn die een toezichter nodig heeft de volgende mogelijke keuzegroep bepaald en dat tot 3 keer toe.

Na de planning wordt het resultaat getoond en zien we dat 100% van de toezichten geplaatst werden. Wat we hier ook zien is: “Minimale/Maximale aantal toezichten werden niet meegeroosterd”. Dit is inderdaad een optie die men best eerst niet activeert om te zien of er wel een oplossing mogelijk is, los van de billijke verdeling van de taken. Van zodra men alle toezichten kan plannen, los van deze opties, kan men de opties weer aanvinken (in “Opties | Roosteren | Extra”) en vanaf dan spelen met de min/max parameters in “Opdrachten | Toezichten” en opnieuw toezichten plannen tot men het gewenste resultaat heeft.

Bekijken we het resultaat in Roosters voor klas 1Lb dan zien we op w1_WO 2 blokken van 4 uur:

• Gele blok is de examenopdracht.
• Bruine blok is de toezichtsopdracht. Bruin omdat de toezichter gelijk is aan de vakleerkracht.

Bekijken we bijvoorbeeld de lokalen in het Planbord dan zien we voor L004 inderdaad zowel de examenopdracht als de toezichtsopdracht naast elkaar staan in het rooster. Merk verder op dat bijvoorbeeld 1Ld in lokaal L010 een toezichter heeft gekregen die niet gelijk is aan de vakleerkracht. Vandaar de kleur Cyaan voor de toezichter.

Waarschuwing bij Plan toezichten:

Indien men nog niet alle examens gepland heeft en/of vastgezet dan heeft het in feite nog niet veel zin om de toezichten effectief te plannen. Dit wordt weergegeven door deze waarschuwing.

Manueel aanpassen van de toezichter

Na het plannen van Toezichters kan men de keuze nog manueel wijzigen of indien er door Mondriaan toch geen gekozen is kan met er manueel een proberen toe te voegen. In de keuzelijst waar men toezichters manueel kan kiezen worden de leerkrachten als volgt opgelijst:

• Leerkrachten worden in volgorde van de keuzegroepen getoond. Eerst de leerkrachten van Keuze1, dan Keuze2, Keuze3 en Keuze4.
• De kleur geeft weer of ze al dan niet beschikbaar zijn.
  • Rood: niet beschikbaar of overbelast.
  • Groen: OK.

Merk op dat het mogelijk is dat Mondriaan geen toezichter gevonden heeft en dat er toch een blijkt beschikbaar te zijn in de drop-down. Stel dat we 4 keuzegroepen hadden. Stel dat tijdens het plannen van toezichten (in 3 pogingen) de eerste 3 keuzegroepen goede keuzegroepen bleken te zijn en dat ze ook in de 3 pogingen gebruikt werden. Na poging 3 bleek er toch geen succes te zijn. Op dat moment gaat Mondriaan niet nog eens een poging doen met Keuze4 omdat er maar 3 pogingen ondernomen worden. Op dat moment zou het dus wel kunnen dat men in de manuele selectie een “groene” leerkracht ziet in de drop-down die in Keuze4 zit.

---

Extra taak voor het plannen van een bijkomend lokaal voor een Mondeling en Schriftelijk examen

Stel dat Klas_6 een Mondeling en Schriftelijk examen heeft van 2 uur voor het vak Informatica van leerkracht JAN. Om praktische redenen hebben we voor dit examen 2 aparte lokalen nodig, het ene voor het mondelinge gedeelte, het andere voor het schriftelijke. JAN is de vakleerkracht en is verplicht aanwezig in het lokaal waar het mondelinge deel doorgaat. Een andere toezichter is nodig in het andere lokaal waar het schriftelijke deel doorgaat. Omdat we een tweede toezichter moeten plannen gaan we dat extra lokaal als een extra taak bij de Examenopdrachten opnemen.

Lokaal L05 is het lokaal waar JAN als vakleerkracht “VA” is “Met taak”. JAN is dus ook de toezichter in L05. Het lokaal L06 wordt met examentype “Extra” toegevoegd in dit tabblad en via ZR-Link ZR006 gelinkt aan de examenopdracht. Deze heeft nog geen toezichter en zal dus bijkomend gepland moeten worden. Merk op dat ook deze Extra opdracht “Vast” gepland staat.

We bekijken hoe het rooster van Klas_6 er momenteel uitziet zonder het plannen van de Toezichters:

In L05 zien we Klas_6 met JAN als vakleerkracht en automatisch als toezichter. Op datzelfde moment is lokaal L06 gereserveerd voor Klas_6 maar er is nog geen toezichter aan gekoppeld.

Vervolgens gaan we toezichtsopdrachten genereren en plannen. Genereren doen we in dit eenvoudige geval met maar een keuzelijst en als grootte stellen we 2 in.

Voor lokaal L06 zien we inderdaad dat er op w2_dinsdag1 een toezichter gepland zal worden.

Zonder de toezichters te plannen kunnen we de toezichtsopdracht al wel zien staan in het rooster. De cyaan gekleurde opdracht is de toezichtsopdracht voor L06 zonder toezichter.

Vervolgens plannen we de toezichters door op “Plan toezichters” te drukken: KAREL werd toegevoegd als toezichter in L06.

Dit was één voorbeeld van het gebruik van “Extra” taken in de tab “Opdrachten | Examens”. Er zijn nog andere voorbeelden waarvoor dit nuttig is. Zie verder bij de uitleg over het samenvoegen van Mondriaanbestanden voor Extra taken.

---

Studie-uren voor een examen en uitloopuren na een examen plannen

Mondriaan voorziet de mogelijkheid om een studieuur voor en/of een uitloopuur na een examen te voorzien. Het voorzien van dergelijke extra uren voor en na een examen moet men doen voor men aan het genereren en plannen van de toezichten begint. Het is immers de bedoeling dat de toezichters ook aanwezig zijn tijdens die extra uren. Met moet ook de examens waarvoor men dit doet eerst gepland hebben en vastgezet hebben.

De procedure is dus de volgende:

• Examens worden eerst vastgelegd (vast).
• Voeg de nodige studie- en uitloopuren toe.
• Genereer toezichten & Plan toezichten

Als eenvoudig voorbeeld nemen we deze 2 examens, een WIS examen schriftelijk en een FRA examen mondeling in een rooster waarbij ook een pauze voorzien is tussen het 2de en 3de uur.

In het tabblad ‘Opdrachten | Examen’ kan men één of meerdere examenopdrachten selecteren en via rechtermuisklik deze 2 acties uitvoeren:

• Studie-uur toevoegen: er wordt een extra uur voorzien dat net voor het examen valt.
• Uitloopuur toevoegen: er wordt een extra uur voorzien dat net na het examen valt.

In beide gevallen wordt er rekening gehouden met uurstroken die pauzes voorstellen.

Voor het WIS examen voegen we zowel een studie-uur als een uitloopuur toe en voor FRA voegen we enkel een uitloopuur toe. Het effect is dat in dit Examen tabblad extra opdrachten komen staan die net die uitloop en studie-uren voorstellen. Dit zullen ook vaste opdrachten worden die op een gefixeerd uur staan. Merk op dat ze een apart Examentype hebben en een een vaknaam.

Dit ziet er in de visualisatie als volgt uit:

De kleur van de cellen voor studie-uur en uitloopuur is moccasin (lichtoranje).

Vervolgens kan men de toezichten genereren en plannen. Het resultaat wordt dan dit: Voor WIS zal ELS toezicht houden gedurende de volledige 4 uur. Voor FRA is er enkel toezicht nodig op het 5de uur tijdens het uitloopuur. Het examen zelf is tenslotte mondeling en daar is de vakleerkracht de toezichter.

Tip: Maakt men wijzigingen in studie-uren en/of uitloopuren dan volgt men best steeds de procedure waarbij men de toezichten eerst verwijderd (definitief) en dan het toewijzen van die extra uren genereert en plant men de toezichten weer. Dit is nodig om ook tijdens die extra uren toezichten te hebben.

---

Mondriaan bestanden Samenvoegen voor Extra taken

Naast de taken die onmiddellijk met de examens te maken hebben moeten er vaak ook extra taken uitgevoerd worden in de school tijdens die examen periode. Voorbeelden van dergelijke taken zijn:

• Studie
• Permanentie
• Extra Zorgtaken
• …

Men kan al deze extra taken onmiddellijk in het tabblad “Opdrachten | Examens” toevoegen in het normale examenroosterbestand op dezelfde manier als eerder uitgelegd. Echter, het is ook mogelijk om deze extra taken voor te bereiden in een extra examenroosterbestand. We hebben dan 2 bestanden:

• Examenroosterbestand dat we tot nu toe gebruikte met de effectieve examens
• Een apart examenroosterbestand waarin enkel de extra taken beheerd worden en dat in principe herbruikbaar zou moeten kunnen zijn.

Het uiteindelijke examenroosterbestand waarin we de toezichters dan gaan plannen wordt gemaakt door beide bestanden eerst samen te voegen tot één examenroosterbestand. Bestanden kunnen pas samengevoegd worden als er aan een aantal voorwaarden voldaan wordt.

Dit zijn bijvoorbeeld de 2 bestanden:

Tip: Omdat het niet mogelijk is om een nieuw en leeg examenroosterbestand aan te maken vertrekt men best van een kopie van het aangemaakte examenroosterbestand. In die kopie kan men dan al het overbodige weghalen (lesopdrachten, examenopdrachten, wensen, etc), het bestand bewaren en er vervolgens enkel de extra taken in voorbereiden in de tab “Opdrachten | Examens”. Op deze manier zijn we ook zeker dat de roosterweekdefinitie in de 2 bestanden gelijk zijn.

(Meer info over samenvoegen: “Samenvoegen van Mondriaanbestanden“)

---

Gegevens die we in het Extra bestand wensen op te nemen

In het voorbeeldbestand ‘Extra taken voor het examenrooster.zttxml’ hebben we volgende zaken voorbereid:

• Vakken: enkel de paar vakken die we nodig hebben, de rest kunnen we verwijderen
• Leerkrachten: alle leerkrachten (overgenomen)
• Klassen, Vensters, Varia: hier leeg
• Lokalen: de lokalen die we nodig hebben voor extra opdrachten. De andere lokalen mag men verwijderen.
• Groepen Leerkrachten: de groepen die men nodig heeft, de rest kan men verwijderen.
• Andere groepen: hier leeg
• Uurlijsten: mag men leegmaken indien we er geen nodig hebben
• Extra spreidingen: hier leeggemaakt
• Opdrachten: alle lesopdrachten gewist. Zeker niet laten staan want dan komen ze dubbel in het samengevoegde bestand
• Wensen: ook dit leegmaken
• Toezichten: leegmaken, de generatie van toezichten gaan we normaal in het samengevoegde bestand doen.
• Examens: hier worden de extra taken effectief toegevoegd. Alle andere examenopdrachten die er mogelijks nog inzitten moeten verwijderd worden. Anders ook hier gevaar op dubbele opdrachten na samenvoegen.

Elementen | Vakken:

Elementen | Leerkrachten:

Elementen | Lokalen:

Elementen | Groepen | Leerkrachten:

In deze tab kan men de groepen leerkrachten voorbereiden die gaan gebruikt worden om toezichten te plannen. Men kan dit ook uitstellen en pas in het definitieve rooster doen. Het genereren van de toezichten doet men best in zijn totaliteit in het samengevoegde bestand zodat de generatie met alles rekening kan houden. Men zou het al wel eens kunnen uitproberen in dit bestand en ook effectief toezichters toewijzen, dan weet men alvast dat dat werkt.

Opdrachten | Examens:

Hier worden de extra taken opgesomd. Enkele opmerkingen:

• De opdrachten worden steeds “Vast” gezet om er zeker van te zijn dan ze ook niet meer verplaatst worden.
• Enkel voor opdrachten waar men een specifieke Toezichter voor definieert (in voorbeeld zie bijvoorbeeld “Studie”) moet men het vlagje “Taak” aanvinken, anders telt dit niet als taak voor die toezichter. Voor de opdrachten die geen expliciete toezichter hebben hoeft men dit niet aan te vinken. Als er een Toezichter aan gekoppeld wordt heeft deze automatisch een Taak (kan trouwens niet afgezet worden voor automatisch toegewezen toezichters).
• Als Examentype kiezen we normaal “Extra”.
• Het veld “VA” heeft voor opdrachten zonder Vakleerkracht geen betekenis.

Merk op dat niets ons kan beletten om in dit bestand ook echte examens op te nemen maar dat is de bedoeling niet. Het is echt de bedoeling om de 2 aspecten van een examenrooster mooi te scheiden zodat we de herbruikbare zaken in een apart bestand bewaren zodat we het kunnen herbruiken als we een nieuw examenrooster moeten maken.

---

Proefdraaien van het bestand met Extra taken

Alvorens het bestand samen te voegen met het examenroosterbestand kunnen we even testen of de extra taken en eventueel het toevoegen van de geplande toezichters al werkt in deze beperkte context. De extra taken staan normaal “Vast” en zijn automatisch geplaatst op de momenten die opgegeven werden.

Voor de zekerheid plannen we de opdrachten even door op “Plan” te drukken en ons ervan te vergewissen dat er geen fouten optreden.

Bekijken we de roosters van 3 lokalen. Het eerste lokaal (B112c) is een waar Permanenties gehouden moeten worden. Men ziet duidelijk dat er nog geen toezichters zijn.

In het tweede lokaal (H106) hebben we extra zorg taken waarbij de toezichters meteen mee in de opdracht opgenomen werden. Deze zijn dus compleet.

In het derde lokaal (S107b) zien we extra Studie taken waarvoor ook de toezichters al toegekend werden in de opdracht zelf.

Vervolgens gaan we testen of het toewijzen van toezichters werkt met de leerkrachtgroep die we ervoor voorzien hadden.

Zonder parameterwaarden voor (Graad, Jaar, Richting) en maar één voorkeur (KEUZE_LEERKRACHTEN) genereren we de toezichtsopdrachten en dat zal dan enkel gebeuren voor de Permanenties omdat die er nog geen hebben. Grootte Toezicht zetten we op 8 om er zeker van te zijn dat de lengte van de examens in de lokalen gevolgd wordt.

Vervolgens plannen we de toezichten door op de knop “Plan toezichten” te drukken:

Bekijken we nu het rooster voor B112c opnieuw waar Permanenties gepland werden dan zien we dat alle toezichter ingevuld werden:

Alle Permanenties in dit lokaal (en ook de andere) werden probleemloos ingevuld door toezichters.

Vervolgens gaan we de toezichtsopdrachten weer verwijderen uit het dit bestand met Extra taken. De reden is dat deze toezichten kunnen conflicteren met de opdrachten in het examenrooster. We genereren de toezichten na het samenvoegen.

Tip: selecteer alle toezichtsopdrachten (selecteer de eerste en dan Ctrl+A) en druk dan op de delete toets.

---

Samenvoegen van het Extra taken bestand met het bestand dat het examenrooster bevat

We openen het examenroosterbestand. Om het bestand met Extra taken toe te voegen drukken we op de knop “Start | Samenvoegen“.

We drukken op “Ja”.

Na het samenvoegen krijgen we de vraag om het samengevoegde bestand te bewaren:

• OK: we krijgen een popup om het bestand een nieuwe naam te geven.
• Annuleren: de samenvoeging wordt gezien als een wijziging van het originele bestand (‘Examenrooster Juni 2019.zttxml’) en als met het daarna opslaat zit alles in dit bestand.

We kiezen “OK”.

Het nieuwe bestand (‘Examenrooster met Extra taken – Juni 2019.zttxml’) bevat nu de inhoud van beide bestanden. In het tabblad “Opdrachten | Examens” zien we dat naast de gewone examenopdrachten ook de extra taken toegevoegd werden.

---

Plannen van het samengevoegde bestand

In een eerste stap bekijken we of alle opdrachten geplaatst kunnen worden zonder de toezichtsopdrachten. Doen we door de toezichten inactief te maken of ze gewoon te deleten. Dan drukken we op “Plan” om nog eens te kijken of alles klopt. Ook “Valideer Rooster” kan nuttig zijn.

Daarna keren we terug naar de toezichten. We drukken op de knop “Genereer toezichten“.

Omdat we nu toezichten willen genereren voor zowel de examens als voor de extra taken kunnen we best het onderscheid maken door toch parameters te gebruiken in dit scherm. We gebruiken hier de Richting (1A, 2A, 3A) om de toezichtsopdrachten voor de examens aan te maken. Voor de andere opdrachten (Extra) gebruiken we geen parameters. Omdat meer specifieke overeenkomsten eerst gebruikt worden en dan pas meer algemene kunnen we op deze manier het onderscheid maken.

Merk ook op dat we hier de groep “KEUZE_LEERKRACHTEN” gebruiken. Deze groep werd in het extra bestand aangemaakt en werd dus overgenomen tijdens de samenvoeging.

Drukken we op “OK” dan worden er toezichtsopdrachten aangemaakt voor alle examen- en extra opdrachten die er nog geen hadden. In het geel zien we de toezichtsopdrachten voor de extra taken.

Tip: verwijder eerst alle toezichtsopdrachten na het samenvoegen van de bestanden. Generatie maakt ze toch allemaal opnieuw aan rekening houdend met de volledige context.

Vervolgens drukken we op “Plan toezichten” om alle toezichters te plannen.

Alle toezichten werden gepland, zowel voor de examens als voor de extra taken.

---

Examenroosters en waardespreidingen

Eerder hadden we al vermeld dat de waardespreidingen van het oorspronkelijke lessenrooster overgenomen worden in het examenrooster en dat men die best kan inactief maken. Blijven ze toch actief dan zou het kunnen dat ze ongewenste neveneffecten hebben in combinatie met examenopdrachten en/of toezichten. Men zorgt er dus best voor dat dergelijke spreidingen niet de mogelijkheid hebben om invloed te hebben op examenopdrachten en/of toezichtsopdrachten. Dat geldt trouwens ook voor volgordespreidingen en minimumspreidingen.

Los daarvan kan het ook binnen het plannen van een examenrooster handig zijn om af en toe een waardespreiding te gebruiken. Men kan dat op exact dezelfde manier doen als voor lessenroosters. Zorg er wel best voor dat de selectie van opdrachten, die door de spreiding moet gebeuren, discriminerend genoeg is zodat niet onbedoeld examenopdrachten met bijvoorbeeld lesopdrachten gemengd worden.

Zo zijn er volgende gekende selectiecriteria die handig kunnen zijn (in de kolom Extra resources/selectiecriteria van een waardespreiding):

• LES: lesopdrachten uit het Opdrachten tabblad
• WENS: wensen uit het Wensen tabblad
• EXAMEN: examenopdrachten uit het Examens tabblad
• TOEZICHT: toezichten uit het Toezichten tabblad

Gebruikt men dergelijke criteria dan is er weinig kans op ongewenste vermenging van opdrachten in spreidingen.

Er is echter één groot verschil tussen lessenroosters en examenroosters en dat is de manier waarop met lokalen omgegaan wordt in de spreidingen van een examenrooster. Omdat lokalen in zowel examenopdrachten als in toezichtsopdrachten gebruikt worden, en die opdrachten op hetzelfde moment moeten kunnen vallen in het rooster, worden lokalen (achter de Mondriaan schermen) gesplitst in sublokalen. De splitsing van lokalen in sublokalen is equivalent aan de manier waarop we klassen kunnen splitsen via partities. Een lokaal wordt equivalent aan een klas gesplitst in sublokalen equivalent aan één partitie. Dit wil zeggen dat al die sublokalen op hetzelfde moment kunnen staan op het rooster.

Het gevolg hiervan voor waardespreidingen is dan ook equivalent aan wat gebeurt met klassen. Gebruikt men het lokaal in de selectiecriteria van de spreiding dan kan het zijn de de waardespreiding opgesplitst wordt per sublokaal. Doet men dat niet, dan is er geen opsplitsing en worden alle onderliggende opdrachten samen genomen in de spreiding. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor waardespreidingen in examenroosters!

Als dergelijke opsplitsing gebeurt dan zal er ook een informatie-item (i) te zien zijn bij de spreiding. Voorbeeld:

Technische achtergrondinfo over hoe lokalen in sublokalen opgesplitst worden

Dit is louter informatief maar kan bij vreemd gedrag van spreidingen helpen om de reden te achterhalen.

Hoe wordt een lokaal met acroniem {Acro} opgesplitsts achter de schermen:

• 1 sublokaal per examen zonder klas: {Acro}_SysExamenKlas_{ExamenID}
• 1 sublokaal per examen met klas: {Acro}_{KlasAcro}
• x sublokalen afhankelijk van het toezicht met meeste toezichters, bv. indien er een toezicht met 5 toezichters is: {Acro}_SYS_TOEZICHT_0, …, {Acro}_SYS_TOEZICHT_4

(Voor examenlokalen wordt een spreiding toegevoegd die er voor zorgt dat prog #ll <= capaciteit)

Hoe worden die sublokalen gebruikt in de verschillende types opdrachten:

• In een lesopdracht wordt het lokaal vervangen door alle sublokalen van de opsplitsing.
• In een examenopdracht met een klas {KlasAcro} wordt {Acro}_{KlasAcro} gebruikt.
• In een examenopdracht zonder klas wordt {Acro}_SysExamenKlas_{ExamenID} gebruikt.
• In een toezichtsopdracht wordt voor de eerste toezichter {Acro}_SYS_TOEZICHT_0 gebruikt, voor de tweede {Acro}_SYS_TOEZICHT_1, enz.

Examenroosters voorbereiden in het Lessenrooster

Op deze pagina beschrijven we hoe een examenrooster gemaakt kan worden vertrekkende van een bestaand lessenrooster. Uiteraard is het geen “must” om een examenrooster te maken vertrekkende van een bestaand lessenrooster maar het heeft wel heel wat voordelen om het wel te doen om volgende redenen:

• Alle klassen, vakken, leerkrachten, lokalen, etc zijn reeds gekend is het lessenrooster.
• Van elke klas is geweten welke vakken ze volgen en welke leerkrachten de vakken geven.
• Mondriaan kan uit de bestaande opdrachten afleiden wie de vakleerkrachten, jaarleerkrachten, en graadleerkrachten zijn. Dit is handig om toezichten te regelen.
• Omdat er vaak een overlap is tussen lesopdrachten en examenopdrachten in het begin van de examenperiode is het handig om te kunnen vertrekken met de kennis van het huidige lessenrooster.
• …

Mondriaan biedt de mogelijkheid om in het bestaande lessenrooster gegevens toe te voegen die nodig zijn om het examenrooster af te kunnen leiden. Hoe meer voorbereidend werk er in het lessenrooster gedaan wordt hoe vlotter er een examenrooster uit “gegenereerd” kan worden. Het maken van een examenrooster gebeurt in volgende stappen:

• Een bestaand Mondriaanbestand dat het huidige lessenrooster bevat, dat gepland en valide is, wordt door de gebruiker “verrijkt” met informatie die van belang is voor de te plannen examens.
• Uit dit verrijkt lessenrooster wordt een nieuw Mondriaanbestand gegenereerd voor het plannen van het examenrooster.
• Dit examenrooster bevat de lesopdrachten die nog doorlopen in de examenperiode alsook de examenopdrachten die specifiek zijn voor deze periode.
• De examenopdrachten worden vervolgens gepland in het rooster. Dit plannen kan al dan niet automatisch gebeuren.
• De gebruiker kan allerlei optimalisaties uitvoeren in het examenrooster.

Merk op dat Mondriaan specifieke functionaliteiten biedt voor examenroosterplanning. Mondriaan bevindt zich ofwel in een “Lessenrooster” modus of in een “Examenrooster” modus. Opent men een Mondriaanbestand dat gegenereerd werd als een examenrooster (uit een verrijkt lessenrooster) dan zal Mondriaan dit herkennen en zal dat ook bovenaan in het scherm zichtbaar zijn in Mondriaan (“Examenrooster”).

---

Inhoud

• Voorbereiding van de examens in een bestaand lessenrooster
• Exameninfo toevoegen in het lessenrooster
  • Het tabblad “Opties” – Toon exameninfo
  • Het tabblad “Elementen | Leerkrachten” – Taakbelasting
  • Het tabblad “Elementen | Klassen” – Klastitularis, Hulptitularis, Examenlokaal en Examenopdeling
    • Opdeling van klassen in klasgroepen
    • Toekennen van een Examenlokaal aan klassen en/of klasgroepen
    • Toekennen van een Klastitularis en Hulptitularis aan klassen
  • Het tabblad “Opdrachten | Opdrachten” – welke klassen hebben welke examens?
    • Linken van examens
    • Meerdere examens voor een opdracht die een examenlink heeft
    • Gelijktijdigheid van examens
  • Het tabblad “Bijkomende informatie | Examens” – Overzicht van alle examenopdrachten en periodes
    • Invoeren van Examenperiodes
    • Het belang van de examenperiodes
    • Toevoegen van Examentypes
    • Overzicht van de gedefinieerde examenopdrachten
  • Groepen van Klasleerkrachten en Graadleerkrachten voorbereiden
• Aanmaken van het Mondriaanbestand voor het Examenrooster
  • Het vertrekpunt is een verrijkt en valide lessenrooster
  • Generatie van het Examenroosterbestand
    • Examenperiode selecteren
    • Roosterperiode voor het examen definiëren
    • Omzetting naar een examenroosterbestand
    • De opties in het Engine- en Roosterentabblad
    • Volgende stap
• Plannen van het examenrooster
• Uitgewerkt voorbeeld van een examenrooster
  • VERVOLLEDIGEN

---

Voorbereiding van de examens in een bestaand lessenrooster

In Mondriaan kan het examenrooster afgeleid worden van het geldende lessenrooster. Om dit mogelijk te maken moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden:

het lessenrooster moet gevalideerd zijn. Het lessenrooster moet voldoen aan alle voorwaarden die er door de gebruiker aan gesteld werden.

• Elke opdracht moet op een geldige plaats staan in het rooster.
• Via “Valideer rooster” kan men nakijken of dat het geval is.

De gebruiker moet examen-specifieke gegevens toevoegen aan het lessenrooster, waarvan hier enkele voorbeelden:

• Welke klassen hebben examens in de examenperiode en waar stoppen de gewone lessen voor die klassen. Afhankelijk van de klas kunnen er nog lessen doorgaan in het begin van de examenperiode.
• Van welke vakken hebben klassen schriftelijke en van welke mondelinge examens.
• Hoeveel uur beslaat ieder examen en wordt het in één of meerdere keren gegeven.
• Welke examens worden parallel georganiseerd? Hetzelfde examen gaat bijvoorbeeld in meerdere klassen en/of lokalen tegelijk door.
• Er kunnen meerdere examenperiodes tegelijk voorbereid worden.

---

Exameninfo toevoegen in het lessenrooster

In dit hoofdstuk bekijken welke extra’s er in verschillende tabbladen bijkomen op het moment dat we het lessenrooster willen verrijken met examen- of proefwerk-informatie.

---

Het tabblad “Opties” – Toon exameninfo

Om exameninformatie zichtbaar te maken in het lessenrooster moet de optie “Toon exameninfo” aangevinkt worden.

Het aanvinken van deze optie heeft enkel als effect dat er in verschillende tabbladen extra kolommen zullen bijkomen en dat er ook een extra tabblad zichtbaar zal worden.

• Deze optie zorgt ervoor dat er op verschillende plaatsen binnen Mondriaan zaken verschijnen waar de gebruiker proefwerkinformatie kan toevoegen.
• Deze optie kan op- en afgezet worden. Wenst de gebruiker die examen-specifieke opties niet meer te zien kan hij ze gewoon weer afzetten.
• Deze optie zorgt er dus voor dat we extra info aan het lessenrooster kunnen toevoegen. Het wil dus niet zeggen dat het rooster een examenrooster is. Het rooster waarin deze optie opgezet wordt blijft een lessenrooster. Het examenrooster wordt er later uit afgeleid.

Opmerking: In dit voorbeeld ziet men onder de optie “Toon exameninfo” ook de optie “Multiweken” staan. Deze optie heeft niet onmiddellijk iets te maken met het examenrooster maar wel met het huidige lessenrooster. Als het lessenrooster een multiweek rooster is, dan zal deze aangevinkt zijn. Indien het een singleweek rooster is dan zal hij uitgevinkt zijn.

---

Het tabblad “Elementen | Leerkrachten” – Taakbelasting

In het tabblad “Elementen|Leerkrachten” kunnen we de minimale en maximale taakbelasting specificeren voor elke leerkracht.

Taakbelasting heeft te maken met alle opdrachten die een leerkracht uitoefent tijdens de examenperiode:

• Gewone lesopdrachten die nog doorgaan, meestal in de eerste week van de periode.
• Toezichtbeurten voor de examens
• Mondelinge examens die afgenomen worden
• Verplichte aanwezigheden zonder specifieke taak

Via de extra “Min” en “Max” kolommen kan men het volgende aanduiden:

• Wat een leerkracht minstens moet presteren aan uren binnen de examenperiode (over gans de periode geteld).
  Tip!: Voorlopig op 0 laten staan.
• Wat een leerkracht ten hoogste mag presteren aan uren binnen de examenperiode.

Met deze instellingen in het achterhoofd zal Mondriaan in een later stadium de toezichten verdelen.

Deze instelling kan men op voorhand in het lessenrooster zetten maar kan later aangepast worden in het examenrooster.

Opmerking:

• De kolom “Min” werkt momenteel nog niet naar behoren.
• Momenteel kan men de minimale taakbelasting best beheersen door de maximale taakbelasting “Max” zodanig te zetten dat het niet anders kan dan dat iedereen billijk aan bod komt.

---

Het tabblad “Elementen | Klassen” – Klastitularis, Hulptitularis, Examenlokaal en Examenopdeling

Als extra hulp voor de generatie van toezichten werd ook het concept “Hulptitularis” toegevoegd. Ook deze kan via de veldkiezer in dit tabblad zichtbaar gemaakt worden.

---

Opdeling van klassen in klasgroepen

In het tabblad “Elementen|Klassen” kan men een standaard opdeling van een klas in klasgroepen doen. Die opdeling gebeurt aan de hand van partities. Een klas kan men op verschillende manieren partitioneren. In het voorbeeld werd een partitie met de naam ‘GROEPEN’ aangemaakt.

• In het deelvenster “Partities” werd GROEPEN aangemaakt als partitie voor onder meer klas 1Lg.
• Voor deze partitie werden de partitie-elementen of groepen GRP1 en GRP2 aangemaakt.

In de kolom “Klassen|Examenopdeling” kan men dan aanduiden via welke partitie de examenopdeling moet gebeuren. In het voorbeeld 1Lg is dat inderdaad GROEPEN. Hiermee wordt nu bepaald dat examens voor 1Lg standaard in 2 groepen worden ingedeeld.

Tip!: Je kan dezelfde partitie aanmaken voor meerdere klassen tegelijk. Selecteer de klassen, rechtermuisklik, en kies “Nieuwe Partitie”

---

Toekennen van een Examenlokaal aan klassen en/of klasgroepen

Men kan een standaard Examenlokaal toekennen op het niveau van de klas of op het niveau van de partitie-elementen van de partitie die gebruikt wordt voor de examenopdeling.

• In het tabblad “Elementen|Klassen” kan men het Examenlokaal invullen.
• In het tabblad “Elementen|Klassen|Partities|Partitie-Elementen” kan men het Examenlokaal invullen.

Wat als een examenlokaal op 2 niveaus gedefinieerd is? Dat is inderdaad mogelijk. Op het niveau van de klas en op het niveau van een partitie-element.
Als een examen volgens de examenopdeling (GROEPEN) wordt ingericht dan heeft het lokaal op dat niveau prioriteit over het lokaal dat op klasniveau gedefinieerd werd.

In het getoonde voorbeeld zal 1Lg als examenlokaal L106 gebruiken indien het om een examen gaat dat niet volgens de partitie GROEPEN georganiseerd wordt. Indien het examen wel via GROEPEN georganiseerd wordt dan zal GRP1 in A011 zitten en GRP2 in A021.

Het standaard examenlokaal kan op verschillende manier overschreven worden:

• door meer specifieke regels, of
• door de gebruiker gekozen op het niveau van een specifiek examen.

---

Toekennen van een Klastitularis en Hulptitularis aan klassen

In het tabblad “Elementen|Klassen” verschijnen volgende nieuwe kolommen:

• Klastitularis: De klastitularis wordt geselecteerd uit de gekende leerkrachten.
• Hulptitularis: De hulptitularis wordt geselecteerd uit de gekende leerkrachten.

De klastitularis en hulptitularis zijn van belang bij het toekennen van toezichters bij de examens.

In het examenrooster kan de gebruiker per klas, jaar, of graad bepaalde prioriteiten gaan opleggen aan de keuze van de toezichters. Voorbeelden van categorieën van leerkrachten zijn:

• Klastitularis: verantwoordelijke leerkracht voor een bepaalde klas.
• Hulptitularis: medeverantwoordelijke leerkracht voor een bepaalde klas.
• Vakleerkracht: Leerkracht die een bepaald vak in een bepaalde klas geeft.
• Klasleerkracht: leerkracht die in een bepaalde klas les geeft.
• Graadleerkracht: leerkracht die in een bepaalde graad les geeft.

Mondriaan kan zelf afleiden tot welke categorieën de leerkrachten behoren. Er kunnen automatisch ‘groepen’ van leerkrachten voor gedefinieerd worden. Deze categorieën komen later aan bod bij het toekennen van de toezichters aan de examenopdrachten.

Er zijn naast examenregelingen nog toepassingen waarvoor de ‘klastitularis’ van een klas nuttig is (bijvoorbeeld bij de regeling van oudercontacten).

---

Het tabblad “Opdrachten | Opdrachten” – welke klassen hebben welke examens?

Om te definiëren welke examens een klas heeft wordt er vanuit de opdrachten vertrokken. In het tabblad “Opdrachten|Opdrachten” selecteren we hier bijvoorbeeld de 1ste jaars klassen die Wiskunde hebben. We zien Wiskunde lesopdrachten van 3 klassen. In feite willen we per combinatie van (klas, vak) aangeven of we al dan niet een examen willen plannen. De combinatie van klas en vak vinden we bij de opdrachten.

• Selecteer de eerste klas (1La). Onderaan is er een nieuwe tab (“Opdrachten|Opdrachten|Examens”) te zien.
• Hierin maken we een examenrecord aan door op de “+” onderaan het scherm te drukken.
• Elke lijn is één examenopdracht. wenst men voor eenzelfde combinatie van (klas, vak) meerdere examenmomenten in te lassen dan maakt men hier meerdere lijnen aan.
• De meeste kolommen in de nieuwe tab worden nu standaard gevuld met informatie die eerder in Mondriaan werd opgenomen.
• De Italic kolommen (Klassen, Leerkrachten, Vakken) kunnen niet gewijzigd worden. De andere wel.

De kolommen die we kunnen wijzigen zijn:

Examentype: (keuzelijst)

• Schriftelijk
• Digitaal
• Mondeling
• Mondeling en Schriftelijk

Taak vakleraar: (keuzelijst)

Dit gaat over wat van de vakleerkracht verwacht wordt tijdens het examen waarover het hier gaat.

• Met taak: de vakleraar moet aanwezig zijn op de school en mag een specifieke taak hebben.
  • Taken kunnen typisch volgende zaken zijn: wacht, permanentie, bij examens aanwezig zijn, etc.
  • Merk op dat ‘Met taak’ ook toevallig in de eigen klas bij dit examen kan zijn.
• Met taak, niet in eigen klas: de vakleraar moet aanwezig zijn op de school en mag een specifieke taak hebben maar niet in dit examen.
• Met taak, in eigen klas: de vakleraar moet aanwezig zijn op de school en moet in dit eigen examen aanwezig zijn. Indien het examentype “Mondeling” of “Mondeling en Schriftelijk” is dan moet het “Met taak, in eigen klas” zijn.
• Zonder taak (ambulant): de vakleraar is aanwezig op de school en mag geen specifieke taak hebben.
  • De vakleraar moet dus vrij kunnen bewegen tijdens dit examen, bijvoorbeeld om langs te gaan, als vakleerkracht, bij verschillende klassen of klasgroepen in verschillende proefwerklokalen.
  • Op het roosterrapport zal dit als “Toezicht” aangeduid worden zonder een klas of lokaal.
• Nee: de vakleraar hoeft niet aanwezig te zijn in de school voor dit examen.

Nog een voorbeeld van de typische combinatie voor de 2 velden “Examentype”, “Taak vakleraar”:

• De klas 1La heeft voor LA een Schriftelijk KERST examen van 4 uur in lokaal K003. De leerkracht LKR_088 moet niet aanwezig zijn op het examen zelf maar er wordt wel gevraagd dat hij op de school aanwezig is Zonder taak (ambulant). Hij moet dus op elk moment tijdens die 4 uur opgeroepen kunnen worden in K003.
• De klas 1La heeft voor LA een Mondeling KERST examen van 2 uur in lokaal K003. De leerkracht LKR_088 is verplicht aanwezig met taak in de eigen klas.
• De klas 1La heeft voor LA een Digitaal KERST examen van 2 uur in lokaal K003. De leerkracht LKR_088 moet niet aanwezig zijn op het examen zelf maar er wordt wel gevraagd dat hij op de school aanwezig is  en hij mag daarbij een taak uitvoeren. Hij kan dus uitzonderlijk gecontacteerd worden op elk moment tijdens die 4 uur. Hij moet dus op school zijn, hoeft geen taak uit te voeren maar het kan wel, eventueel zelfs in de eigen klas.

Merk op dat we in oudere versies van Mondriaan het vlagje “Leerkracht aanwezig” en de keuzelijst “Verplicht aanwezig” hadden. Beide kolommen zitten in de nieuwe versie vervat in één kolom “Taak vakleraar”. Niet alle schermafbeeldingen op deze pagina werden aangepast, enkel de schermafbeeldingen die specifiek over de vakleraar en zijn rol handelen werden aangepast.

Aantal Uur: examenduur. Standaard 2 uur. Kan naar believen aangepast worden.

Examenperiodes: (keuzelijst)

In Mondriaan kunnen we examenperiodes definiëren. Bijvoorbeeld het “KERST” examen en het “juni” examen. We kunnen de examens die gedefinieerd worden koppelen aan één of meerdere van deze examenperiodes. Van zodra die gedefinieerd zijn (zie verder) zal in het veldje “Examenperiodes” de Default examenperiode (of periodes) standaard ingevuld worden.

Examenopdeling: (keuzelijst) en Examenlokaal: (keuzelijst)

Van elk examen kan men de examenopdeling en lokalen kiezen. Standaard wordt de examenopdeling en lokaal ingevuld zoals gedefinieerd op het niveau van de klas. Als die niet gedefinieerd werden dan blijven deze velden ook hier leeg. De gebruiker kan hier wel alles zelf aanpassen. Kiezen we bijvoorbeeld voor een andere examenopdeling dan zal Mondriaan de standaard lokalen voorstellen voor die examenopdeling. Ook die kunnen weer aangepast worden.

In het volgende voorbeeld zien we 2 gevallen:

• Mondeling: opdeling volgens de partitie GROEPEN wat standaard ingesteld is voor 1La. De examenlokalen zijn de standaard ingestelde examenlokalen (A011, A021) voor de partitie-elementen GRP1 en GRP2 van GROEPEN voor de klas 1La.
• Schriftelijk: opdeling is aangepast naar 1La. De ganse klas zit dus samen. Het standaard examenlokaal van de klas 1La als geheel is K003

Wijzigen van de examenopdeling en/of examenlokalen kan door op de ellipsis (…) te drukken bij Examenopdeling of Examenlokaal. Klikken we in de lijn van het Mondeling examen op de ellipsis bij ofwel de Examenopdeling ofwel bij Examenlokaal dan krijgen we volgend scherm om de standaardkeuzes te overschrijven. Voor de opdeling behouden we GROEPEN, het standaardlokaal A021 dat bij GRP2 hoort overschrijven we met A025 als voorbeeld:

In volgend voorbeeld zien we hoe we de Examenopdeling kunnen wijzigen. De standaard is GROEPEN. We hebben die overschreven met 1La wat de klas in zijn geheel voorstelt. Het standaard examenlokaal is dan K003. Merk op dat we als examenopdeling ook andere partities kunnen kiezen. Bijvoorbeeld een opdeling per Geslacht, of zelfs per individuele leerling.

Wat als men na het aanmaken van de examenlijnen voor 1La de standaard instellingen van Examenopdeling en Examenlokaal wijzigt?

• Een overschreven (gekozen in de examenlijn) examenopdeling blijft steeds behouden.
• Is de standaard examenopdeling actief dan zal die gewijzigd worden als de standaard examenopdeling wijzigt.
• Als de examenopdeling wijzigt dan zullen steeds de lokalen aangepast worden naar de standaard examenlokalen volgens de nieuwe examenopdeling.

---

Linken van examens

Vaak is het wenselijk om de examens van eenzelfde jaar en eenzelfde vak gelijk te houden qua inhoud en eventueel ook op hetzelfde moment te laten doorgaan. Om dit aan te geven hebben we “Koppelen via examenlink” voorzien in het rechtermuisklikmenu. Zichtbaar van zodra met meerdere opdrachten selecteert en het menu kiest via een rechtermuisklik.

In het voorbeeld hebben we 3 opdrachten Wiskunde geselecteerd van het eerste jaar. Nadat we de koppeling gemaakt hebben zal er in de kolom “Opdrachten|Opdrachten|Examenlink” en in “Opdrachten|Opdrachten|Examens|Examenlink” een uniek ‘ELxxx’ (Examenlink) nummer verschijnen voor elke gekoppelde opdracht.

Van zodra opdrachten gekoppeld zijn via een Examenlink zullen bepaalde aspecten van hun gedefinieerde examens steeds parallel lopen. Om dit te illustreren maken we voor klas KLAS_01 een examen aan:

Dit examen moet nu ook voor de 2 andere klassen bestaan vanwege de examenlink:

Aspecten die NIET kunnen verschillen voor examens die gelinkt zijn via een examenlink:

• Examentype
• Aantal uur
• Examenperiodes

Als men een van deze 3 aspecten wijzigt in het ene examen dan zal dat automatisch in de gelinkte examens aangepast worden. Alle andere aspecten kunnen individueel per examen aangepast worden. Merk ook op dat het niet noodzakelijk is om klassen van eenzelfde jaar of examens van het zelfde vak te linken. Als er redenen zijn om andere combinaties te linken kan dat ook.

Als men één van de gelinkte examens verwijdert (delete) dan zullen alle gelinkte examens verwijderd worden.

Men kan steeds één of meerdere opdrachten uit de examenlink halen door via de rechtermuisknop “Verwijder examenlink” te kiezen voor de geselecteerde opdrachten. Opdrachten toevoegen aan een bestaande examenlink gaat ook door de opdrachten samen met minstens één opdracht die al in een link zit te selecteren en dan terug via rechtermuisklik “Koppel via examenlink” de link maken.

---

Meerdere examens voor een opdracht die een examenlink heeft

Als men meerdere examens invoert voor een opdracht die deel uitmaakt van een examenlink dan zullen er automatisch meerdere examenopdrachten gemaakt worden voor alle gelinkte opdrachten. In volgend voorbeeld hebben we 3 klassen die voor Wiskunde de examenlink EL003 hebben. In de subtab “Examens” zien we dat er 2 examens ingevoerd werden. In de kolom Examenlink zien we nu 2 verschillende nummers:

• EL003-1: Mondeling examen van 2 uur voor KERST
• EL003-2: Schriftelijk examen van 4 uur voor KERST

Met EL003 in het opdrachtentabblad wordt gesteld dat elk examen dat voor die opdracht voorzien wordt, automatisch voor elk van de participerende opdrachten voorzien wordt. In de subtab “Examens” zien we de verschillende examens die vallen onder EL003 en elk van die examens zal dus voor elk van de opdrachten bestaan.

De aspecten (Examentype, Aantal uur, Examenperiodes) zullen per examen gelijk zijn voor elke participerende opdracht. Dus binnen EL003-1 zullen ze gelijk zijn voor de 3 opdrachten en binnen EL003-2 zullen ze gelijk zijn voor de 3 opdrachten.

---

Gelijktijdigheid van examens

Van zodra men een examenlink maakt tussen examenopdrachten via een ‘ELxxx-y’ link wil dit in principe ook zeggen dat al die gelinkte examens op hetzelfde moment in het examenrooster zullen vallen. Als voorbeeld het mondeling examen WI van de klassen KLAS_01, KLAS_02, en KLAS_03 zullen op hetzelfde moment doorgaan. Dit vertaalt zich in roostertermen (in het examenroosterbestand) naar een ‘ZR-Link’.

Wenst men echter nog af te wijken van deze gelijktijdigheid voor gelinkte examens dan kan dat ook nog gerelaxeerd worden in het tabblad “Bijkomende informatie | Examens” (zie verder). Dat gebeurt door het afsplitsen van klassen uit de groep van klassen die in de ‘ELxxx-y’ link zitten.

Voor examens die NIET gelinkt zijn via een examenlink hebben we een extra kolom “Gelijktijdig” in het “Opdrachten|Opdrachten|Examen” tabblad. Het vlagje “Gelijktijdig” is enkel beschikbaar indien de examenopdracht niet gelinkt is via een ‘ELxxx-y’ link. Dit vlagje is enkel van belang indien de examenopdracht zelf een examenopdeling heeft in verschillende groepjes:

• Aangevinkt: alle groepjes (volgens de examenopdeling) hebben gelijktijdig examen
• Uitgevinkt: geen gelijktijdigheid afgedwongen voor de groepjes binnen de examenopdracht

Een opdracht die meerdere klasgroepen (bijv. 3) bevat en waarvoor examens ingericht worden zal steeds vertaald worden naar 3 examenopdrachten in het examenroosterbestand. Gelijktijdigheid van dergelijke examenopdrachten wordt in het examenroosterbestand steeds opgelost via ZR-Links. De oorsprong van de gelijktijdigheid (via Examenlink of via de Gelijktijdig kolom) speelt geen rol. Dit zal verder besproken worden op de pagina “Examenroosters plannen“.

---

Het tabblad “Bijkomende informatie | Examens” – Overzicht van alle examenopdrachten en periodes

In dit extra tabblad kan men enerzijds de examenperiodes invoeren die de school inricht en anderzijds geeft dit tabblad een beeld van alle examenopdrachten die gemaakt werden via het “Opdrachten|Opdrachten|Examen” tabblad. Voor dit laatste biedt dit tabblad ook nog de mogelijkheid om aanpassingen te doen aan al deze examenopdrachten.

---

Invoeren van Examenperiodes

In het linker subtabblad “Examenperiodes” kan de school de examenperiodes invoeren die van toepassing zijn voor de school. In het voorbeeld zien we een KERST, PASEN, en Juni examenperiode.

Voor elke examenperiode definieert men het aantal weken dat ingenomen wordt door deze periode. Het aantal weken is van belang voor de generatie van het examenrooster (zie later). De weken worden uitgedrukt in aantal “roosterweken” van dit lessenrooster. Dus, indien een roosterweek 5 dagen bevat en de examenperiode 3 weken is dan gaat het om 15 dagen. Indien de roosterweek 6 dagen bevat dan gaat diezelfde examenperiode 18 dagen duren. Merk ook op dat het best mogelijk is dat er in het begin van de examenperiode voor bepaalde klassen nog gewone lessen doorgaan. Daar wordt verder ook rekening mee gehouden. (zie later).

Bij elke examenperiode kan met het vlagje “Default” al dan niet aanvinken:

• Aangevinkt: telkens men een examenopdracht aanmaakt zal een aangevinkte examenperiode automatisch in de examenopdracht opgenomen worden.
• Uitgevinkt: examenperiode wordt niet automatisch in een examenopdracht opgenomen.

Men kan dus ook bij meerdere examenperiodes het vlagje “Default” aanvinken. Het gevolg zal zijn dat elk examen dan men vervolgens aanmaakt gekoppeld zal worden aan de aangevinkte examenperiodes. Dus, het is best dat men eerst examenperiodes aanmaakt, dan de nodige default vlaggetjes zet en pas dan de examens aanmaakt. Doet men het in die volgorde dan krijgen de aangemaakte examens onmiddellijk één of meerdere examenperiodes toegewezen. Gebruikt men geen default dan moet men de periodes zelf toewijzen.

Uiteraard kan de gebruiker zelf per examenopdracht de examenperiodes invullen/wijzigen. Als voorbeeld selecteren we hier 3 lijnen waarvoor de examenperiode KERST ingevuld is. Via rechtermuisklik kiezen we “Voeg examenperiode toe >” en we kiezen PASEN.

Het resultaat is dat PASEN toegevoegd werd voor alle geselecteerde lijnen maar ik dit geval zien we dan ook examens die via een Examenlink gekoppeld zijn aan de geselecteerde examens ook mee gewijzigd zijn wat logisch is.

Via rechtermuisklik “Verwijder examenperiode >” kan men ze ook weer weghalen voor geselecteerde examens.

---

Het belang van de examenperiodes

Op het moment dat we in het lessenrooster alle voorbereidingen getroffen hebben om over te gaan tot de generatie van een Mondriaan-bestand voor het examenrooster moeten we aangeven voor welke examenperiode we dit wensen te doen. Kiezen we op dat moment KERST dan zullen alle examenopdrachten meegenomen worden die voor KERST gedefinieerd werden. Men kan dus op voorhand de examenopdrachten voor een of meerdere examenperiodes voorbereiden en voor één van de periodes dan overgaan tot de generatie van het Mondriaan-bestand voor een examenrooster.

---

Overzicht van de gedefinieerde examenopdrachten

In het tweede subtabblad “Examens” vindt men een overzicht van alle examenopdrachten die gedefinieerd werden in het tabblad “Opdrachten|Opdrachten|Examen“. Men vindt hier exact dezelfde kolommen terug waarbij ook dezelfde kolommen read-only zijn en andere aanpasbaar. Wijzigt men iets in dit overzicht dan zal het automatisch ook bij de opdracht aangepast worden en omgekeerd.

Optioneel kan men hier de klassen (Klas Resources) die samen in een examenlink (ELxxx-y) zitten toch terug in aparte groepjes indelen om toe te laten dat aparte groepjes van klassen toch op een ander moment examen zouden kunnen hebben. Alle andere eigenschappen blijven gelijk maar de gelijktijdigheid van opdrachten in een examenlink wordt hierdoor doorbroken. Bekijken we volgend voorbeeld:

De examenopdrachten in EL000-2 zijn gelinkt voor 3 klassen. Via het rechter paneel “Klas Resources” kunnen we de originele groep van 3 klassen bijvoorbeeld opdelen in enerzijds KLAS_01, KLAS_02 en anderzijds KLAS_03. Nu hebben we dus 2 groepen die apart geroosterd kunnen worden. Het afsplitsen gebeurt gewoon door in de eerstvolgende lege lijn op de ellipsis (…) te drukken en daar de klassen te kiezen die men wenst af te splitsen. Terug samenvoegen is ook geen probleem.

Merk op dat het verder opsplitsen van EL000-2 geen effect heeft op de groepjes (Klas resources) van EL000-1. Voor EL000-1 blijven KLAS_01, KLAS_02, en KLAS_03 samenzitten. Dit is bijvoorbeeld handig in volgend voorbeeld. We hebben een examen WIS voor 5 klassen (A, B, C, D, E) die in dezelfde examenlink zitten. We organiseren volgende examens:

• Examen KERST: schriftelijk examen waarbij iedereen tegelijk het examen heeft (link EL123-1): 1 groep klas resources: (A, B, C, D, E)
• Examen juni: mondeling examen waarbij we het op 2 verschillende momenten organiseren (link EL123-2).  2 groepen klas resources: (A, B, C) en (D, E)

In dit geval bepaalt de examenperiode dus hoe de klassen opgedeeld zijn.

Van deze verdere opsplitsing zien we niets in dit tabblad “Bijkomende informatie | Examens” en ook niet in “Opdrachten | Opdrachten | Examen”. De enige plaats waar men deze opdeling kan zien is dus hier in het rechterpaneel “Klas Resources”. Deze opsplitsing zal gebruikt worden tijdens de generatie van het nieuwe Mondriaan-bestand waarin de examenopdrachten terecht komen.

---

Toevoegen van Examentypes

Het in subtabblad “Examentypes” kan men nieuwe examentypes aanmaken door ze een Acro, een Naam en een Taakbelasting te geven. Het is de taakbelasting (S,M,SM,Geen) die van belang is voor de “Taakbelasting Examens”. In het subtabblad “Examens” kan men het Examentype selecteren/wijzigen voor een examen.

Merk op dat in Examenmodus dit subtabblad te vinden zal zijn in het tabblad “Taakbelasting Examens”.

---

Groepen van Klasleerkrachten en Graadleerkrachten voorbereiden

Tijdens het maken van een examenrooster is het handig om keuzegroepen te hebben van leerkrachten voor het organiseren van toezichten. Zo kan men per klas de groep leerkrachten definiëren die lesgeven in die klas. Men kan per graad de groep van leerkrachten definiëren die les geeft in die graad. Dergelijke informatie per klas en per graad kan Mondriaan afleiden uit het geldende lessenrooster. De gebruiker kan, als voorbereiding voor het maken van het examenrooster, deze groepen van leerkrachten aanmaken door op de juiste knoppen te drukken.

Onder “Tools | Tools” kan men volgende knoppen vinden:

• Update KlasLkr-groepen: Voor elke klas K wordt een “Of”-leerkrachtgroep “KlasLkr_K” aangemaakt waarin elke leerkracht opgesomd wordt die les geeft in klas K.
• Update Klastitularisgroepen: Voor elke klas K wordt een “Of”-leerkrachtgroep “KlasTitularis_K” aangemaakt waarin de titularis en hulptitularis opgesomd wordt wordt voor klas K.
• Update GraadLkr-groepen: Voor elke graad G wordt een “Of”-leerkrachtgroep “Graad_G” aangemaakt waarin elke leerkracht opgesomd wordt die les geeft in graad G.

Telkens men op die knoppen drukt worden de groepen ofwel aangemaakt of up to date gebracht indien nodig. De aangemaakte leerkrachtgroepen kan men terugvinden in “Elementen | [Groepen] | [Leerkrachten]”.

Leerkrachtgroepen voor klassen aanmaken/updaten: Update KlasLkr-groepen

Leerkrachtgroepen voor graden aanmaken/updaten: Update GraadLkr-groepen

Leerkrachtgroepen voor graden aanmaken/updaten: Update Klastitularisgroepen

Waarom moeten we deze groepen aanmaken in het lessenrooster en niet in het afgeleide examenrooster?

De informatie die nodig is voor het afleiden van deze groepen zijn de lesopdrachten. De lesopdrachten zullen zelf niet meer gekend zijn in het examenrooster. De enige die eventueel nog gekend zijn in het examenrooster zijn de lesopdrachten die nog doorgaan tijdens de examenperiode maar dat is maar een klein deel en dus zeker niet voldoende om deze groepen af te kunnen leiden. Vandaar dat men deze groepen afleid van het geldende lessenrooster. Alle elementen en groepen van elementen worden wel overgenomen in het examenrooster, dus ook deze afgeleide groepen van leerkrachten.

Deze groepen, die de gebruiker op eender welk moment kan aanmaken/updaten, kan men ook voor andere doeleinden gebruiken indien nuttig.

Merk op dat er nog andere rollen zijn zoals Vakleerkracht of Titularis. Deze rollen zijn uiteraard ook van belang voor een examenrooster maar die zijn reeds gekend:

• Klastitularis/Hulptitularis: deze wordt op het element Klas gedefinieerd en vermits alle elementen overgenomen worden in het examenrooster kennen we de klastitularis/hulptitularis daar ook.
• Vakleerkracht: deze zit vervat in de examenopdrachten die evident ook overgenomen worden in het examenrooster.

Om er zeker van te zijn dat de afgeleide leerkrachtgroepen up-to-date zijn worden ze nog eens automatisch bijgewerkt tijdens de generatie van het examenroosterbestand.

---

Aanmaken van het Mondriaanbestand voor het Examenrooster

In dit hoofdstuk bespreken we de generatie van het examenroosterbestand als een apart Mondriaanbestand.

---

Het vertrekpunt is een verrijkt en valide lessenrooster

Als men een examenrooster gaat genereren uit een verrijkt lessenrooster moet het lessenrooster zelf valide zijn om volgende redenen:

• Examens zijn afleidingen van lesopdrachten waarvoor er examens worden ingericht.
• Per klas kan een verschillend start- en eindmoment ingegeven worden binnen de examenperiode.
• De dagen vóór dit startmoment en na het eindmoment kunnen/zullen de normale lessen doorgaan. Die blijven dan normaal gezien ook op hun vaste plaats staan.
• Een examenrooster zal dus bestaan uit een combinatie van normale lesopdrachten en examens. Alles moet samen geroosterd worden.
• Indien er reeds conflicten zouden bestaan in de normale lesopdrachten; dan kan het geheel van de examenrooster ook niet geroosterd worden.

Om te controleren of het lessenrooster valide is kan men eenvoudig op de knop “Valideer rooster” drukken. In een pop-up box kan men zien of het rooster valide is. Indien niet moet men eerst de conflicten oplossen.

Géén conflicten is de veiligste manier om verder te gaan. Mogelijke oorzaken van conflicten zijn:

• Resources staan dubbel in het rooster. Dit soort conflicten moet zeker opgelost worden als het gaat om opdrachten die mogelijk kunnen bestaan in het examenrooster.
• Er worden bepaalde spreidingsregels geschonden. Voor het examenrooster kan men ervoor kiezen om de spreidingsregels uit te schakelen voor de normale lesopdrachten.

Meer informatie over “Valideer rooster” en het oplossen van conflicten kan men vinden op de pagina “Vrije resources toevoegen, wissels doorvoeren, en conflicten oplossen”

---

Generatie van het Examenroosterbestand

Als alle voorbereidingen klaar zijn kan het examenrooster aangemaakt worden. Als men op de knop “Examenrooster” klikt start er een wizard op waarin de gebruiker een aantal keuzes moet maken om het examenrooster te genereren.

Indien er nog conflicten in het lessenrooster zijn zal Mondriaan volgende boodschap tonen en u beletten om over te gaan tot een examenrooster:

---

Examenperiode selecteren

Een eerste keuze is de Examenperiode. We kiezen hier de KERST periode. Vervolgens klikken we op “Volgende >” om de andere stappen in de wizard te vervolledigen.

---

Roosterperiode voor het examen definiëren

In dit scherm van de wizard kunnen we de examenperiode definiëren. Van elke examenweek kan men bepalen hoe die benoemd moet worden door pre- en postfixen toe te voegen. Men moet ook opgeven op welke lessenroosterweek elke examenweek gebaseerd is. De reden hiervoor zijn:

• de lessen die nog doorgaan tijdens de examenweken
• de mogelijkheid dat het lessenrooster zelf een multiweekrooster is

In het lessenrooster werd voor het KERST-examen opgegeven dat de periode 2 weken duurt. Vandaar dat er in dit scherm 2 weken voorgesteld worden. De gebruiker kan dat aantal hier nog wel wijzigen. In het voorbeeld is het normale lessenrooster een single-week rooster. Vandaar dat elk van de examenweken gebaseerd is op w1.

Indien het lessenrooster al uit meerdere weken bestaat (bv vanwege roulatiesysteem) dan zal men voor elke examenweek moeten aangeven met welke lessenroosterweek ze overeenkomt. In feite moet men in de eerste examenweek aangeven met welke lessenroosterweek die dan overeenkomt uit het lessenrooster.

De examenperiode strekt zich normaal uit van de eerste week waarin er examens ingericht worden tot de laatste week dat er een klas examen heeft. Dit wil echter niet zeggen dat de periode voor elke klas gelijk is. Per klas of per groep van klassen kan men opgeven wanneer de examens mogen beginnen en wanneer ze gedaan moeten zijn. Die periode vastleggen noemt men klassen “vrijmaken” voor het examen.

Binnen de periode waarin men een klas vrijmaakt vervallen de normale lessen uit het lessenrooster en komt er plaats voor examens. Buiten de periode die vrijgemaakt wordt, ervoor en erna, gaan de normale lessen gewoon door.

Zowel klassen waarvoor examens gedefinieerd zijn als de klassen die geen examens hebben worden overgenomen in het examenrooster. Voor de klassen die geen examens hebben zijn de lesopdrachten ook van belang in het examenrooster vanwege:

• beschikbaarheid van leerkrachten die normale lessen kunnen hebben in de examenperiode
• beschikbaarheid van lokalen die nog bezet kunnen zijn vanwege gewone lessen

Tips:

• Als men het veldje “Tot en met” leeg laat dan betekent dit tot het einde van de examenperiode.
• Indien men een klas of een groep klassen meerdere niet aan elkaar aansluitende periodes wenst vrij te maken dan kan dat ook door er verschillende lijnen voor in te voeren in dit scherm.

Klikt men op “Volgende >” dan krijgt men per klas nog eens het totale overzicht per klas van de vrijgemaakte periode om zeker te zijn dat dit goed is.

Voor klassen die wél examen hebben maar waarvoor er geen periode vrijgemaakt werd zal er een waarschuwing getoond worden. (Voorbeeld KLAS_06)

Indien alle klassen die examen hebben ook vrijgemaakt werden zal men naar het volgende scherm kunnen gaan.

---

Omzetting naar een examenroosterbestand

In het laatste scherm van de Examenwizard kan men op de knop “converteren” drukken. Bedoeling is om vanuit het lessenroosterbestand, dat verrijkt is met exameninformatie, nu een nieuw Mondriaanbestand aan te maken waarin alle elementen aanwezig zijn om op een eenvoudige manier een examenrooster te maken.

Na de conversie zal Mondriaan vragen om een naam te kiezen voor het examenroosterbestand. Nadat het bewaard is opent Mondriaan met dit nieuwe examenroosterbestand. Er zijn vanaf nu dus 2 bestanden:

• Originele lessenrooster
• Gegenereerde examenrooster

Na de examenperiode gaan de gewone lessen weer door en werkt men weer verder in het originele bestand om wijzigingen aan te brengen.

Het nieuwe Mondriaanbestand wordt bewaard waar de gebruiker het wil.

Nadat men het examenroosterbestand bewaard zal Mondriaan onmiddellijk terug openen met dit bestand in plaats van het originele lessenroosterbestand. Men ziet dat Mondriaan nu in de modus “Examenrooster” geopend is. In deze modus zijn er een aantal extra mogelijkheden en tabbladen die specifiek zijn voor het plannen van examenroosters. vandaar dat het ook in het rood bovenaan in het scherm te lezen is.

---

De opties in het Engine- en Roosterentabblad

Het nieuwe examenroosterbestand neemt de opties die in het lessenroosterbestand staan over (Start | Opties). Dit geldt echter niet voor de volgende tabbladen:

• Opties | Engine
• Opties | Roosteren

Voor deze 2 optietabbladen worden de standaardopties ingesteld. De reden is dat het roosteren van een examenrooster waarschijnlijk andere instelling vraagt dan het reguliere lessenrooster. Omdat men misschien allerlei specifieke opties ingesteld had voor het laatste roosterwerk aan het reguliere lessenrooster (bv incrementeel roosteren) is het verstandig om weer van de standaardinstellingen te vertrekken voor het examenrooster.

---

Volgende stap

• Als het examenrooster opent in Mondriaan zal men een combinatie van lesopdrachten en examenopdrachten vinden.
• De lesopdrachten staan vast, de examenopdrachten moeten er rond geroosterd worden.

Dit wordt in een volgend hoofdstuk besproken.

---

Plannen van het examenrooster

Zie pagina “Examenroosters Plannen“.

---

Uitgewerkt voorbeeld van een examenrooster

VERVOLLEDIGEN