Exportmogelijkheden – time-tech https://time-tech.be Lessenroostersoftware zoals u die wenst Fri, 23 Oct 2026 09:57:34 +0000 nl-NL hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.1.3 XML-Export naar Smartschool Planner en andere systemen https://time-tech.be/handleiding/export-naar-smartschool-planner/ Sun, 05 Nov 2023 13:32:08 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=11180

XML-Export naar Smartschool Planner en andere systemen

Omdat Smartschool (smartschool.be) in erg veel onderwijsinstellingen gebruikt wordt, is het evident dat Mondriaan een export van het lesrooster voorziet voor Smartschool. De module “Planner” in Smartschool biedt de mogelijkheid om een volledig of een gedeelte van het lesrooster op te laden via een XML-bestand. Het formaat van dit bestand werd samen met Smartschool gedefinieerd. Mondriaan kan dit soort bestand aanmaken voor het volledige of voor een gedeelte van het lesrooster. In geval van de XML-export vertrekken we steeds van het Dagroosterbeheer, maar men kan dit ook uitschakelen en de export zonder dagroosterwijzigingen doen (aparte optie).

Merk op dat Mondriaan ook toelaat om dit XML-bestand met andere systemen te delen, ofwel gewoon als bestand ofwel via een upload naar een bepaalde URL. Het formaat is samen met en voor Smartschool ontwikkeld, vandaar dat Smartschool veelvuldig vermeld wordt. Ook met Moodle bijvoorbeeld is deze upload getest.

Inhoud

Formaat van het XML-bestand

Het XML-bestand volgt een eenvoudig XML-formaat wat erg veel voordelen biedt qua flexibiliteit en leesbaarheid van de data. Het is niet de bedoeling dat de gebruiker zelf dergelijke bestanden gaat editeren, maar het is wel handig om even stil te staan bij de inhoud van een dergelijk bestand.

In het voorbeeld zien we de export van 1 lesopdracht (element) dat uit volgende zaken bestaat:

  • element id: een unieke identificatie van het element.
  • type:
    • lesson: het gaat om een lesopdracht, een opdracht waaraan een vak gekoppeld is (ook in Smartschool gekend).
    • generic: het gaat niet om een lesopdracht, bijvoorbeeld een permanentie of een toezicht tijdens de pauzes.
    • school activity: het gaat om een Smartschool activiteit.
  • time: via een datum en tijdsaanduiding wordt het begin- en eindmoment van de les opgegeven. In dit geval loopt de les van 8h30 tot 9h20 op 7/03/2022. Men geeft het start en end moment aan via een volledige beschrijving van date en time.
  • classes: een lijst van klassen die aan de lesopdracht deelnemen. Meestal gaat het om 1 klas. In dit geval 5BTW.
  • teachers: een lijst van leerkrachten. In dit geval LK_14.
  • locations: een lijst van lokalen. In dit geval LOK_14.
  • courses: een lijst van vakken. In dit geval TMILIX.

Elke opdracht wordt dus in 1 <element> beschreven en alle elementen die in de export zitten, staan onder <elements>.

Het element id is uniek en wordt zoveel mogelijk stabiel gehouden tussen verschillende exports. Dus als er iets wijzigt aan de opdracht, is het de bedoeling dat die met dezelfde element id weer naar Smartschool gaat. Zo weet Smartschool dat het een wijziging is van een gekende opdracht en geen nieuwe opdracht.

Voorbeeld van een lesopdracht met meerdere klassen en partities:

Dit gaat over een lesopdracht op 07/04/2022 van 14h40 tot 15h30:

  • classes: 5LB, 5GV. In beide gevallen het partitie-element jongen uit de partitie Geslacht.
  • teachers: LK_09
  • locations: Sporthal
  • courses: Lichamelijke opvoeding

Merk op dat we per klas de partities en partitie-elementen kunnen opgeven.

Smartschool Planner kent nu dus ook het begrip partities. De partities “Geslacht” en “Godsdienst” worden automatisch ingelezen. De overige partities moet men in Smartschool eerst toevoegen als profielvelden. De partitie-elementen van een partitie in Mondriaan moeten in Smartschool exact overeenkomen met de keuzemogelijkheden van het profielveld.

Voorbeeld van een generic elementtype voor Smartschool

Indien het om een opdracht voor een leerkracht gaat waarbij het niet gaat om lesgeven aan een klas, moeten we dit aan Smartschool kunnen doorgeven als een generic type. Typisch is dat het dan ook niet om een “vak” gaat en in veel gevallen dat er ook geen klas bij betrokken is. Bijvoorbeeld permanenties of toezichten. Men wil deze opdrachten wel zien in de Smartschool Planner, vandaar dat Smartschool het generic type bedacht heeft.

Als type geeft Mondriaan dan “generic” mee in plaats van “lesson” en het Mondriaan vak (Permanentie in dit geval) wordt dan doorgegeven als subtype. In Mondriaan kan men bij “Elementen | Vakken” het vlagje “Elementtype (SS)” aanvinken om aan te geven dat het dus niet om een “lesson” gaat, maar om een “generic”. Merk op dat dit enkel werkt voor Smartschool indien men dit vak (Permanentie) ook aanmaakt in Smartschool als Elementtype. Verder ziet men dat de leerkrachten hier onder de noemer “organisers” vallen, dat is ook een verschil t.o.v. een lesson.

Belangrijk: Als je in een opdracht een “generic” (Elementype (SS) aangevinkt) wenst te gebruiken dan moet dat ook het enige “vak” zijn in die opdracht. Van zodra er meerdere vakken in de opdracht staan zal de opdracht niet als generic maar als lesson worden doorgegeven aan Smartschool. Het gevolg zal zijn dan Smartschool het generic vak dat meegegeven wordt niet zal herkennen.

Voorbeeld van een school activity elementtype voor Smartschool

Bij dagroosterbeheer heb je alternatieve opdrachten en die hebben een alternatieve opdrachttype. Bij dit type kan men aanduiden dat de export naar Smartschool als een Smartschool activiteit moet gebeuren door het juiste vlagje aan te vinken zoals hier voor het type Uitstap:

Als we dan een alternatieve opdracht maken van dit type komt dat als volgt in de XML terecht voor de export naar Smartschool. In dit geval gaan 3MT, 4BM met JAPU en SARY op uitstap naar A21 en in de opdracht staat bij de “Reden” voor de opdracht dat het een “Museumbezoek” is. Men kan alle aspecten terugvinden in de XML:

Opties die het formaat van het XML-bestand wijzigen

Er zijn een aantal eenvoudige opties die het formaat van het XML-bestand bepalen. De opties kan men vinden bij “Opties | Export“.

Algemeen:

  • Volledige naam leerkracht: standaard wordt het Acroniem gebruikt. Via deze optie kiest men de volledige Naam in plaats van het Acroniem. Als de Naam er niet is, vallen we terug op het Acroniem.
  • Volledige naam vak: standaard wordt het Acroniem gebruikt. Via deze optie kiest men de volledige Naam in plaats van het Acroniem. Als de Naam er niet is, vallen we terug op het Acroniem.
  • Volledige naam lokaal: standaard wordt het Acroniem gebruikt. Via deze optie kiest men de volledige Naam in plaats van het Acroniem. Als de Naam er niet is, vallen we terug op het Acroniem.
  • Negeer uren buiten rooster: in Mondriaan kennen we het concept van “Uren buiten het rooster” (zie ook “Thema Taken Naast Normale Lessen“).
    • Ofwel moeten die ook naar Smartschool (standaard) en laat men dit vinkje uit.
    • Ofwel mogen die niet naar Smartschool en dan vinkt men deze optie aan.
  • Splits blokken op overbruggingen: indien een blokopdracht één of meerdere uren (roosterpunten) overbrugt, dan heeft men de keuze om naar Smartschool:
      • dit als één blok door te geven;
      • het blok op te splitsen in verschillende blokjes zodat de overbrugmomenten in Smartschool ook vrijgehouden worden.
  • Splits blokken in losse uren: hiermee heeft men de keuze om een blokopdracht op te splitsen in losse uren. Standaard staat dit uitgevinkt.
  • Genereer dummy klas: momenteel accepteert Smartschool geen opdrachten (van het type lesson) zonder een klas. Er zijn echter heel wat opdrachten, die we roosteren met Mondriaan, die geen betrekking hebben op een klas. Opdrachten met enkel een leerkracht, zoals toezichten op de speelplaats, vergaderingen, etc hebben geen klas. Ook deze opdrachten wensen we in het rooster van de leerkracht te zien in Smartschool. Vinkt men de optie aan, dan moet men ook de naam van de dummy klas opgeven. Deze dummy klas moet ook als klas opgevoerd worden in Smartschool. Bij de export naar de Planner zal Mondriaan in elke opdracht die geen klas heeft, deze dummy klas toevoegen. Dat lost het probleem op.
  • Genereer dummy leerkracht: momenteel accepteert Smartschool geen opdrachten (van het type lesson) zonder leerkracht. Ook deze opdrachten wensen we in het rooster van de klas te zien in Smartschool. De enige manier om dat toch te kunnen doorgeven aan Smartschool is door een dummy leerkracht toe te voegen aan de opdrachten die geen leerkracht hebben. Vinkt men deze optie aan, dan moet men ook de naam van de dummy leerkracht opgeven. Deze dummy leerkracht moet ook als leerkracht aangemaakt worden in Smartschool. Bij de export naar de Planner zal Mondriaan in elke opdracht die geen leerkracht heeft, deze dummy leerkracht toevoegen. Dat lost het probleem op.
  • Leerlingen uitbreiden: Dit gaat over hoe leerlingen als partitie-elementen in de XML moeten verschijnen. Leerlingen hebben in Mondriaan een gegenereerd acroniem (bv “L19”) en worden aangemaakt per klas in de partitie “Leerlingen”. Laat men “Leerlingen uitbreiden” uitgevinkt dan zal enkel het acroniem in de XML verschijnen (“L19”).  Vinkt men deze optie aan dan wordt naast het acroniem ook de Naam, Voornaam en e-mail adres van de leerling in de XML opgenomen maar dan wel in het veld waar normaal enkel het acroniem zou staan. Gaat het bijvoorbeeld over Peter Pan met e-mail adres peter.pan@school.be dan zal je niet “L19” in de output zien maar wel “L19;peter.pan@school.be;Peter;Pan”. De verschillende elementen gescheiden door “;”. Merk op dat deze optie normaal NIET gebruikt zal worden voor een export naar Smartschool. Dit is voor een export naar andere tools. De XML structuur blijft echter wel voldoen aan die van Smartschool.

Merk op dat de generatie van dummy klas en dummy leerkracht enkel van toepassing is voor lesopdrachten waarvan het vak ook door smartschool als lesson gekend is. Van zodra het vak in Mondriaan als generic gemarkeerd is (via “Elementen | Vakken” het vlagje Elementtype (SS) aangevinkt) hebben de vinkjes Genereer dummy klas en Genereer dummy leerkracht geen effect meer op die opdracht. Dat is ook logisch want voor het Smartschooltype generic is het niet verplicht om een klas of leerkracht door te geven.

  • Reset smartschool id’s: drukt men op deze knop, dan zal Mondriaan nieuwe ID’s genereren voor alle elementen (opdrachten). Dit zullen dan ID’s zijn die ook voor Smartschool nieuw zullen zijn. Doet men dit, dan verliest men wel de koppeling met de IDs die eerder gestuurd werden naar Smartschool. Alle opdrachten zullen dan als nieuwe opdrachten behandeld worden. Deze optie moet dus met de nodige voorzichtigheid toegepast worden.

Dagrooster:

  • Negeer aanpassingen dagrooster: voor de export naar Smartschool Agenda kijken we nooit naar het dagrooster. Voor de export naar Smartschool Planner kunnen we met dit vinkje de keuze maken: met of zonder de wijzigingen die in het dagroosterbeheer zitten. Standaard uitgevinkt en dus mét wijzigingen dagroosterbeheer.
  • Exporteer dagroostertypes als vak: deze optie wordt aangevinkt wanneer men de aanpassingen vanuit het dagroosterbeheer mee wil exporteren. Deze dagroostertypes moet men ook toevoegen aan de vakkenlijst in Smartschool.
  • Standaardwaarde kolom “Smartschool export”: in het dagroosterbeheer heb je een aantal plaatsen waar het vinkje “smartschool export” voorkomt. Voorbeelden zijn Vervangopdrachten, Afwezigheidstypes, Alternatieve opdrachttypes, etc . De waarde die standaard aan deze vinkjes gegeven wordt, kan men instellen via deze optie. Staat deze optie aangevinkt, dan zal “export smartschool” in elk nieuw record in een van de dagroostertabbladen standaard aangevinkt worden. Vinkt men de optie uit, dan gebeurt het omgekeerde. Merk op dat dit enkel effect heeft op nieuwe records die aangemaakt worden, niet op bestaande records. Men controleert m.a.w. nog steeds volledig zelf in het dagroosterbeheer wat men aan- of afzet. Wanneer je dit vinkje aanzet, staan alle NIEUWE vinkjes in het dagroosterbeheer die te maken hebben met de export naar Smartschool, ook automatisch op actief. De gebruiker moet m.a.w. zelf een handeling doen, als hij iets niet wenst te exporteren. Standaard is dit net omgekeerd: er wordt niets geëxporteerd, tenzij de gebruiker het vinkje zelf op actief zet.

Examenrooster:

  • Examentype als vak: de Examentypes (Schriftelijk, Mondeling, etc) kunnen via deze optie ook als vak in de export opgenomen worden. Deze examentypes moet men ook toevoegen aan de vakkenlijst in Smartschool.
  • Evaluatietype als vak: de Evaluatietypes (Examen, Proefwerk, Project, etc) kunnen via deze optie ook als vak in de export opgenomen worden. Deze evaluatietypes moet men ook toevoegen aan de vakkenlijst in Smartschool.
  • Toezicht als vak: hier kan je een naam opgeven, bijvoorbeeld “Toezicht”. Indien gevuld, zal bij elk toezicht in een examen “Toezicht” als vak mee in de export opgenomen worden. Toezichten worden als aparte opdracht in de export opgenomen. Men moet de gekozen “naam” ook toevoegen aan de vakkenlijst in Smartschool.
  • Toezichters in examen: in Mondriaan worden toezichters ofwel in de examenopdracht zelf vastgelegd (kan vakleraar of iemand anders zijn), ofwel worden de toezichters achteraf bij gepland in de lokalen waar het examen doorgaat. De toezichtopdrachten staan los van het examen zelf, maar in Mondriaan weten we dat ze bij het examen horen. Om die toezichters expliciet in de examenopdrachten op te nemen als ze naar de planner gestuurd worden, kan men deze optie aanvinken. In de examenopdrachten in Smartschool kan men dan ook de toezichter in het examen zien staan. Het enige probleem hiermee (voorlopig) is dat men in Smartschool dan niet het verschil ziet tussen de toezichter en de vakleraar. We zoeken samen met Smartschool nog naar een oplossing, maar het kan voorlopig zo gebruikt worden. Laat men de optie uitgevinkt, dan zal er in het rooster van de vakleraar het examen staan en in het rooster van de toezichter het toezicht. Vinkt men het aan, dan ziet men in de rooster van de vakleraar en in het rooster van de toezichter de examenopdracht staan (verschil vakleraar/toezichter niet meer zichtbaar).
  • ZR-examens samenvoegen: als een vakleraar een examen organiseert voor meerdere klassen tegelijk, dan zal men in de Smartschool Planner 3 opdrachten in parallel naast elkaar zien staan voor die vakleraar. Wil men dat liever als één blok dan kiest men deze optie. De voorwaarde om ze samen te nemen is dat ze:
    • gekoppeld zijn via een ZR-Link (afkomstig van een Examenlink);
    • over hetzelfde vak gaan, dezelfde valleraar hebben en in hetzelfde lokaal zitten.

Smartschool Planner exports:

  • Hier ziet men een overzicht van de laatste 10 keer dat er Smartschool Planner exports gebeurd zijn. Merk ook op dat van zodra men een Smartschool export gedaan heeft, dat dit in het rood te zien zal zijn in de hoofding van Mondriaan. In de hoofding staat dan het moment van de laatste export naar Smartschool.

Behouden XML Ids: indien het rooster wijzigt, dan worden de XML (Smartschool) Ids behouden onder volgende voorwaarden:

  • De te exporteren dagen worden gegroepeerd op weeknummer.
  • In iedere groep behoort iedere dag tot een roosterdag van dezelfde week en komt iedere roosterdag maar 1 keer voor.
  • Het aantal id’s voor dat weeknummer is gelijk aan aantal te exporteren uren.

Zorg ervoor dat de uren gedefinieerd zijn voor het rooster

In tegenstelling tot Smartschool Agenda gebruikt Smartschool Planner effectieve uren en minuten om lessen in een rooster te zetten. Om de export correct te laten verlopen, moet de roosterweekdefinitie begin- en einduren bevatten. Meer informatie kan men vinden op Aanpassen Roosterweekdefinitie.

Indien men niet alle roosterpunten een Begin- en einduur gegeven heeft, zal volgende boodschap verschijnen tijdens het exporteren.

Indien men werkt met alternatieve Outputroosters, zullen de begin- en einduren van deze Outputroosters gebruikt worden (Zie Definiëren van de roosterweek voor meer info).

Opties die bepalen hoe het XML-bestand geëxporteerd kan worden

Mondriaan heeft momenteel 3 manieren voorzien om de export te doen:

  • Als bestand in een folder: Mondriaan genereert het XML-bestand en vraagt om het in een bepaalde folder te plaatsen. Hiermee kan men bijvoorbeeld een manuele upload in Smartschool doen.
  • Een upload naar de Smartschool API: Mondriaan maakt connectie met Smartschool en maakt gebruik van het Smartschool subdomein van de school. De gegenereerde XML-data wordt dan rechtstreeks opgeladen in Smartschool.
  • Een upload naar een andere URL: ook hier een rechtstreekse upload van de XML-data, maar dan naar een andere bestemming dan Smartschool.

Om de tweede en/of derde optie mogelijk te maken, dient men de juiste configuratie te doen in het optietabblad: Opties | Extern

Smartschool xml upload:

Om de upload naar Smartschool mogelijk te maken moet men het smartschool subdomein opgeven.

  • Subdomein: Als voorbeeld “https://time-tech.smartschool.be” waarbij time-tech in dit geval het subdomein is van de de niet bestaande school time-tech. Voor elke school zal dat subdomein dus anders zijn.

Tip: Om dit subdomein te laten werken moet je dit bij zowel time-tech als Smartschool aanvragen:

  • stuur via het contactformulier (Contact – time-tech) de vraag naar time-tech om de Smartschool API upload te kunnen gebruiken. Vermeld dan zeker het subdomein dat voor jouw school van toepassing is. time-tech doet dan het nodige en we verwittigen je van zodra dat in orde is.
  • stuur ook de vraag naar Smartschool dat je de rechtstreekse Smartschool API upload wenst te gebruiken via Mondriaan. Zij moeten dit ook toelaten.

Andere xml upload:

Wenst men een upload naar een andere URL te doen, dan kan men hier de nodige parameters invullen:

  • Url upload: URL waarnaar de upload moet gebeuren.
  • Auth header naam: de naam van een HTTP-header die gebruikt wordt om authenticatiegegevens mee te sturen in een webverzoek.
  • Auth header waarde: de inhoud van de authentication header om jezelf te identificeren.

Merk op dat sommige scholen dit gebruiken om naar Moodle een upload van de XML-data te doen.

Exporteren via een XML-bestand in een folder

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “xml-bestand (Smartschool-planner)” kiezen:

in de popup kiezen we de eerste optie “Bestand voor manuele upload (Smartschool)” en vullen we de periode in van de dagen die men wenst te exporteren:

De velden Begin en Eind worden normaal ook standaard ingevuld door Mondriaan op voorwaarde dat de huidige dag binnen de gelinkte periode voor het dagrooster valt. De standaardwaarden zijn:

  • Begin: huidige dag
  • Eind: huidige dag

Dus, als de huidige dag binnen de gelinkte periode valt zullen Begin/Eind standaard ingevuld worden met de huidige dag. Anders worden ze leeggelaten. Als gebruiker kan je het steeds aanpassen.

Andere opties zijn niet van toepassing voor de standaard export naar een XML-bestand.

Dan drukken we op “Opslaan” waarna volgende popup verschijnt:

Kies de plaats en naam voor het exportbestand en druk op “Save”:

Na het exporteren zal het Mondriaanbestand automatisch bewaard worden zodat de XML (Smartschool) ID’s die in het XML-bestand geplaatst werden, zeker niet verloren gaan.

Exporteren via een XML upload naar de Smartschool Planner

Zorg ervoor dat het subdomein correct ingevuld is in het optietabblad (Opties | Extern | Smartschool xml upload).

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “xml-bestand (Smartschool-planner)” kiezen.

In de popup kiezen we de tweede optie “Upload via API (Smartschool)“:

Voor de XML upload naar de Smartschool API hebben we nog volgende opties:

  • Begin/Eind: de export periode: zie eerder de uitleg voor “Bestand voor manuele upload (Smartschool)”.
  • Klassen: hier kan men een beperking opgeven voor de klassen die men wenst te exporteren. Als niets gevuld is, dan worden alle klassen gekozen.
    • Dummy klas toevoegen aan filter: wenst men in de selectie ook de dummy klas toe te voegen, die gebruikt wordt voor opdrachten waar geen klas in voorkomt, dan kan dat via deze optie. (Smartschool heeft verplicht een klas nodig voor een lesson.)
  • Leerkrachten: hier kan men een beperking opgeven voor de leerkrachten die men wenst te exporteren. Als niets gevuld is, dan worden alle leerkrachten gekozen.
    • Dummy leerkracht toevoegen aan filter: wenst men in de selectie ook de dummy leerkracht toe te voegen die gebruikt wordt voor opdrachten waar geen leerkracht in voorkomt, dan kan dat via deze optie. (Smartschool heeft verplicht een leerkracht nodig voor een lesson.)
  • Te importeren types: in Smartschool heb je elementtypes lesson (lessen), generic (met subtypes) en school activity (activiteiten). In het veld “Te importeren types” kan men aangeven welke elementtypes men wenst op te nemen in de export. Enkel de elementtypes die ook in Mondriaan gekend zijn zullen in deze lijst verschijnen. Elementtypes die wél in Smartschool bestaan maar niet in Mondriaan gekend zijn zullen hier niet te zien zijn.
    • Lessen: gaat om alle opdrachten die lesopdrachten zijn in Mondriaan. Het vak in Mondriaan is ook een vak in Smartschool. Wordt doorgegeven als lesson.
    • Schoolactiviteiten: Deze vallen onder de noemer Schoolactiviteiten en worden als school activity doorgegeven aan Smartschool. Voeg je schoolactiviteiten toe aan de planner via een export uit Mondriaan, vink je hier schoolactiviteiten aan. Geef je de schoolactiviteiten rechtstreeks in de planner in, zet je dit vinkje uit.
      Merk op dat enkel alternatieve opdrachttypes (uitstap, infosessie, sportdag, …) uit het dagroosterbeheer die gemarkeerd staan “Smartschool activiteit” aanzien worden als schoolactiviteiten. Als ze daar niet als “Smartschool activiteit” gemarkeerd staan dan worden ze aanzien als les en vallen ze onder de noemer “Lessen” in de “Te importeren types”. In dat laatste geval moeten ze ook als Vak gekend zijn in Smartschool om de import te kunnen doen.
    • Permanentie: dit is een voorbeeld van een vak in Mondriaan dat als “Elementtype (SS)” gemarkeerd staat in het tabblad van de Vakken. Deze wordt als generic doorgegeven aan Smartschool. Merk op dat Permanentie dan ook in Smartschool gekend moet zijn als Elementtype.
    • Andere*: elk ander vak dat in het tabblad Vakken als “Elementtype (SS)” gemarkeerd staat. Moet ook in Smartschool als Elementtype gekend zijn.
  • Aan te passen velden: voor bestaande opdrachten die in Smartschool aangepast moeten worden kan men hier aangeven welke velden er aangepast mogen worden (geldt niet voor nieuwe opdrachten). Standaard mag alles aangepast worden (kies er minimum één):
    • Datum en tijd
    • Organisatoren (dit zijn de Leerkrachten in Mondriaan)
    • Deelnemers (dit zijn de Klassen in Mondriaan)
    • Vakken
    • Locatie (dit zijn de Lokalen in Mondriaan)
  • Lessen verwijderen die niet in het roosterbestand voorkomen: als dit vlagje aangevinkt is: als er in Smartschool lessen in de planner staan die niet langer in het bestand zitten voor de periode die geëxporteerd wordt en die voldoen aan de filter, dan zal Smartschool die lessen uit de planner halen.
  • Bericht sturen naar leerkrachten waarvan de lesmomenten zijn gewijzigd: als dit vlagje aangevinkt is: Smartschool weet na het uploaden van de data welke roosters van leerkrachten er aangepast werden. Smartschool zal dan zelf een bericht sturen naar de betrokken leerkrachten.
  • Bericht sturen naar leerlingen waarvan de lesmomenten zijn gewijzigd: als dit vlagje aangevinkt is: Smartschool weet na het uploaden van de data welke roosters van leerlingen er aangepast werden. Smartschool zal dan zelf een bericht sturen naar de betrokken leerlingen.

Merk op dat de klassen en leerkrachten filters als unie werken. Kiest men als klassenfilter A en als leerkrachtenfilter B dan betekent dit dat we alle opdrachten van de klas A nemen en ook alle opdrachten van leerkracht B. Merk ook op dat deze filter door Smartschool zelf toegepast wordt op de ontvangen XML data.

Als men met meerdere roosterbestanden werkt op één Smartschoolplatform, waarbij er een duidelijke segregatie is op basis van bijvoorbeeld klassen, dan gebruikt men de klassenfilter best om de klassen aan te geven die men wenst op te laden. Dit is vooral van belang wanneer men het vinkje “Lessen verwijderen die niet in het roosterbestand voorkomen” gebruikt. Doet men dat niet dan zal men via dit vlagje de opdrachten van de andere partij verwijderen uit de Smartschool Planner wat niet de bedoeling kan zijn.

Als men schoolactiviteiten rechtstreeks invoert in Smartschool (en dus niet in het dagroosterbeheer van Mondriaan) dan doet men er best aan om “Schoolactiviteiten” uit te vinken bij de filter “Te importeren types”. Zeker als men de optie “Lessen verwijderen die niet in het roosterbestand voorkomen” gebruikt, anders zouden de schoolactiviteiten die men in Smartschool ingegeven heeft gewoon verwijderd worden wat niet de bedoeling is.

Valideer:

Na het zetten van de opties, moet men eerst een validatie van de XML-data laten uitvoeren door Smartschool. Dat doet men door op Valideer te drukken. Als Smartschool problemen heeft met de XML-data dan verschijnen die problemen in dezelfde popup. Ook indien er geen problemen zijn, wordt dit gemeld:

Hier heeft Smartschool gerapporteerd dat er bepaalde partitie-elementen niet gekend zijn. Alle partities moeten op voorhand als profielvelden opgegeven worden in Smartschool en de partitie-elementen als keuzemogelijkheden voor de overeenkomstige profielvelden.

Upload:

Na de validatie kan men de data ook effectief uploaden naar Smartschool door op Upload te klikken.

Nadat men op OK drukt, komt men terug in de Xml upload popup. Die kan men dan gewoon sluiten.

Exporteren via een XML upload naar een andere URL

Zorg ervoor dat het URL en aanverwanten correct ingevuld is in het optietabblad (Opties | Extern | Andere xml upload).

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “xml-bestand (Smartschool-planner)” kiezen.

In de popup kiezen we de tweede optie “Andere upload“:

We hebben dit getest met Moodle op vraag van een school. Indien dit getest moet worden met andere bestemmingen gelieve dan contact op te nemen met time-tech via ons contact formulier (Contact – time-tech).

Exportopties voor Dagroosterbeheer

In de tabbladen voor het dagroosterbeheer kan men op verschillende plaatsen vlagjes terugvinden die te maken hebben met de Smartschool Planner export.

  • Afwezigheidstypes (Nascholing, Ziek, …):
    • Smartschool export: de afwezigheid van dit type wordt opgenomen in de Smartschool export en voorgesteld als Vak. De afwezigheid wordt dan ook als opdracht mee in de export opgenomen zodat de afwezigheid ook in de planner van de leerkracht te zien is. Merk op dat momenteel de optie “genereer dummy klas” ook gebruikt moet worden opdat de afwezigheid (die geen klas heeft) in de export zou terechtkomen.
  • Alternatieve opdrachttypes (Sportdag, Uitstap, …):
    • Smartschool export: de alternatieve opdrachten van dit type worden opgenomen in de Smartschool export. Indien het tweede vinkje (Smartschool activiteit) uitgevinkt is, dan wordt de Naam van het alternatieve opdrachttype als Vak meegegeven.
    • Smartschool activiteit: de alternatieve opdracht wordt niet als “les” (lesson) meegegeven maar als “activiteit” (school activity) in de export. Voor een Smartschool activiteit bestaan geen vakken. Je hebt wel een titel en een beschrijving.
      • Titel: de Naam van het alternatieve opdrachttype.
      • Beschrijving: de Reden van de alternatieve opdracht.
  • Opdrachtaanpassingstypes (Lokaalwissel, Leerkrachtwissel, …):
    • Smartschool export: het type van de aanpassing wordt opgenomen in de Smartschool export en voorgesteld als Vak.
  • Vervangopdrachttypes (Taak, Toets, Studie, …):
    • Export afwezige leerkracht naar Smartschool: de afwezige leerkracht wordt al dan niet mee opgenomen (als extra leerkracht) in de vervangopdracht die geëxporteerd wordt. Handig om de afwezige wel mee te nemen zodat ook de vervanging in zijn/haar agenda verschijnt.

Op niveau van de vervangopdrachten kan men beslissen of ze verstuurd moeten worden in de export:

  • Vervangopdrachten (vanwege Afwezigheden, Alternatieve opdrachten, opdracht aanpassingen):
    • Smartschool export: de vervangopdracht moet al dan niet in de export opgenomen worden.
    • Vervanging nodig: indien men “neen” kiest dan hoeft de afwezige leerkracht niet vervangen te worden. Omdat Smartschool in elke lesopdracht een leerkracht verwacht moeten we in dit geval voor een dummy leerkracht zorgen. Dat doet men via de optie “Opties | Export | Export XML | Algemeen | Genereer dummy leerkracht”.

Merk op dat elk besproken type dat als vak geëxporteerd wordt naar Smartschool ook gekend moet zijn in Smartschool.

De besproken vlagjes kan de gebruiker zelf aan- en uitvinken. Bij het aanmaken van een nieuw type of van een nieuwe vervangopdracht is het dus aan de gebruiker om te beslissen wat er mee gebeurt in de export. In de opties “Opties | Export | Dagrooster” bestaat er een optie die beslist wat de standaardwaarde is voor al deze vlagjes. Dit is de optie Standaardwaarde kolom “Smartschool export”. Vinkt men deze aan, dan zullen alle nieuwe types en vervangopdrachten op hun beurt een aangevinkt vlagje krijgen. Vinkt men de optie uit, dan is het andersom. Deze optie bepaalt dus enkel de waarde van het vinkje bij aanmaken van nieuwe types en vervangopdrachten. Verder is het aan de gebruiker om die individueel te aan/uit te vinken in de betreffende tabbladen.

Voorbeeld alternatieve opdracht ofwel als lesson, ofwel als school activity

Bij de “Alternatieve opdrachttypes” geeft men aan of een type al dan niet als smartschool activiteit moet doorgegeven worden:

  • Smartschool activiteit: NEEN: we geven het door als les (lesson)
  • Smartschool activiteit: JA: we geven het door als activiteit (school activity)

We bekijken een voorbeeld voor een Sportdag:

Hier zien we wat naar Smartschool gaan waarbij Sportdag als type eerst niet als activiteit en dan wel als activiteit wordt aanzien:

Smartschool activiteit: NEEN Smartschool activiteit: JA

Export planner voor Examenroosters

Ook voor examenroosters kan men de export naar Smartschool planner uitvoeren. De leerkrachten die in de examenopdrachten opgenomen worden, zijn de vakleerkrachten en niet de toezichters.

Voor Examenroosters zijn er ook nog een aantal opties mogelijk met betrekking tot de Smartschool planner export. Bij “Opties | Export | Examenrooster” heeft men volgende opties voor Examenopdrachten:

  • Examentype als vak: de Examentypes (Schriftelijk, Mondeling, etc) kunnen via deze optie ook als vak in de export opgenomen worden.
  • Evaluatietype als vak: de Evaluatietypes (Examen, Proefwerk, Project, etc) kunnen via deze optie ook als vak in de export opgenomen worden.
  • Toezicht als vak: hier kan je een naam opgeven, bijvoorbeeld “Toezicht”. Indien gevuld zal bij elk toezicht in een examen “Toezicht” als vak mee in de export opgenomen worden. Toezichten worden als aparte opdracht in de export opgenomen. Merk op dat momenteel de optie “Genereer dummy klas” ook gebruikt moet worden opdat de toezichten (die geen klas hebben) in de export zouden terechtkomen.
  • Toezichters in examen: toezichter en vakleraar samen in één opdracht voor de planner. Zie eerdere beschrijving.
  • ZR-examens samenvoegen: parallelle examens voor de vakleraar samenvoegen in één opdracht voor de planner. Zie eerdere beschrijving.

Elk aspect dat als vak doorgegeven wordt naar Smartschool moet ook daar gekend zijn als vak.

Smartschool identifiers lesopdrachten

Merk op dat bij de omzetting van een lesrooster (dagrooster) naar een examenrooster dat Mondriaan de Smartschool identifiers van de lesopdrachten die nog doorlopen tijdens de examenperiode zal overnemen in het examenrooster. Op die manier ontstaan geen dubbels in Smartschool op het moment dat men de export van het examenrooster naar Smartschool doet.

De voorwaarde om dit goed te laten verlopen is dat zowel het lessenrooster als het examenrooster aan een dagrooster gelinkt zijn en dat de roosterdagen in beide roosters aan dezelfde kalenderdagen gelinkt zijn. Bij de omzetting van het lessenrooster naar het examenrooster wordt daar expliciet op gelet en zal er een waarschuwing zijn indien men het examenrooster niet juist gelinkt heeft. Voorbeeld van het scherm waarin de link van de examenrooster met een kalender gemaakt wordt:

Voorbeelden van het exporteren naar de Planner van examens en toezichten

Voorbeeld 1: examen van JAEL met toezichter MEPI vast in de examenopdracht

In dit PAV examen is JAEL de vakleraar en MEPI is de toezichter die vast in de examenopdracht opgenomen is.

In de visualisatie:

We kunnen dit nu op 2 verschillende manieren exporteren naar de Planner:

  1. De examen opdracht komt in het rooster van JAEL en het toezicht komt in het rooster van MEPI. Bij het toezicht zie je in welk lokaal MEPI moet zijn en in het examen zie je welke klas het examen van JAEL heeft.
  2. Examen en toezicht worden versmolten in één opdracht. Dit wordt dan een examenopdracht waar zowel JAEL als MEPI in te vinden zijn. Je ziet dan niet meer het onderscheid tussen de vakleraar en de toezichter. Dit kan minder handig zijn, het is een keuze. We werken verder met Smartschool om dit transparanter te maken.

Voor keuze 1 laten we de optie Toezichters in examen uitgevinkt. Voor optie 2 aangevinkt.

Leggen we de XML van beide gevallen naast elkaar dan zie je duidelijk het verschil:

Voor optie 1 zal er dan ook nog een apart toezicht zijn en die vinden we dat niet meer terug bij optie 2 omdat de toezichters in de examens zelf zitten:

Het toezicht voor optie 1 van MEPI ziet er in de Planner dan als volgt uit. Je ziet dus in welk lokaal MEPI toezicht heeft en wanneer, maar je ziet niet voor welk examen en welke klas. Deze info kan je in de planner van Smartschool eenvoudig terugvinden bij het lokaal zelf.

Voor optie 2 zou je dan het volgende zien in de Planner voor het rooster van MEPI:

In het rooster van JAEL zie je dan diezelfde 2 examenblokjes maar je ziet dus niet wie de vakleraar en wie de toezichter is. Daarvoor is optie 1 dan weer duidelijker.

Merk op dat er naar de Planner export geen verschil wordt gemaakt tussen toezichten die in de examenopdracht vastgezet worden of toezichten die apart bijgeroosterd worden.

Voorbeeld 2: examen van VIMA met toezichter VIMA vast in de examenopdracht

In dit geval zijn vakleraar en toezichter gelijk. We bekijken weer de optie “Toezichters in examen” voor de Planner export.

In de visualisatie:

We exporteren dit weer op beide manieren naar de Planner en bekijken de XML:

De examenopdracht is nu in beide gevallen identiek omdat de leerkracht maximaal 1 keer in een planneropdracht vermeld kan worden. Het enige verschil is dat er voor optie 1 nog een apart toezicht zal bestaan voor VIMA en dat die dan gewoon naast haar examen komt staan. Voor optie 2 hebben we dat toezicht dan niet en zie je enkel het examen waar de toezichter per definitie mee instaat.

Voor optie 1 ziet het er dan als volgt uit voor VIMA in de Planner:

Voor optie 2 zouden we dan enkel het linker omkaderde blokje in de Planner zien.

Merk op dat er naar de Planner export geen verschil wordt gemaakt tussen toezichten die in de examenopdracht vastgezet worden of toezichten die apart bijgeroosterd worden.

Voorbeeld 3: parallelle examens als één blokje of als meerdere blokjes in het rooster van de vakleraar in Smartschool Planner

Het gaat over volgende optie: ZR-examens samenvoegen

Stel dat VIMA een examen ENG inricht voor 2 klassen tegelijk:

De ZR001 is ontstaan uit een Examenlink. In het rooster van het examenlokaal zien we het volgende:

Vraag is hoe dit er nu in de Smartschool Planner uitziet. Laten we de optie uitgevinkt dan zien we het volgende in het rooster van VIMA: een blokje voor elke klas.

Als we de optie aanvinken dan worden alle parallelle klassen in één blokje getoond:

Merk ook op dat in het eerste geval de toezichter PEJE mee in de examens staat. In het tweede geval werd de toezichter als aparte opdracht gevraagd. Dit heeft opnieuw te maken met de opties besproken in de eerste 2 voorbeelden.

Voor de optie waarbij we parallelle examens samenvoegen ziet de XML er als volgt uit:

]]> Email rapporten naar leerkrachten en leerlingen https://time-tech.be/handleiding/email-rapporten/ https://time-tech.be/handleiding/email-rapporten/#comments Sat, 23 Jan 2021 17:53:29 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=8652

Email rapporten naar leerkrachten en leerlingen

Als men wijzigingen aan het rooster of dagrooster doet is het handig om de betrokken leerkrachten en leerlingen daar snel van op de hoogte te kunnen brengen. Mondriaan biedt de mogelijkheid aan om een aantal types rapporten via e-mail te versturen naar leerkrachten en leerlingen. Voorwaarde om dat te kunnen doen:

  • In het tabblad “Elementen | Leerkrachten” moet men e-mail adressen voorzien voor de leerkrachten. De rapporten zijn tenslotte gepersonaliseerd.
  • In het tabblad “Elementen | Klassen | Leerlingen” moet men e-mail adressen voorzien voor de leerlingen. De rapporten zijn tenslotte gepersonaliseerd.
  • In het optiescherm “Opties | Andere | Mailing” moet men een mailserver ingesteld hebben opdat mails verstuurd kunnen worden.

Via mail kunnen momenteel volgende rapporttypes in *.pdf formaat verstuurd worden:

Als er nood is aan andere rapporten dan kan de lijst uitgebreid worden met bestaande rapporten (op aanvraag bij time-tech).

Op deze pagina wordt niet uitgelegd hoe deze rapporten geconfigureerd worden. Daarvoor klikt u hierboven op de link bij het type rapport. De optieschermen die voorzien zijn voor de rapporten zullen ook getoond worden bij de vraag om ze te e-mailen.

Men kan individuele leerkrachten een bepaald type rapport sturen of meteen de opdracht geven om dat voor een heel aantal leerkrachten te doen. Man kan ook individuele leerlingen een bepaald rapport sturen of de opdracht geven het voor een heel aantal leerlingen te doen.

Inhoud

Instellen van de e-mail adressen voor leerkrachten

In het tabblad “Elementen | Leerkrachten” moet het veld “Email” gevuld zijn met een e-mail adres voor de leerkracht. Men kan die e-mail adressen ofwel manueel ingeven, ofwel via een MS Excel import alle e-mail adressen meteen koppelen aan alle leerkrachten.

Voor meer informatie over de import van leerkrachten en hun e-mail adressen:

Voorbeeld van een leerkrachten tabblad waar de e-mail (fictieve) adressen gevuld zijn:

Indien men meerdere e-mail adressen aan één leerkracht wenst te koppelen dan kan dat door ze te scheiden door een “;”.

Instellen van de e-mail adressen voor leerlingen

In het tabblad “Elementen | Klassen | Leerlingen” moet het veld “Email” gevuld zijn met een e-mail adres voor de leerling. Men kan die e-mail adressen ofwel manueel ingeven, ofwel via een MS Excel import alle e-mail adressen meteen koppelen aan alle leerlingen.

Voor meer informatie over de import van leerkrachten en hun e-mail adressen:

Voorbeeld van een leerlingen tabblad waar de e-mail (fictieve) adressen gevuld zijn:

Indien men meerdere e-mail adressen aan één leerling wenst te koppelen dan kan dat door ze te scheiden door een “;”.

Instellen van de mailserver in Mondriaan – voorbeeld GMail

Om mails te kunnen versturen moet Mondriaan connectie maken met een mailserver. Het is aan de school (gebruiker) om deze mailserver te configureren in Mondriaan. Er zijn allerlei mogelijkheden:

  • Een lokale Exchange server opgezet door de school zelf.
  • E-mails versturen via Microsoft 365 of Office 365 SMTP relay
  • Een e-mail delivery service zoals Sendgrid.
  • Men kan GMail van Google gebruiken.
  • Men kan Telenet/Proximus/… mailservices gebruiken.
  • Etc…

Als voorbeeld stellen we hier een GMail server in

(PS. Deze instellingen worden lokaal op de PC bewaard onder “\Users\<user>\AppData\Local\Mondriaan\settings.tt” en dus niet in het Mondriaanbestand)

In de Gmail documentatie kan men terugvinden dat volgende parameters gebruikt moeten worden voor Host en Poort:

  • Host: smtp.gmail.com
  • Poort: 587
  • Gebruikersnaam: hier heb ik nu mijn persoonlijk GMail e-mail account voor gebruikt. Het is vanuit deze “Gebruikersnaam” dat de e-mails verstuurd zullen worden (de “Afzender”).
  • Wachtwoord: hiervoor heb ik via de account instellingen van Google een App-password gebruikt (zie verder: optie 2). Kan ook je reguliere GMail password zijn maar ook dan moet je bepaalde (minder veilige) instellingen in Google doen (zie verder: optie 1).
  • Naam verzender: naam die ook in de email bij de afzender zal staan (Peter Van Hirtum <peter.vanhirtum@gmail.com>).
  • CC en BCC: men kan een aantal vaste e-mail adressen in CC en of BCC zetten. Elk rapport zal dan ook naar deze adressen gaan. Spatie of ‘;’ om extra adressen toe te voegen. Kruisje om weer te deleten.
  • SSL: aanduiding dat het een over veilige geëncrypteerde verbinding moet gaan (secure socket layer).

Tip: Als school kan je ervoor kiezen om een specifiek Mondriaan GMail account aan te maken voor je school. Gebruik je dit account alleen om mails te versturen vanuit Mondriaan dan kan je ook heel eenvoudig de verzonden mails terugvinden in dit account. Ook als er problemen zijn met opgegeven e-mail adressen is het handig om dat op te volgen in GMail.

Google aanziet de applicatie Mondriaan als een “Less secure app”. Als je dit niet oplost zal je vanuit Mondriaan volgende foutmelding zien als je een mail tracht te versturen:

Om Google toch te laten aanvaarden dat Mondriaan connectie maakt met de mail server om mails te versturen zijn er 2 keuzes die men kan instellen bij de beveiligingsinstellingen van je Google account:

  • Optie 1: Ofwel stel je in dat Google voor jouw account toelaat dat minder veilige applicaties connectie maken: “Allow less secure apps” aanvinken. Doe je dit dan kan je gewoon je Google account en normale paswoord gebruiken.
  • Optie 2: Ofwel moet de ingestelde gebruiker een account zijn waarvoor “2-Step Verification (Authentication)” actief is. Dan kan men een “App password” maken. Het is dit door Google aangemaakt App password dat je dan in Mondriaan gebruikt voor je bestaande GMail account.

Optie 1: “Allow less secure apps”:

Kan je instellen via https://myaccount.google.com/security

Als je dat gedaan hebt gebruik je gewoon je GMail account/password in de “Opties | Andere | Mailing” in Mondriaan.

Optie 2: “App password”:

Zorg er eerst voor dat “2-Step Verification” actief is: via https://myaccount.google.com/security

Vervolgens kan je een App-password aanmaken: via https://myaccount.google.com/apppasswords

Wil je een App password aanmaken klik dan op “App passwords” en voeg er een toe:

Je geeft het een naam naar keuze: bijvoorbeeld “Mondriaan” of “nogEenApp”. Vervolgens druk je op GENERATE. Binnen de gele rechthoek verschijnt dan een App password (hier zwart gemaakt) en het is dit password dat je in combinatie met je account invult in “Opties | Andere | Mailing” in Mondriaan.

Dit was een voorbeeld van hoe het met Google kan. Elke mailserver zal apart moeten bekeken worden. De kennis hiervoor zal zeker aanwezig zijn bij de ICT Coördinator van de school.

Instellen van de mailserver in Mondriaan – voorbeeld Office 365 SMTP relay

Voor meer informatie over het opzetten van een connector om gebruik te kunnen maken van Microsoft 365 of Office 365 SMTP relay verwijzen we naar de microsoft documentatie.

In Mondriaan gebeurt de configuratie als volgt:

  • Host: uw MX endpoint, bijvoorbeeld, school-be.mail.protection.outlook.com
  • Poort: 25
  • Gebruiksnaam: een e-mail adres gekoppeld aan uw domein. Heeft zelf geen mailbox nodig. Wordt gebruikt als afzender van de e-mail. Voorbeeld: do-not-reply@school.be
  • Wachtwoord: LEEG laten. Door het wachtwoord leeg te laten weet Mondriaan dat het geen credentials moet meegeven.

Versturen van rapporten naar leerkrachten

Als je mailserverinstellingen goed zijn en je hebt ook e-mails aan je leerkrachten gekoppeld dan kunnen we effectief mails sturen. Men selecteert één of meerdere leerkrachten in het leerkrachten tabblad. Via rechtermuisklik kiest men het menu “E-mail” en vervolgens kan men uit de rapporten kiezen die momenteel ingesteld zijn.

Voor elk van de keuzes zal het respectievelijke optiescherm tevoorschijn komen (om het rapport eventueel aan te passen) maar deze keer aangevuld met een aantal velden waarmee de te verzenden e-mail van een Onderwerp en Boodschap voorzien wordt. Drukt men op OK in het optiescherm dan ziet men volgend scherm waarin men kan volgen welke mails verstuurd zijn:

Merk op dat het via GMail soms niet lukt om meteen naar een grote groep de mails tegelijk te versturen. Men selecteert er best 50 per keer en wacht enkele minuten om aan de volgende 50 te beginnen. Met andere mail services (zoals een Sendgrid bijvoorbeeld) heeft men daar minder of geen last van.

Elk van de geselecteerde leerkrachten zal zijn persoonlijk PDF rapport krijgen.

Roosterrapport versturen

Kiest men dit rapport dan verschijnt volgend optiescherm:

Men herkent bovenaan het typische optiescherm voor roosterrapporten. Onderaan zijn 5 extra tekstvelden opgenomen:

  • Onderwerp mail: komt in het onderwerp (subject) van de mail staan.
  • Boodschap mail: komt als boodschap in de mail staan.
  • CC en BCC: zoals ingesteld bij de opties. Kan men hier ook wijzigen.
  • Bijlages: hier kan men nog extra bijlages meesturen. Door op “+” te klikken kan men bijlages selecteren en toevoegen aan de mail. Deze bijlages staan los van het rapport zelf dat ook als bijlage verstuurd zal worden.

Merk op dat deze 5 velden gelijk zullen zijn voor alle leerkrachten waarnaar mails verstuurd worden. De ingesloten PDF (rapport) zal uiteraard persoonlijk zijn.

Dagroosterrapport versturen

Kiest men dit rapport dan verschijnt volgend optiescherm:

Men herkent bovenaan het typische optiescherm voor dagroosterrapporten (Startdatum/Einddatum).

Onderaan zijn 5 extra tekstvelden opgenomen:

  • Onderwerp mail: komt in het onderwerp (subject) van de mail staan.
  • Boodschap mail: komt als boodschap in de mail staan.
  • CC en BCC: zoals ingesteld bij de opties. Kan men hier ook wijzigen.
  • Bijlages: hier kan men nog extra bijlages meesturen. Door op “+” te klikken kan men bijlages selecteren en toevoegen aan de mail. Deze bijlages staan los van het rapport zelf dat ook als bijlage verstuurd zal worden.

Merk op dat deze 5 velden gelijk zullen zijn voor alle leerkrachten waarnaar mails verstuurd worden. De ingesloten PDF (rapport) zal uiteraard persoonlijk zijn.

Detail rapport uitvoerder versturen

Kiest men dit rapport dan verschijnt volgend optiescherm:

Men herkent bovenaan het typische optiescherm voor detailrapporten. Onderaan zijn 2 extra tekstvelden opgenomen:

  • Onderwerp mail: komt in het onderwerp (subject) van de mail staan.
  • Boodschap mail: komt als boodschap in de mail staan.
  • CC en BCC: zoals ingesteld bij de opties. Kan men hier ook wijzigen.
  • Bijlages: hier kan men nog extra bijlages meesturen. Door op “+” te klikken kan men bijlages selecteren en toevoegen aan de mail. Deze bijlages staan los van het rapport zelf dat ook als bijlage verstuurd zal worden.

Merk op dat deze 5 velden gelijk zullen zijn voor alle leerkrachten waarnaar mails verstuurd worden. De ingesloten PDF (rapport) zal uiteraard persoonlijk zijn.

Versturen van rapporten naar leerlingen

Als je mailserverinstellingen goed zijn en je hebt ook e-mails aan je leerlingen gekoppeld dan kunnen we effectief mails sturen. Men selecteert één of meerdere leerlingen in het “Klassen | leerlingen” tabblad. Via rechtermuisklik kiest men het menu “E-mail” en vervolgens kan men uit de rapporten kiezen die momenteel ingesteld zijn.

Voor elk van de keuzes zal het respectievelijke optiescherm tevoorschijn komen (om het rapport eventueel aan te passen) maar deze keer aangevuld met een aantal velden waarmee de te verzenden e-mail van een Onderwerp en Boodschap voorzien wordt. Drukt men op OK in het optiescherm dan ziet men volgend scherm waarin men kan volgen welke mails verstuurd zijn:

Het is ook mogelijk om de rapporten te versturen vanop het niveau van de klassen:

Men selecteert de klassen waarvoor men het rapport wenst te versturen en kiest het soort rapport. Elke leerling zal zijn individueel rapport in zijn mailbox krijgen. Enkel de leerlingen waarvoor een e-mailadres opgegeven werd zullen hun rapport ontvangen.

Roosterrapport versturen

Zie info voor zelfde rapport bij leerkrachten.

Dagroosterrapport versturen

Zie info voor zelfde rapport bij leerkrachten.

Ontvangen van de rapporten

Krijg ik als een van de leerkrachten het rapport aan dan kan zou ik bijvoorbeeld het volgende kunnen zien in Outlook:

Men zien de titel (Onderwerp Mail), men ziet de boodschap in de mail en het gepersonaliseerde PDF rapport als attachment. Als afzender ziet men het e-mail adres dat ingesteld werd in “Opties | Andere | Mailing”. Als ontvanger het e-mail adres van de leerkracht.

Controleren van de verzonden e-mails in een e-mail client voor de ingestelde mail server

In Mondriaan zelf kan men niet nakijken welke mails effectief verstuurd werden en of de e-mail adressen zelf valide e-mail adressen zijn. Om dat te doen moet men inloggen op een e-mail client van de e-mail server die ingesteld is in de opties (“Opties | Andere | Mailing”). In het voorbeeld dat we hier gevolgd hebben is dat een GMail account en gebruik ik de web client van GMail om te kijken welke mails verstuurd werden en of dat succesvol gebeurd is.

Voorbeeld: Verzonden berichten (Sent) in het ingestelde GMail account:

Hier ziet men alle berichten die via Mondriaan verzonden werden.

Voorbeeld: Inkomende berichten (Inbox) in het ingestelde GMail account:

Hier ziet men alle berichten die via Mondriaan verzonden werden maar mislukt zijn omdat het een ongeldig e-mail adres was (Address not found…).

]]> https://time-tech.be/handleiding/email-rapporten/feed/ 2 Export dagroosters naar kalender *.ics files https://time-tech.be/handleiding/export-ics-kalender/ Sat, 16 Jan 2021 18:51:51 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=8575

Export dagroosters naar kalender *.ics files

(Beschikbaar vanaf Mondriaan versie 2021.1.0)

Voor scholen die hun dagroosters graag in bijvoorbeeld Google-Agenda, Microsoft Outlook, of Apple iCalendar willen zien (importeren/linken) biedt Mondriaan de mogelijkheid om voor volgende resources *.ics (bestandsformaat) bestanden te genereren:

  • Leerkrachten
  • Klassen
  • Lokalen
  • Varia

Het gaat om een bulk-export. De roosters voor alle resources worden in één keer aangemaakt in 4 folders en dit alles wordt in één *.zip bestand verpakt. Via opties kan de inhoud van de *.ics bestanden gestuurd worden.

Wat de school verder met deze *.ics bestanden doet ligt buiten de verantwoordelijkheid van Mondriaan. De meest voor de hand liggende optie is het op een server plaatsen van de *.ics bestanden en ze in bijvoorbeeld Outlook als een link op te nemen. Als men de *.ics bestanden dan zou aanpassen op de server ziet men meteen de aanpassingen ook in Outlook.

Merk op dat het expliciet gaat over dagroosters en niet over de gewone roosters. De reden om het voor dagroosters te ondersteunen is dat dergelijke roosters expliciet aan een kalender gekoppeld zijn en dat het in de dagroosters is dat dagelijks aanpassingen gebeuren. Zie dagroosterbeheer voor meer info. Waar men ook voor moet zorgen is dat de roosterweekdefinitie de begin- en einduren van de roosterpunten bevat. Zie aanpassen roosterweekdefinitie voor meer info.

Voorbeeld van 3 door Mondriaan gegenereerde *.ics bestanden (GEBA.ics, FISE.ics, 4HT.ics) die in Microsoft Outlook gelinkt zijn.

De 3 zelfde agenda’s in Google Agenda gelinkt.

Inhoud

Een kalenderexport maken van de roosters uit het dagrooster

Via het menu ‘Start | Exporteer | Kalender‘ kan men de export activeren. De knop ‘Kalender’ zal enkel actief zijn op voorwaarde dat er een dagrooster opgesteld werd in Mondriaan. Voorbeeld in de de visualizer Dagrooster voor een klas 4HT:

We zien dat de weken 7/9/2020 en 14/9/2020 gevuld zijn in het dagrooster.

De knop ‘Kalender’ wordt geactiveerd vanaf zodra er datums gekoppeld worden aan het dagrooster. De export zal een foutmelding geven indien de begin- en einduren ontbreken.

Voor de export gegenereerd wordt verschijnt de gekende ‘Opties’ popup. Dit optiescherm wordt voor veel verschillende soorten exports van roosters gebruikt. De opties die van toepassing zijn op de kalenderexport werden hier rood omkaderd. Een volledige beschrijving van al deze opties vindt men bij het thema roosterrapporten. Merk op dat we hier geen waarden ingevuld hebben voor start- en einddatum. Dat wil zeggen dat de volledig gekende kalender geëxporteerd wordt.

Na op OK drukken verschijnt een ‘Save As’ popup waar men de bestandsnaam van het zip bestand kan opgeven. Alle *.ics bestanden zullen in dit zip bestand terechtkomen. Hier kiezen we bijvoorbeeld ‘testcal.zip’ en drukken op Save.

Het zip bestand bevat volgende folders en in elke folder zal men de betreffende *.ics bestanden vinden (in dit geval werden geen varia gebruikt).

Als we de folder Leerkrachten openen zien we per leerkracht een *.ics bestand.

Gegevens opgenomen in het *.ics bestand

Voorbeeld klas 4HT.ics:

Per resource is er een *.ics bestand. De gegevens die opgenomen worden zijn:

  • Per roosterpunt (uur) wordt er een ‘afspraak’ gemaakt in de kalender. Blokuren worden dus ook opgebroken in individuele roosterpunten in dit geval. Via de optie “Cellen samenvoegen” zullen blokken als blokken in de kalender gezet worden.
  • Per afspraak hebben we de datum, start- en einduur.
  • Lokalen worden steeds onder de noemer LOCATION geplaatst. Op die manier komen ze op Location (Locatie/Plaats) terecht in de afspraak in de kalender. Als het er meerdere zijn, komma gescheiden.
  • Alle resources (behalve lokalen) en vakken van een roosterpunt komen terecht in DESCRIPTION. Elementen van hetzelfde type worden komma gescheiden. De description komt terecht in de inhoud van de afspraak.
  • Er is een ook SUMMARY. De inhoud ervan wordt in de titel van de afspraak geplaatst. De inhoud van deze summary hangt af van het soort resource waarover het gaat:
    • Leerkracht: hetzelfde als DESCRIPTION maar zonder vermelding van de leerkracht(en).
    • Klas: hetzelfde als DESCRIPTION maar zonder vermelding van de klas(en).
    • Lokaal: hetzelfde als DESCRIPTION.
  • Er is ook een SEQUENCE aanwezig maar die wordt niet gebruikt en staat steeds op 0. Deze wordt normaal gebruikt om updates aan te geven maar die gebruiken we niet. Bij een export wordt steeds alles opnieuw geëxporteerd en staat de sequence steeds op 0. Als men de kalenders via een URL linkt in het agenda heeft men deze sequence ook niet nodig om updates door te geven aan de client.

De kalenderbestanden zichtbaar maken in MS Outlook of Google Agenda

Er zijn 2 manieren om een kalenderbestand toe te voegen in bijvoorbeeld MS Outlook of Google Agenda:

  • Importeren of uploaden vanuit een bestand: Men gaat éénmalig de afspraken uit het bestand opnemen in je agenda. Na het importeren ben je de link kwijt en zal er ook nooit nog een automatische update gebeuren.
  • Abonneren op een kalenderbestand via een URL: Men gaat een link leggen naar het *.ics bestand via een URL. Dit wil zeggen dat men de bestanden dan eerst op een plaats (bv website) moet zetten zodat er via een URL gelinkt naar kan worden. Het grote voordeel hiervan is dat men de link éénmalig moet leggen en dat als het bestand aangepast wordt je de gegevens automatisch in je agenda zal zien verschijnen. Deze links leggen via een URL is mogelijk voor alle courante agendasystemen. Er is informatie legio te vinden op het internet over de manier waarop men dit kan doen.

Bij wijze van voorbeeld hebben we op de website van time-tech een aantal kalenderbestanden geplaatst die via volgende URL te bekijken zijn:

  • Leerkrachten:
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Leerkrachten/ANBA.ics
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Leerkrachten/ANGE.ics
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Leerkrachten/ANNB.ics
  • Klassen:
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Klassen/1AA.ics
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Klassen/1AB.ics
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Klassen/1AC.ics
  • Lokalen:
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Lokalen/A21.ics
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Lokalen/A22.ics
    • https://time-tech.be/wp-content/uploads/2021/Agenda/Lokalen/A23.ics

Eenmalig hebben we deze URL’s in een MS Outlook agenda gelinkt er er meteen de juiste naam aan gekoppeld. Je kan ook kalendergroepen aanmaken en de individuele kalenderbestanden hier onder hangen. Het resultaat ziet er dan als volgt uit.

Het grote voordeel van dit systeem is dat men de links éénmalig moet leggen. Na wijzigingen in het dagrooster kan men de export opnieuw doen en alle *.ics bestanden op de server (website) gewoon overschrijven met de nieuwe versies. Van zodra dat gebeurd is zal iedereen die een link gelegd heeft naar deze *¨.ics bestanden via een URL de updates zien in zijn agenda.

Nog enkele voorbeelden

Via de optie “Cellen samenvoegen” zal de rooster van 4HT er als volgt uitzien:

Ook als er partities gebruikt worden zullen lessen die aan aparte partitie-elementen gegeven worden apart getoond worden:

]]> Export uren leerkracht per vakcategorie https://time-tech.be/handleiding/export-uren-leerkracht-per-vakcategorie/ Mon, 28 Sep 2020 18:13:43 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=8295

Export uren leerkracht per vakcategorie

Sommige scholen hebben na de planning van hun rooster nood aan een rapport waarin per leerkracht een overzicht te zien is van het aantal uren dat ze per tijdseenheid (uur/dag/week) ingezet zijn voor een bepaalde categorie van vakken. De gebruiker bepaalt zelf wat de categorieën zijn. Men zou bijvoorbeeld STEM, TALEN, CULTUUR, GOA als categorieën kunnen definiëren. Voor elke van deze categorieën bepaalt men dan eerst welke vakken er moeten deel van uitmaken. STEM zou bijvoorbeeld WIS, FYS, SCH, en BIO als vakken kunnen bevatten. In een rapport waar men per dag wenst te zien hoeveel uur een leerkracht STEM vakken geeft zal Mondriaan op basis van het geplande rooster uitzoeken hoeveel elke leerkracht op elke dag van de week (of weken) STEM geeft.

De gebruiker heeft de keuze om de telling van de uren ofwel op basis van de geplande roosterpunten te doen (in de meeste gevallen stelt één roosterpunt één uur voor), ofwel op basis de getelde uren. Die laatste zijn nuttig wanneer men roosters heeft waarbij een gepland uur niet (altijd) als 1 uur geteld moet worden. In het opdrachten tabblad maakt men het onderscheid tussen beiden via de kolommen ‘#uren’ en ‘Getelde uren’.

Bijkomend is het ook mogelijk om uren te markeren als ‘avonduren’. Voor sommige administraties is het nuttig een overzicht te hebben van hoeveel uren avondles leerkrachten geven per tijdseenheid (uur/dag/week). De gebruiker kan in het rooster beslissen welke uren er als ‘avonduur’ in aanmerking komen en Mondriaan zal dan op vraag van de gebruiker een overzicht per leerkracht voorzien van het aantal uur dat in de avond lesgegeven wordt.

Het rapport wordt als Excel document voorzien.

Inhoud

Definiëren van de vakcategorieën

De vakcategorieën waarvoor men de telling wenst te doen maakt men eenvoudig aan als groepen van vakken. De gebruiker kan de vakgroepen selecteren waarover de uurtelling moet gebeuren. Aanmaken van groepen van vakken doet men op de volgende plaats in Mondriaan:

In het tabblad ‘Elementen | [Groepen] | [Klassen]‘ worden vakgroepen aangemaakt voor allerlei redenen. Een bijkomende mogelijkheid is dus om dergelijke groepen te gebruiken als categorie om lesuren van leerkrachten over te tellen.

Meer informatie over vakken en vakgroepen kan men vinden op volgende pagina’s:

Markeren van uren als avonduren

Indien men ook tellingen wenst te doen van het aantal avonduren dan moet men in de roosterdefinitie eerst aangeven welke uren avonduren zijn. Dat doet men op de volgende plaats in Mondriaan:

In de roosterweekdefinitie kan men via het vlagje ‘Avond’ aanduiden welke uren avonduren zijn. Dit kan per dag van de week ingesteld worden.

Meer informatie over de roosterweekdefinitie vindt men op volgende pagina:

Instellen van kalenderdatums voor het rapport

Via het menu ‘Rapportering | Andere | Stel voorstelling roosterdagen in‘ kan men kalenderdatums koppelen aan de dagen in het rooster.

Kiest men deze optie dan krijgt men volgend scherm om enerzijds datums aan dagen te koppelen en anderzijds om een datumformaat te bepalen. Dat laatste heeft geen belang voor dit rapport. het datumformaat dat in Excel gebruikt zal worden zal steeds het standaard Excel datumformaat zijn.

Meer informatie over het instellen van deze datums kan men vinden op volgende pagina:

Aanmaken en configureren van het rapport

Het rapport aanmaken doet men via het menu ‘Exporteer | Uren leerkracht per vakcategorie‘.

Na selectie van de export krijgt men een configuratiescherm waarmee men kan bepalen wat er in het rapport moet komen. In het linkerpaneel ziet men de lijst van vakgroepen die men kan gebruiken als vakcategorie om over te rapporteren. Er werden er 4 aangevinkt.

We kiezen om geen details per dag of per uur te zien. We willen enkel details op weekbasis. Verder kiezen we ook om ‘Geroosterde opdrachten’ te tellen wat wil zeggen dat we met de kolom ‘#uren’ rekenen en niet met de kolom ‘Getelde uren’ uit het opdrachten tabblad. (Opties worden verder besproken)

Drukken we op OK dan krijgen we (soms) volgende melding:

Indien de combinatie vakgroepen die men geselecteerd heeft niet alle gebruikte vakken bevatten dan zal deze waarschuwing komen. Indien elk vak dat in een opdracht voorkomt ook in een van de geselecteerde vakgroepen voorkomt dan zal er geen waarschuwing zijn.

Als we vervolgens op OK drukken verschijnt er een ‘Save As’ scherm waar we de plaats en naam van het Excelbestand kunnen opgeven.

We drukken op ‘Save’ en openen het Excelbestand. Volgende kolommen zijn beschikbaar:

  • Docent: de leerkracht waarover het gaat (acroniem, naam of beide). Bv MADA.
  • Weeknummer: indien gevraagd. Afgeleid van de datum in de kolom Startdatum. Enkel beschikbaar in de lijnen die weken voorstellen. Lijnen die dagen of uren voorstellen zullen leeg zijn voor deze kolom.
  • Startdatum: de datum is beschikbaar voor lijnen die weken of dagen voorstellen en enkel indien kalenderdatums ingesteld werden voor het rooster. Voor lijnen die uren voorstellen wordt deze kolom gevuld met het acroniem van het uur (Bv. w1_ma1).
  • <categorieën>: per categorie een kolom waarin de telling gebeurt. Bv: LBV, STEM, …
  • Totaal: de som van de kolommen <categorieën>. Merk op dat indien een vak in meerdere categorieën zou zitten dat er dubbeltellingen kunnen voorkomen. Vraagt men via de opties ‘Som categorieën uniek’ dan worden die dubbeltellingen vermeden.
  • Avond: indien gevraag, het aantal avonduren.

We zien dat elke lijn hier een week voorstelt. Het gebruikte voorbeeld is een multiweekrooster van 10 weken. Onderaan krijgt men nog de som over alle weken onder de noemer ‘Totaal module‘.

Indien we de uren ook per dag wensen te zien dan krijgen we volgend rapport. Voor decent MADA zien we nu per week ook de afzonderlijke dagen en de tellingen op die dagen.

Indien we ook de details per uur van de dag willen zien dan krijgen we volgend rapport:

Opties voor de generatie van het rapport

Het optiescherm werd al getoond in het voorbeeld. Hier overlopen we de mogelijkheden. De gekozen opties worden steeds bewaard in het Mondriaanbestand. Als men het rapport opnieuw wenst aan te maken dan krijgt men dus de vorig gebruikte opties als startpunt.

Volgende zaken kunnen geconfigureerd worden:

Vakgroepen als Vakcategorieën: Het linkerpaneel toont alle vakgroepen die er bestaan en de gebruiker duidt aan welke er als kolom in het rapport dienen te verschijnen als vakcategorie. Merk op dat de groep VAKKEN alle vakken bevat. De gebruiker kan eender welke vakgroepen aanmaken en gebruiken in dit scherm. Merk op dat er geen controle is op overlappende groepen. Als het vak MECH in zowel STEM als in PV_VAKKEN zou zitten dan worden de MECH lessen in beide categorieën opgenomen. Er verschijnt wel een waarschuwing indien bepaalde actieve vakken in geen enkele van de geselecteerde vakgroepen zit. Men kan het rapport ook aanmaken zonder enige categorie aan te vinken. Dit kan nuttig zijn indien men enkel een rapport wenst over de avonduren.

Leerkrachten: hier kiest men of men het acroniem, de naam, of beide wenst te zien in het rapport.

Weekdetails: minimum wordt er op moduleniveau gerapporteerd. Indien men ook details per week wenst dan vinkt men deze aan.

Dagdetails: bijkomend kan men ook details per dag bekijken.

Uurdetails: bijkomend kan men de details per uur (roosterpunt) bekijken.

Som categorieën: Vinkt men deze aan dan vindt men naast de kolommen voor de categorieën ook nog de kolom ‘Totaal‘. Deze bevat per lijn de som van de waarden in de categorie-kolommen. Omdat er potentieel overlap is tussen de categorieën kunnen in dit Totaal dubbeltellingen zitten.

Som categorieën uniek: Vinkt men deze aan dan vindt men naast de kolommen voor de categorieën ook nog de kolom ‘Totaal uniek‘. Indien er geen overlap is tussen de categorieën dan zal deze dezelfde waarde hebben als de kolom ‘Totaal’. Als er overlap is tussen de categorieën dan wordt die overlap niet overgenomen in ‘Totaal uniek’. Ziet men een verschil tussen ‘Totaal’ en ‘Totaal uniek’ dan weet men dat er een overlap is.

Avond: Vinkt men deze aan dan krijgt men een aparte kolom ‘Avond’ waarin de avonduren geteld worden. In de roosterweekdefinitie moet dan wel een markering aangebracht zijn van de avonduren.

Toon weeknummers: Vinkt men deze aan dan krijgt men de kolom ‘Weeknummer’ in het rapport. Dit nummer zal enkel gevuld worden indien er kalenderdatums gekoppeld zijn aan het rooster. Weeknummers worden enkel getoond in lijnen die de weken voorstellen in het rapport.

Geroosterde of Getelde opdrachten: De enige opdrachten die in aanmerking komen voor het rapport zijn opdrachten die geplaatst zijn in het rooster (vlagje ‘Roosteren’ aangevinkt en ook geplaatst in het rooster) en die een relevant vak bevatten (een vak dat in minstens één van de gekozen vakgroepen zit). Om de manier van tellen te beïnvloeden heeft men hier de optie om te kiezen tussen het tellen van:

  • Geroosterde opdrachten: de telling gebeurt op basis van de kolom ‘#uren‘ in het opdrachten tabblad. Het vlagje ‘Tellen’ heeft hier géén invloed op.
  • Getelde opdrachten (die geroosterd zijn): de telling gebeurt op basis van de kolom ‘Getelde uren’ in het opdrachten tabblad en enkel opdrachten waarvoor het vlagje ‘Tellen’ aangevinkt is worden in aanmerking genomen.

Een voorbeeld van het opdrachten tabblad en de kolommen ‘#uren’, ‘Getelde uren’, en ‘Tellen’.

Meer informatie over deze kolommen specifieke kolommen in het opdrachten tabblad kan men vinden op de pagina’s over prestatieberekeningen:

Nog enkele weetjes over dit rapport

  • Dit rapport is beschikbaar vanaf Mondriaan versie 2020.5.0.
  • De oorsprong van dit rapport ligt bij de HBO5 scholen. Hier is het rapport belangrijk voor de berekening van de stage-uren.
  • Het rapport is gebaseerd op een gepland rooster en de kalenderdatums die in acht genomen worden moeten ingegeven worden via ‘Stel voorstelling roosterdagen in’. Er wordt voorlopig géén rekening gehouden met dagroosterbeheer in dit rapport.
  • Indien men detail wenst tot op uur-niveau dan kan het gebeuren dat men met meer dan 65.536 lijnen zou eindigen. Momenteel laat Mondriaan niet toe om over die limiet te gaan voor Exceldocumenten. Er zal dan een foutmelding verschijnen.
]]> Export uren naar Excel https://time-tech.be/handleiding/export-uren-excel/ Mon, 20 Jan 2020 13:25:04 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=6510

Export uren naar Excel

Deze export naar Excel (*.xls) maakt één Excel sheet aan op basis van het Opdrachten tabblad in Mondriaan. De bedoeling van deze export is om een overzicht te krijgen van uren die gepresteerd worden door de leerkrachten in de school. Uren die geteld worden (vlagje “Tellen” aangevinkt) dragen bij tot de telling. Indien er in het Opdrachten tabblad de opdrachtfilter (= uitgebreid zoeken filter) actief is dan zal de export ook beperkt worden op basis van die filter. De rijen in Excel zijn vakken, de kolommen zijn de klassen. In de cellen worden de leerkrachten opgenomen die het vak geven aan de klas. In de cellen ziet men het aantal gesubsidieerde en plage uren. Verder is er nog aan aanduiding van de graad en vaktype. Samenzettingen zullen geïdentificeerd kunnen worden op basis van de kleur van de cel.

Deze export heeft alles te maken met het onderdeel “Prestatieberekeningen”. Meer informatie over deze thema’s kan men vinden op:

Inhoud

Aanmaken van het Excel bestand

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “Uren in werkblad” kiezen:

Na het drukken op “Uren in werkblad” verschijnt er een popup waar men de locatie en naam van het Excel bestand kan kiezen:

Voorbeeld van een volledige export

We vertrekken van een Opdrachten tabblad waar géén filter actief is.

We doen de export (“Uren in werkblad”) naar Excel en openen het bestand:

Elke rij staat voor een vak. Elke kolom staat voor een klas. De informatiekolommen vooraan bevatten de volgende informatie:

  • Totaal: totaal aantal te tellen uren van het vak over alle klassen (= subsidie + plage).
  • Subsidie: totaal aantal te tellen gesubsidieerde uren van het vak over alle klassen.
  • Pl1..Pl3: per type “plage” het aantal te tellen uren van het vak over alle klassen.
  • Vak: het vak waarover de lijn gaat.
  • Type: het vaktype (AV/TV/ …)
  • 1GR..GR3: graad van de klassen in de rij.

Onderaan in de excel ziet men ook nog de totalen:

  • Totaal
  • Subsidie
  • Plage1 .. Plage3

In het rechterdeel van het werkblad zien we in de kolomhoofden de klassen. In de cellen onder de klassen ziet men de leerkracht die het vak aan de klas geeft. Indien er meerdere leerkrachten zijn worden ze in de cel gescheiden door een pipe (“|”). Er staan steeds 2 cijfers bij de leerkracht gescheiden door een “/”. Het eerste cijfer is het aantal gesubsidieerde uren, het tweede de som van de plage uren (Pl1+Pl2+Pl3). Voorbeelden:

  • De klas 1aL krijgt het vak FR van leerkracht NIJE voor 4 uur. Het gaan om 4 gesubsidieerde uren en 0 plage uren.
  • De klas 1aL krijgt het vak LA van leerkracht VDHL voor 4 uur. Het gaat om 3 gesubsidieerde uren en 1 plage uur.

Samenzettingen van klassen voor eenzelfde vak en leerkracht kunnen we onderscheiden op basis van de kleur van de cel. Niet gekleurde cellen zijn voor alle duidelijkheid geen samenzettingen.  Voorbeeld:

  • De klas 1aL en 1aMW hebben samen het vak FR van leerkracht NIJE. De cellen zijn met dezelfde kleur ingekleurd. De 4 uren die NIJE presteert worden derhalve maar 1 keer geteld.

Indien in het opdrachten tabblad een opdracht gemarkeerd staat als NIET Tellen dan zal voor die opdracht 0 als totaal/subsidie/plage opgenomen worden in het Excel bestand. De lijn zal wel zichtbaar zijn wat handig is ter controle. Een voorbeeld hiervan in dit bestand ziet men voor het vak TI.

Indien er opdrachten zijn die géén klas hebben dan worden die onder één lege kolom vermeld. in dit voorbeeld is dat kolom “K”.

Voorbeeld van een selectieve, gefilterde export

We kunnen een eenvoudige filter toepassen in het opdrachten tabblad om dan op dezelfde manier het Excel overzicht te genereren. Uitgebreid zoeken kan op alle mogelijke parameters van een opdracht. In dit eenvoudige voorbeeld nemen we als filter de leerkracht NIJE.

We doen de export (“Uren in werkblad”) naar Excel en openen het bestand:

In dit gefilterde voorbeeld ziet men de prestaties van de leerkracht NIJE. Er zijn 24 gesubsidieerde opdrachten voor NIJE in de 1ste graad verdeeld over 3 vakken (FR, GS, LS).

]]> Export selectie naar Mondriaan https://time-tech.be/handleiding/export-selectie-naar-mondriaan/ Fri, 17 Jan 2020 17:25:37 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=6493

Export selectie naar Mondriaan

Deze export laat toe om een deel van de opdrachten naar een nieuw Mondriaan bestand te exporteren. Dit nieuwe bestand staat volledig los van het originele en kan een vertrekpunt zijn voor een nieuw rooster of om een of andere analyse op een deelprobleem uit te voeren. Technisch is het mogelijk om volgende soort selectie te maken:

  • De filter in het opdrachten tabblad kan gebruikt worden om een deelverzameling van de opdrachten te selecteren.
  • Indien het om een multiweek rooster gaat kan men de weken selecteren die men in het nieuwe bestand wenst over te houden.

Het gaat dus om een combinatie van opdracht- en weekselectie. Het nieuwe bestand zal alle informatie overnemen van het originele bestand. Het enige verschil zal te zien zijn in het opdrachten tabblad (indien er een selectie gemaakt werd) en in de weekstructuur (indien niet alle weken geselecteerd werden). Alle andere informatie blijft behouden.

Inhoud

Aanmaken van het Mondriaan bestand

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “Selectie .ttxml” kiezen:

Na het drukken op “Selectie.ttxml” verschijnt volgende popup waar men de nodige parameters kan instellen om het bestand te genereren:

  • Gebruik filter: dit gaat over het beperken van de opdrachten door de filter in het opdrachten tabblad (zie “Filteren en Uitgebreid zoeken in het Opdrachten tabblad”). Indien aangevinkt wordt de filter toegepast. Indien uitgevinkt zullen alle opdrachten overgenomen worden.
  • week 1…n: hier selecteert men de weken die geëxporteerd moeten worden (in geval van een multiweek rooster).

Na “Opslaan” zal er een popup verschijnen om het nieuwe Mondriaan bestand op te slaan.

Men geeft een nieuwe locatie en naam in en kiest voor ofwel het *.ttxml formaat ofwel het gezipte *.zttxml formaat.

Voorbeeld van een selectieve export

We vertrekken van een fictief multiweekrooster met 10 weken. In het opdrachten tabblad maken we een filter aan die bijvoorbeeld enkel het vak PAV selecteert. De enige opdrachten die we wensen terug te zien in het nieuwe bestand zijn opdrachten voor het vak PAV.

In het tabblad “Uren/Week | Roosterweek” zien we dat het om een multiweek rooster gaat.

We exporteren de selectie naar een nieuw Mondriaan bestand met de volgende opties:

We bewaren het bestand als “MijnDeelRooster.zttxml” en openen het nieuwe bestand in Mondriaan.

We zien dat de filter op de opdrachten werd toegepast. Enkel de opdrachten die PAV als vak hadden werden overgenomen. Met een lege filter zien we in dit bestand dezelfde opdrachten als in het vorige bestand maar dan met de PAV filter.

In het tabblad “Uren/Week | Roosterweek” zien we dat er maar 3 weken zijn, de namen van de weken werden overgenomen van het originele bestand.

]]> Export naar een HTML rooster https://time-tech.be/handleiding/export-html-rooster/ Fri, 17 Jan 2020 11:00:09 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=6467

Export naar een HTML rooster

De HTML export voor de roosters van alle leerkrachten, klassen, lokalen, vakken, en varia maakt het mogelijk om op een heel eenvoudige manier alle roosterdata via een browser beschikbaar te stellen. Via een aantal opties kan men bepalen hoe de data geëxporteerd wordt en na die keuze maakt Mondriaan een zip-file aan waarin alle HTML data te vinden is. De gebruiker kan deze zip-file dan uitpakken, op bijvoorbeeld een file server waar de juiste mensen toegang toe hebben, om vervolgens de link te delen met de mensen die die informatie willen zien.

Indien men gebruik maakt van Dagroosterbeheer dan kan men ook een HTML export maken van het dagrooster.

Inhoud

Formaat van het HTML rooster

De zip-file de gegenereerd wordt bevat volgende informatie:

Per type element een folder met voor elk element een apart *.html bestand waarin het rooster te zien is voor dat element:

  • Klassen
    • Leerlingen
  • Leerkrachten
  • Lokalen
  • Vakken
  • Varia

Verder staan er een aantal html bestanden die dienst doen als index om de elementen te tonen:

  • index.html: dit is een hoofdindex met links naar:
    • indexKlassen.html: index naar alle klassen in de folder Klassen
    • indexLeerkrachten.html: index naar alle leerkrachten in de folder Leerkrachten
    • indexLokalen.html: index naar alle lokalen in de folder Lokalen
    • indexVakken.html: index naar alle vakken in de folder Vakken
    • indexVaria.html: index naar alle varia in de folder Varia
  • allKlassen.html: aparte pagina waarop alle rooster uit de folder Klassen onder elkaar te zien zijn
  • allLeerkrachten.html: aparte pagina waarop alle rooster uit de folder Leerkrachten onder elkaar te zien zijn
  • allLokalen.html: aparte pagina waarop alle rooster uit de folder Lokalen onder elkaar te zien zijn
  • allVakken.html: aparte pagina waarop alle rooster uit de folder Vakken onder elkaar te zien zijn
  • allVaria.html: aparte pagina waarop alle rooster uit de folder Varia onder elkaar te zien zijn

Tenslotte wordt er een style sheet (style.css) meegeleverd om de informatie op te maken in de browser.

Een voorbeeld:

Heeft men leerlingen in een klas 1AA gedefinieerd dan al er onder de folder Klassen een folder 1AA te vinden zijn waar de roosters per leerling van 1AA staan:

HTML bestanden bekijken in een browser

Als we de inhoud van de zip-file ergens neerzetten dan kunnen we via eender welke browser de inhoud bekijken.

index.html

Als we index.html openen zien we 5 links waarop we kunnen klikken:

We klikken op bijvoorbeeld Klassen om een volledige lijst van klassen te zien. Men kan dan op eender welke klas klikken om het rooster van die klas te zien. In dit voorbeeld 1AA.

Op die manier kan men over alle roosters een voor een navigeren.

Vanaf versie 2021.5.0 biedt index.html een menu aan waarin men eerst het type element kiest en vervolgens het element. Deze index.html is ook perfect bruikbaar op mobiele apparaten.

Vanaf versie 2023.3.0 kan men vanaf de klas verder navigeren naar individuele leerlingen:

Voorbeeld op iPhone:

allKlassen.html

Wenst men alle roosters van een bepaald type in een keer op één pagina te zien dan kan men dat via de “all<Elementype>.html” indexen doen. in dit voorbeeld bekijken we allKlassen.html:

Dit soort pagina laat toe om over alle roosters heen iets op te zoeken.

Aanmaken van het HTML rooster

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “Rooster .html” of “Dagrooster .html” kiezen:

Voor het HTML rooster gegenereerd wordt heeft de gebruiker nog de mogelijkheid om een heel aantal parameters aan te passen die gebruikt worden in de generatie van het bestand. Volgend popup scherm verschijnt:

Voor een lessenrooster Voor een examenrooster

Dit is exact hetzelfde optiescherm dat gebruikt wordt voor het personaliseren van roosterrapporten. Voor de beschrijving van de mogelijkheden zie “Roosterrapporten“. De rood omkaderde opties zijn enkel beschikbaar voor het geval men exporteer “Dagrooster.html” gekozen heeft.

Voor Examenroosters:

  • In de cellen van een examen wordt de Acro van het Evaluatietype vermeld. Bijvoorbeeld “EX” voor “Examen”. Mogelijke waarden kan men terugvinden in het tabblad “Bijkomende informatie | Taakbelasting Examens | Evaluatietypes”.
  • In de cellen van een examen wordt de Acro van het Examentype vermeld na de Acro van het Evaluatie. Bijvoorbeeld “M” voor “Mondeling”. Mogelijke waarden kan men terugvinden in het tabblad “Bijkomende informatie | Taakbelasting Examens | Examentypes”.
  • Het feit dat beide Acro’s er staan of niet kan men niet instellen, ze worden standaard vermeld.

Nadat men op “OK” klikt in dit optiescherm zal gevraagd worden naar een locatie en een naam voor de zip-file waarin alle bestanden voor het HTML rooster bewaard zullen worden.

Begin en Einduren van de roosterpunten in het HTML rooster

Indien men in de roosterweekdefinitie ook begin- en einduren voorzien heeft voor elke roosterpunt dan zullen deze automatisch gebruikt worden in de HTML roosters.

In volgend voorbeeld werden Begin en Einduren toegevoegd.

Maakt men een HTML rooster dan ziet men dat de roosterpuntnummers vervangen zijn door de begin en einduren.

Extra Uurstroken in een andere kleur

Extra uurstroken (uren buiten het rooster) worden in een andere kleur (lichtgrijs) getoond. Extra uurstroken worden voor een resource enkel getoond indien die resource er ook geplaatst is.

De kleur kan men eventueel aanpassen door het style.css bestand aan te passen:

Aanpassen style.css voor elke HTML rooster export

Eerder hebben we gezien hoe men kleine wijzigingen kan aanbrengen aan de layout van wat getoond wordt in een browser voor de HTML-roosters door style.css aan te passen. Dit ging over aanpassingen van style.css nadat de HTML-export gebeurd is en betekent dus dat de gebruiker ofwel de aanpassing elke keer opnieuw moet doen na een HTML export of dat hij na de generatie de style.css telkens moet vervangen door een eigen bewaarde en aangepaste versie ervan.

Men kan de style.css file voor deze specifieke HTML-rooster exports ook definitief aanpassen zodat de aangepaste versie automatisch en met elke HTML-rooster export meegeleverd wordt. Dit doet men door in de folder waar Mondriaan geïnstalleerd is, onder “Mondriaan\Content”, de bestaande syle.css te vervangen door de aangepaste syle.css. Bewaar dan eerst de originele onder een andere naam zoals hier getoond (“style.original.css”).

Van zodra deze style.css vervangen is door de aangepaste zal deze ook gebruikt worden voor elke HTML-rooster export. Dit is zeker handig als de school een bepaalde stijl voor de HTML opgesteld heeft en die steeds wil hergebruiken.

Bewaar de aangepaste style.css ook op een andere veilige plaats want soms kan het gebeuren dat Mondriaan tijdens een update ook de style.css file in de “Mondriaan\Content” map overschrijft met een nieuwere versie.

PS. Merk op dat er in Mondriaan ook nog een HTML-export bestaat voor wijzigingen die in het dagrooster gebeurd zijn. Dit staat beschreven in “HTML-export van de wijzigingen in de klasroosters“. Dit gaat dan specifiek over de aanpassingen aan de roosters en niet zozeer om de roosters zelf. Voor de dagroosterwijzigingen, die veelal op inforborden getoond worden in de school, bestaat er dus ook een HTML-export met bijhorende stylesheet (style.css). Dit is een heel andere style.css en voor die style.css voorziet Mondriaan wel mogelijkheden om die in Mondriaan zelf te beheren.

]]> TXT-Export naar Smartschool Agenda en andere systemen https://time-tech.be/handleiding/export-smartschool/ Thu, 16 Jan 2020 08:49:29 +0000 https://time-tech.be/?post_type=manual_kb&p=6431

TXT-Export naar Smartschool Agenda en andere systemen

Omdat Smartschool (smartschool.be) in erg veel onderwijsinstellingen gebruikt wordt, is het evident dat Mondriaan een export van het lesrooster voorziet voor Smartschool. De module “Lesrooster” in Smartschool biedt de mogelijkheid om een volledig of een gedeelte van het lesrooster op te laden via een bestand. Het formaat van dit bestand werd door Smartschool gedefinieerd. Mondriaan kan dit soort bestand aanmaken voor het volledige of voor een gedeelte van het lesrooster.

Op deze pagina wordt de export van dit Smartschoolbestand beschreven. Voor de import van het bestand in Smartschool verwijzen we naar de documentatie van Smartschool zelf. Merk op dat het hier gaat om de export bedoeld voor de Smartschool Agenda. Voor de nieuwere Smartschool Planner hebben we een andere pagina voorzien. Het TXT-bestand kan ook voor andere doeleinden gebruikt worden. Smartschool Agenda is een oudere toepassing en zal met de tijd volledig vervangen worden door Smartschool Planner.

Inhoud

Formaat van het Smartschool bestand

Het gaat om een tekstbestand met 7 velden die komma gescheiden zijn. Elke lijn is een nieuw record. Er is geen header of footer.

Voorbeeld van een stukje bestand:

Volgende velden worden onderscheiden in het bestand:

  • ID: Identifier die per combinatie van een opdracht en een leerkracht bepaald wordt (kan gereset worden)
  • Klas: Acroniem van de klas (met of zonder partitienaam)
  • Leerkracht: Acroniem of Naam van de leerkracht
  • Vak: Acroniem of Naam van het vak
  • Lokaal: Acroniem van het lokaal
  • Dagnummer: Beginnend vanaf 1 en verder genummerd over de dagen die geëxporteerd dienen te worden.
  • Uurnummer: Beginnend vanaf 1 en verder genummerd (per dag) over de uren die geëxporteerd dienen te worden.

Opties die het formaat van het bestand wijzigen

Er zijn een aantal eenvoudige opties die het formaat van het bestand bepalen. De opties kan men vinden bij “Opties | Export | Export TXT”. Enkel de rood omlijnde opties hebben betrekking op de TXT-Export (Smartschool Agenda). De opties onder “Opties | Export | Export XML” zijn bedoeld voor de XML-Export die o.a. gebruikt wordt voor de Smartschool Planner.

De opties zijn:

  • Volledige naam leerkracht: Standaard wordt het Acroniem gebruikt. Via deze optie kiest men de volledige Naam in plaats van het Acroniem. Als de Naam er niet is vallen we terug op het Acroniem.
  • Volledige naam vak: Standaard wordt het Acroniem gebruikt. Via deze optie kiest men de volledige Naam in plaats van het Acroniem. Als de Naam er niet is vallen we terug op het Acroniem.
  • Negeer uren buiten rooster: In Mondriaan kennen we het concept van “Uren buiten het rooster” (zie ook “Thema Taken Naast Normale Lessen“).
    • Ofwel moeten die ook naar Smartschool (standaard) en laat men dit vinkje uit.
    • Ofwel mogen die niet naar Smartschool en dan vinkt men deze optie aan.
  • Partitie als klas: Indien in de opdracht een partitie-element gebruikt wordt in plaats van de volledige klas dan is de vraag hoe we dit in smartschool willen zien.
    • Ofwel negeren we de partitie en nemen we gewoon de naam van de klas (standaardoptie): bv “1A”
    • Ofwel wordt de naam van de klas samengevoegd met de naam van het partitie-element: bv “1A_meisje” waarbij “meisje” een partitie-element is dat bijvoorbeeld in een LO opdracht gebruikt werd.
  • Postfix examen: Om examenopdrachten van andere te kunnen onderscheiden kan men in de export vragen om voor elke examenopdracht een postfix achter de vaknaam te zetten. In dit voorbeeld wordt examen “WIS” dan geëxporteerd als “WIS-Examen”.
  • Reset txt id’s: Een actie die ervoor zorgt dat de identifiers (ID veld) in het TXT-bestand (smartschoolbestand) weer gereset worden. De eerdere koppeling tussen een ID en een combinatie (opdracht, leerkracht) gaat dan verloren en er wordt een nieuwe gemaakt.

Reset txt id’s

De knop “Reset txt id’s” wordt dus o.a. gebruikt om de ID’s die geëxporteerd worden te resetten. Mondriaan zal na een reset opnieuw unieke ID’s koppelen aan elke combinatie van (opdracht, leerkracht). Mondriaan zal de ID’s bewaren en opnieuw gebruiken zolang er niet opnieuw gereset wordt. Het resetten is iets wat men normaal éénmaal doet in het begin van het nieuwe schooljaar. Zolang men de ID’s aanhoudt kan men op een eenvoudige manier wijzigingen doorgeven aan Smartschool zonder het ganse lesrooster opnieuw aan te bieden. Door gebruik te maken van eerder gecommuniceerde ID’s kan Mondriaan naar specifieke lijnen refereren en laten aanpassen in Smartschool.

Opgelet!: Van zodra men een eerste bestand naar Smartschool gestuurd heeft kan het resetten van de ID’s dus een probleem opleveren met een fout lesrooster in Smartschool. Omzichtig te gebruiken. Indien men steeds het volledige rooster aanbiedt en het oude verwijdert uit Smartschool kan dit geen kwaad.

Negeer uren buiten rooster

Heeft men bijvoorbeeld een normale daglengte van 8 roosterpunten en daarbovenop nog eens 6 roosterpunten voor extra taken buiten het rooster dan kan men kiezen welke van deze roosterpunten naar Smartschool gaan. Ofwel 8, ofwel 14 in dit voorbeeld. Kiest men 8 (Negeer uren buiten rooster) dan zal het uurnummer in het smartschoolbestand variëren tussen 1 en 8. Negeert men ze niet dan zal het variëren tussen 1 en 14. Dus, de uurnummers tellen op en houden enkel rekening met de uren die we willen exporteren. Er zitten dus nooit gaten in het rooster dat naar Smartschool gaat.

Aanmaken van het Smartschool bestand

Via “Start | Bestand | Exporteer” kan men de optie “txt-bestand (voormalige Smartschool-agenda)” kiezen:

Men kan kiezen om het volledige lesrooster te exporteren of enkel de opdrachten die via de opdrachtfilter geselecteerd werden (“Filter opdrachtentabblad” aanvinken). De filter om opdrachten te selecteren (bijvoorbeeld enkel eerste graad of een bepaald aantal klassen of leerkrachten) kan men terugvinden in het opdrachten tabblad (zie “Filteren en Uitgebreid zoeken in het Opdrachten tabblad“).

Men kan ook de weken kiezen uit het basisrooster die men wenst te exporteren. Bij een enkelvoudige week is dat steeds week1. Bij een multiweekrooster kan men kiezen welke weken men in de export wenst te zien:

Bij de generatie wordt naast deze aspecten ook rekening gehouden met de gekozen opties in het optie tabblad voor Smartschool.

Geef vervolgens een locatie en naam voor het bestand op. Na bewaren kan het bestand gebruikt worden om op te laden in Smartschool.

Vertaling van een Mondriaan opdracht naar Smartschool records

Eén Mondriaan opdracht wordt voorgesteld door één of meerdere lijnen in het Smartschool bestand.

De eenvoudigste vorm is een opdracht van één uur waarin één klas, één leerkracht, en één vak opgenomen is.

Voorbeeld: opdracht 1 uur FRA op donderdag het 5de uur voor de klas 5IW in lokaal LOK1 gegeven door PIET. De vertaling naar Smartschool zou dan de volgende zijn:

  • 127, 5IW, PIET, FRA, LOK1, 4, 5, ,

Het ID hebben we hier arbitrair gekozen.

Indien dezelfde opdracht meerdere uren plaatst dan wordt voor elk uur een aparte lijn voorzien.

Voorbeeld: herneem vorig voorbeeld maar nu met een blok van 2 uur FRA in plaats van 1 uur op hetzelfde moment.

  • 127, 5IW, PIET, FRA, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA, LOK1, 4, 6, ,

Beide lijnen zijn identiek behalve het uur. Uren 5 en 6 worden bezet. Wat we in de generatie niet zien is of dit een blokopdracht was van 2 uur dan wel 2 losse uren die toevallig naast elkaar liggen. Voor Smartschool maakt dat ook niet uit.

Merk op dat het ID voor beide lijnen gelijk blijft omdat het ID enkel door de combinatie (opdracht, leerkracht) bepaald wordt.

Stel dat er in dezelfde opdracht verschillende klassen samen gezet worden. In dit geval worden de lijnen opnieuw gesplitst.

Voorbeeld: herneem vorig voorbeeld maar nu met 2 klassen in dezelfde opdracht: 5IW en 5EW:

  • 127, 5IW, PIET, FRA, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA, LOK1, 4, 6, ,

Lijnen 1 en 2 gaan over 5IW, lijnen 3 en 4 over 5EW. Merk op dat we nog steeds hetzelfde ID hebben.

Stel dat er in dezelfde opdracht verschillende vakken samen gezet worden. In dit geval worden de lijnen opnieuw gesplitst.

Voorbeeld: herneem vorig voorbeeld maar nu met 2 vakken in dezelfde opdracht (uitzonderlijk): FRA1 en FRA2:

  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 6, ,

We kunnen ook meerdere leerkrachten in dezelfde opdracht zetten. in dit geval krijgen we weer een splitsing maar het ID zal dan ook wijzigen opdat de combinatie (opdracht, leerkracht) uniek zou blijven.

Voorbeeld: herneem vorig voorbeeld en zet naast PIET ook leerkracht HANS:

  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 6, ,

Indien we ook nog eens meerdere lokalen zouden toevoegen krijgen we ook daar weer een splitsing.

Voorbeeld: herneem vorig voorbeeld en zet naast LOK1 ook lokaal LOK2:

  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA1, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 5, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA2, LOK1, 4, 6, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK2, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA1, LOK2, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK2, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA1, LOK2, 4, 6, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK2, 4, 5, ,
  • 127, 5IW, PIET, FRA2, LOK2, 4, 6, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK2, 4, 5, ,
  • 127, 5EW, PIET, FRA2, LOK2, 4, 6, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA1, LOK2, 4, 5, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA1, LOK2, 4, 6, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA1, LOK2, 4, 5, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA1, LOK2, 4, 6, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA2, LOK2, 4, 5, ,
  • 978, 5IW, HANS, FRA2, LOK2, 4, 6, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA2, LOK2, 4, 5, ,
  • 978, 5EW, HANS, FRA2, LOK2, 4, 6, ,

Merk op hoe de IDs gekoppeld blijven aan de combinatie (opdracht, leerkracht).

In dit laatste extreme voorbeeld hebben we dus 32 lijnen in het Smartschool bestand voor 1 opdracht van 2 uur waarin 2 vakken, 2 lokalen, 2 klassen, en 2 leerkrachten zitten.

Aantal lijnen in het Smartschool bestand voor één Mondriaan opdracht

Het aantal lijnen die gegenereerd worden voor één opdracht zijn dus als volgt eenvoudig te berekenen. We maken het product van volgende aantallen:

  • Aantal klassen
  • Aantal leerkrachten
  • Aantal vakken
  • Aantal lokalen
  • Aantal uren (roosterpunten)

Het aantal verschillende IDs die men dan ziet hangt enkel af van het aantal leerkrachten in de opdracht.

Invloed van een Multiweek rooster op het Smartschool bestand

In een multiweeksysteem hebben we bijvoorbeeld 4 weken in plaats van 1. Bij het aanmaken van het Smartschoolbestand kan de gebruiker kiezen welke week of weken geëxporteerd moeten worden. Men kan zich voorstellen dat in geval van een 4 wekensysteem men elke week een andere week wenst te exporteren om die week dan actief te maken op Smartschool. Het is ook mogelijk om een aantal of alle weken tegelijk te exporteren.

Wat van belang is om hier te vermelden is dat de dagnummers bepaald worden nadat de selectie van de weken gebeurd is.

  • Stel dat we week1 exporteren.
    • De eerste dag van week1 (maandag) wordt dat voorgesteld door dagnummer 1.
    • De laatste dag van week1 (vrijdag) wordt dat voorgesteld door dagnummer 5.
  • Stel dat we week3 exporteren.
    • De eerste dag van week3 (maandag) wordt dat voorgesteld door dagnummer 1.
    • De laatste dag van week3 (vrijdag) wordt dat voorgesteld door dagnummer 5.
  • Stel dat we week2 en week3 exporteren.
    • De eerste dag van week2 (maandag) wordt dat voorgesteld door dagnummer 1.
    • De laatste dag van week3 (vrijdag) wordt dat voorgesteld door dagnummer 10.

Merk op dat “Negeer uren buiten rooster” op exact dezelfde manier werkt maar dan voor de uurnummers. Pas na de selectie van de uren die we wensen te exporteren worden de uurnummers toegekend.

Export Examenrooster voor ambulante leerkrachten zonder taak

In een examenrooster worden typisch ook leerkrachten gepland zonder enige taak omdat ze aanwezig moeten zijn omdat ze bijvoorbeeld vakleerkracht zijn van een vak waarvoor op dat moment een examen doorgaat. Dergelijke ambulante leerkrachten zijn niet gekoppeld aan een klas of lokaal maar worden dus gewoon aanwezig geacht op school.

In de Smartschoolexport worden deze ambulante leerkrachten ook meegenomen op volgende manier:

Er wordt in de kolom Klas géén klas vermeld en in de kolom Lokaal ook géén lokaal. De kolom Vak wordt als volgt gevuld:

  • Klas + Vak + Lokaal + “ZT”

Aan de hand van het vak kan men dan zien waarvoor de leerkracht PIET of JULIE ambulant aanwezig is.

]]>